1  DECISION SUPPORT & BUSINESS INTELLIGENCE: DRIVING DATA-DRIVEN DECISION-MAKING IN HEALTHCARE PROVIDERS Presented by Kevin Lang, MBA Angela Lalas, CPA Presentado por Kevin Lang, MBA Angela Lalas, CPA Inter-American Division Global Health Conference October 18, 2013 DECISIONES DE APOYO E INTELIGENCIA DE NEGOCIOS: CONDUCCIÓN DE DATOS QUE CONLLEVA A LA TOMA DE DECISIONES EN LOS PROVEEDORES DE SALUD

2  OBJECTIVES Provide an overview on the need for data-driven decision-making Proveer una visión general sobre la necesidad de la toma de decisiones basada en datos Introduce capabilities of decision support and business intelligence in driving performance excellence Introducir capacidades de apoyo en las decisiones y la inteligencia empresarial en el impulso de excelencia en el desempeño OBJETIVOS

3  OBJECTIVES (cont’d) Provide key concepts of maintaining a balanced scorecard and dashboard reporting Proporcionar conceptos claves para mantener un cuadro de mando y panel de informes balanceados Provide examples of tools and analysis used by healthcare providers Proveer ejemplos de herramientas y análisis utilizados en los proveedores de salud “Do not go where the path may lead; go instead where there is no path and leave a trail.”“No vayas a donde el camino te lleve, en lugar de eso ve donde no hay camino y deja rastro.” - Ralph Waldo Emerson OBJETIVOS (cont’d)

4  FACTS or MYTHS? ¿HECHOS o MITOS? Healthcare financial management for non-financial professionals is useless! La gestión financiera para los profesionales no financieros es inútil! Clinicians only need to worry about patient care and nothing about costs and margins! Finance only needs to focus on $! Los médicos sólo tienen que preocuparse por el cuidado del paciente y no por los costos y los márgenes! Los financieros sólo tienen que preocuparse por el dinero!

5 FACTS or MYTHS? ¿HECHOS o MITOS? Healthcare financial management professionals are boring. Profesionales de la gestión financiera de salud son aburridos.

6 Imagine What Would You Do Imagina lo que haría Improve Performance!! ! Mejorar el rendimiento Declining volume Volumen reducido Decline in patient satisfaction Disminución de la satisfacción de los pacientes

7  External Pressures & Strategic Priorities Drive the Need for Data- driven Decision-making Las presiones externas y prioridades estratégicas impulsan la necesidad de datos basada en la toma de decisiones

8  External Pressures & Strategic Priorities Drive the Need for Data-driven Decision-making (cont’d) DECISIONS BASED ON SOUND INFORMATION YIELD BETTER OUTCOMES AND IMPACT SUSTAINABILITY! LAS DECISIONES BASADAS EN INFORMACIÓN FIDEDIGNA DAN MAYOR RENDIMIENTO, MEJORES RESULTADOS E IMPACTO EN LA SOSTENIBILIDAD! Las presiones externas y prioridades estratégicas impulsan la necesidad de datos basada en la toma de decisiones (cont’d)

9  What are they talking about in the Boardroom? ¿Qué están hablando en la sala de juntas? Strategic Initiatives/Iniciativas Estratégicas Quality, Customer Satisfaction, Patient Safety La calidad, la satisfacción del cliente, la seguridad del paciente Community Wellness/El Bienestar Comunitaro Engaged and Motivated Workforce/ Personal comprometidos y motivados Corporate Compliance/Cumplimiento Corporativo Financial Strength, Stability, Sustainability/Fortaleza, Estabilidad, y Sostenibilidad Financiera

10 Hospital Boards are facing a financially challenging environment Juntas del Hospital se enfrentan a un entorno económico desafiante Operating Revenues Operating Expenses Operating Income Soft Volumes, Difficult Payment Environment Cost pressures from multiple sources, physician integration, technology and facilities Declining operating margins “New Normal” Must operate successfully under very tight financial constraints in the healthcare environment of the future. “Nueva Normalidad “Nueva Normalidad” Debe operar exitosamente bajo restricciones financieras muy ajustados en el entorno sanitario del futuro.

11  What the Absence or Lack of Meaningful and Reliable Information Does Lo que la ausencia o la falta de información significativa y fiable hace

12  DECISION SUPPORT & BUSINESS INTELLIGENCE DECISIONES DE APOYO E INTELIGENCIA DE NEGOCIOS Business Intelligence Inteligencia de Negocios A broad category of applications and technologies for gathering, storing, analyzing, and providing access to data to help users make better business decisions Una amplia categoría de aplicaciones y tecnologías para recopilar, almacenar, analizar y proporcionar acceso a los datos para ayudar a los usuarios a tomar mejores decisiones de negocios Enables transformation of clinical, financial, and operational data into discrete but somewhat meaningful actionable information Permite la transformación de los datos clínicos, financieros y operacionales en información discreta pero significativa y accionable INSIGHT ACTION

13  DECISION SUPPORT & BUSINESS INTELLIGENCE DECISIONES DE APOYO E INTELIGENCIA DE NEGOCIOS Creates integrated reports from disparate databases to see a complete and meaningful picture of the business, e.g. in healthcare are the ff: Crea informes integrados de diferentes bases de datos para ver una imagen completa y significativa de la empresa, por ejemplo, en la asistencia sanitaria son los ss: Billing data Datos de facturación Scheduling Programación HR costs Costos de recursos humanos Supply costs Los aprovisionamientos INSIGHT ACTION

14  Decision Support & BI: Bridging the Gap between Finance and Clinicians DECISIONES DE APOYO & BI: Superar los desequilibrios entre las finanzas y médicos Financial Financiero Operational Operacional Clinical Clinico Data Warehouse Almacén de Datos Actionable Information and Trend Analysis Información útil y análisis de tendencias Financial Analysis Análisis Financiero Performance Analysis Análisis de Rendimiento Regulatory Reporting Reportes Regulatorios Acquired raw data Adquirir datos en bruto Organize, define & integrate data Organizar, definir e integrar los datos Analyze & Act Analizar y Actuar

15  http://www.almeidacartoons.com/Med_toons2.html ¿Se ve como un gráfico feliz a usted?

16  ULTIMATE GOAL: TRANSLATE DATA INTO MEANINGFUL INFORMATION TO ASSIST DECISION- MAKERS IN MAKING WELL-INFORMED DECISIONS AND FULFILL MISSION Decision Support Provides Information to Assist in the Financial Management Cycle El apoyo en las decisiones proporciona información para ayudar en el Ciclo de Gestión Financiera Planning & Budgeting Planificación y presupuestos Evaluation & Reporting Evaluación y presentación de informes Operating, Monitoring & Safeguarding Funcianomento, monitoreo y protección Resource Allocation La asignación de recursos

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18  Focus Areas for Your Hospitals Areas de enfoque para sus hospitales What is your break-even point? What services/service lines yield profit? Outpatient services Lab tests Imaging – x-rays and mammography Pharmacy - prescriptions What services are losing? Is there value in keeping them? What do you need to do more or less of? Increase volume to reduce cost How do you improve cash position? Collection process and cash monitoring Are there new opportunities? ¿El punto de equilibrio? ¿Qué servicios o líneas de servicio rendimiento lucro? Servicios de consulta externa Los exámenes de laboratorio Imágenes- rayos-x y mamogramas Recetas de farmacia ¿Qué servicios están perdiendo? ¿Hay valor en mantenerlos? ¿Qué es lo que hay que hacer más o menos? Aumentar el volumen para reducir el costo ¿Cómo mejorar su posición de efectivo? Proceso de recopilación y seguimiento efectivo ¿Hay nuevas oportunidades?

19  Financial Analysis & Reporting Contributes to Enhanced Accountability & Performance Increased Revenue Aumento de ingresos Improved Cash Position Mejorar la situación de tesorería Improved cost effectiveness Mejorar la rentabilidad Improved productivity Mejorar la productividad Project feasibility based on reasonable criteria La viabilidad del proyecto basada en criterios razonables Trend Analysis Análisis de tendencias Variance Analysis Análisis de varianza Sensitivity Analysis Análisis de sensibilidad Pro forma Analysis Análisis de pro forma Cost-volume-profit Costo-volumen-utilidad Payor Mix Mezcla de pagador Collection Rate Colección de tarifa Operational Performance/Quality Rendimiento/ calidad de operaciónal Budget Presupuesto Productivity Productividad Cost Costo Price changes Los cambios de precios Volume changes Los cambios de volumen Capital investments/acquisitions Inversiones/ adquisiciones de capital Partnerships and new ventures Asociaciones y y nuevas empresas New service lines Nuevas líneas de servicio

20 SI ROBOT REQUEST solicitud Robot Purpose Propósito Meet unmet demand for the Si robot that exists internally and anticipated demand from outside surgeons (i.e. BMG Urology). Background Historial The Si robot is the robot of choice for urology and general surgery, is preferred by surgeons in general because it possesses more arms and better video capability. Disposal of S Robot Disposición del Robot All current S robot volume will move to the new Si robot. The S robot will be evaluated for sale, purchase credit, or use at the main campus. Funding Source Fuente de Financiación This request is not outlined in the 2013 capital budget, and funding will need to come from contingency funds if approved.

21 ROBOTIC CASES BY ROBOT CASOS ROBÓTICOS POR ROBOT

22 ROBOT UTILIZATION % El PORCENTAJE DE UTILIZACION DEL ROBOT

23 ROBOTIC CASES BY SERVICE Casos robóticos a través del servicio Compound Annual Growth Rates (CAGR) through 2013: ENT:91% Urology: -12% Gynecology: 39% General: 234% *Estimates based on actual data through July 2013

24 PROJECTED DISCOUNTED CASH FLOWS Flujos de efectivo descontados proyectados

25 OVERALL SUMMARY Resumen general Capital Investment: La inversión de capital New da Vinci Si Robot: $1,800,000 Service contract: $170,000 annually Planned upgrade: $500,000 in Year 6 Operating Impact: Impacto operativo 156 new robotic cases is a 28% increase. $800k-$1M increase to net income annually. Better patient access to robotic procedures. Financial Impact: Impacto financiero Discounted Payback Period: 1.8 years Net Present Value: $7.2 million MIRR: 24.5%

26  Utilizing SunPlus for Executive Management Dashboard Reporting/ Utilizando SunPlus para informes ejecutivos de Dashboard

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29  Accounting Period ActualBudgetVariance 2013/001240376.66319457.0079,080 2013/002296046.69319429.0023,382 2013/003343389.03319429.00(23,960) 2013/004297312.57319429.0022,116 2013/005388192.19319429.00(68,763) 2013/006407961.63319429.00(88,533) 2013/007267872.90319429.0051,556 2241151.672236031.00(5,121)

30  BALANCED SCORECARD: Linking the Past into the Future/CUADRO DE MANDO INTEGRAL: La vinculación del pasado hacia el futuro Mission & Strategy Misión y Estrategia Team Engagement Compromiso de equipo Financial Estado financiero Volume & Market share Volumen y cuato del mercado Quality & Service Excellence Calidad y excelencia en el servicio

31  Key Financial and Operational Performance Indicators Focus on critical performance metrics (80/20 rule) Centrarse en los indicadores críticos de rendimiento (regla 80/20) Set clear targets, stretch goals that are aligned with strategic goals Establecer objetivos claros, metas ampleas que están alineados con los objetivos estratégicos Obtain external benchmarks Obtener puntos de referencia externos Quality & Service Excellence Calidad y Excelencia En el Servicio Mission & Strategy Misión y Estrategia Volume Volumen Financial Financiero Team Engagement Compromiso del Equipo Patient Satisfaction Satisfacción del paciente Patient Access & Navigation Acceso el paciente Y la navegación Charity Care Cuidado de Caridad Community Outreach Alcance a la comunidad Average daily census Promedio de censo diario Average length of stay Promedio de duración de la estancia # of Outpatient visits # De consultas externas # of Surgical cases # De Casos quirúrgicos Admissions Admisiones Collection rate Colección de Tarifa Supples/Adjusted Patient Day Suministros ajustados al día del paceiente FTEs/Adjusted Occupied Bed ETC/Ajustado a las camas ocupadas Cost/Adjusted Patient Day Costo/ ajustoado a Día por paciente Contribution Margin Margin de contribución Employee turnover rate Tasa de rotación de los empleados Employee Satisfaction Score Puntuación del Empleado en su Satisfacción Physician Satisfaction Score Puntuación del Médico en su Satisfacción

32  Sample Dashboard/Scorecard cuadro de mando de la muestra o cuadro de mandos

33 ELEMENTS FOR SUCCESS ELEMENTOS PARA EL ÉXITO  Culture of accountability and transparency  Financial implications of actions or courses of action are part of decision-making  Measuring and reporting outcomes  Information reported drives or enables appropriate action, including corrective measures  Cultura de rendición de cuentas y la transparencia  Consecuencias financieras de las acciones o cursos de acción son parte de la toma de decisiones  Medir y reportar los resultados  Información reportada lleva o permite la acción apropiada

34 ELEMENTS FOR SUCCESS ELEMENTOS PARA EL ÉXITO Data Integrity  Reliable and reasonably accurate Simple and understandable communication  Integridad de los datos  Fiable y razonablemente precisa  Comunicación sencilla y comprensible

35 ELEMENTS FOR SUCCESS ELEMENTOS PARA EL ÉXITO  Competence, commitment, and collaboration among finance, decision support, I/S and operations  Reliable technology – infrastructure and systems that support business intelligence  La competencia, el compromiso y la colaboración entre las finanzas, apoyo a las decisiones, E / S y las operaciones  Tecnología confiable – son la infraestructura y los sistemas que soportan la inteligencia empresarial

36  1 Peter 4:10 “As each has received a gift, use it to serve one another, as good stewards of God’s varied grace.” 1 Pedro 4:10 “Cada uno ponga al servicio de los demás el don que haya recibido, administrando fielmente la gracia de Dios en sus diveras formas.”

37  Q & A Thank you PREGUNTAS Y RESPUESTAS Gracias