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2 Los documentos administrativos son una comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración publica como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la (C.P.).Las leyes y las normas internas de cada entidad o institución
3 Los D.A. se redactan teniendo en cuenta determinadasnormas,pautas,oesquemas establecidos con el fin de uniformizar su uso. LosD.A.debenserelaboradolomas simple y breve posible, lenguaje sencillo y común. Tenerpresenteelprincipiodela racionalización.Redactardocumentosdirectos, concretos y precisos. Deberáprevalecerlarazónyla apreciación de su contenido. Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el menor tiempo y lograr sus objetivos.
4 mismassegúnsu Tienevariasparteslas ubicación constituyen: Es el extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: Inscripción que identifica a la institución que remite el documento. Denominaciónquedael gobierno a cada año calendario Donde y cuando se elabora el documento; comprende la localidad, el día, mes y año.
5 Partequeindividualizaeldocumentoeh identificaa la institución destinataria. Compuesto por: Nombre completo del documento: OFICIO Nª correlativo del documento integrado por 3 digitas (025). Las 2 ultimas cifras del año calendario entre guiones - 10 - Las siglas de la Inst. separado por – ó /. Partequeidentificaalapersona, dependencia o Inst.. a quien se remite el documento. Es la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le origen. Ha ce mención a los antecedentes del documento que se elabora.
6 Parte que identifica a la persona, dependencia o Inst.. a quien se remite el documento. Es la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le origen. Hacemenciónalosantecedentesdel documento que se elabora. Parte central y principal de todo documento cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento.
7 Extremo inferior del documento integrado por las siguientes partes Es la palabra o frase que se emplea cuando se a concluido la redacción de un texto. Comprende el nombre, apellido y la rubrica. : Parte que identifica al responsable de la comunicación. Instrumento que autentica o legaliza el documento que se envía. Se emplea únicamente cuando al documento que remitimos se acompaña con otros ( recibos, facturas, etc..) Menciona a las autoridades a quienes se envía copia del documento. Identifica a los responsables de la elaboración del documento.
8 EL OFICIO El oficio es un documento protocolar. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.acciones información documentos trabajos Partes:
9 Universidad Privada de Tacna Año de la Consolidación Económica y Social del Perú OFICIONª 053 -10 – UPT-FACEM Tacna, Setiembre 08 del 2010 Señor: Asunto: Ing. Ricardo León Castillo. Director de la Escuela de Ing. Comercial de la Universidad Privada de Tacna Invitación a una conferencia de Retail-Plaza Vea Es grato dirigirme a Usd. Para hacer de su conocimiento que se llevara acabo la conferencia de Retail-Plaza Vea en la Universidad Privada de Tacna en la Facultad de Ciencias Empresariales el día 20 de octubre a las 6:30 pm. del presente año. Conocedor de sus técnicas y proyectos hago propicia la invitación para que pueda asistir en dicha actividad como ponente en el tema de Marketing. Espera de su amable respuesta y de antemano agradeciendo por su valiosa participación en la conferencia, me despido. Atentamente. Ing. Carlos Ávila Béjar Director de la Escuela de Inginieria Comercial
10 Partes : Concepto: La Solicitud
11 SOLICITO: Justificación de Inasistencias Srta.: Sofía León Morales Directora de la Escuela de Negocios Internacionales Es grato dirigirme a usted para saludarla cordialmente, y manifestarle: Que habiéndome encontrado delicada de salud y estado con descanso medico, pido a usted pueda facilitarme el poder dar las evoluciones correspondientes a los días no asistidos, agradeciendo su comprensión me despido. Adjunto la copia de micertificado medico. Tacna,08 de Setiembre del 2010 RosarioSalas Rojas.
12 Membrete. Fecha. Destinatario Asunto. Firma. Referencias finales EL MEMORANDO Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática de uso interno de las empresas o instituciones, en el que serecuerdanhechosyrazonesparaquesetengan presentesen algúnmomento,yaseaninstrucciones, información o petición. La mayoría de las oficinas cuentan conformatosespecíficosdememorándum,perosino fuese así se elaborará en media hoja con los siguientes elementos:
13 Tacna 12 de Setiembre del 2010 Memorando Nª 256 -10 - GV Para: De: Asunto: Mauricio del Moral, Director General María Chalco Lazo Reunión de Ventas El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Setiembre del 2010. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre. Es muy importante contar con su presencia. Saludos a UD. Atentamente María Chalco Lazo Gerente Ventas
14 Ordinario Extraordinario Técnico Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de interés Clases de informes:
15 Lima,30 de agosto del 2010 Informe Nº 0007 SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO ―Claretiano ‖ ASUNTO : Dictado de charlas sobre desastres naturales. Referencia : Plan operativo Anual de la Institución. Tengo a bien dirigirme a su digno despacho a fin de hacerle llegar el presente informe sobre las dos charlas programadas en el mes de agosto, sobre Desastres Naturales. Logros: Se contó con la participación desinteresada de parte del Ingeniero Alberto Valdivia Torres, distinguido padre de familia de nuestra institución Educativa, quien dicto dos charlas sobre los desastres naturales, los días 15 y 20 de agosto. Estuvieron a la altura del disertante, quien también proyecto dos videos referidos a los desastres naturales. Se contó con la participación de todos lo señores profesores y del alumnado en general. Es cuanto cumplo en informar para su conocimiento. Atentamente: John Valderrama Ampuero Presidente de Defensa Civil.
16 Es un documento que contiene la información o acreditación de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.
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18 La constancia es un documentosimilar al certificado, los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. La constancia se usa en las instituciones tanto públicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propósito, para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente).
19 MODELO DE CONSTANCIA DE TRABAJO MABE PERU S.A RUC Nº.20293670600 CERTIFICA Que Carla Mendoza Dueñas identificada con D.N.I. Nº 45545634, ha laborado en esta empresa, desde el 06 de junio del 2006 hasta el 23 de mayo del 2009, ocupando el cargo de Asesora de Ventas La Srta. Carla Mendoza Dueñas durante el tiempo de su permanencia, ha demostrado puntualidad, honestidad y responsabilidad en las labores encomendadas. Se expide el presente documento, de acuerdo a Ley, para los fines que el interesado crea conveniente. Lima, 12 de junio de 2009 ——————————————————— Representante Legal Julio Rojas Hidalgo DNI 00789623
20 Es un documento de carácter privado que se utiliza fuera del estado y entre personas naturales para tratar asuntos de interés común relacionados con la vida cotidiana Concepto:
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22 Lima 08 de setiembre del 2010 Señorita Sofía León Morales TACNA Estimada Sofía : Previo un cordial saludo, te ruego matricularme a la facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad Privada de Tacna, en el I semestre del año académico 2011 que esta por iniciar; cuyo para apto te otorgo poder amplio y suficiente por medio de esta carta. Muchas gracias por todo. Ya pronto estaré por ahí, un abrazo. María del Carme Chalco Lazo 45717772 Domicilio Jr. Los Helenio 3822 Las palmeras – Los Olivos
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24 Institución Educativa ―Marcelino Champagnat ‖ Tacna, 08 de Setiembre del 2010 Señor Padre de Familia: Se me es grato dirigirme a Usd. para hacer de su conocimiento que su menor hijo será suspendido por el incumplimiento del reglamento del colegio por 5 días empezando desde hoy. Atentamente, María del Carmen Chalco Coordinadora de O.B.
25 Concepto : Es un documento técnico, ilustrativo que esclarece dudas,precisa conceptos, proporciona elementos de juicio para la solución de problemas y facilita la toma de decisiones de los órganos de gobierno. Partes
26 Concepto Es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la veracidad de hechos y situaciones que se han dado o se dan en la realidad.
27 Universidad Privada de Tacna Constancia La Secretaria de la Facultad de Ciencias Empresariales, que suscribe, deja constancia de que el alumno Carlos Alberto Ávila Béjar con código 2010035920 se encuentra matriculado actualmente en el 1er ciclo del año académico 2010. Se expide la presente a petición del interesado. Tacna, 8 de Setiembre del 2010 Dr. Kinston Castañeda Decano Sofía León Morales Secretaria
28 Concepto: Clases: Es un documento por medio del cual se acredita a una persona para que ejecuta o cumpla una acción Credencial para Ejercer FuncionesLaborales con Carácter Permanente. Credencial para Cumplir Labor Eventual. CredencialparaEjercer Presentación de una Autoridad. Credencial para Ejercer Presentación Política. Credencial para Ejercer Cargo o Mandato Legal.
29 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA EL JEFE DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA QUE SUSCRIBE OTORGA LA PRESENTE CREDENCIAL Al Ing. Carlos Ávila Béjar, Jefe de la Unidad de Procesos Informáticos, quien viaja a la ciudad de Cusco en comisión de servicio, a fin de participar en acciones de capacitación para el personal de la Municipalidad Regional de Cusco. Se expide la presente credencial para que se le reconozco como tal y se le brinde las facilidades del caso Tacna, 8 de Setiembre del 2010 Dr. María del Carmen Chalco Jefe
30 Documento breve por el que se cita o llama formalmente a una persona o a varias a asistir a toda clase de reunión y sesiones Nombre del documento Destinatario Texto Lugar y Fecha FirmayPiede pagina Concepto: Partes :
31 Municipalidad Provincial de Tacna Citación Señor:Ing. Ricardo León Castillo Regidor Por disposición del Alcalde, cita a Usted a sesión ordinaria del consejo municipal, a realizar el día martes 14 del presente a las 16:00 en el Local de costumbre, para tratar la siguiente agenda: 1.- Aprobación ejecución de obras; y 2.-A probación de informes de investigación Tacna 10 de setiembre del 2010 Abg.. Carlos Ávila Béjar Secretario General
32 EsunDocumento quecontieneel testimonio de las accionesmas importantes que han relaciónformal acontecidoenla de determinadosactos administrativos Acta de trabajo Acta de sesión Estacioneso delamomentos sesión Concepto: Clases : Partes *Titulo *Texto *Firma *Post Firma *Con copia *Pie de pagina
33 DIRECC.GRAL.DE ADMON. ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN Siendo las 10 hrs. del día 21 de abril del 2010, reunidos en el 5o. piso del edificio marcado con el número 67 de la Calle de Magnolia, Colonia Guerrero, en México, D.F., el Lic. Raúl Caballero Borja, Ex director General de Administración, Lic. Gabriel Espinosa Guerrero, designado por el C. Oficial Mayor a partir del 16 de abril de, Director General de Administración, así como los CC. Licenciados Luis Sánchez Pérez y Carlos Labastida Ochoa, quienes fungen como Testigos de asistencia, se procedió al levantamiento de la Presente Acta de Entrega- Recepción de los bienes y recursos de la Dirección General de Administración: --------- RECURSOS FINANCIEROS. Se entrega Informe Financiero al 15 de abril de y efectivo por la cantidad de $10,600.00 depositados en la cuenta No. 542320-7 del Banco Nacional de México, según Estado de Cuenta anexo. ----------- RECURSOS MATERIALES. Se entrega inventario de mobiliario y equipo de oficina, relación delparquevehiculareinforme de los bienes inmuebles propiedad de la Direc. Gral. de Admón. RECURSOS HUMANOS. Se entrega plantilla de recursos humanos al servicio de la Dirección Gral. de Amón. ------- DECLARACIONES: ----------------- El Lic. Gabriel Espinosa Guerrero, declara que recibe los recursos.objeto de esta Acta con las reservas de Ley, para que si procede, hacer valer sus derechos en su oportunidad. - -El Lic. Raúl Carballido Borja, declara que entrega todos y cada uno de los bienes sin excepción con la situación que guardan a la fecha de su renuncia como Director Gral. de Admón. Se cierra la presente acta a las 18 horas del día de la fecha firmando al calce los que en ella intervinieron. ENTREGA Lic. Raúl Carballido Borja RECIBE Lic. Gabriel Espinosa Guerrero Lic. Luis Sánchez Pérez TESTIGOS Lic. Carlos Labastida Ochoa
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35 DECLARACION JURADA Yo, JOSE ANTONIO CARRANZA QUISPE, identificado con DNI N o 09303688; declaro bajo juramento de Ley, la veracidad de mis datos personales consignados a continuación conforme a mi partida de nacimiento en los Registros del Estado Civil del Concejo Distrital de la Victoria, Provincia de Lima, República del Perú. 1.-Fecha de Nacimiento:8 de Mayo de 1980. 2.-Distrito:La Victoria 3.-Provincia:Lima 4.-Departamento :Lima 5.-País:Perú 6.-Domicilio Actual :Jr. Los Amancayes 387, Callao. Asumo plena responsabilidad de la exactitud de los datos consignados, acogiéndome al marco legal vigente y de Procedimientos Administrativos en general. Callao, 12 de diciembre del 2007. ---------------------------------------------------- JOSE ANTONIO CARRANZA QUISPE DNI N o 09303688
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37 EJEMPLO DE CONTRATO: CONTRATO DE ARRENDAMIENTO: DEL DEPARTAMENTO TRES (3) DEL INMUEBLE MARCADO CON EL NÚMERO CIENTO OCHENTA Y DOS (182) DE LA CALLE DE LAGO DE LA COLONIA NATIVITAS DE LA DELEGACIÓN BENITO JUÁREZ DE ESTA CIUDAD, CÓDIGO POSTAL 03500 QUE CELEBRAN COMO ARRENDADOR EL (LA) SR (A) LUIS ANTONIO MEJÍA Y COMO ARRENDATARIO (A) EL (LA) SR (A) LAURA HERNÁNDEZ Y QUE SUJETANALASSIGUIENTES: CLÁUSULAS PRIMERA.- El (la) Arrendatario(a) pagará al (la) Arrendador (a) o a quien sus derechos represente una renta mensual adelantada de $2100.00 (DOS MIL CIEN PESOS 00/100 M N. los días CUATRO de cada mes, en el domicilio del (la) Arrendador (a), ubicado en LAGO CIENTO OCHENTA Y DOS INTERIOR TRES COL.NATIVITAS MEXICO D.F. De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 2427 y fracción I del artículo 2425 del Código Civil, que comenzará a contarse desde la fecha en que se firma este contrato. Toda mensualidad será pagada íntegra aún cuando el (la) Arrendatario (a) ocupe la localidad parte del mes, para cuyo efecto renuncia a lo dispuesto por el artículo 2429 de¡ Código Civil. Conviene expresamente el Arrendatario (a) en que si no cubre la renta dentro de los cinco días naturales siguientes al día CUATRO de cada mes, pagará un 10% (diez por ciento) más por cada mes natural o fracción de retrasoporconceptodeinteresesmoratorios. SEGUNDA.- No se entenderá novado este contrato porque el (la) Arrendador (a) reciba las rentas en fechas distintas a la estipulada, ni porque reciba los pagosenunlugardistintodelconvenido. TERCERA.- El (la) Arrendatario (a) señala como su domicilio convencional, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 34 del Código Civil, el departamento materia de este contrato v/o para todo lo relacionado con este contrato, incluso para emplazamiento a juicio.
38 Es un documento que contiene información sobre las acciones mas sobresalientes de una persona. Por presentarse con documentos Sustentarios o sin ellos. C.V. Documentado C.V. Sin Documentar Por su grado de complejidad C.V. Básico C.V. Fines Profesionales C.V. Fines Académicos Clases: Concepto:
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40 Es un documento protocolar y breve por medio del cual se invita a una persona a asistir a un o actividad de interés. Concepto: Clases: Invitación Simple. Invitación Especial.
41 Invitación Señor: Carlos Ávila Béjar Es grato dirigirme a usted para hacer propicia la invitación al día familiar que se llevara acabo en la Institución Educativa ―CHAMPAGNAT ‖ que se realizara en el patio del nivel secundario el día martes 15 de setiembre a horas 10:00 am. Agradeciendo su gentil asistencia me despido. Sofía León Morales Directora Académica