1 1  La Organizaión  Definiciones de organizaciones  La organización como sistema  Proceso de organización  Estructuras organizacionales  Gestión por procesis  Reingeniería de procesos  Reestructiración o reorganización  Manuales Administrativos SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

2 2 Organización  Distribuye los Rs para las actividades de la empresa.  Identifica todas las condiciones estratégicas y del medio  La estructura organizacional se diseña tomando en cuenta todos los aspectos.

3 3  Se dice: agrupación de tareas asignación de recursos Asignación de responsabilidades Ordenar y relacionar tareas “Organización es ordenar y disponer adecuadamente los recursos planeados con la finalidad de ejecutar actividades y cumplir los objetivos” Definiciones de Organización

4 4 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA La organización es un subsistema del sistema adminitrativo, la función de la organización es coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos. Según Rodríguez J. “La organización es una red de líneas de autoridad y responsabilidad, deberes funcionales y comunicacionales entre personas asignados a cada uno ellos los recursos e instrumentos para mantener su posición realizar su cometido.”

5 5 El sistema de la Organización HUMANOS FIANCIEROS MATERIALES TECNOLOGICOS INFORMACIÓN PLANES: ESTRATÉGICOS TÁCTICOS OPERACIONALES PROCESO DE ORGANIZACIÓN ENTRADASPROCESADORSALIDAS RETROALIMENTACIÓN

6 6 PROCESO DE ORGANIZACIÓN Parte de los objetivos globalesParte de los objetivos globales Descritos en la base filosófica y legalDescritos en la base filosófica y legal Análisis de las características de los Rs. Para encontrar el punto con las operaciones, acciones, para ser asignados, ubicados y delegados.Análisis de las características de los Rs. Para encontrar el punto con las operaciones, acciones, para ser asignados, ubicados y delegados. Se obtendrá estructura, manuales, instrumentos para conseguir un desempeño adecuado.Se obtendrá estructura, manuales, instrumentos para conseguir un desempeño adecuado.

7 7 PROCESO DE ORGANIZACIÓN CONSIDERACIONES DE BASES LEGAL FILOSÓFICA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA DISEÑO DE: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL MANUALES ADMINISTRAT. PROCESOS NORMATIVIDAD ANALIZAR CARACTERISTICAS RECURSOS PROCESOS ACTIVIDADES FUNCIONES ASIGNAR – DELEGAR RETROALIMENTACIÓN

8 8 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES Marco de actuaciónMarco de actuación Se combina funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación.Se combina funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación. División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.

9 9 Se ajusta a los cambios externosSe ajusta a los cambios externos EJES ORGANIZACIONALES: Vertical: Relación con poder de decisión, se definen niveles jerárquicos, se desarrolla en todos los niveles alto, medio, operativo. Horizontal: Composición departamental DISEÑO DE LA ESTRUCTURA

10 10 Directrices para el diseño de la estructura organizacional Directrices para el diseño de la estructura organizacionalDEPARTAMENTALIZACIÓNJERARQUÍA

11 11 JerarquíaJerarquía ControlControl Centralización o descentralizaciónCentralización o descentralización Jerarquía: No. niveles y de esto depende el grado de responsabilidad y autoridad de cada nivel jerárquico.Jerarquía: No. niveles y de esto depende el grado de responsabilidad y autoridad de cada nivel jerárquico. DISEÑO VERTICAL

12 12 Estructura organizacional y jerarquía JERARQUÍA Org. Alargada-Vertical Org. Aplanada-Horizontal

13 13 Autoridad y responsabilidad son correspondientes. Depende el grado de autoridad el el responsabilidad y viceversa.  Si autoridad está por encima de la responsabilidad se caería en tiranía, autocracia  Si responsabilidad está por encima de autoridad los resultados serán fruto de muchos cados de persuasión y suerte.

14 14 Tramo de control No. de subordinados que el gerente puede supervisar eficientemente.No. de subordinados que el gerente puede supervisar eficientemente. Amplitud mayor, muchos subordinados dependen del jefe Amplitud menor pocos subordinados.

15 15 Tramo de control Amplitud menor Amplitud mayor

16 16 Tramo de control A mayor cantidad de subordinados menor control, mayor libertad para toma de decisiones.A mayor cantidad de subordinados menor control, mayor libertad para toma de decisiones. A menor cantidad de subordinados mayor control, limitación para iniciativa propia.A menor cantidad de subordinados mayor control, limitación para iniciativa propia.

17 17 Centralización o Descentralización Relación con el grado de dispersión de la autoridad, hasta donde los subordinados ostentan autoridad para tomar decisiones.Relación con el grado de dispersión de la autoridad, hasta donde los subordinados ostentan autoridad para tomar decisiones. Concentrar: Aspectos como control y costosConcentrar: Aspectos como control y costos Desconcentrar: Independencia, agilidadDesconcentrar: Independencia, agilidad

18 18 La Delegación Responsabilidad: Valor q apoya el cumplimiento de una acción/trabajo. Autoridad: Está implícita en sus posición dentro del nivel jerárquico.Autoridad: Está implícita en sus posición dentro del nivel jerárquico. Depende de la capacidad moral como derecho para hacerse obedecerDepende de la capacidad moral como derecho para hacerse obedecer Se toma decisiones a través de manados medios y subalternos.

19 19 DISEÑO HORIZONTAL Agrupa actividades en unidades, secciones, equipos, departamentos..Agrupa actividades en unidades, secciones, equipos, departamentos.. Enfoque funcionalEnfoque funcional DivisionalDivisional MatricialMatricial De equiposDe equipos De redesDe redes

20 20 Enfoque Funcional FUENTE: ILE

21 21 FUENTE: CORTE SUPREMA DE JUSTICIA Enfoque divisional

22 22 Fuente: FUNDATIERRA Enfoque matricial

23 23 Enfoque de equipos Agilidad Mayor cantidad de información Focalización externa Autosuficiencia Equipos Multifuncionales Equipos permanentes

24 24 Enfoque de redes Características Actuar con la nuevas tendencias Flexibilidad Utiliza servicios y ersonal de otras empresas.

25 25 FUENTE: UTPL Enfoque de redes

26 26 Clasificación Por su naturaleza: Microadministrativos: Una sola organización o una parte Macroadministrativos: Más de una organización Mesoadministrativos: Todo un serctor Por su ámbito: Generales: Representa la organización. Específicos: Una unidad

27 27 Por su contenido:Por su contenido: Integrales: Todas las unidades admins.Integrales: Todas las unidades admins. Funcionales;Funcionales; Señala la estructura y funciones de la unidadSeñala la estructura y funciones de la unidad De puestos, plazas, unidades: Indican No. de vacantes y plazasDe puestos, plazas, unidades: Indican No. de vacantes y plazas Por su presentaciónPor su presentación Verticales: Ordenado de arriba hacia abajo Horizontales: Izquierda a derecha. Mixtos De bloque: Desagregación de las unidades pertenecientes a niveles inferiores.

28 28 ORGANIGRAMAS Descripción esquemática de las unidades de la empresa, identifica nexos de autoridad, coordinación y comunicación.Descripción esquemática de las unidades de la empresa, identifica nexos de autoridad, coordinación y comunicación. Capaz de comunicar objetiva y claramente la composición de la empresa.

29 29 GESTIÓN POR PROCESOS Nueva forma de administrar Prevalecen los procesos, se eliminan funciones y el eje principal es el proceso. La agregación de valor se dará durante todo el proceso,CADENA DE VALOR

30 30 Definición de proceso Un proceso es: Cadena de operaciones o actividades intervienen clientes internos y externos, proveedores para convertir entradas en salidas.

31 31 Características de los procesos Agregar valor en cada actividad y subactividad. Facilitando la obtención del producto o Servicio de calidad. El valor agregado es un atractivo para el cliente.

32 32 Clasificación de los procesos Gerenciales: Cumplir con la visión empresarial, proceso estratégicos Operativos: Cumplimiento de la misión, proceso que se desarrollan y guarda relación con la existencia de la empresa. De soporte o apoyo: Procesos administrativos y financieros para cumplimiento de operaciones y procesos anteriores.

33 33 Diagrama o mapa de proceso Diagramación representación de actividades secuenciales, desarrollada para procesar suministros, información, RS. En productos o SR con calidad. Documento múltiple Almacenamiento de datos Proceso / actividad Documento

34 34 Inicio o término Decisión Proceso definido Disco magnético Salida o pantalla Demora

35 35 REINGENIERÍA DE PROCESOS La reingeniería constituye una recreación y reconfiguración de las actividades y procesos de la empresa, lo cual implica volver a crear y configurar de manera radical él o los sistemas de la compañía a los efectos de lograr incrementos significativos, y en un corto período de tiempo, en materia de rentabilidad, productividad, tiempo de respuesta, y calidad, lo cual implica la obtención de ventajas competitivas.

36 36 REINGENIERÍA DE PROCESOS La reingeniería es la revisión fundamental y el cambio radical del diseño de procesos, para mejorar drásticamente el rendimiento en términos de costo, calidad, servicio y rapidez. La reingeniería de procesos es una especie de reinvención, más que un mejoramiento gradual. Se trata de una medicina fuerte que no siempre resulta necesaria o exitosa.

37 37 Objetivos Generales de una reingeniería Mayores beneficios económicos debido tanto a la reducción de costes asociados al proceso como al incremento de rendimiento de los procesos. Mayor satisfacción del cliente debido a la reducción del plazo de servicio y mejora de la calidad del producto/servicio.

38 38 Objetivos Generales de una reingeniería Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de procesos y tareas Mayor conocimiento y control de los procesos Conseguir un mejor flujo de información y materiales Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio. Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes

39 39Metodología Estructuración de equipos multifuncionales. Metodología sólida y contrastada para el desarrollo e implantación de la reingeniería - El conocimiento de los procesos de los integrantes de la organización - Las mejores prácticas (best practices) habitualmente aportadas por consultores externos a la organización.

40 40 Metodología Los sistemas de información que soporten los nuevos procesos. - Una visión global de los procesos que consigue no sólo optimizar los procesos de una manera local sino de manera global.

41 41 LO QUE NO ES REINGENIERÍA La Reingeniería no es igual que la automatización, ya que esta última, “no es más que ofrecer maneras más eficientes de hacer lo que no se debe hacer”.se debe hacer”. El concepto radical de transformación de procesos no se trata de mejorar lo deficiente se trata deEl concepto radical de transformación de procesos no se trata de mejorar lo deficiente se trata de reinventarlo de forma que comience a ser eficiente desde su concepción.reinventarlo de forma que comience a ser eficiente desde su concepción.

42 42 LO QUE NO ES REINGENIERÍA La Reingeniería no es reorganización. La reorganización de una empresa suele desembocar en el aplanamiento de sus estructuras jerárquicas, algo que sí se puede producir en la reingeniería Sin embargo, recordemos que la BPR no se centra en la estructura organizacional sino que lo hace en la estructura de sus procesos.La Reingeniería no es reorganización. La reorganización de una empresa suele desembocar en el aplanamiento de sus estructuras jerárquicas, algo que sí se puede producir en la reingeniería Sin embargo, recordemos que la BPR no se centra en la estructura organizacional sino que lo hace en la estructura de sus procesos.

43 43 PROCESO DE REINGENIERÍA 1.Identificación de procesos: Definir procesos de la organización y clasificarlos. 2.Mapeo de procesos: O diagramación de procesos a nivel de actividades – Flojogramas 3.Levantamiento de información: Determinar características de cada actividad: costos, tiempos, clientes, proveedores, entradas.

44 44 PROCESO DE REINGENIERÍA 4.Análisis de la información: Determinar cualidades de costos, tiempos, e identificar las necesidades expectativas y el valor agregado de la actividad del proceso. 5.Identificar posibilidades de mejoramiento: Analizada la información, se tiene bases para definir cambios o mejoras 6.Diagramación de los procesos rediseñados: Paso final del rediseño.

45 45 ANTES DE LA REINGENIERÍA Planificar previamente el trabajo Sociabilizar las actividades con el personal de la empresa Aplicación de talleres, socialización de misión, visión, objetivos organizacionales.

46 46 DESPUÉS DE LA REINGENIERÍA Aplicación de los procesos mejoradosAplicación de los procesos mejorados EvaluaciónEvaluación Retroalimentación o mejoramiento continuoRetroalimentación o mejoramiento continuo Para aplicar nuevos proceso o rediseñados se debe revisar la estructura organizacional es recomendable una estructura de tipo aplanada.

47 47 REESTRUCTURACIÓN Consiste en identificar los aspectos que se van constituyendo en un obstáculo y que no permiten desenvolverse acorde a las exigencias de la época actual y luego determinar las alternativas de solución, (redefinición de la estructura organizacional y los respectivos instrumentos que le posibiliten desarrollar actividades en función de la estructura definida.Consiste en identificar los aspectos que se van constituyendo en un obstáculo y que no permiten desenvolverse acorde a las exigencias de la época actual y luego determinar las alternativas de solución, (redefinición de la estructura organizacional y los respectivos instrumentos que le posibiliten desarrollar actividades en función de la estructura definida.

48 48 MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

49 49 Objetivos de los manuales: a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc. b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. c) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. d) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

50 50 e) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. e) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. f) Interviene en la consulta de todo el personal. f) Interviene en la consulta de todo el personal. g) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. g) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. h) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. h) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. i) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. i) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

51 51 VENTAJAS Logra y mantiene un sólido plan de organización.Logra y mantiene un sólido plan de organización. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del planAsegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Facilita el estudio de los problemas de organización.Facilita el estudio de los problemas de organización. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

52 52 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversosPone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.niveles. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluaciónLa información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

53 53 Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través delAseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.tiempo. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

54 54 DESVENTAJAS Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manualAlgunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.y conservarlo al día. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

55 55 Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. El costo de producción y actualización puede ser alto. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

56 56 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

57 57 Contiene: Portada - CarátulaPortada - Carátula ÍndiceÍndice Introducción (presentación del manual hace referencia a objetivo del mismo, alcance e instructivo de uso,.Introducción (presentación del manual hace referencia a objetivo del mismo, alcance e instructivo de uso,. Directorio (Directivos con departamentos)Directorio (Directivos con departamentos) AntecedentesAntecedentes Base LegalBase Legal OrganigramaOrganigrama Estructura funcional, descripción de funciones.Estructura funcional, descripción de funciones.

58 58 Manual de políticas: Ddescripción de lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Permite: a)Agilizar el proceso de toma de decisiones b)Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c)Servir de base para una constante y efectiva revisión. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

59 59Contiene: Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con la ejecución del procedimiento.Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con la ejecución del procedimiento. Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico – administrativas que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que fundamentan el procedimiento.Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico – administrativas que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que fundamentan el procedimiento. Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se trate.Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se trate. Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten la realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos superioresPolíticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten la realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos superiores

60 60 Manual de procedimientos: Expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

61 61Contiene: Carátula. (cubierta exterior, se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organización responsable). Portada. (Después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición. Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento.

62 62 Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del titular. Organigrama, presentación e interpretación Descripción de los procedimientos Flujogramas, diagramas del procedimiento Formas, diseños de documentos, anexos