1 1 „EZD i publikacja e-usług dla obywateli i instytucji w urzędach marszałkowskich” Tamara Borkowska
2 2 Województwo mazowieckie Województwo mazowieckie największe pod względem powierzchni i ludności, największe pod względem powierzchni i ludności, 5,24 mln mieszkańców, 5,24 mln mieszkańców, 775 758 zarejestrowanych przedsiębiorców 775 758 zarejestrowanych przedsiębiorców 96 wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych
3 3 URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO W WARSZAWIE W LICZBACH Liczba pracowników: 1160 Liczba lokalizacji: 11 Liczba delegatur: 5 Liczba punktów podawczych: 6 Liczba dokumentów w EZD: 01.01.2106 – 22.08.2016 110 786 pism wpływających ogółem W tym: 17211 e-maili 1431 wniosków z ePuap 75640 przesyłek wychodzących 19530 pism wewnętrznych 2650 wydanych decyzji
4 4 Czego oczekuje klient ? dostępności e-usług; możliwości załatwienia sprawy bez wychodzenia z domu; dostępu do informacji (stan załatwienia sprawy); bezpieczeństwa transakcji.
5 5 Systemy wspierające E-Administracje System klasy ECM: e-usługi (WCM), e-DOKweb, Workflow, SharePoint) System klasy ERP: Zarządzanie i planowanie zasobami urzędu (finanse, kadry, materiały)
6 6 Model logiczny biznesowej architektury wdrożonego kompletnego systemu informatycznego Urzędu.
7 7 System ECM Elementy systemu ECM: DM – zarządzanie dokumentami (e-DOK), Collaboration – narzędzia współpracy grupowej (SharePoint), WCM – zarządzanie treścią strony internetowej, RM (Records Management) – archiwizacja danych, Workflow/BPM – obieg dokumentów/zarządzanie procesami biznesowymi.
8 8 E-Usługi - WCM 170 usługi poziomów 2, 3, 4 dostępne on-line dla klientów: 85 e-usług poziomu 2 ( poziom 2 - interakcja jednostronna ) 84 e-usługi poziomu 3 ( poziom 3 - interakcja dwustronna ) 1 usługi poziomu 4 ( poziom 4 - transakcyjny ) http://wcm.mazovia.pl/
9 9 E-Usługi - WCM
10 10 System EZD - eDOKweb Ogólny zakres funkcjonalny: Prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących Wykonywanie dekretacji Dokumentowanie czynności związanych z prowadzeniem spraw Wykonywanie akceptacji Prowadzenie rejestrów i ewidencji. Raporty
11 11 System EZD - eDOKweb Kluczowe funkcjonalnośći: automatyczne pobieranie wniosków z dowolnej skrytki podmiotu na platformie ePUAP i dalsze przekazywanie ich do Systemu EZD, automatyczne przekazywanie z Systemu EZD do skrytek na platformie ePUAP dokumentów powstających, jako ostateczne rozpatrzenie sprawy np. decyzji
12 12 System EZD - eDOKweb Kluczowe funkcjonalności: Znakowanie kodami kreskowymi pism wpływających do urzędu Znakowanie kodami kreskowymi pism wychodzących i wewnętrznych Znakowanie kodami kreskowymi kopert
13 13 System EZD - eDOKweb Kluczowe funkcjonalności: System Kofax Capture Automatyczny OCR skanowanych dokumentów (możliwość wyszukiwania po treści pism) Automatyczne dołączanie skanowanych pism do korespondencji (po kodach paskowych) Automatyczne pobieranie danych wnioskodawców ze wyspecyfikowanych formularzy wniosków
14 14 Zdefiniowane procesy pracy (23 procesy pracy) Najczęściej używane procesy: Wniosek o skierowanie na podnoszenie kwalifikacji Zapotrzebowanie na samochody Zamawianie artykułów biurowych i spożywczych Zamawianie materiałów eksploatacyjnych do drukarek, faksów i kserokopiarek Wyposażenie stanowisk pracy w meble Wyposażenie stanowisk pracy w sprzęt biurowy Rezerwacje sal konferencyjnych Zakup – kwiaty Zapotrzebowanie na artykuły niebędące na stanie urzędu Proces zakupów - zakupy do 5.000 zł Zamawianie pieczątek i wizytówek Informowanie o terminach posiedzeń Komisji Sejmiku Województwa Mazowieckiego System EZD - eDOKweb
15 15 Microsoft SharePoint – platforma aplikacji webowych, rozwinięta przez Microsoft. Zaprojektowany z myślą o złożonych aplikacjach webowych oraz wspiera rozmaite kombinacje dotyczące zarządzania, publikacji oraz manipulacji informacjami pomiędzy użytkownikami w sieci korporacyjnej. Możliwość tworzenia witryn pracy grupowej Możliwość wymiany informacji, plików Integracja z eDOKweb (EZD) SharePoint – platforma aplikacji webowych
16 16 Dostosowanie zaplecza informatycznego w zakresie oprogramowania Zunifikowana i zestandaryzowana platforma systemów operacyjnych stacji komputerowych pracowników urzędu (systemy klasy Windows 7 – Windows 10), Zunifikowana i zestandaryzowana platforma osobistego wyposażenia informatycznego pracownika urzędu w oprogramowanie biurowe typu Office 2016 i inne programy narzędziowe np. WinRAR Wysokowydajna i wysokodostępna platforma oprogramowania poczty elektronicznej wraz z architekturą pracy grupowej typu Exchange i SharePoint
17 17 Dwie wysokowydajne i wysokodostępne platformy SAN (Storage Area Network) tzn. serwery i macierze obsługujące architekturę wirtualnych serwerów do systemów klasy ECM oraz ERP 48 jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa Mazowieckiego otrzymało został sprzęt komputerowy pełniący rolę stacji dostępowej do systemu ERP urzędu, w zakresie planowania budżetu i sprawozdawczości Dostosowanie zaplecza informatycznego w zakresie sprzętu
18 18 Bezpieczeństwo systemów informatycznych - osiągnięte aspekty prawne Osiągnięcie zgodności z Rozporządzeniem Krajowych Ram Interoperacyjności i Minimalnych Wymagań dla Systemów Teleinformatycznych Osiągnięcie zgodności z Doktryną Ochrony Cyberprzestrzeni Rzeczypospolitej Przygotowanie do wdrożenia wymogów prawa EIDAS (Electronic IDentity and Authentication Systems)
19 19 PLANY NA PRZYSZŁOŚĆ Elektroniczne zarządzanie dokumentacją Rozszerzenie grupy odbiorców interoperacyjnych usług (Udostępnienie jednostkom samorządu wojewódzkiego interoperacyjnych usług chmury Urzędu)
20 20 Pytania skierowane do województw: 1.Ile usług elektronicznych na poszczególnych poziomach dojrzałości udostępnionych jest przez województwo? 2.Czy jest wdrożony system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w Urzędzie Marszałkowskim? 3.Czy województwo posiada autorskie prawa majątkowe do modyfikacji systemu EZD? 4.Czy województwo posiada prawo do przekazywania licencji do korzystania z systemu EZD innym JST? 5.Jakie problemy zostały zidentyfikowane w województwie w związku z wdrażaniem e-administracji?
21 21 EZD w Urzędach Marszałkowskich WojewództwoCzy posiada EZDNazwa EZDProducent EZD Czy Województwo posiada autorskie prawa majątkowe do modyfikacji systemu EZD? Czy Województwo posiada prawo do przekazywania licencji EZD innym JST? dolnośląskieTAK Intradok Wasco S.A.NIE kujawsko-pomorskieTAKMDOK COIGNIE lubelskieTAK Moduł Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją eStudio SoftwareTAKNIE lubuskieTAKSIDAS Madkom NIE łódzkieNIE małopolskieTAK eSOD Comp S.A.TAKNIE mazowieckieTAK E-DokSygnityTAKNIE opolskieTAK EZDPUWNIE podkarpackieNIE podlaskieTAKSmartDoc MAXTO Sp. z o.o. S.K.A.TAK pomorskieTAK Intradok Wasco S.A.NIE śląskieTAK FINN 8 SQL Urząd LTC Sp. z o.o.NIE świętokrzyskieTAKE-SOD R-Data Sp. Z o.o.NIE warmińsko-mazurskieTAK eSOD system autorskiTAK wielkopolskieNIE zachodniopomorskieTAK System Elektronicznego Obiegui Dokumentów Unizeto Technologies S.A TAKNIE Podsumowanie13 62
22 22 Poziomy dojrzałości e-usług poziom 1 - informacyjny - oznaczający, iż instytucje administracji publicznej udostępniają obywatelom i przedsiębiorcom informacje publiczne na portalach internetowych bez możliwości zainicjowania i załatwienia usługi drogą elektroniczną poziom 2 - interakcja jednostronna - interesariusze komunikują się z urzędami drogą elektroniczną, ale jest to komunikacja jednostronna, np. formularze do pobrania ze strony jednostki administracji publicznej bez możliwości zainicjowania i załatwienia usługi drogą elektroniczną poziom 3 - interakcja dwustronna - tzn. dostępność formularzy online, możliwość zainicjowania sprawy drogą elektroniczną poprzez interaktywne wypełnienie i przesłanie dokumentów elektronicznych do jednostki administracji publicznej poziom 4 - transakcyjny - wiąże się z możliwością dokonania wszystkich czynności niezbędnych do załatwiania danej sprawy urzędowej całkowicie drogą elektroniczną, tzn. pełna elektroniczna obsługa sprawy, uzyskanie odpowiedzi z urzędu drogą elektroniczną uwzględniające wydanie decyzji oraz możliwość płatności za usługę online poziom 5 - personalizacja - zapewnia załatwienie sprawy urzędowej drogą elektroniczną i jednocześnie wprowadza personalizację obsługi, tzn. automatyczne dostarczenie konkretnych usług, spersonalizowanych dla użytkownika i przez niego nie inicjowanych (np. decyzja w sprawie wymiaru podatku od nieruchomość).
23 23 e-Usługi udostępnione przez Urzędy Marszałkowskie POZIOM 1 – 8 urzędów POZIOM 2 – 9 urzędów POZIOM 3– 15 urzędów POZIOM 4 – 4 urzędy POZIOM 5 – BRAK
24 24 Liczba e-Usług udostępnionych na portalach wojewódzkich lub e-PUAP świadczonych przez UM Województwo Liczba e-usług udostępnionych na portalach Poziom 1Poziom 2Poziom 3Poziom 4Poziom 5 dolnośląskie 101 kujawsko-pomorskie 3 100 lubelskie 1 2 lubuskie 90* 70* łódzkie 6 małopolskie 3317 mazowieckie 17085841 opolskie 9166 podkarpackie podlaskie 10198 pomorskie usługi na e-PUAP śląskie 1637 49 świętokrzyskie 91 warmińsko-mazurskie 5663 wielkopolskie 129 15 zachodniopomorskie 573316
25 25 Wnioski Urzędy marszałkowskie są zaangażowane w rozwój e-Administracji w różnym stopniu. Udostępniają e-usługi na różnych poziomach na swoich portalach oraz portalu e-Puap. Zaangażowały znaczne środki finansowe zarówno w poprzedniej, jak i obecnej perspektywie finansowej, nie tylko wdrażają nowoczesne systemy, ale także nieustannie rozwijają wcześniejsze rozwiązania umożliwiające współpracę urzędów on-line z mieszkańcami i przedsiębiorcami. W celu utrzymania wdrożonych rozwiązań niezbędna jest współpraca przedstawicieli Ministerstwa Cyfryzacji z urzędami marszałkowskimi, w szczególności w zapewnieniu ciągłości działania systemu e-PUAP.
26 26 Dziękuję za uwagę