1 - Santiago, Diciembre 2012 - COMITÉ CONSULTIVO COMISIÓN DE TRABAJO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

2 T ABLA DE C ONTENIDOS Departamento de Administración y Finanzas-SENAME Observaciones CGR Cumplimiento a la Resolución Nº 759, CGR Administración Centralizada Cierre Financiero de Proyectos Criterio Supervisiones Financieras Inutilización de Respaldos Gendarmería de Chile Control Financiero Contable Caja Chica Homologación de Criterios en Supervisión Jornadas de Trabajo Portal Supervisión Financiera

3 OBSERVACIONES CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

4 TEMA 1, OBSERVACIONES CONTRALORÍA OBSERVACIÓN: CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN Nº759 CGR Departamento de Administración y Finanzas-SENAME a)Exigir rendición de cuentas de los fondos entregados a las personas o instituciones del sector privado. Toda rendición de cuentas estará constituida por los comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompañados de la documentación en que se fundamentan Los comprobantes de ingresos y egresos con la documentación auténtica. Para efectos de la documentación de cuentas en soporte de papel se considerará auténtico sólo el documento original.

5 TEMA 1, OBSERVACIONES CONTRALORÍA ADMINISTRACIÓN CENTRALIZADA Departamento de Administración y Finanzas| SENAME Observación: Los fondos entregados bajo el concepto de administración centralizada, que se encuentran establecidos en los artículos 28 y 72, de la ley N° 20.032 y su reglamento, respectivamente, es menester precisar que no existen instrucciones y lineamientos claros sobre los gastos que pueden ser rendidos bajo este concepto, lo cual es considerado en la Circular N° 19, precitada, de forma general. Se emite Circular N°07 de 2012, complementa instrucciones sobre Administración Centralizada.

6 TEMA 1, OBSERVACIONES CONTRALORÍA CIERRE FINANCIERO DE PROYECTOS Observación: Se constató que atendidas las deficiencias planteadas por CGR, el Servicio realizó en junio de 2011, el cierre del proyecto que se encontraba pendiente, según consta en el Certificado de Supervisión de Cierre N° 38, en el cual se indica el resultado de la supervisión, señalando que: ""... no presentan problemas que impidan el termino del proyecto en cuestión"". Cabe destacar, que el cierre del mencionado proyecto se realizo casi un año después de finiquitado el hogar, lo anterior, tendría su origen en la falta de procedimientos específicos sobre la materia. En relación a este último punto, el SENAME no se pronuncia, por lo tanto, corresponde mantener la observación. Departamento de Administración y Finanzas| SENAME Se emite Memo Nº498/2012, Instructivo de Supervisión de Cierre

7 TEMA 1, OBSERVACIONES CONTRALORÍA CRITERIO SUPERVISIONES FINANCIERAS Departamento de Administración y Finanzas| SENAME Observación: Se constató que existe falta de uniformidad en el criterio de las evaluaciones de las rendiciones de cuentas, por parte de los supervisores financieros, lo cual, por ejemplo, se aprecia en las supervisiones de los proyectos de la Corporación Municipal de Educación, Salud y Atención de Menores de Conchalí, CORESAM, advirtiéndose que ante una misma irregularidad la evaluación es diferente. 1.Se realizará Capacitación que consta de tres etapas, que permita el mismo conocimiento en todos los supervisores. 2.Se confeccionará un foro de Supervisión Financiera.

8 TEMA 1, OBSERVACIONES CONTRALORÍA INUTILIZACIÓN DE RESPALDOS Departamento de Administración y Finanzas| SENAME Observación: Se verificó que tanto las facturas, boletas u otros documentos correspondientes a los respaldos por las rendiciones de cuentas de los fondos transferidos por el SENAME, no son inutilizados, estampando un timbre que señale que son recursos de la citada Institución, con el fin de evitar el uso indebido de estos. Lo anterior, considerando que la gran mayoría de los colaboradores, tienen más de un proyecto en ejecución en forma simultánea, y para efectos de propender a buenas prácticas de control interno, tal como se establece en la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de CGR Se instruye a nivel nacional la utilización de un timbre que contenga “Subvención SENAME”.

9 TEMA 1, OBSERVACIONES CONTRALORÍA GENDARMERÍA DE CHILE - PROYECTO RPR - RESIDENCIAS TRANSITORIAS Departamento de Administración y Finanzas| SENAME Observación: Se verificó que el CCP de Iquique sólo tuvo supervisiones técnicas por parte del SENAME, ya que las de tipo financieras se realizan exclusivamente a nivel central, en la Dirección Nacional de Gendarmería de Chile, donde el supervisor financiero del SENAME efectúa la revisión de la copia de la documentación de respaldo, incumpliendo con ello lo previsto en el punto 3.3. "Documentación de respaldo de los Gastos", de la Circular N° 19, de 2005, del SENAME Se instruye mediante Memo Nº484/2012, Programa Supervisión GENCHI

10 TEMA 1, OBSERVACIONES CONTRALORÍA CONTROL FINANCIERO CONTABLE Departamento de Administración y Finanzas| SENAME Observación: Se utiliza el procedimiento contable E-01 s/Oficio N° 54.900 de 2006, CGR, que norma las transferencias otorgadas a instituciones o personas del sector privado no sujetas a rendición. Las OCAS deben remitir al SENAME una rendición de cuentas de acuerdo al procedimiento que consigna la Circular N° 19/2005 que dispone que las rendiciones de cuentas deben ajustarse a los procedimientos normados por la resolución N° 759/03 CGR. CGR indica que las transferencias deben ser registradas contablemente de acuerdo al procedimiento E-06, reflejar un deudor por rendición de cuentas al momento de efectuar la transferencia de los fondos y solo al momento que es revisada y aprobada dicha rendición, contabilizar el gasto correspondiente. Este procedimiento será implementado a partir del año 2013 en SENAME, por lo que a partir de diciembre no se podrán modificar ni reaperturar las rendiciones de cuentas de meses anteriores.

11 TEMA 1, OBSERVACIONES CONTRALORÍA CONTABILIZACIÓN DE GASTOS POR CONCEPTO DE FONDO FIJO Departamento de Administración y Finanzas| SENAME Observación: Ciertas instituciones no cumplen con la Circular N° 19 del SENAME, punto N° 3.3 de la documentación de respaldo de los gastos, ya que como respaldo sólo se adjunta el comprobante de egreso con copia del cheque Se emite Circular Nº 10 de 2012, modifica y complementa Oficio Circular Nº 19.

12 TEMA 1, OBSERVACIONES CONTRALORÍA PAGO DE INDEMNIZACIONES Departamento de Administración y Finanzas| SENAME Observación: Sin detalle de la forma de cálculo. No pudo acreditarse: cantidad de trabajadores, antigüedad y remuneraciones. Transgrede el Decreto Supremo N° 841/05 Ministerio de Justicia, Reglamento de la Ley N° 20.032, del SENAME, Circular N° 09, de 2010, que detalla los procedimientos a seguir sobre las indemnizaciones, Circular N° 17/2011 SENAME. 1.Generar instrucciones a los supervisores financieros, de la revisión al cálculo de indemnizaciones y su provisión en las OCA’s. 2. Si el proyecto no cuenta con dicha provisión, se recomendará su aplicación

13 H OMOLOGACIÓN Y E STANDARIZACIÓN DE C RITERIOS EN S UPERVISIÓN

14 Departamento de Administración y Finanzas-SENAME J ORNADA C OORDINADORES USUFI P LAN DE A CTIVIDADES Jornada de Trabajo Portal Supervisión Financiera Asesoría a Regiones desde el Nivel Central Comunicación OCA’s Jornada Coodinadores Usufi Jornada Supervisores a nivel Nacional Motor de búsqueda de preguntas frecuentes Publicación Normativa de Supervisión Publicación Pronunciamientos Jurídicos sobre la materia Programa de Trabajo del Subdepartamento de Supervisión Financiera. Cronograma de Visitas Regionales. Establecer comunicación efectiva con los Organismos Colaborares en relación a temas transversales [email protected] [email protected]

15 Departamento de Administración y Finanzas-SENAME Estandarizar y homologar criterios en el marco de una mejora continua en la eficiencia de la ejecución del proceso de Supervisión Financiera, orientado a cautelar y fiscalizar el acatamiento de las disposiciones legales y reglamentarias, que permitan el correcto uso y destino de los recursos transferidos mediante subvención a los Organismos Colaboradores Acreditados, a objeto de garantizar la calidad de la atención que estos proporcionan a nuestros niños, niñas y adolescentes; en función de lo dispuesto en Resolución N° 759, de la Contraloría General de la República y la Ley N°20.032 y su Reglamento. J ORNADAS CON S UPERVISORES O BJETIVO

16 Departamento de Administración y Finanzas-SENAME Se sistematizaron de temas relevantes para estandarizar criterios y asignación de grupos de trabajo entre unidades regionales, a objeto de desarrollar los siguientes nueve temas, que fueron presentados en el Seminario «Estandarización y Homologación de Criterios en Supervisión Financiera», dirigido a todos los supervisores financieros del país realizado el mes de noviembre 2012: a)Normativa Interna del Sename. b)Gastos debidamente respaldados. c)Clasificación de Hallazgos y Control de Informe de Supervisión. d)Evidencia de Hallazgos detectados. e)Pruebas selectivas o muestreo en Supervisión. f)Sistemas de Control Administrativo Contable. g)Procedimientos de Auditoría. h)Planificación de la Supervisión Financiera. J ORNADAS C OORDINADORES USUFI A CTIVIDADES D ESARROLLADAS

17 Departamento de Administración y Finanzas-SENAME Se está creando un Portal de Internet que permita coordinar, orientar y controlar en tiempo real las acciones de Supervisión Financiera, realizadas tanto a nivel regional como nacional, de forma fácil e integrada, con acceso a una serie de recursos y de servicios relacionados. Que permita la eficiencia en el uso de los recursos financieros y humanos; y entregar información y emitir reportes requeridos de la supervisión en la oportunidad que se requiere. Se pretende que la modalidad del portal sea diagonal, con acceso interno sólo para funcionarios SENAME, y otro con información dirigida al público en general que le interese la Supervisión Financiera SENAME como a los Organismos Colaboradores Acreditados. Este portal estará operativo en el primer semestre 2013, para los Supervisores de todo el país. P ORTAL DE S UPERVISIÓN F INANCIERA O BJETIVO

18 Departamento de Administración y Finanzas-SENAME P ORTAL DE S UPERVISIÓN F INANCIERA M AQUETA

19 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS SUBDEPARTAMENTO DE SUPERVISION FINANCIERA NACIONAL