1 1 Biuro Wspierania Projektów jako podstawa intensyfikacji badań na uczelni Projekt finansowany jest ze środków funduszy norweskich i funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii, oraz środków krajowych

2 2 Cel projektu „Międzynarodowa sieć wspie- rania badań i transferu wiedzy, jako płaszczyzna współpracy uczelni polskich i norweskich”: Pogłębienie współpracy w obszarze badań pomiędzy uczelniami i instytucjami naukowymi

3 3 Zadanie: Organizacja Biura Wspierania Projektów (BWP) na potrzeby rozwoju działalności badawczej uczelni.

4 4 Planowane rezultaty związane z reali- zacją zadania: Stworzenie płaszczyzny współpracy interdyscyplinarnej, międzyuczelnia- nej i międzynarodowej, umożliwiają- cej podejmowanie wspólnych projek- tów badawczych w ramach „Progra- mu Horyzont 2020”

5 5 Uwaga: Proponowane działania wpisują się w ocze- kiwania MNiSW, związane ze zwiększe- niem udziału polskich badaczy i zespołów badawczych w „Programie Horizon 2020”, ujęte w „Pakcie dla Horyzontu 2020”.

6 6 Oczekiwania MNiSW skierowane do uczelni: - wypracowanie systemu motywacji i wsparcia organizacyjnego dla badaczy m.in. poprzez utworzenie jednostek wspo- magających naukowców, zwłaszcza w odniesieniu do prac administracyjnych związanych z przygotowaniem projektów (wnioski o dotację),

7 7 - wdrożenie właściwego systemu oceny i wynagradzania pracowników za uczest- nictwo, recenzowanie i sukcesy w progra- mach badawczych, - zapewnienie możliwości elastycznego kształtowania obciążeń dydaktycznych dla pracowników realizujących projekty.

8 8 Rola władz uczelni i instytucji naukowych nie powinna zatem ograniczać się do przyjęcia wiadomości o nowej inicjatywie projektowej zgłoszonej przez badacza.

9 9 W sytuacjach związanych z uruchamia- niem prac nad nowymi projektami sku- tecznym rozwiązaniem jest wyodrębnienie procesów związanych z przygotowaniem i zarządzaniem projekta- mi oraz ulokowanie ich w jednym miejscu - w Biurze Wspierania Projektów.

10 10 Celem tych działań jest : - wykorzystanie potencjału badawczego zgodnie z przyjętymi w uczelni strategiami - rozwoju badań oraz biznesową, - rozwijanie ścisłej współpracy pomiędzy jednost- kami naukowymi i organizacyjnymi w ramach uczelni, -rozwijanie współpracy badawczej z uczelniami krajowymi i zagranicznymi, - budowanie trwałych powiązań pomiędzy uczel- nią a przedsiębiorstwami,

11 11 Uczelnie są miejscem, w którym równoleg- le prowadzona jest działalność edukacyjna, naukowa oraz realizowane są projekty badawcze. Skala działalności projektowej powoduje, że uczelnie stają przed szeregiem nowych problemów.

12 12 Problemy uczelni związane z rozwojem działalności „projektowej”: - brak jednolitych standardów zarządzania projektami, obowiązujących zespoły badawcze, - brak korzystania z dobrych praktyk, opartych na wcześniejszych doświadcze- niach zespołów badawczych,

13 13 - nieefektywne wykorzystanie zaso- bów ludzkich na potrzeby realizacji projektów, - brak kontroli portfela projektów realizowanych na uczelni, - wysoka stopa porażek projektów, charakteryzująca się nie osiąganiem zaplanowanych rezultatów.

14 14 W zależności od umiejscowienia BWP w strukturze organizacyjnej uczelni oraz zasięgu jego oddziaływania, wyróżnia się trzy typy BWP: - operacyjne biura wspierania projektów, - taktyczne biura wspierania projektów - strategiczne biura wspierania projektów.

15 15 Biuro Wspierania Projektów może być umiejscowione na jednym ze wskazanych poziomów lub mogą być równolegle uloko- wane na różnych poziomach struktury organizacyjnej uczelni  dzięki czemu istnieje możliwość lepszej koordynacji działań i efektywniejszego podziału zadań pomiędzy różnymi poziomami zarządza- nia.

16 16 Miejsce Biura Wspierania Projektów na uczelni

17 17 Przystępując do organizacji Biura Wspie- rania Projektów należy odwołać się meto- dyki zarządzania projektami, która umożliwia podejście do procesu zarządza- nia projektami badawczymi w sposób systematyczny, standardowy i zorganizo- wany.

18 18 Istotną funkcją BWP jest rozwijanie stan- dardów, w postaci szablonów (formularzy i list kontrolnych), gdyż prowadzi to - przede wszystkim - do stworzenia wspól- nego języka komunikacji w zespołach projektowych.

19 19 Szablony nie zawierają szczegółowych in- formacji, w jaki sposób wykonać daną pracę  stanowią jedynie punkt wyjścia do prac podejmowanych przez zespół pro- jektowy odnośnie tego, w jaki sposób postępować na kolejnych etapach realiza- cji projektu, poczynając od rozpoczęcia, planowania, realizacji, kontroli, a na zamknięciu projektu kończąc.

20 20 Wprowadzenie na uczelni spójnego syste- mu zarządzania projektami badawczymi wymaga: - zwrócenia uwagi na dostępne zasoby ludzkie oraz - wywarcia wpływu na zmianę dotychcza- sowego zachowywania się pracowników w celu dostosowania ich do pracy w „środowisku projektowym”.

21 21 Biuro Wspierania Projektów powinno mieć strukturę elastyczną, którą tworzyć będą: - etatowi pracownicy „biura”, - doraźne zespoły, tworzone z udziałem naukowców zainteresowanych realizacją projektów badawczych (pozyskania środków na ich realizację.

22 22 BWP powinno dążyć do tego, aby metody i standardy obejmowały następujące pro- cesy: - tworzenie, monitorowanie i doskonalenie standardów, - selekcję zgłaszanych do realizacji projek- tów, - tworzenie właściwej struktury podziału pracy

23 23 - ocenę ryzyka projektowego, - raportowanie stanu realizacji projektów, - zarządzanie zmianami w projektach, - dokumentowanie przebiegu realizacji projektów.

24 24 Istotną funkcją Biura Wspierania Projek- tów jest gromadzenie oraz udostępnianie wiedzy i umiejętności w odniesieniu do nowoczesnego zarządzania projektami badawczymi w organizacji.

25 25 Tworzenie Biura Wspierania Projektów na uczelni jest uzasadnione jedynie wtedy, kiedy zostaną w niej wdrożone standardy zarządzania projektami a następnie pod- dawane będą one monitorowaniu oraz ciągłemu doskonaleniu.

26 26 Lp Grupa procesów w ramach ogólnej metodologii zarządzania projektami Kluczowe procesy w ramach danej grupy procesów ogólnej metodologii zarządzania projektami Kontrola gotowości projektu do realizacji - Proces planowania projektów w instytucji (portfel projektów) 1Autoryzacja projektu- Proces zgłoszenia inicjatywy projektowej 2Inicjacja projektu- Proces inicjacji projektu 3Planowanie projektu- Proces planowania projektu 4Realizacja projektu- Proces raportowania postępów w realizacji projektu - Proces rozwiązywania problemów w projekcie - Proces nadzorowania modyfikacji projektu 5Zamykanie projektu- Proces przeglądu wyników projektu Szkolenia i treningi- Ustalanie celów szkoleń i treningów - Wymagania w zakresie szkoleń i treningów Elementy składowe ogólnej metodologii zarządzania projektami oraz związane z nią kluczowe procesy

27 27 Struktura ogólnej metodologii zarządzania projektami

28 28 Proces kontroli gotowości projektu do realizacji wiąże się z zapewnieniem władz instytucji, że  przyjęte do realizacji projekty będą właściwie przygotowane i zarządzane.

29 29 Autoryzacja projektu Proces związany z zatwierdzaniem przez władze uczelni pomysłów na nowe projek- ty, mający zagwarantować rozwój instytu- cji oraz wykorzystanie zasobów instytucji zgodnie z jej strategicznymi oraz bizneso- wymi celami.

30 30 W ramach procesu autoryzacji inicjatyw projektowych, realizowane są następujące zadania: 1. Przygotowanie wstępnego opisu projek- tu na podstawie zgłoszonej inicjatywy projektowej, 2. Opracowanie wstępnego budżetu dla zgłoszonej inicjatywy.

31 31 Inicjacja projektu. Po uzyskaniu decyzji o włączeniu inicjaty- wy projektowej do portfela projektów uczelni, można przejść do procesu inicja- cji projektu. Inicjacja projektu  proces ustalania zakre- su projektu oraz przygotowania wstępnego planu realizacji projektu.

32 32 Uruchomienie procesu inicjacji poprzedza określenie niezbędnych kompetencji zespołu odpowiedzialne-go za realizację projektu, z uwzględnieniem istniejącego w instytucji potencjału.

33 33 W przypadku przygotowywania projektu w odpowiedzi na konkurs ogłoszony przez instytucję finansującą projekty badawcze, cel projektu określony jest bezpośrednio w regulaminie konkursu, a szczegółowy zakresu projektu ujęty jest w formularzu wniosku o finansowanie projektu.

34 34 W opisanej sytuacji - po powołaniu kierow- nika projektu oraz zespołu projektowego - można pominąć etap inicjacji projektu oraz przejść bezpośrednio do kolejnego etapu, jakim jest planowanie projektu.

35 35 Planowanie projektu kluczowy proces budowy projektu mający zapewnić, że wszystkie aspekty projektu zostaną w nim uwzględnione przed przystąpienie do jego realizacji.

36 36 Proces rozpoczyna się od powołania zespołu projektowego, mającego zrealizować proces planowania, a po przejściu do fazy realizacji projektu zespół  odpowiadał będzie za zarządzanie projektem.

37 37 Projekty badawcze wyróżnia to, że każdy realizuje unikatowy cel lub produkt. Oznacza to, że każdy nowy projekt należy zdefiniować od podstaw i opracować dla niego listę zadań. Szczegółowe określenie zadań następuje w procesie planowania realizacji projektu, którego rezultatem jest plan projektu.

38 38 Realizacja projektu. Etap realizacji projektu obejmuje 3 głów- ne procesy związane z: (1) raportowaniem, (2) rozwiązywaniem problemów, (3) kontrolą zmian w projekcie.

39 39 Zamykanie projekt Proces uruchamiany po zakończeniu realizacji projektu oraz przekazaniu rezultatów projektu klientowi/instytucji finansującej projekt.

40 40 W procesie zamykania projektu następuje: - podsumowanie istotnych zdarzeń, jakie miały miejsce podczas realizacji projektu oraz - przygotowanie informacji na potrzeby planowania i realizacji przyszłych pro- jektów.

41 41 Opracował: dr Lesław Piecuch; mail: [email protected] Projekt finansowany jest ze środków funduszy norweskich i funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii oraz środków krajowych