1 © 2012 SkillSoft Ireland LimitedZeitmanagement: Analyse Ihrer Zeiteinteilung Moderations- und Präsentationsleitfaden © 2012 SkillSoft Ireland Limited

2 Vorstellung und GrundregelnModerator: [Name des Moderators einfügen] Zielgruppe: Einzelpersonen, die ihre Fähigkeiten zum Zeitmanagement auffrischen oder verbessern möchten Ziel: Analysieren, wie Sie Ihre Zeit nutzen Grundregeln: Hier Grundregeln aufführen Moderator: Platzhalter für Informationen zum Moderator Zielgruppe: Die im Kurs genannte Zielgruppe; diese kann erweitert und an die Teilnehmer angepasst werden. Ziel: Das im Kurs genannte Ziel; dieses kann angepasst werden, sodass es den von Ihnen beabsichtigten Lernzielen entspricht. Tipp: Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um allgemeine Regeln zu etablieren: "Es sollen sich alle beteiligen. " oder "Mobiltelefone müssen ausgeschaltet werden. " usw.

3 Agenda Kursübersicht Thema 1: Dokumentation Ihres ZeitmanagementsThema 2: Zeitmanagement und der Energiekreislauf Thema 3: Einfluss der Persönlichkeit auf das Zeitmanagement Tipp: Die PowerPoint-Folien beziehen sich auf die Themen im Kurs. Diese Folie listet die Titel der Themen auf. Sie können diese, wenn nötig, verändern.

4 Kursübersicht Pareto-Prinzip: Hilfreich beim:20% von dem, was Sie tun, liefert 80% der Ergebnisse. Hilfreich beim: Prioritäten setzen Herausfinden, ob Sie Ihre Zeit gut nutzen Ihnen geht es wie vielen, wenn Sie manchmal das Gefühl haben, dass Ihnen die Zeit fehlt, um Ihr gesamtes Pensum zu schaffen. Selbst wenn Sie den ganzen Tag beschäftigt sind, haben Sie am Ende doch nicht alles erledigt, was getan werden muss. Manche Menschen setzen beschäftigt sein mit produktiv sein gleich. Das Pareto-Prinzip geht jedoch davon aus, dass nur 20% aller Aktivitäten zu 80% der Ergebnisse führen. Anders gesagt: Es besteht ein Ungleichgewicht zwischen Aufwand und Ergebnis. In diesem Fall müssten Sie nur noch herausfinden, welche 20% Ihrer Aufgaben am wichtigsten sind und diese dann erledigen. Wenn Sie jedoch Zeitmanagementstrategien für Ihre Arbeit nutzen, können Sie – oder besser: sollten Sie - mehr als 20% Ihrer Zeit und Arbeit den wesentlichen Dingen widmen. Diese 80/20-Regel kann Ihnen helfen festzustellen, wo Ihre Prioritäten liegen und ob Sie Ihre Zeit wirklich optimal nutzen. Mithilfe dieser Regel lässt sich letztendlich auch die eigene Produktivität steigern.

5 Thema 1: Dokumentation Ihres ZeitmanagementsDie Informationen in einem Zeitprotokoll interpretieren und die wesentlichen Zeitfresser ermitteln Dies ist das Lernziel aus dem ersten Thema des Kurses.

6 Warum ein Zeitprotokoll führen?Wieviel Zeit habe ich? Wie verbringe ich meine Zeit? Sie haben bestimmt schon einmal den Eindruck gehabt, dass der Tag für Ihr gesamtes Pensum einfach nicht reicht - ein Gefühl, das sehr frustrierend und belastend sein kann. Wie finden Sie also die Zeit für all die zu erledigenden Dinge? Bevor Sie jedoch Ihre verfügbare Zeit richtig managen können, müssen Sie erst einmal wissen, wie Sie momentan mit Ihrer Zeit umgehen. Stellen Sie sich zunächst zwei grundsätzliche Fragen: "Wie viel Zeit habe ich?" und "Wie verbringe ich meine Zeit?“ Wieviel Zeit habe ich? Die Beantwortung der Frage nach der verfügbaren Zeit ist einfach, wenn es sich um einen typischen Arbeitstag handelt. In der Regel haben Sie acht Stunden Zeit, um Ihre Arbeit zu erledigen und eine weitere Stunde für die Mittagspause. Je nach Beruf oder Unternehmen kann es hier auch Unterschiede geben. Wie verbringe ich meine Zeit? Die Beantwortung der Frage nach der Einteilung der Arbeitszeit ist schon schwieriger als die nach der verfügbaren Zeit. Wissen Sie z. B., wie viel Zeit Sie am Telefon verbringen? Mit der Beantwortung von E- Mails? Mit dem Schreiben von Berichten? Oder mit dem Warten auf das Hochfahren Ihres Computers? Wenn Sie eine klare Vorstellung davon bekommen möchten, wie Sie Ihre Zeit nutzen, sollten Sie ein Protokoll darüber führen, wie Sie die Stunden Ihres Arbeitsalltages verbringen. Sie könnten ein Zeitprotokoll führen, um Ihre Aktivitäten in einer typischen Arbeitswoche aufzuzeichnen. Dabei sollten Sie die Dauer jeder Aktivität notieren sowie deren Priorität in Bezug auf Ihre Ziele.

7 Warum ein Zeitprotokoll führen?Das Beispielprotokoll eines Tages zeigt, dass Frau Kraus 25 Minuten damit verbringt, im Internet nach neuen Designmethoden zu suchen und weitere 25 Minuten, um das Computerproblem einer Kollegin zu lösen. Beide Aktivitäten haben für Frau Kraus eine niedrige Priorität und sind im Grunde Zeitverschwendung. Das Zeitprotokoll von Frau Kraus besteht aus neun Einträgen. Um 8:00 hat sie ihren Computer hochgefahren. Das fällt in die Kategorie Warten, die Priorität ist niedrig und die Aktivität dauerte 3 Minuten. Um 8:03 las sie eine arbeitsbezogene . Die Kategorie ist , die Aktivität hat mittlere Priorität und dauerte 7 Minuten. Um 8:10 prüfte sie ihre Tagesplanung. Dies hat eine hohe Priorität, die Kategorie ist Planung und diese Aktivität dauert 2 Minuten. Um 8:12 holte sich Frau Kraus einen Kaffee und plauderte. Die Priorität ist niedrig und die Kategorie Pause. Dies dauerte 10 Minuten. Um 8:22 begann sie animierte Bilder zu erstellen. Dies fällt unter die Kategorie Animationsdesign, die Tätigkeit hat eine hohe Priorität und dauerte 23 Minuten. Um 8:45 recherchierte Frau Kraus online nach Designmethoden. Die Kategorie ist Recherche, die Priorität niedrig und die Aktivität dauerte 25 Minuten. Um 9:10 half sie Frau Herborn bei einem PC-Problem. Die Kategorie war Zufälliges Treffen, die Priorität niedrig und dauerte 25 Minuten. Um 9:35 erstellte sie animierte Bilder. Die Priorität ist hoch, die Kategorie Animationsdesign und die Aktivität dauerte 20 Minuten. Um 9:55 nahm Frau Kraus an einer Besprechung des Designteams teil. Die Kategorie ist Besprechung, die Priorität mittel und die Aktivität dauerte 60 Minuten.

8 Warum ein Zeitprotokoll führen?Verdeutlichen der Nutzung der Zeit Erkennen von Problembereichen Aufzeigen von Änderungsmöglichkeiten Steigern der Produktivität Sie können von der Aufzeichnung und Auswertung Ihrer Zeit mithilfe eines Zeitprotokolls profitieren. Das Führen eines Zeitprotokolls hilft Ihnen zu klären, wie Sie Ihre Zeit nutzen, und Problembereiche zu erkennen. Auf diese Weise lässt sich ermitteln, was Sie am besten ändern sollten, um Ihre Zeit produktiver nutzen zu können. Ein Zeitprotokoll zeigt Ihnen, wie viel Zeit Sie tatsächlich mit Aktivitäten zubringen, die nicht dem Erreichen Ihrer Ziele dienen. Es macht Problembereiche in Ihrem Zeitmanagement deutlich und weist auf Änderungsmöglichkeiten hin, die zu einer Produktivitätssteigerung führen können. Durch die so gewonnenen Informationen können Sie die Kontrolle übernehmen und Ihre Zeit künftig besser managen. Wenn Sie die Kontrolle haben, empfinden Sie weniger Stress und fühlen sich entspannter. Dadurch geht es Ihnen wiederum besser und Sie sind produktiver und motivierter. Letztendlich kann es zu einer Steigerung Ihrer Lebensqualität führen, wenn Sie die Kontrolle über Ihre Zeit übernehmen.

9 Diskussion Führen Sie momentan ein Zeitprotokoll? Wenn ja, wie hilft es Ihnen, die Nutzung Ihrer Zeit zu optimieren? Wenn nein, was glauben Sie, könnte Ihre Zeitnutzung verbessern? Stellen Sie diese Frage und bitten Sie die Teilnehmer, ihre Meinungen und Erfahrungen auszutauschen. Sie können mit weiteren Fragen die Diskussion anregen: Haben Sie Probleme mit dem Zeitmanagement? Glauben Sie Zeit zu verschwenden? Haben Sie jemals ein Zeitprotokoll genutzt? Warum haben Sie mit dem Einsatz eines Zeitprotokolls begonnen?

10 Wie ein Zeitprotokoll erstellt wirdEin Tagesprotokoll führen Aktivitäten kategorisieren Aktivitäten priorisieren Daten zusammenfassen Das Erstellen eines Zeitprotokolls ist ein guter erster Schritt, um die eigene Zeit in den Griff zu bekommen. Hierzu sollten Sie eine Woche lang ein Tagesprotokoll führen und die Tätigkeiten, die Sie verrichten, kategorisieren und priorisieren und anschließend die so gewonnenen Daten zusammenfassen. Ein Tagesprotokoll führen: In der Regel wird ein über eine Woche geführtes Tagesprotokoll ausreichend Daten liefern, um damit arbeiten zu können. Dabei ist es wichtig, jede Aktivität sofort zu notieren, nachdem sie ausgeführt wurde. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie vergessen, was Sie genau getan haben, und nur noch raten können, wie lange Sie dafür gebraucht haben. Selbst geringfügige Tätigkeiten, wie das Aufräumen des Schreibtisches und das Einlegen von Kaffeepausen, sollten Sie aufschreiben. Auch solche Aktivitäten erfordern Zeit und Sie werden sich kaum daran erinnern, wenn Sie am Ende des Tages versuchen, ein Protokoll aus dem Gedächtnis zu erstellen. Im Idealfall sollte das Protokoll an ganz normalen Arbeitstagen geführt werden und nicht, wenn vermehrt Reisen, lange Meetings oder andere untypische Ereignisse anliegen. Aktivitäten kategorisieren: Wenn Sie die einzelnen Aktivitäten in das Protokoll eingeben, versuchen Sie, spezifische Kategorien zu verwenden, wie " ", "Schreibarbeiten", "Pause" oder "Besprechung". Mithilfe solcher Kategorien schaffen Sie einen einfachen Rahmen, der die spätere Analyse des Protokolles erleichtert. Aktivitäten priorisieren: Sie sollten Tätigkeiten aufgrund ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in Bezug auf Ihre Zuständigkeiten und Ziele priorisieren. Z. B. könnten Sie den Prioritäten, die im Zusammenhang mit Ihren wichtigsten Aufgaben und Zielen stehen, ein "A" oder ein "H" für hoch zuweisen. Die nächste Gruppe von Prioritäten hat mit der Realisierung von Zielen zu tun - Aktivitäten, die Ihre wichtigsten Ziele indirekt unterstützen. Solche Tätigkeiten haben einen mittleren Nutzen und eine hohe Dringlichkeit. Sie könnten mit "B" oder "M" für mittel gekennzeichnet werden. Die niedrigsten Prioritäten umfassen sowohl dringende als auch nicht dringende Aufgaben, die in Bezug auf Ihre Ziele nur von geringem Nutzen sind. Daten zusammenfassen: Am Ende der Woche sollten Sie die gesammelten Daten zusammenfassen und dabei die Gesamtzeit, die Sie mit jeder Aktivitätskategorie zugebracht haben, addieren. Aufzuführen sind die Stunden, die Sie pro Kategorie verbracht haben sowie die Durchschnittszeit pro Tag und die, der Kategorie zugewiesene, Priorität.

11 Wie ein Zeitprotokoll erstellt wirdFrau Salomon hat Schwierigkeiten, mit den anfallenden Arbeiten Schritt zu halten, und beschließt, ein Zeitprotokoll zu führen, um zu sehen, wo ihre ganze Zeit bleibt. Schauen Sie sich an, wie Frau Salomon in vier Schritten ein Zeitprotokoll erstellt. Verwenden Sie diese Folie für das folgende Szenario: Frau Salomon ist Einkäuferin eines Modehauses. Ihre Hauptaufgaben bestehen darin, mit Lieferanten Warenbestände auszuhandeln und sicherzustellen, dass diese den neuesten Modetrends entsprechen. Tipp. Die Grafik zeigt das vollständige Zeitprotokoll. Besprechen Sie jeden Schritt und verweisen Sie dabei auf die entsprechende Spalte in der Grafik. Sobald Frau Salomon eine Aktivität abgeschlossen hat, notiert sie die Zeit und beschreibt kurz, worum es ging. Als Nächstes weist sie jeder Aktivität eine Kategorie zu. Die Hauptkategorien, die sie ausweist, sind , Planung, Besprechung, Analyse, Recherche, Mittagspause und Reisen. Ferner weist sie jeder Aktivität eine Priorität zu. Sie verwendet ein "H" für hohe Priorität, ein "M" für mittlere Priorität und ein "N" für Aktivitäten von niedriger Priorität. Bei der Festlegung der Prioritäten für ihre Tätigkeiten berücksichtigt Frau Salomon den jeweiligen Nutzen und die Dringlichkeit in Bezug auf ihre Ziele. Ein wichtiges Ziel für Frau Salomon ist z. B. das Aushandeln günstiger Konditionen mit Lieferanten.

12 Wie ein Zeitprotokoll erstellt wirdAm Ende der Woche fasst Frau Salomon zusammen, wie viel Zeit sie jeweils mit den Aktivitäten der verschiedenen Kategorien verbracht hat. Dann sortiert sie die einzelnen Kategorien nach der dafür verwendeten Zeit. Die Übersicht zeigt, dass sie die meiste Zeit mit unwichtigen Besprechungen verbringt. Frau Salomon kann anhand der erstellten Übersicht analysieren, wie sie ihre Zeit nutzt. Verbringt sie vielleicht zu viel Zeit mit Aufgaben von niedriger Priorität? Und wie viel Zeit verwendet sie für Aufgaben, die sich unmittelbar auf ihre wesentlichen Ziele beziehen? Das Aufzeichnen und anschließende Zusammenfassen ihrer Zeiteinteilung wird ihr die Beantwortung dieser Frage erleichtern. Dann kann sie feststellen, was ihr in erster Linie die Zeit stiehlt und entsprechend Abhilfe schaffen.

13 Diskussion Denken Sie an Ihre eigene Arbeitssituation. Wenn Sie ein Zeitprotokoll führen müssten, wie würden Sie Ihre Aufgagen und Aktivitäten kategorisieren und priorisieren? Richten Sie sich mit dieser Frage an die Teilnehmer und besprechen Sie die Antworten. Sofern genügend Zeit vorhanden ist, könnten die Teilnehmer ein ähnliches Zeitprotokoll wie das von Frau Salomon erstellen und darin ihre typische Woche festhalten.

14 Übung Herr Zimmer ist Verkaufsberater in einer Firma für medizinisches Zubehör. Sein Hauptziel ist das Generieren von Umsatz. Er ist in erster Linie für den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen zuständig. Ferner erarbeitet er Aktionspläne, um bestimmte Zielvorgaben zu ermitteln und die Anzahl der zu knüpfenden Kontakte zu planen. Welche Aussagen sind für sein Zeitprotokoll zutreffend? Nutzen Sie die Lernhilfe “Zeitprotokoll von Herrn Zimmer“, um diese Frage beantworten zu können. A. Die Kategorisierung von Aktivitäten erleichtert ihm die spätere Analyse des Protokolles. B. Die Abfrage telefonischer Nachrichten erhält eine hohe Priorität, weil sie sich auf eine von Herrn Zimmers Hauptaufgaben bezieht. C. Herr Zimmer sollte geringfügige Aktivitäten, wie Pausen, nicht in sein Zeitprotokoll aufnehmen. D. Herr Zimmer kann die Informationen aus seinem Tagesprotokoll zum Erstellen einer Wochenübersicht verwenden. E. Herr Zimmer sollte nur seine wichtigsten Aufgaben mit Prioritäten versehen. In dieser Übung wird die Lernhilfe ‘Zeitprotokoll von Herrn Zimmer’ eingesetzt. Diese ist im Ressourcenbereich des Kurses zu finden. Drucken Sie die Lernhilfe vorher aus und machen Sie davon Kopien, um sie den Teilnehmern zur Verfügung stellen zu können. Tipp: Fordern Sie einzelne Teilnehmer zu einer Antwort auf oder lassen Sie die Gruppe per Handzeichen antworten oder bitten Sie die Teilnehmer, ihre Antworten auf ein Stück Papier zu schreiben und mit einem Partner oder in einer kleinen Gruppe zu diskutieren. Dieser Tipp gilt für alle Übungsfragen in dieser PowerPoint-Datei zum Blended Learning. A. Diese Option ist richtig. Das Kategorisieren von Aktivitäten ist ein wichtiger Schritt für die Analyse des Zeitprotokolls. So kann Herr Zimmer seine Ergebnisse zusammenfassen und feststellen, wie viel Zeit er auf die unterschiedlichen Aktivitäten verwendet. B. Diese Option ist richtig. Es ist wichtig, dass Herr Zimmer alle Telefonnachrichten von Kunden bearbeitet, weil dies der Kundenpflege dient. Da sich diese Aktivität auf eines seiner Hauptziele bezieht, weist er ihr im Zeitprotokoll eine hohe Priorität zu. C. Diese Option ist nicht richtig. Um eine konkrete Vorstellung von seiner Zeiteinteilung zu erhalten, muss Herr Zimmer alle seine Aktivitäten notieren, auch wenn sie als geringfügig erscheinen. D. Diese Option ist richtig. Am Ende der Woche sollte Herr Zimmer die gesammelten Daten zusammenfassen, indem er die Gesamtzeit, die er mit jeder Aktivitätskategorie verbracht hat, addiert. Anhand dieser Übersicht kann er dann feststellen, womit er die meiste Zeit verbringt. E. Diese Option ist nicht richtig. Es ist wichtig, jede Aktivität mit einer Priorität zu versehen, damit Sie am Ende der Woche besser erkennen können, ob Sie Zeit mit Ihren zielrelevanten Tätigkeiten verbringen. Dazu gehören sowohl Aktivitäten von mittlerer als auch von hoher Priorität. Wenn Sie auch Aktivitäten mit niedriger Priorität notieren, können Sie feststellen, ob Sie dafür zu viel Zeit aufwenden.

15 Zeitfresser ermittelnZeitnutzung auswerten Hauptzeitfresser identifizieren Aktiv werden Nachdem Sie eine Woche lang ein Zeitprotokoll geführt und eine Übersicht erstellt haben, können Sie mit der Auswertung beginnen, wie sinnvoll Sie Ihre verfügbare Zeit nutzen. Sie können Ihre wesentlichen Zeitfresser ermitteln und entsprechende Maßnahmen beschließen. Möglicherweise sollten Sie einige Aufgaben delegieren oder anderen Aufgaben mehr Zeit einräumen. Frau Salomon z. B. scheint zu viel Zeit in unwichtigen Besprechungen zu verbringen.

16 Reflektieren Was sind Ihrer Ansicht nach typische Zeitfresser?Bitten Sie die Teilnehmer einige ihrer typischen Zeitfresser zu nennen. Nachdem Sie einige Antworten gesammelt haben, fahren Sie mit der nächsten Folie fort, welche typische Zeitfresser thematisiert.

17 Typische Zeitfresser Falsche AufgabenschwerpunkteNicht-Delegieren-können Fehleinschätzung des Aufwandes Aufschieben ‘Socializing’ Typische Zeitfresser sind: falsche Aufgabenschwerpunkte, Nicht-Delegieren-können, Fehleinschätzen des Arbeitsaufwandes, Aufschieben und übermäßiges "Socializing". Falsche Aufgabenschwerpunkte: Vielleicht sind Ihnen manche Aufgaben angenehmer oder Sie fühlen sich unter Druck gesetzt, andere Aufgaben, die nicht Ihrer Zielsetzung dienen, zu erledigen. Möglicherweise unterschätzen Sie auch den Zeitaufwand für diese Aufgaben. Es kommt Ihnen vielleicht so vor, dass ein bisschen Surfen im Internet oder die Beantwortung privater s kaum Zeit erfordert, obwohl Sie in Wirklichkeit mehrere Stunden in der Woche damit zubringen. Oder aber Sie verbringen viel Zeit mit unnötigen Besprechungen oder unangemeldetem Besuch, nur um nicht unhöflich zu erscheinen. Letztendlich müssen Sie dann Arbeit mit nach Hause nehmen, um Ihre Termine einhalten zu können. Nicht-Delegieren-können: Sie leiden vielleicht an Zeitmangel, weil Sie die Arbeiten anderer erledigen, anstatt deren Eigeninitiative zu fordern, oder weil Sie gerne als Retter in der Not auftreten. Wenn Sie viel Zeit damit zubringen, anderen zu helfen oder Arbeiten zu erledigen, die nicht in unmittelbarem Bezug zu Ihren Hauptzielen stehen, können Sie vermutlich nicht gut delegieren. Je mehr Sie mit Dingen beschäftigt sind, die nicht Ihren entscheidenden Zielen dienen, umso weniger Zeit bleibt Ihnen für wirklich wichtige Aufgaben und umso gestresster fühlen Sie sich. Fehleinschätzung des Aufwandes: Wenn Sie die Dauer einer Aufgabe nicht richtig einschätzen, liegt es vielleicht daran, dass Sie erst einmal lange warten, dass etwas geschieht, bevor Sie mit Ihrer Arbeit fortfahren können. Sind in Ihrem Zeitprotokoll lange Wartezeiten verzeichnet oder stellen Sie fest, dass Sie sich ständig verspäten, haben Sie Ihre Zeit vermutlich nicht richtig eingeschätzt. Manchmal planen Sie auch zu viele Aufgaben für einen Tag und müssen Arbeit mit nach Hause nehmen, um einen Termin einhalten zu können. Falls Ihr Protokoll also zusätzliche Heimarbeit enthält, könnte die Fehleinschätzung von Zeit einer Ihrer Zeitfresser sein. Aufschieben: Vielleicht verschleppen Sie Arbeiten oder schieben wichtige Dinge auf später hinaus. Das kann in der Form geschehen, dass Sie sich mit Aufgaben beschäftigen, die nicht dringend sind oder die gar nichts mit Ihrer Arbeit zu tun haben - wie Surfen im Internet oder private s durchsehen. Wenn Sie große Teile des Tages mit Aufgaben von mittlerer oder niedriger Priorität verbringen und nur wenig Zeit mit Aufgaben von hoher Priorität, neigen Sie vermutlich dazu, Dinge aufzuschieben. ‘Socializing’: Einige Jobs setzen Kontaktfreudigkeit voraus. In den Aufbau von Beziehungen zu Kunden oder Mitarbeitern müssen Sie z. B. Zeit investieren. Oft unterschätzen Menschen jedoch die Zeit, die sie mit "Socializing" verbringen. Wenn Sie viel Zeit mit der Pflege von Kontakten verbringen, fällt es Ihnen vielleicht schwer, wichtige Aufgaben zu erledigen - mit dem Ergebnis, dass Sie sich überlastet und gestresst fühlen.

18 Typische Zeitfresser Frau Krauses Wochenübersicht macht deutlich, dass sie wertvolle Stunden an typische Zeitfresser verliert. Sie ist in erster Linie für die Gestaltung und Erstellung von Bildern für Website-Animationen verantwortlich sowie für die Lösung eventuell auftretender Probleme. Ihr Ziel ist der fristgerechte Abschluss ihrer Animationsprojekte. Frau Kraus muss oft darauf warten, dass sich die Marketingabteilung auf die Parameter für ein Design einigt. In solchen Situationen unterhält sie sich häufig mit Kollegen oder pflegt per Telefon oder den Kontakt zu ihren Freunden. Außerdem verbringt sie zu viel Zeit mit Recherchearbeiten und bei zwanglosen Treffen von niedriger Priorität. Die Analyse ihres Protokolles zeigt, dass sie tatsächlich mehr als die Hälfte ihrer Arbeitswoche mit nicht vorrangigen Aufgaben zubringt. Frau Kraus bringt nicht genug Zeit für die Dinge auf, die in Bezug zu ihren Zielen und Zuständigkeiten stehen - nämlich gestalterische Aufgaben und das Lösen von Problemen. Nur zehn Stunden in der Woche verwendet sie auf die Gestaltung von Animationen und zweieinhalb Stunden auf die Lösung von Problemen. Sie sollte nach Möglichkeiten suchen, wie sie ihre Zeit sinnvoller nutzen kann. Wenn Sie durch Analyse Ihrer Wochenübersicht Ihre eigenen Zeitfresser erkannt haben, sind Sie in der Lage, Strategien zu entwickeln, wie sie diese meiden und Ihre Zeit sinnvoller nutzen können.

19 Übung Erinnern Sie sich an Herrn Zimmer, den Vertriebsmitarbeiter einer Firma für medizinisches Zubehör? Sein vorrangiges Ziel ist das Generieren von Umsatz. Zu seinen Hauptaufgaben gehören der Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen. Ferner erarbeitet er Aktionspläne, um bestimmte Zielvorgaben zu ermitteln und die Anzahl der zu knüpfenden Kundenkontakte zu planen. Öffnen Sie die Lernhilfe ‚Wochenübersicht von Herrn Zimmer‘, um herauszufinden, welche Aussagen über Herrn Zimmers Zeiteinteilung zutreffen. A. Herr Zimmer sollte einige seiner Kundendiensttätigkeiten delegieren, um seine Zeit sinnvoller zum Planen zu nutzen. B. Herr Zimmer verbringt viel Zeit unterwegs, um sein Ziel - das Generieren von Umsatz - zu erreichen. C. Herr Zimmer neigt zum Aufschieben, weil er fast eine Stunde am Tag mit "Socializing" verbringt. D. Herr Zimmer sollte Planen nicht als Aufgabe von hoher Priorität kennzeichnen, weil er dafür nicht viel Zeit aufwendet. E. Herr Zimmer verbringt zu viel Zeit mit "Socializing". In dieser Übung wird die Lernhilfe ‘Wochenübersicht von Herrn Zimmer’ eingesetzt. Diese ist im Ressourcenbereich des Kurses zu finden. Drucken Sie die Lernhilfe vorher aus und machen Sie davon Kopien, um sie den Teilnehmern zur Verfügung stellen zu können. A. Diese Option ist nicht richtig. Herr Zimmer muss tatsächlich mehr Zeit in die Planung investieren, da es sich dabei um eine Aufgabe von hoher Priorität handelt. Allerdings gehört die Pflege von Kundenbeziehungen zu Herrn Zimmers Hauptzuständigkeiten und diese vorrangige Aufgabe sollte er nicht anderen übertragen. Die Abstimmung von Lieferplänen und Zustellungen - eine Aufgabe von niedriger Priorität - könnte Herr Zimmer möglicherweise delegieren. B. Diese Option ist richtig. Herr Zimmer muss zu seinen Kunden reisen und Umsatz generieren. Eine seiner wichtigsten Aufgaben ist die Pflege guter Kundenbeziehungen. C. Diese Option ist richtig. Durch "Socializing" lassen sich uninteressante Aufgaben aufschieben. Herr Zimmer sollte darüber nachdenken, warum er der Pflege von Kontakten so viel Zeit einräumt, und überlegen, wie er seine Zeit sinnvoller nutzen könnte. D. Diese Option ist nicht richtig. Herr Zimmer sollte, seinen Tätigkeiten entsprechend, seinen Zuständigkeiten und Zielen Prioritäten zuweisen. Planung gehört jedoch zu seinen Hauptaufgaben. Er sollte also nicht die Priorität ändern, sondern dieser Aufgabe mehr Zeit widmen. E. Diese Option ist richtig. "Socializing" ist eine Aufgabe von niedriger Priorität, aber Herr Zimmer verbringt mehr als viereinhalb Stunden mit der Pflege seiner Kontakte. Er neigt wohl dazu, Dinge aufzuschieben - eine besonders typische Art der Zeitverschwendung.

20 Übung Sie haben gelernt, wie ein Zeitprotokoll erstellt wird und wie Sie damit Ihre Zeiteinteilung bewerten können. Welche Vorteile haben Sie davon? A. Sie können künftig zeitraubende Aufgaben vermeiden. B. Sie können feststellen, was genau Sie ändern müssen. C. Sie sind in der Lage, Problembereiche zu erkennen. D. Sie erhalten eine konkretere Vorstellung davon, was Ihre Hauptaufgaben sind. E. Sie haben mehr Kontrolle über Ihre Zeit. Diese Option ist nicht richtig. Wenn Sie beobachten, wie Sie Ihre Zeit nutzen, bedeutet das nicht, dass Sie zeitraubende Aufgaben künftig vermeiden können. Manche Dinge brauchen eben ihre Zeit. Diese Option ist richtig. Nachdem Sie Aufzeichnungen über Ihre aktuelle Zeiteinteilung gemacht haben, sind Sie in der Lage, Ihre Zeitfresser zu erkennen und zu entscheiden, was Sie ändern müssen, um produktiver zu arbeiten. Diese Option ist richtig. Durch die Protokollierung Ihrer Zeit wird erkennbar, wenn Sie zu viel Zeit in Aufgaben von niedriger Priorität investieren - oder zu wenig Zeit in Ihre vorrangigen Aufgaben. Diese Option ist nicht richtig. Sie sollten sich über Ihre Hauptaufgaben im Klaren sein, bevor Sie mit der Bewertung Ihrer Zeiteinteilung beginnen. Anhand Ihrer Ziele und Zuständigkeiten können Sie die Aktivitäten in Ihrem Zeitprotokoll priorisieren. Diese Option ist richtig. Wenn Sie wissen, wie Sie aktuell Ihre Zeit verbringen und warum das so ist, sind die Voraussetzungen für ein besseres Zeitmanagement in der Zukunft geschaffen.

21 Thema 2: Zeitmanagement und der EnergiekreislaufAufgabenplanung der optimalen Tageszeit zuordnen, um den natürlichen Biorhythmus zu nutzen Dies ist das Lernziel aus dem zweiten Thema des Kurses.

22 Innere Uhr und LeistungsfähigkeitKönnen Sie vormittags besser mit komplexen Problemen umgehen? Arbeiten Sie lieber nachmittags an Aufgaben, die Nachdenken oder Kreativität erfordern? Fast jeder erlebt im Laufe des Tages Schwankungen seines Energiepegels, die mit der inneren Uhr zusammenhängen.

23 Schätzen Das Bewusstsein, wie Ihre Leistungsfähigkeit von Ihrer inneren Uhr abhängt, kann sich positiv auf Ihr Zeitmanagement auswirken. Der Biorhythmus oder die innere Uhr beeinflussen unsere Effektivität bei der Ausführung von Aufgaben im Tagesverlauf. Wann sind Sie besonders wach und aufmerksam? Vormittag Früher Nachmittag Später Nachmittag Fragen Sie die Teilnehmer, zu welcher Tageszeit sie sich besonders wach fühlen. Bitten Sie um Handzeichen und geben Sie nach jeder möglichen Antwort Feedback. A. Ihr Biorhythmus entspricht dem der meisten Menschen. In der Regel fühlt man sich morgens besonders wach und aufmerksam, sobald die anfängliche Schlaftrunkenheit kurz nach dem Aufwachen überwunden ist. B. Ihr Rhythmus ist ziemlich ungewöhnlich. Die meisten Menschen sind vormittags besonders konzentriert und am frühen Nachmittag am wenigsten aufmerksam. C. Viele Menschen erleben im Verlauf des Spätnachmittages und des Abends einen Energieschub, aber die meisten haben ihr Leistungshoch am Vormittag.

24 Innere Uhr und LeistungsfähigkeitDen eigenen Biorhythmus erkennen Der individuelle Biorhythmus folgt in der Regel einem allgemeinen Muster, wobei die Menschen natürlich unterschiedlich sind. Sie mögen sich vielleicht als "Morgenmensch" oder "Nachtmensch" beschreiben. Dennoch hat die innere Uhr jedes Menschen einen bestimmten Rhythmus, beginnend mit einer Phase der Wachsamkeit, gefolgt von einem Energieabfall und anschließender Regenerierung.

25 Aufgabenplanung und BiorhythmusDie Aufgabenplanung auf den eigenen Biorhythmus abstimmen Nachdem Sie nun die typische Energiekurve kennen, möchten Sie Ihre Aufgaben vielleicht ein bisschen anders planen. Selbstverständlich liegt die zeitliche Steuerung von Aufgaben nicht immer in Ihrer Hand. Wenn Sie aber die Möglichkeit dazu haben, könnte es bei der Aufgabenplanung sinnvoll sein, Ihren natürlichen Biorhythmus zu berücksichtigen. Wenn Sie anfallende Aufgaben auf Tageszeiten legen, zu denen Sie diese am besten erledigen können, werden Sie Ihre Aktivitäten effektiver und produktiver ausführen.

26 Übung Zu welcher Tageszeit ist es wohl am sinnvollsten, wichtige Entscheidungen zu treffen? Vormittag Früher Nachmittag Später Nachmittag A. Dies ist die richtige Option. Bei den meisten Menschen ist die Aufmerksamkeit am Vormittag besonders hoch. B. Diese Option ist nicht richtig. Die meisten Menschen erleben am frühen Nachmittag einen Energieabfall, was sich negativ auf ihre Fähigkeit auswirkt, komplexe Informationen zu verarbeiten. C. Diese Option ist nicht richtig. Am späten Nachmittag sind die meisten Menschen am wenigsten aufmerksam.

27 Der Biorhythmus Wenn Sie Ihre Aufgabenplanung an Ihrem Biorhythmus ausrichten möchten, kann es sinnvoll sein, Zeit in verschiedene Kategorien zu unterteilen, wie z. B. Vormittag, früher Nachmittag, später Nachmittag und Abend. Vormittag: Der Vormittag wird am besten für Entscheidungen und intellektuell anspruchsvolle Aufgaben genutzt. Ihr Energiepegel ist besonders hoch. Sie sind aufmerksam, können schnell reagieren und schwierige oder komplexe Sachverhalte bearbeiten. Sie sollten versuchen, Besprechungen oder Telefonkonferenzen für diese Zeit des Tages einzuplanen. Ferner ist der Vormittag eine günstige Zeit für das Lesen und Analysieren von Informationen, das Lösen von Problemen und die Auseinandersetzung mit schwierigen Themen. Früher Nachmittag: Bei den meisten Menschen beginnt der Energiepegel am frühen Nachmittag zu sinken. In dieser Zeit - etwa zwischen 12:30 Uhr und 14:30 Uhr - sollten Sie geistig anspruchsvolle Tätigkeiten oder Aktivitäten, die Ihr Kurzzeitgedächtnis und schnelles Denken fordern, möglichst meiden. Zu dieser Tageszeit sind Sie jedoch generell am wenigsten schmerzempfindlich. Somit ist der frühe Nachmittag die ideale Zeit für einen Besuch beim Zahnarzt oder Chiropraktiker oder andere eher unangenehme Termine. Später Nachmittag: Am späten Nachmittag erreicht der Energiepegel normalerweise seinen Tiefpunkt - etwa zwischen 15:00 Uhr und 16:30 Uhr. In dieser Zeit sollten Sie geistig anspruchsvolle Tätigkeiten, wie das Lösen von Problemen oder die Teilnahme an Besprechungen, möglichst vermeiden. Stattdessen sollten Sie sich auf Tätigkeiten konzentrieren, die Überlegung oder Kreativität erfordern, z. B. Nachdenken über bestimmte Themen, Schreiben, Informationen verarbeiten, sich auf Reden oder Präsentationen vorbereiten oder andere Aktivitäten, die das Langzeitgedächtnis fordern. Abend: Abends haben die meisten Menschen das Gefühl, dass ihr Energiepegel wieder ansteigt. Aber auch wenn sich Ihre Energiereserven erholen, sind Sie normalerweise weniger wach und aufmerksam als zu Beginn des Tages. Dies ist die richtige Zeit für Routine- oder Wiederholungsarbeiten, die Konzentration, aber keine analytischen Fähigkeiten erfordern. Beschäftigen Sie sich mit Aufgaben, wie Aktenablage, Beantwortung von Anrufen, Prüfung von Unterlagen oder Datenerfassung. Der Abend ist auch eine gute Zeit für sportliche Aktivitäten.

28 Der Biorhythmus Da die Gestaltung von Animationen viel Konzentration erfordert und ihre wichtigste Aufgabe ist, plant Frau Kraus diese Tätigkeit für den Vormittag ein. Das ist auch die Zeit, die sie für die Sammlung neuer Designideen im Team vorgesehen hat. Für den Nachmittag plant Frau Kraus Problemlösungsaufgaben und schult manchmal ihr Team in technischen Prozessen. Am späten Nachmittag setzt sie gewöhnlich ihre Gestaltungsarbeiten fort, um Zeit aufzuholen. Außerdem organisiert sie Dateien und Strategien für den nächsten Tag. Tipp: Stellen Sie Ihren Teilnehmern diese Frage und sammeln Sie einige Antworten bevor Sie fortfahren. Sind Sie der Ansicht, dass Frau Kraus ihren natürlichen Biorhythmus optimal nutzt?

29 Der Biorhythmus Offensichtlich könnte sie ihre Tagesplanung etwas abwandeln, um von diesem Energiekreislauf besser profitieren zu können. Sie sollte zum Beispiel vormittags Probleme lösen, anspruchsvolle Animationen gestalten und ihre Mitarbeiter schulen, denn all dies sind Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern. Ideensammlung und Dateiorganisation sollten auf den frühen Nachmittag verlegt werden, da hier weniger Konzentration gefragt ist. Der späte Nachmittag kann so bleiben, aber sie sollte sich dann die einfacheren Animationen vornehmen.

30 Diskussion Wie sieht es mit Ihrem eigenen Biorhythmus aus? Welche Aktivitäten können Sie besser zu bestimmten Tageszeiten erledigen? Fallen Ihnen Beispiele für eine mangelnde Produktiviät ein, weil Sie anspruchsvolle Tätigkeiten oder Aufgaben zu einer Zeit durchgeführt haben, als Ihr Energieniveau gering war? Stellen Sie diese Frage und bitten Sie die Teilnehmer sich darüber auszutauschen, welche Aktivitäten sie besser zu bestimmten Tageszeiten erledigen. Möglicherweise können Sie die Diskussion mit folgenden Fragen anleiten: Welche Aktivitäten erledigen Sie am liebsten vormittags? Warum? Welche Aktivitäten erledigen Sie am liebsten nachmittags und warum? Welche Aktivitäten erledigen Sie am liebsten abends und warum? Anschließend bitten Sie um Beispiele dafür, dass die Arbeit gelitten hat, weil das eigene Energieniveau gering war.

31 Übung Ordnen Sie jede Aufgabe der Tageszeit zu, zu der sie sich am besten erledigen lässt, wenn der natürliche Biorhythmus berücksichtigt werden soll. Einer Tageszeit können mehrere Aufgaben zugeordnet werden. Aufgaben A. Analyse von Umsatzdaten B. Verhandlung mit einem schwierigen Kunden Aktualisierung der Projektwochenberichte Zahnarztbesuch Verfassen einer Rede Tageszeiten ___ Vormittag ___ Früher Nachmittag ___ Später Nachmittag ___ Abend Tipp: Bitten Sie die Teilnehmer, sich jede Aufgabe durchzulesen und anschließend die jeweils beste Tageszeit zuzuordnen. Die Teilnehmer können ihre Antworten aufschreiben und mit denen der anderen Teilnehmer vergleichen oder in Gruppen diskutieren. Jede Tageszeit kann mehr als eine Zuordnung haben. Verwenden Sie diesen Antwortschlüssel, um anschließend mit den Teilnehmern die richtigen Antworten zu besprechen: A, B Vormittag. (Die beste Zeit für die Analyse von Umsatzdaten und Verhandlungen mit schwierigen Kunden ist der Vormittag. Da der Energiepegel morgens normalerweise am höchsten ist, eignet sich diese Zeit gut für anspruchsvolle und komplexe Aufgaben.) D Früher Nachmittag (Da der Energiepegel am frühen Nachmittag sinkt, eignet sich diese Zeit nicht so gut für geistig anspruchsvolle Aufgaben. Allerdings ist am frühen Nachmittag die Schmerzempfindlichkeit geringer - also eine gute Zeit für Zahnarztbesuche.) E Später Nachmittag (Am späten Nachmittag ist der Energiepegel am niedrigsten. In dieser Zeit empfiehlt sich die Beschäftigung mit kreativen Aufgaben, die das Langzeitgedächtnis fordern, oder mit der Verarbeitung von Informationen - also eine gute Zeit zur Vorbereitung einer Rede.) C Abend (Die Aktualisierung der Projektwochenberichte ist eine für den Abend geeignete Tätigkeit. Die Energiespeicher füllen sich wieder und der Abend ist eine gute Zeit für Routine- oder Wiederholungsaufgaben, die Konzentration erfordern.)

32 Thema 3: Einfluss der Persönlichkeit auf das ZeitmanagementErkennen, wie sich unterschiedliche Persönlichkeitspräferenzen auf den Umgang mit der Zeit auswirken Dies ist das Lernziel aus dem dritten Thema des Kurses.

33 PersönlichkeitstypenPersönlichkeitstest nach Myers-Briggs (MBTI) Kennen Sie Ihren Persönlichkeitstyp und seinen möglichen Einfluss auf Ihr Zeitmanagement? Wie Sie Ihre Zeit nutzen, kann durchaus mit Ihrem Persönlichkeitstyp zusammenhängen. Ein Persönlichkeitstest kann hier Aufschluss geben. Der psychologische Persönlichkeitstest nach Meyer-Briggs ist ein etabliertes Instrument zur Einschätzung von Persönlichkeiten. Er misst psychologische Präferenzen in vier Bereichen - woher beziehen Sie Ihre Energie, wie sammeln Sie Informationen, wie treffen Sie Entscheidungen und wie kommen Sie mit der Außenwelt zurecht?

34 Psychologische PräferenzenIhre Energiequelle Wie Sie Informationen aufnehmen Wie Sie Entscheidungen treffen Ihr Umgang mit der Außenwelt Ihre Energiequelle: Worauf Menschen ihre Aufmerksamkeit richten und woher sie ihre Energie beziehen, variiert auf einer Skala zwischen Extrovertiertheit und Introvertiertheit. In der Psychologie haben diese Begriffe eine besondere Bedeutung. Manchmal werden sie auch als Haltungen bezeichnet. Extrovertierte Typen verbringen ihre Zeit am liebsten mit Menschen und Dingen. Sie beziehen ihre Energie aus der Aktivität. Introvertierte Typen dagegen beziehen Energie aus ihrer inneren Vorstellungswelt. Sie bauen Energie weniger durch Aktivität als durch Überlegung auf. Sie sind zeitweise extrovertiert und manchmal introvertiert? Das ist ganz normal. Dabei sollten Sie Introvertiertheit nicht mit Schüchternheit oder Zurückgezogenheit verwechseln, da hier nicht unbedingt ein Zusammenhang besteht. Wie Sie Informationen aufnehmen: Wie Menschen vorzugsweise Informationen aufnehmen, variiert auf einer Skala zwischen sensitivem Empfinden und Intuition. Wenn Sie eher auf sinnenhafte Weise neue Informationen aufnehmen und interpretieren, neigen Sie dazu, auf greifbare und konkrete Informationen zu vertrauen, mit anderen Worten: auf Informationen, die Sie mit Ihren fünf Sinnen erfassen können. Mit der Intuition verhält es sich umgekehrt. Hier erfolgt die Informationsbeschaffung durch Untersuchen von Mustern und Betrachten von Möglichkeiten, die sich aus diesen Informationen ergeben. Dieser Prozess ist theoretischer und abstrakter als der des sensitiven Empfindens. Wie Sie Entscheidungen treffen: Denken und Fühlen sind die beiden Funktionen, die zum Treffen von Entscheidungen eingesetzt werden. Diese Begriffe - wie sie in der Psychologie verwendet werden - dürfen nicht mit intelligent oder emotional sein verwechselt werden. Sowohl Denken als auch Fühlen kann zum Treffen rationaler Entscheidungen herangezogen werden und zwar gestützt auf die Angaben, die beim Sammeln der Informationen gewonnen wurden. Menschen, die dem Typ Denker angehören, treffen Entscheidungen gerne aufgrund allgemeiner Regeln und Fakten. Sie nehmen einen eher losgelösten Standpunkt ein und konzentrieren sich auf das, was als vernünftig, logisch und konsequent erscheint. Menschen der Kategorie Fühlen treffen Entscheidungen lieber aufgrund persönlicher Belange und der Menschen, die im Kontext der Entscheidung stehen Ihr Umgang mit der Außenwelt: Im Umgang mit der Außenwelt nehmen Menschen eine urteilende oder eine wahrnehmende Haltung ein. Urteilend bedeutet, dass sie einen strukturierteren Bezug zur Außenwelt vorziehen. Das heißt aber nicht, dass diese Menschen vorschnell urteilen. Wahrnehmend bedeutet, dass jemand einen eher flexiblen oder anpassungsfähigeren Bezug zur Außenwelt hat. Menschen mit der Neigung zum Urteilen möchten Dinge gerne festgelegt oder entschieden wissen und sind auf das Treffen von Entscheidungen ausgerichtet. Menschen mit einer Neigung zum Wahrnehmen setzen den Akzent eher auf die Aufnahme von Informationen. Das bedeutet hier allerdings nicht, dass man Menschen und Ereignisse besonders schnell und genau wahrnimmt, sondern lieber Informationen sammelt oder Tatsachen abwägt, als endgültige Entscheidungen zu treffen.

35 Reflektieren Überlegen Sie, woher Sie Ihre Energie beziehen, wie Sie Informationen aufnehmen, Entscheidungen treffen und mit der Außenwelt umgehen. Notieren Sie Ihre Präferenz in jedem einzelnen Bereich. Wie Sie gelernt haben, gehören zu den psychologischen Präferenzen Introvertiertheit oder Extrovertiertheit, sensitives Empfinden oder Intuition, Denken oder Fühlen sowie Urteilen oder Wahrnehm Bitten Sie die Teilnehmer, über ihre eigene Persönlichkeit nachzudenken und festzuhalten, woher sie ihre Energie beziehen, Informationen aufnehmen, Entscheidungen treffen und mit der Außenwelt umgehen.

36 Persönliche PräferenzenExtrovertiertheit Introvertiertheit Sensitives Empfinden Intuition Nachdem Sie nun eine Vorstellung von Ihren Präferenzen haben, erfahren Sie nun, wie sich die einzelnen Präferenzen in menschlichem Verhalten äußern. Extrovertiertheit: Extrovertierte Menschen nehmen Energie auf, indem sie in Gesellschaft aktiv sind. Sie wollen gerne etwas bewegen und andere aktivieren. Sie fühlen sich generell unter Menschen wohl und verstehen Probleme oft besser, wenn sie darüber reden und zuhören, was andere zu sagen haben. Introvertiertheit: Introvertierte Menschen beziehen ihre Energie aus der Arbeit mit Ideen, Bildern, Erinnerungen und inneren Reaktionen - sie werden durch ihre innere Welt aktiviert. Sie arbeiten am liebsten alleine oder in sehr kleinen Gruppen und nehmen sich Zeit zum Überlegen, bevor sie aktiv werden. Sensitives Empfinden: Menschen, deren Präferenz sensitives Empfinden ist, beachten besonders das, was sie sehen, hören, riechen oder schmecken können. Informationen nehmen sie in Form physischer Daten und Fakten auf. Menschen dieses Typs würden sich nie auf bloße Vermutungen verlassen, sondern nur auf Tatsachen und Details. Sie tendieren dazu, sich an Einzelheiten zu erinnern, die ihnen wichtig sind und konzentrieren sich auf alles was wahr, real und gegenwärtig ist. Informationen verwenden sie gerne praktisch. Intuition: Menschen, die Informationen durch Intuition beziehen, neigen dazu, Muster und Zusammenhänge zu sehen, die sie aus ihren Erfahrungen ableiten. Sie theoretisieren lieber, als dass sie durch praktisches Zupacken lernen. Menschen, die auf ihre Intuition vertrauen, interessieren sich eher für ihre künftigen Möglichkeiten als für die Gegenwart und verlassen sich gerne auf ihr Bauchgefühl. Intuitive Menschen neigen auch dazu, Erfahrungen als Eindrücke und weniger als genaues Geschehen in Erinnerung zu behalten.

37 Persönliche PräferenzenDenken Fühlen Urteilen Wahrnehmen Denken: Menschen mit der Präferenz Denken neigen dazu, ihre Entscheidungen auf Prinzipien, Fakten und Regeln zu gründen und weniger im konkreten Kontext der Entscheidungsfindung. Denker wägen das Pro und Kontra ab und versuchen dann, anhand der vorliegenden Informationen, logische und konsequente Entscheidungen zu treffen. Denker neigen eher zur Objektivität, als dass sie die eigenen oder die Gefühle anderer berücksichtigen. Fühlen: Menschen, die sich bei Entscheidungen lieber gefühlsmäßig leiten lassen, vertrauen eher auf Werte als auf Fakten und Prinzipien. Sie berücksichtigen die Ansichten und Bedürfnisse der Menschen, die im konkreten Kontext einer Situation stehen. Der Fühlende versucht, Harmonie zu schaffen oder zu bewahren, indem er die Ansichten aller Beteiligten berücksichtigt. Solche Menschen erscheinen oft fürsorglich und taktvoll. Manchmal werden sie jedoch als zu idealistisch und indirekt wahrgenommen, weil ihnen Höflichkeit wichtiger ist als "ungeschminkte" Wahrheiten. Urteilen: Urteilende sind Menschen, die gerne so schnell wie möglich zu klaren Entscheidungen gelangen. Sie sind aufgabenorientiert. Mit der Außenwelt konfrontiert, haben sie oft das Bedürfnis nach Struktur und Organisation. Anderen erscheint diese Haltung manchmal als zu starr und kontrolliert. Urteilende haben gerne einen Plan zur Hand und halten die Dinge in Ordnung. Sie verspüren oft einen starken Drang, ihr Leben zu kontrollieren. Wahrnehmen: Der wahrnehmende Typ versucht, die Außenwelt zu verstehen und sich nach und nach daran anzupassen. Anders als der Urteilende trifft er nicht gerne endgültige Entscheidungen, sondern bevorzugt Offenheit gegenüber neuen Informationen. Anderen erscheint er deshalb schon mal als unentschlossen oder zu lässig. Menschen, die so auf ihre Außenwelt reagieren, fühlen sich am wohlsten, wenn sie flexibel und spontan sein können. Wahrnehmende sind eher durch den Wunsch motiviert, die Welt zu verstehen und darauf zu reagieren, als durch den Drang, die Welt zu organisieren.

38 Myers-Briggs PersönlichkeitstestPersönlichkeitstypen zuordnen basierend auf den Präferenzen in jeder Kategorie Wenn Sie Ihre Präferenzen in allen Kategorien bestimmt haben, gibt Ihnen der Myers-Briggs Persönlichkeitstest Aufschluss über Ihren speziellen Persönlichkeitstyp. Der Persönlichkeitstyp wird durch eine Kombination von vier Buchstaben ausgedrückt. Insgesamt sind 16 Kombinationen innerhalb der vier im Test aufgezeigten Kategorien möglich. In einer Tabelle werden Buchstaben eingesetzt, um die verschiedenen Präferenzen zu repräsentieren – I für Introvertierter, E für Extrovertierter, S für Sensitiv Empfindender, N für Intuitiver, T für Denker, F für Fühlender, J für Urteilender und P für Wahrnehmender. Die 16 möglichen Kombinationen, die die Persönlichkeitstypen beschreiben, lauten: ISTJ, ISTP, ESTP, ESTJ, ISFJ, ISFP, ESFP, ESFJ, INFP, INFP, ENFP, ENFJ, INTJ, INTP, ENTP und ENTJ. Für eine qualifizierte Analyse Ihres Persönlichkeitstyps mithilfe des Myers-Briggs-Tests benötigen Sie allerdings professionelle Unterstützung. Wenn Sie die Analyse alleine vornehmen, sind keine zuverlässigen Ergebnisse zu erwarten.

39 Myers-Briggs PersönlichkeitstestISTJ: Typischer Denker Unabhängig Motiviert Organisiert Hohe Ansprüche Angenommen, Frau Kraus macht den Myers-Briggs-Test und erfährt, dass sie ein ISTJ-Persönlichkeitstyp ist. Ihre Präferenzen sind also Introversion (Introvertiertheit), Sensing (Sensitives Empfinden), Thinking (Denken) und Judging (Urteilen). Frau Kraus ist wahrscheinlich eine typische Denkerin (Thinker), die ihre eigenen Schlüsse zieht und unabhängig handelt. Einmal von einem Plan überzeugt, ist Frau Kraus hoch motiviert. Sie durchschaut die Dinge und strebt konkrete Ergebnisse an. Frau Kraus kann vermutlich gut organisieren und verfügt über Weitblick. Sie kann langfristig planen und dabei viele Faktoren berücksichtigen. Außerdem impliziert Frau Krauses Persönlichkeitstyp, dass sie sowohl an sich als auch an andere hohe Ansprüche stellt.

40 Reflektieren Nachdem Sie nun mehr über die einzelnen Präferenzmöglichkeiten wissen: Für welchen Persönlichkeitstyp halten Sie sich? Vergleichen Sie diese Antwort mit Ihrer ersten Antwort innerhalb dieses Themas. Diskussion: Richten Sie diese Frage an die Teilnehmer. Erfragen Sie, ob sich bei einigen Teilnehmern die Präferenzen geändert haben und wenn ja, warum?

41 Übung Ordnen Sie Beispiele für Präferenzen den Persönlichkeitstypen zu, auf die sie zutreffen. Präferenzen Plant gerne im Voraus und hat alles gerne geregelt Bevorzugt Flexibilität und Offenheit gegenüber neuen Informationen Sucht nach Inspiration und reflektiert, bevor er handelt Hält Objektivität für wichtig und kennt gerne die Fakten, bevor er Entscheidungen trifft Vertraut auf sein Bauchgefühl; interessiert sich eher für das Ganze als für kleinere Details Beginnt mit den Fakten, schaut aufs Ganze und verlässt sich bei seinen Entscheidungen nicht auf Vermutungen Persönlichkeitstyp ___ Intuitiver ___ Denker ___ Urteilender ___ Sensitiv Empfindender ___ Introvertierter ___ Wahrnehmender Tipp: Bitten Sie die Teilnehmer, sich jede Präferenz auf der linken Seite durchzulesen und anschließend den jeweils am besten passenden Persönlichkeitstyp zuzuordnen. Die Teilnehmer können ihre Antworten aufschreiben und mit denen der anderen Teilnehmer vergleichen oder in Gruppen diskutieren. Jede Persönlichkeitstyp kann mehr als einmal zugeordnet werden. Verwenden Sie diesen Antwortschlüssel, um anschließend mit den Teilnehmern die richtigen Antworten zu besprechen: E Intuitiver (Intuitive Menschen sehen eher Muster als einzelne Details und verlassen sich bei der Entscheidungsfindung oft auf ihr Bauchgefühl.) D Denker (Denker gehen gerne logisch an Situationen heran und schätzen Objektivität.) A Urteilender (Urteilende verfügen gerne über einen Plan oder ein System, bevor sie handeln.) F Sensitiv Empfindender (Sensitive Menschen bevorzugen praktische Herangehensweisen. Sie gründen ihre Meinung am liebsten auf Fakten und niemals auf Vermutungen.) C Introvertierter (Introvertierte werden durch Ideen, Bilder und Theorien inspiriert und arbeiten in der Regel am liebsten alleine oder in kleinen Gruppen. Bevor sie handeln, nehmen sie sich gerne Zeit, um die Situation zu bedenken.) B Wahrnehmender (Wahrnehmende reagieren gerne spontan auf Situationen und sind gegenüber Änderungen und neuen Informationen aufgeschlossen.)

42 Persönlichkeit und ZeitmanagementExtrovertierter oder Introvertierter Sensitiv Empfindender oder Intuitiver Denker oder Fühlender Urteilender oder Wahrnehmender Anhand Ihres Persönlichkeitstyps können Sie Stärken und Schwächen in Bezug auf Ihr Zeitmanagement feststellen. Als wichtigste Größe hierbei gilt Ihre Neigung zur Extrovertiertheit oder Introvertiertheit. Aber auch die anderen Präferenzen - sensitiv Empfindender oder Intuitiver, Denker oder Fühlender und Urteilender oder Wahrnehmender - beeinflussen den Umgang mit der Zeit.

43 Extrovertierter oder IntrovertierterArbeiten am besten ohne Ablenkung durch andere Bleiben über längere Zeiträume bei der Sache Könnten neue Entwicklungen übersehen Falls Sie eine Präferenz für Introvertiertheit haben, arbeiten Sie vermutlich am besten, wenn Sie nicht durch andere abgelenkt werden. Sie können sich über lange Zeit mit einer Aufgabe beschäftigen. Es kann Ihnen jedoch passieren, dass Sie vergessen, Pläne mit anderen abzustimmen oder nicht bemerken, was um Sie herum geschieht und so neue Entwicklungen übersehen.

44 Reflektieren Wie nutzen Ihrer Meinung nach Menschen mit einer extrovertierten Präferenz ihre Zeit? Diskussion: Stellen Sie diese Frage und bitten Sie die Teilnehmer um ihre Ansichten bevor Sie zur nächsten Folie übergehen. Geben Sie folgende weitere Hinweise: Sie verbringen möglicherweise mehr Zeit mit anderen. Sie planen möglicherweise nicht sorgfältig für die Zukunft.

45 Extrovertierter oder IntrovertierterSind gut in Sachen Multitasking Genießen gemeinschaftliches Planen Könnten vergessen, vorausschauend zu planen Könnten vergessen, die Ziele klar zu definieren Falls Sie zur Extrovertiertheit neigen, werden Sie vermutlich am liebsten als Teil einer Gruppe Pläne erarbeiten und Ideen vorbringen. Sie sind gerne beschäftigt und arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig. Aufgrund der Fülle von Anregungen blühen Sie auf. Allerdings tendieren Sie vielleicht dazu, sich zu schnell auf eine Aufgabe zu stürzen und dabei Planung und Überlegung zu vernachlässigen. Manchmal vergessen Sie, kurz innezuhalten und zu klären, was Sie warum tun möchten, wenn Sie ein Projekt oder eine Aufgabe beginnen.

46 Sensitiv Empfindender oder IntuitiverBevorzugen Zeitpläne Sind praktisch veranlagt und zielorientiert Vernachlässigen eine gründliche Vorausplanung Falls Sie eher ein sensitiv Empfindender als ein Intuitiver sind, arbeiten Sie gerne mit Zeitplänen und Fristen, weil Sie eher praktisch und zielorientiert veranlagt sind. Allerdings sind Sie manchmal zu sehr auf aktuelle Aufgaben ausgerichtet und vernachlässigen dabei eine gründliche Vorausplanung. Zuweilen vergessen Sie, bei Ihrer Planung andere zu berücksichtigen, weil Sie so auf die vor Ihnen liegenden Aufgaben konzentriert sind.

47 Sensitiv Empfindender oder IntuitiverIhre Planung gelingt von selbst Könnten nicht detailliert genug planen Könnten mit Fristen kämpfen müssen Falls Sie zur Intuition neigen, haben Sie den Blick für das große Ganze, sodass die Planung bei Ihnen fast von selbst gelingt. Allerdings könnte Ihre Tendenz, eher Eindrücke als Einzelheiten in Erinnerung zu behalten, dazu führen, dass Sie nicht detailliert genug planen. Sie vertrauen eher auf Eindrücke, Symbole und Metaphern als auf Ihre Erfahrungen und vergessen zuweilen, manche Dinge einzuplanen. Weil Sie viel über neue Möglichkeiten und Ideen nachdenken, vergessen Sie manchmal zu überlegen, wie diese in die Tat umgesetzt werden könnten. Das hält Sie in Ihrer Arbeit auf und führt leicht zu Terminproblemen.

48 Denker oder Fühlender Denker: Sind objektiv und konstantTeilen Dinge in logische Bestandteile auf Können effiziente Zeitmanagement- Systeme entwickeln Menschen mit einer Präferenz für das Denken legen Wert auf ihre Objektivität und Konsequenz. Sie teilen Dinge gerne in logische Bestandteile auf, was bei der Planung hilfreich sein kann. Als Denker sind Sie vermutlich in der Lage, bestens funktionierende Zeitmanagement-Systeme zu erstellen, die auf einer rationalen, objektiven Einschätzung Ihrer Ziele basieren.

49 Denker oder Fühlender Fühlende:Treffen Entscheidungen aufgrund ihrer Auswirkungen auf andere Könnten Protokolle als einengend empfinden Könnten langsam in der Entscheidungsfindung sein Könnten leicht ablenkbar sein Wenn Sie eher ein Fühlender als ein Denker sind, treffen Sie Entscheidungen gerne aufgrund ihrer Auswirkung auf andere und auf sich selbst. Deshalb empfinden Sie Protokolle manchmal als erdrückend oder frustrierend. Außerdem sind Sie nicht sehr entscheidungsfreudig, vor allem, wenn Sie es allen Seiten recht machen wollen. Weil Ihr Blick auf andere gerichtet ist, sind Sie leicht abzulenken, falls Sie keinen Zeitplan haben.

50 Urteilender oder WahrnehmenderBeenden ihre Arbeit bevor sie entspannen Planen ihre Arbeit, um Hektik zu vermeiden Ignorieren neue Informationen Falls Ihre Persönlichkeit eine Neigung zum Urteilen hat, besitzen Sie vermutlich ein natürliches Gespür für Zeitmanagement, weil Planung für Sie wichtig ist. Sie bevorzugen einen strukturierten Umgang mit der Außenwelt und kommen mit Zeitplänen und Terminen gut zurecht. Sie planen diese gerne auf dem Papier. Menschen mit einer Präferenz für das Urteilen schließen ihre Arbeit gerne ab, bevor sie sich ausruhen. Sie mögen es nicht, Aufgaben in letzter Minute zu erledigen. Sie schreiben gerne Listen mit den Dingen, die sie zu erledigen haben und planen ihre Arbeit, um Terminstress zu vermeiden. Es kommt jedoch vor, dass sie neue Informationen übersehen, weil diese ihrer Planung entgangen sind oder weil sie nur ihre Ziele vor Augen haben.

51 Urteilender oder WahrnehmenderEmpfinden Planung als restriktiv Schätzen Flexibilität Verbinden Arbeit mit Spielerischem Werden durch Fristen motiviert Arbeiten in kurzen Energieschüben Falls Sie eine Präferenz für das Wahrnehmen haben, wird Ihnen zu viel Planung als lästig und restriktiv erscheinen. Sie bleiben gerne offen für neues Geschehen und planen nur das Notwendigste. Sie schätzen Flexibilität und verbinden Arbeit gerne mit Spielerischem. Nahende Fristen wirken bei Ihnen motivierend. Sie arbeiten eher in kurzen Energieschüben als in gleichmäßigem Tempo. Manchmal bleiben Sie jedoch zu lange offen für neue Informationen und gelangen zu keiner Entscheidung, wenn es erforderlich wäre.

52 Übung Welche Aussagen über die Auswirkung von Präferenzen auf das Zeitmanagement von Menschen treffen zu? A. Ein Urteilender erledigt gerne seine Arbeit, bevor er sich ausruht. Ein Extrovertierter macht gerne umfassende, berechenbare Pläne. Ein Wahrnehmender legt bei seiner Planung Wert auf Flexibilität. D. Ein Denker plant gerne logisch, um bestimmte Ziele zu erreichen. E. Ein Introvertierter muss mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, um konzentriert zu bleiben. F. Ein Fühlender trifft nicht gerne schnelle Entscheidungen. A. Diese Option ist richtig. Ein Urteilender erledigt gerne seine Arbeit, bevor er sich ausruht, weil er zuerst alles geregelt haben muss. B. Diese Option ist nicht richtig. Ein Extrovertierter erledigt gerne mehrere Aufgaben gleichzeitig und plant flexibel. C. Diese Option ist richtig. Ein Wahrnehmender legt Wert auf eine flexible Planung, damit er sich auf neue Situationen einstellen kann. D. Diese Option ist richtig. Ein Denker ist im Allgemeinen logisch und zielorientiert und plant gerne entsprechend. E. Diese Option ist nicht richtig. Ein Introvertierter benötigt Zeit für sich selbst, um Informationen zu verarbeiten. Er kann sich oft über einen längeren Zeitraum mit einer Aufgabe beschäftigen. F. Diese Option ist richtig. Ein Fühlender berücksichtigt gerne die Auswirkung seiner Entscheidungen auf andere und versucht, es ihnen recht zu machen. Dieser Typ neigt nicht zu schnellen Entscheidungen.

53 PersönlichkeitsmerkmaleJeder der erlernen möchte, wie er die Fähigkeiten innerhalb seines Handlungsbereiches entwickeln kann.. Extrovertierter: Falls Sie extrovertiert sind und in Besprechungen gerne schon mal planen, wären für Sie Planungsinstrumente, wie ein Terminkalender oder ein elektronischer Organizer, sicherlich hilfreich. To-do- Listen und Kalender passen zu Ihrem Persönlichkeitstyp, weil sie Ihnen die notwendige Flexibilität lassen, um mehrere Aufgaben gleichzeitig und doch effektiv zu erledigen. Sie beziehen Ihre Energie aus dem aktiven Umgang mit Dingen und Menschen. Dementsprechend sollten Sie auch Ihre Besprechungen planen. Stellen Sie sicher, dass Sie alles gründlich durchdacht haben, bevor Sie ein Projekt beginnen oder an einer Besprechung teilnehmen. Extrovertierte Menschen neigen dazu, sich in Aktionen zu stürzen, weil sie daraus ihre Energie beziehen. Introvertierter: Falls Sie eher introvertiert sind und gerne erst überlegen, bevor Sie handeln, sollten Sie Zeit zum Nachdenken einplanen, bevor Sie sich an schwierige oder kreative Aufgaben machen. Dann können Sie ohne Ablenkung durch andere nachdenken und Ihre Zeit besser nutzen. Für Ihre Zeitplanung könnte ein grober Überblick sinnvoll sein, damit Sie Dinge, die intern bearbeitet werden müssen, erledigen können, bevor Sie sich auf die Welt einlassen. Sprechen Sie sich aber mit anderen ab, damit Sie nicht davon überrascht werden, wenn sich deren Arbeit auf Ihren Zeitplan auswirkt..

54 PersönlichkeitsmerkmaleSensitiv Empfindender: Falls Sie ein sensitiv Empfindender sind, sollten Sie Ihre Aufgaben und Ziele unbedingt konkret formulieren, damit Sie Ihre Zeit besser managen können. Für Sie wäre eine Planung auf dem Papier sicher sinnvoll. Da Sie sich gerne auf die Gegenwart konzentrieren, ist es wichtig, dass Sie bei Ihrer Zeitplanung langfristige Ziele im Auge behalten. Außerdem schenken Sie früheren und heutigen Fakten so viel Beachtung, dass Sie dabei eventuell neue Möglichkeiten verpassen. Das könnte Sie letzten Endes in Ihrer Arbeit bremsen. Versuchen Sie, sich ab und zu ein wenig von den Fakten zu lösen. Vielleicht sollten Sie auch etwas Zeit einkalkulieren, um sich einen Überblick zu verschaffen, sobald Sie merken, dass Sie sich zu sehr in Einzelheiten verlieren. Intuitiver: Falls Sie eine Präferenz für Intuition haben, können Sie davon profitieren, ein Protokoll über vergangene Ereignisse und abgeschlossene Aufgaben zu führen. Auf diese Weise stehen Ihnen künftig wichtige Details für ähnliche Arbeiten zur Verfügung, die Sie dann erfolgreicher und schneller erledigen können. Da Sie gerne Neues und Anderes ausprobieren, sollten Sie Zeit für die Entwicklung neuer Ideen einplanen. Das wird Ihnen helfen, solche Möglichkeiten im Laufe der Zeit besser auszugestalten und zu realisieren. Indem Sie ein System zur Klassifizierung Ihrer Aufgaben und der Beziehungen zwischen diesen Aufgaben aufbauen, können Sie sich Ihr Gespür für Muster zunutze machen. Dabei sollten Sie jedoch sicherstellen, dass Sie alle Faktoren berücksichtigt haben.

55 PersönlichkeitsmerkmaleDenker: Falls Sie ein Denker sind, kommen Sie vermutlich gut mit systematischen oder zyklischen Plänen zurecht, die auf Wochen- oder Monatsbasis angelegt sind, da solche Systeme Kontinuität erzeugen. Das Erstellen von Zeitplänen hilft bei der Unterteilung von Aufgaben in logische Bestandteile und schafft konkrete Fristen und Ziele. Denker treffen rationale, konsequente und zielorientierte Entscheidungen. Sie können das Beste aus ihren Persönlichkeitsmerkmalen herausholen, wenn sie ihr Zeitmanagement planen. Allerdings ist es dabei auch wichtig, flexibel zu bleiben. Neben Fakten sollten auch Menschen berücksichtigt werden. Es empfiehlt sich, bei Ihrer Planung Zeit einzukalkulieren, um auf kurzfristige Änderungen reagieren und auf andere eingehen zu können. Fühlender: Falls Sie gefühlsorientiert sind, sollten Sie sich vielleicht weniger auf Menschen als auf Tatsachen konzentrieren. Indem Sie versuchen, es allen recht zu machen, verlieren Sie eventuell Ihre eigenen Ziele und Prioritäten aus dem Blick. Wenn Sie sich klare Prioritäten und Fristen setzen, lassen Sie sich nicht so leicht ablenken. In Situationen, die eine Entscheidung erfordern, müssen Sie sich eventuell neu orientieren und eine objektivere Haltung einnehmen, um schneller zu einer Entscheidung zu gelangen.

56 PersönlichkeitsmerkmaleUrteilender: Falls Sie zum Urteilen tendieren, haben Sie gerne alles organisiert und geregelt. Vermutlich fällt es Ihnen leicht, Ihre Zeit zu planen. Allerdings sollten Sie in Ihrer Planung etwas Flexibilität zulassen, damit Sie auf unvorhergesehene Umstände reagieren können und Zeit für nicht geplante Aufgaben haben. Wahrnehmender: Falls Sie ein Wahrnehmender sind, sollten Sie sorgfältig planen, um konzentriert zu bleiben und Verspätungen zu vermeiden. Ihr Zeitplan sollte einen Überblick über das Ganze und Ihre Prioritäten vorsehen, sodass er Ihrer natürlichen Art bei der Wahrnehmung und im Umgang mit der Welt entspricht. Planen Sie Ihre Zeit in Blöcken und nicht stundenweise, um Energieschwankungen Rechnung zu tragen und um flexibel auf neue Situationen reagieren zu können. Häufig kontrollierte To-do-Listen mit klaren Fristen entsprechen Ihrem Persönlichkeitstyp eher als enge Zeitpläne, weil sie Ihnen gestatten, flexibel zu bleiben, ohne Ihre Prioritäten aus dem Blick zu verlieren. Eine lockere Planung um feste Fristen herum hilft Ihnen, für neue Informationen offen zu bleiben und dennoch zeitnahe Entscheidungen zu treffen und Ihre Ziele zu erreichen.

57 Diskussion Kennen Sie Kollegen, die aufgrund ihrer speziellen Persönlichkeitsmerkmale besonders gut für ihren Job geeignet sind? Stellen Sie den Teilnehmern diese Frage und bitten Sie sie, bestimmte Beispiele in der Gruppe vorzustellen. Versuchen Sie, wenn möglich, für jedes Persönlichkeitsmerkmal Beispiele zu finden: Extrovertierter Introvertierter Sensitiv Empfindender Intuitiver Denker Fühlender Urteilender Wahrnehmender

58 Übung Ordnen Sie jede Zeitmanagement-Empfehlung dem Persönlichkeitstyp zu, der davon am meisten profitieren würde. Empfehlungen Flexible Pläne erstellen, um auf Ungeplantes zu reagieren Die Planung straffen; mehr Fristen setzen, um das Interesse wachzuhalten Auf Fakten beschränken, nicht anderen gefallen; Prioritäten und Fristen setzen mit Blick auf geltende Regeln und Systeme Aufgaben und Ziele konkret formulieren Zeit so planen, dass an mehreren Projekten gleichzeitig gearbeitet werden kann Vor der Vereinbarung von Besprechungsterminen mit anderen Rücksprache halten Persönlichkeitstypen ___ Introvertierter ___ Urteilender ___ Extrovertierter ___ Wahrnehmender ___ Sensitiv Empfindender ___ Fühlender Tipp: Bitten Sie die Teilnehmer, sich jede Empfehlung durchzulesen und anschließend den Persönlichkeitstyp zuzuordnen, der am besten passt. Die Teilnehmer können ihre Antworten aufschreiben und mit denen der anderen Teilnehmer vergleichen oder in Gruppen diskutieren. Erinnern Sie die Teilnehmer daran, dass jeder Persönlichkeitstyp nur einmal zugeordnet werden kann. F Introvertierter (Da Introvertierte so viel für sich alleine nachdenken, vergessen sie möglicherweise, sich mit anderen abzustimmen, um ihre Entscheidungen zu prüfen.) A Urteilender (Urteilende haben ein ausgeprägtes Bedürfnis, alles unter Kontrolle zu haben, was zu mangelnder Flexibilität und übertriebener Verfahrensliebe oder starrem Festhalten an einem vorgefassten Plan führen kann.) E Extrovertierter (Extrovertierte brauchen sehr viel Anregung. Insofern ist es für sie durchaus sinnvoll, an mehreren Projekten zu arbeiten. Dabei könnte jedoch die Planung vernachlässigt werden.) B Wahrnehmender (Wahrnehmende arbeiten gerne auf Termine hin. Da sie aber eher offen für neue Situationen als vorausplanend sind, sollten sie ihrer Zeitplanung wohl etwas mehr Beachtung schenken.) D Sensitiv Empfindender (Sensitiv Empfindende müssen Aufgaben und Ziele konkret definieren, damit sie aussagekräftig sind. Sie kommen gut mit Zeitplänen und Terminen zurecht, sollten aber sicherstellen, dass sie langfristige Ziele in ihre Planung einbauen.) C Fühlender (Da Fühlende so viel Energie investieren, anderen zu gefallen und manchmal nicht objektiv sind, sollten sie sich mehr auf Fakten konzentrieren und sicherstellen, dass sie sich an Organisationsprotokolle halten.)

59 Abschluss/FragerundeThema 1: Dokumentation Ihres Zeitmanagements Die Informationen in einem Zeitprotokoll interpretieren und die wesentlichen Zeitfresser ermitteln Thema 2: Zeitmanagement und der Energiekreislauf Aufgabenplanung der optimalen Tageszeit zuordnen, um den natürlichen Biorhythmus zu nutzen Thema 3: Time Management and the Energy Cycle. Erkennen, wie sich unterschiedliche Persönlichkeitspräferenzen auf den Umgang mit der Zeit auswirken Wiederholen Sie kurz die behandelten Themen und Lernziele. Fordern Sie die Teilnehmer auf, Fragen zum Inhalt zu stellen. Tipp: Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Schlussfragen zu stellen, wie beispielsweise: Welcher Teil dieses Kurses war für Sie am interessantesten? Sehen Sie Möglichkeiten, diese Inhalte in näherer Zukunft anzuwenden? Bei Ja-Antworten fragen Sie die Teilnehmer, wo und wann das sein wird. usw. Tipp: Hier können Sie alle Schlussbemerkungen oder -aktivitäten aufführen, die Ihnen einfallen.