1 1 ORGANIZACIÓN MÓDULO 3
2 2 Naturaleza de la organización, el espíritu empresarial y la reingeniería CAPITULO 7
3 3 Organización formal e informal La organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizadaLa organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada Organización formal. La estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizadaOrganización formal. La estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada Organización informal. Es una red de relaciones interpersonales que ocurre cuando se asocia la genteOrganización informal. Es una red de relaciones interpersonales que ocurre cuando se asocia la gente
4 Organzaciòn formal CaracterísticasCaracterísticas Se basada en una división del trabajo racionalSe basada en una división del trabajo racional Es la organización planeada; la que está en el papel.Es la organización planeada; la que está en el papel. Se comunica a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas.Se comunica a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas.manualesdescripciónorganigramasmanualesdescripciónorganigramas Es la organización formalmente oficializada.Es la organización formalmente oficializada. 4
5 Organzaciòn Informal CaracterísticasCaracterísticas Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo e grupos informales Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo e grupos informalesamistadgruposamistadgrupos No aparecen en el organigrama,No aparecen en el organigrama,organigrama Contempla aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente.Contempla aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente.sistema 5
6 6 División organizacional: El departamento El departamento designa un área, división o sucursal en particular de una organización, sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicasEl departamento designa un área, división o sucursal en particular de una organización, sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas
7 7 Niveles organizacionales y tramo de administración Problemas con los niveles organizacionalesProblemas con los niveles organizacionales La organización informal a menudo tiene propósitos personales en beneficio común con diversos gruposLa organización informal a menudo tiene propósitos personales en beneficio común con diversos grupos Postura operativo- administrativa: enfoque situacionalPostura operativo- administrativa: enfoque situacional
8 8 Niveles organizacionales y tramo de administración Estructuras organizacionales con tramo de administración estrecho y amplioEstructuras organizacionales con tramo de administración estrecho y amplio
9 9 Factores que determinan un tramo eficaz Tramos estrechosTramos estrechos –Escasa capacitación –Autoridad inadecuada –Planes poco claros –Objetivos y normas no verificables –Rápidos cambios en los ambientes externos e internos –Uso de técnicas de comunicación deficientes –Interacción ineficaz –Reuniones ineficientes –Mayor número de especializaciones en los niveles inferior e intermedio –Administradores incompetentes –Tareas complejas –Renuncia de los subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonables –Subordinados inmaduros
10 10 Factores que determinan un tramo eficaz Tramos ampliosTramos amplios –Capacitación completa de los empleados –Delegación clara para emprender tareas bien definidas –Planes bien definidos para operaciones repetitivas –Objetivos verificables usados como normas –Cambios lentos en condiciones externas e internas –Uso de técnicas apropiadas –Interacción eficaz entre superiores y subordinados –Reuniones eficaces –Varias especializaciones en los niveles superiores –Administradores competentes y capacitados –Tareas sencillas –Disposición de los subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonables –Subordinados maduros
11 11 Ambiente organizacional para el espíritu emprendedor y el emprendedor interno El emprendedor es la persona que realiza cosas similares a las que realiza el emprendedor interno pero fuera del escenario organizacionalEl emprendedor es la persona que realiza cosas similares a las que realiza el emprendedor interno pero fuera del escenario organizacional El emprendedor interno y el emprendedorEl emprendedor interno y el emprendedor Creación de un ambiente para el espíritu emprendedorCreación de un ambiente para el espíritu emprendedor Innovación y espíritu emprendedorInnovación y espíritu emprendedor Algunas instituciones organizan eventos como ferias o programas para emprendedores y nuevas empresasAlgunas instituciones organizan eventos como ferias o programas para emprendedores y nuevas empresas
12 12 Estructura y proceso de la organización Administración por procesosAdministración por procesos Lógica de la organizaciónLógica de la organización Algunos conceptos erróneosAlgunos conceptos erróneos
13 13 Preguntas básicas para la organización eficaz ¿Qué determina el tramo de administración y, en consecuencia, los niveles de organización?¿Qué determina el tramo de administración y, en consecuencia, los niveles de organización? ¿Qué determina el marco básico de la departamentalización y cuáles son las ventajas de las modalidades básicas?¿Qué determina el marco básico de la departamentalización y cuáles son las ventajas de las modalidades básicas? ¿Qué tipo de relaciones de autoridad existe en las organizaciones?¿Qué tipo de relaciones de autoridad existe en las organizaciones? ¿Cómo debe distribuirse la autoridad a lo largo de la estructura organizacional y qué determina el grado de esta distribución?¿Cómo debe distribuirse la autoridad a lo largo de la estructura organizacional y qué determina el grado de esta distribución? ¿Cómo debe el administrador aplicar en la práctica la teoría de la organización?¿Cómo debe el administrador aplicar en la práctica la teoría de la organización?
14 14 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: DEPARTAMENTALIZACIÓN CAPITULO 8
15 15 Departamentalización por función empresarial La agrupación de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa (departamentalización funcional) expresa lo que la empresa comúnmente haceLa agrupación de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa (departamentalización funcional) expresa lo que la empresa comúnmente hace Agrupación organizacional funcional (compañía manufacturera)Agrupación organizacional funcional (compañía manufacturera)
16 16 Departamentalización territorial o geográfica La departamentalización basada en factores territoriales es común en empresas que operan en regiones geográficas extensasLa departamentalización basada en factores territoriales es común en empresas que operan en regiones geográficas extensas Es especialmente apropiada para compañías de gran escala u otras empresas con actividades físicas o geográficamente dispersasEs especialmente apropiada para compañías de gran escala u otras empresas con actividades físicas o geográficamente dispersas Agrupación organizacional territorial o geográfica (compañía manufacturera)Agrupación organizacional territorial o geográfica (compañía manufacturera)
17 17 Departamentalización por tipo de clientes La agrupación de actividades que responde a un interés primordial a favor de los clientes de una empresa es puesta bajo la responsabilidad de un jefe de departamentoLa agrupación de actividades que responde a un interés primordial a favor de los clientes de una empresa es puesta bajo la responsabilidad de un jefe de departamento Departamentalización por tipo de productosDepartamentalización por tipo de productos Departamentalización por tipo de clientes de un gran bancoDepartamentalización por tipo de clientes de un gran banco
18 18 Departamentalización por producto La agrupación de actividades con base en productos o líneas de productos ha cobrado importancia creciente en empresas de gran escala y en múltiples líneas de productosLa agrupación de actividades con base en productos o líneas de productos ha cobrado importancia creciente en empresas de gran escala y en múltiples líneas de productos AdvertenciaAdvertencia –Es esencial evitar la sobresimplificación en la consideración de las ventajas –Los administradores de líneas de productos deben asumir ocasionalmente grandes costos generales, producto de la operación de sus oficinas en la sede central de la compañía
19 19 Organización matricial La organización matricial es la combinación funcional de los patrones de departamentalización y de proyectos o productos en la misma estructura organizacionalLa organización matricial es la combinación funcional de los patrones de departamentalización y de proyectos o productos en la misma estructura organizacional
20 20 Organización matricial Sugerencias para la eficiencia de la administración matricialSugerencias para la eficiencia de la administración matricial –Definir los objetivos del proyecto o tarea –Precisar las funciones, autoridad y responsabilidad de administradores y miembros de equipos –Tomar las medidas necesarias para que la influencia se base en conocimientos e información, no en el rango –Equilibrar el poder de los administradores funcionales y el de los proyectos –Seleccionar para el proyecto un administrador experimentado capaz de ejercer liderazgo –Proporcionar el desarrollo tanto de la organización como del equipo –Establecer controles de costos, tiempo y calidad apropiados que señalen oportunamente el incumplimiento de normas –Compensar con justicia a los administradores de proyectos y a los miembros de sus equipos
21 21 Unidades estratégicas de negocios (UEN) Las unidades estratégicas de negocios (UEN) son pequeñas empresas establecidas como unidades de una gran compañía para la promoción y manejo de cierto producto o línea de productos, como si se tratara de una actividad empresarial independienteLas unidades estratégicas de negocios (UEN) son pequeñas empresas establecidas como unidades de una gran compañía para la promoción y manejo de cierto producto o línea de productos, como si se tratara de una actividad empresarial independiente Problemas potenciales de las UENProblemas potenciales de las UEN –Las compañías deben invertir en sus ventajas distintivas y evitar la tiranía de las UEN
22 22 Unidades estratégicas de negocios (UEN) Organización común del tipo unidad estratégica de negocios en una gran compañía de productos químicos industrialesOrganización común del tipo unidad estratégica de negocios en una gran compañía de productos químicos industriales
23 23 Estructuras organizacionales para el ámbito global El tipo de estructura por adoptar en cada caso depende de varios factores, como el grado de orientación y compromiso internacionalEl tipo de estructura por adoptar en cada caso depende de varios factores, como el grado de orientación y compromiso internacional El crecimiento adicional de las operaciones internacionales podría implicar la agrupación de varios países en regiones tales como África, Asia, Europa y América del SurEl crecimiento adicional de las operaciones internacionales podría implicar la agrupación de varios países en regiones tales como África, Asia, Europa y América del Sur
24 24 Selección del patrón de departamentalización No existe un método único de departamentalización aplicable a todas las organizaciones y situacionesNo existe un método único de departamentalización aplicable a todas las organizaciones y situaciones Propósito: cumplimiento de objetosPropósito: cumplimiento de objetos –La departamentalización no es un fin en sí mismo, sino simplemente un método de organización de actividades para facilitar el cumplimiento de objetivos Tipos mixtos de departamentalizaciónTipos mixtos de departamentalización –El administrador de un departamento funcional puede basarse en dos o más criterios distintos para la agrupación de actividades del mismo nivel organizacional
25 25 AUTORIDAD DE LÍNEA/STAFF, EMPOWERMENT Y DESCENTRALIZACIÓN CAPITULO 9
26 26 Autoridades y poder El poder es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o gruposEl poder es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos La autoridad es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personasLa autoridad es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas
27 27 Empowerment Empowerment significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tienen el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superioresEmpowerment significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tienen el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores –El poder debe ser igual a la responsabilidad –Si el poder es mayor que la responsabilidad, el resultado podría ser una conducta autocrática por parte del superior, a quien no se hace responsable de sus acciones –Si la responsabilidad es mayor que el poder, el resultado podría ser la frustración de los subordinados
28 28 Conceptos de línea y staff, y autoridad funcional La unidad de línea es la relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinadoLa unidad de línea es la relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado La relación staff es asesoríaLa relación staff es asesoría La autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas específicos u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentosLa autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas específicos u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos
29 29 Autoridad funcional La autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas específicos u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentosLa autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas específicos u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos Se puede entender mejor la autoridad funcional si se la considera una fina rebanada de la autoridad de un superior de líneaSe puede entender mejor la autoridad funcional si se la considera una fina rebanada de la autoridad de un superior de línea
30 30 Descentralización de la autoridad Naturaleza de la descentralizaciónNaturaleza de la descentralización –La descentralización es la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada Diferentes tipos de centralizaciónDiferentes tipos de centralización –Centralización del desempeño –Centralización departamental –Centralización como aspecto de la administración La descentralización como filosofía y políticaLa descentralización como filosofía y política –La descentralización implica algo más que delegación, es reflejo de la filosofía de una organización y de su dirección
31 31 Delegación de autoridad El proceso de delegación implica:El proceso de delegación implica: –Determinación de los resultados esperados de un puesto –Asignación de tareas a ese puesto –Delegación de autoridad para el cumplimiento de tales tareas –Responsabilización de la persona que ocupa el puesto respecto del cumplimiento de las tareas
32 32 El arte de la delegación de autoridad Actitudes personales frente a la delegación de autoridadActitudes personales frente a la delegación de autoridad –Receptividad. Conceder que otras personas pongan en práctica sus ideas –Disposición a ceder. Un administrador debe estar dispuesto a ceder a sus subordinados el derecho a tomar decisiones –Disposición a tolerar que los demás cometan errores –Disposición a confiar en los subordinados. Los superiores no tienen otra opción que confiar en sus subordinados –Disposición a establecer y aplicar controles amplios Sugerencias para superar una delegación débilSugerencias para superar una delegación débil –Defina asignaciones y delegue autoridad –Seleccione a cada persona de acuerdo con el trabajo por realizar –Mantener abiertas las líneas de comunicación –Establezca los controles adecuados –Recompensa la delegación eficaz y la exitosa asunción de autoridad
33 33 Recentralización de la autoridad y el equilibrio como clave para la descentralización La recentralización no suele constituir una revocación total de la descentralización, ya que la delegación de autoridad no es completamente anulada por los administradores que la aplicaronLa recentralización no suele constituir una revocación total de la descentralización, ya que la delegación de autoridad no es completamente anulada por los administradores que la aplicaron
34 34 ORGANIZACIÓN EFICAZ Y CULTURA ORNANIZACIONAL CAPITULO 10
35 35 Cómo evitar errores de organización por medio de la planeación Para una buena organización se necesita el establecimiento de objetivos y una planeación ordenadaPara una buena organización se necesita el establecimiento de objetivos y una planeación ordenada Planeación de la organización idealPlaneación de la organización ideal –La búsqueda de una organización ideal que refleje las metas de una empresa en circunstancias dadas es el ímpetu mismo de la planeación Modificaciones debidas al factor humanoModificaciones debidas al factor humano –Si el personal disponible no se ajusta a la estructura ideal y no se le puede o no se le debe hacer a un lado, la única opción es modificar la estructura para que responda a las capacidades, actitudes o limitaciones individuales Ventajas de la planeación de la organizaciónVentajas de la planeación de la organización –La planeación de la estructura de la organización sirve para determinar las necesidades futuras de personal y los programas de capacitación que se requieren
36 36 Cómo evitar la inflexibilidad organizacional Una de las ventajas básicas de la planeación de la organización es evitar la inflexibilidad organizacionalUna de las ventajas básicas de la planeación de la organización es evitar la inflexibilidad organizacional Señales de inflexibilidadSeñales de inflexibilidad –Evidencias de inflexibilidad: Un patrón fuera de épocaUn patrón fuera de época Una organización distrital o regionalUna organización distrital o regional Una estructura excesivamente centralizadaUna estructura excesivamente centralizada Se requiere descentralizaciónSe requiere descentralización Cómo evitar la inflexibilidad por medio de la organizaciónCómo evitar la inflexibilidad por medio de la organización Necesidades de reajuste y cambioNecesidades de reajuste y cambio –Aparte de las razones que presionan para la reorganización, prevalece siempre la necesidad de reajustes moderados continuos con el solo propósito de impedir que la estructura se estanque
37 37 Cómo evitar conflictos por medio de la clarificación OrganigramasOrganigramas –Un organigrama indica la forma en que se enlazan los departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad El organigrama de una empresa muestra las relaciones de autoridad formal, aunque omite muchas relaciones significativas informales y de informaciónEl organigrama de una empresa muestra las relaciones de autoridad formal, aunque omite muchas relaciones significativas informales y de información Descripciones de puestoDescripciones de puesto –Todos los puestos administrativos deben definirse
38 38 Cómo asegurar la comprensión de la organización Es necesario que todos los miembros de una empresa comprendan la estructura de su organización para que funcioneEs necesario que todos los miembros de una empresa comprendan la estructura de su organización para que funcione Enseñanza de la naturaleza de la organizaciónEnseñanza de la naturaleza de la organización –Muchos planes organizacionales excelentemente concebidos fracasan a causa de resultar incomprensibles para los miembros de la organización
39 39 Reconocimiento de la importancia de la organización informal y de la red natural de relaciones Dentro de las empresas suelen crearse ciertas interrelaciones que no aparecen en el organigramaDentro de las empresas suelen crearse ciertas interrelaciones que no aparecen en el organigrama La red natural de relacionesLa red natural de relaciones BeneficiosBeneficios
40 40 Promoción de una cultura organizacional apropiada La cultura de la organización influye en la eficacia de éstaLa cultura de la organización influye en la eficacia de ésta Definición de cultura organizacionalDefinición de cultura organizacional –Cultura: es un patrón general de conductas, creencias y valores que los miembros de la organización tienen en común Influencia del líder en la cultura organizacionalInfluencia del líder en la cultura organizacional –Valor: es una creencia que ya se ha hecho permanente sobre lo que es y no es correcto, que guía los actos y el comportamiento de los empleados en el logro de los objetivos de la organización