1 1. Panorama General de la Información Mtra. María Esther Ramírez Godoy [email protected]

2 Antecedentes: El conocimiento crece a un ritmo mucho más acelerado. Existe saturación de información. Tecnologías de Información Emergentes. Servicios más sofisticados para el almacenamiento de la información. Nuevas facilidades para la Recuperación de la Información.

3 Antecedentes Nuevas disciplinas. Nuevos métodos de enseñanza. Nuevas líneas de investigación. Incremento en el número de usuarios. Las demandas de información se especializan y se diversifican.

4 1.2 Generalidades de la Biblioteca Universitaria Mtra. María Esther Ramírez Godoy [email protected]

5 Biblioteca universitaria Como parte del Sistema Educativo Nacional tienen una responsabilidad muy importante en la Docencia, Difusión e Investigación del Conocimiento, a través de sus colecciones documentales impresas y electrónicas.

6 La Universidad, la Biblioteca y los Usuarios. Universidad Nacional Autónoma de México Funciones sustantivas de la Universidad: Investigación, Difusión y Docencia. Misión: Impartir educación superior para formar profesionales, investigadores, profesores universitarios y técnicos útiles a la sociedad; organizar y realizar investigaciones, principalmente acerca de las condiciones y problemas nacionales, y extender con la mayor amplitud posibles los beneficios de la cultura.

7 La Universidad, la Biblioteca y los Usuarios Dirección General de Bibliotecas Misión: Coordinar el óptimo desarrollo de las bibliotecas que conforman el Sistema Bibliotecario de la UNAM, para ofrecer servicios bibliotecarios y de información que apoyen el logro de las actividades sustantivas de la UNAM – docencia, investigación y extensión de la cultura – con calidad, eficiencia y oportunidad.

8 La Universidad, la Biblioteca y los Usuarios Usuarios ComunidadÁrea del Conocimiento Niveles  Docentes  Investigadores  Académicos  Estudiantes  Físico matemáticas e ingenierías  Ciencias biológicas y de la salud  Ciencias sociales  Humanidades y artes  Secundaria  Bachillerato  Licenciatura  Maestría  Doctorado

9 1.3 Desarrollo de Colecciones Mtra. María Esther Ramírez Godoy [email protected]

10 Desarrollo de Colecciones: Concepto Proceso de análisis intelectual que facilita la alimentación y mantenimiento de los materiales de una biblioteca. Presupone una idea selectiva, ordenada, homogénea y armoniosa, que responda a una serie de criterios establecidos.

11 Propósitos Construir colecciones documentales que se ajusten a las misiones de la Universidad. Conservar el conocimiento. Difundir y hacer accesible la información.

12 Propósitos Brindar a los usuarios servicios de información que se ajusten a sus necesidades. Identificar fortalezas y debilidades de las colecciones.

13 Fundamentos Las Bibliotecas Universitarias deben tener acervos documentales balanceados en cantidad y calidad, acordes con las diferentes áreas de interés de su comunidad.

14 Responsabilidades Conformación de la colección. Una colección debe formarse y mantenerse con una idea implícita de desarrollo.

15 Marco Legal Ley Orgánica de la UNAM. Reglamento General del Sistema Bibliotecario de la Universidad Nacional Autónoma de México.

16 Marco Legal La Dirección General de Bibliotecas (DGB) contribuye a la adecuada aplicación del presupuesto, mediante la evaluación de proveedores que permite la optimización de recursos y obtención de mejores precios.

17 Marco Legal Favorece la toma de decisiones colegiadas para la adquisición de materiales impresos y electrónicos. Está a cargo de la adquisición centralizada de cerca de suscripciones de publicaciones seriadas científicas y técnicas.

18 Marco Legal Norma: Regla u ordenación de comportamiento dictado por la autoridad competente, con un criterio de valor y cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción. Política: Marco de referencia para realizar acciones que se deben emprender en un periodo de tiempo. Debe incluir: el qué debemos hacer, cómo hacerlo y cómo evaluar lo que hacemos.

19 Marco Legal Criterio: Condición que permite realizar una elección o tomar una decisión. Lineamiento: Directrices u orientaciones necesarias para establecer los criterios.

20 Recursos Económicos Materiales Humanos

21 1.3.1 Desarrollo de Colecciones Impresas Mtra. María Esther Ramírez Godoy [email protected]

22 Colecciones Impresas Colecciones generales Colecciones especializadas Colecciones de referencia y de consulta Colecciones hemerográficas Colecciones monográficas Informes y reportes técnicos Literatura gris Tesis Colecciones en depósito Fondos reservados Colecciones audiovisuales Otras colecciones

23 Colección Monográfica La Selección del material documental:  Lineamientos  Fuentes para la selección

24 Selección del material documental Función del Desarrollo de colecciones: Control del material que ingresa a la biblioteca. De acuerdo a los objetivos de la institución donde está inserta la biblioteca. Perfil de interés de sus usuarios.

25 Selección del material documental La selección implica la toma de decisiones:  Decidir entre obras que proveen información del mismo tema.  La información contenida en las obras es equivalente a su precio.  Determinar sistemáticamente calidad y valor.

26 Fuentes para la Selección  Monografías  Book´s in print  Libros en venta  Catálogos de los editores  Propaganda de nuevas obras por aparecer  Reseñas de libros

27 Políticas de Selección Son reglas generales de decisión que permiten normar cada acción de un determinado proceso. Debe emplear un lenguaje claramente definido y utilizar valores que sean entendidos por los involucrados en el proceso. Clasificar los objetivos del desarrollo de colecciones. Ser un instrumento de comunicación interno y externo.

28 Objetivos 1. Permitir que quien hace la selección trabajé con mayor consistencia para alcanzar objetivos definidos para la formación de colecciones y para el uso razonable del presupuesto. 2. Informar a los bibliotecarios, usuarios y administradores del alcance y naturaleza de las colecciones existentes y los planes para continuar su desarrollo. 3. Proporcionar información que ayude al proceso de programación y presupuesto. Nota: Instrumento para facilitar que los objetivos planteados al desarrollar una colección sean observados a través del tiempo.

29 Políticas de Selección Deben reflejar el orden de las prioridades del desarrollo de colecciones los siguientes aspectos: 1. Las necesidades de los usuarios a corto, mediano y largo plazo. 2. Revisarse periódicamente. 3. Para incorporar cualquier cambio en los objetivos y en las metas de la institución, las necesidades de los usuarios y en las prioridades incluyendo ampliaciones o reducciones en el presupuesto.

30 Elementos Análisis de los objetivos generales de la institución. Usuarios. Temas cubiertos en la colección. Tipos de programas que se apoyan a través de la biblioteca: Investigación Docencia Difusión

31 Elementos Formatos Idioma Cobertura geográfica Periodos cronológicos Exclusiones Duplicación, número de ejemplares

32 Elementos Acuerdos de cooperación: Locales Nacionales Regionales Extranjeras Reglamento o políticas de la institución.

33 Análisis de la Política de Desarrollo de Colecciones Importante : Sistematizar conforme al esquema de clasificación de la biblioteca. Dentro del esquema de clasificación deben indicarse: 1. Códigos para indicar el nivel de crecimiento de la colección. a) Fortaleza de la colección en esa materia. b) Nivel real del crecimiento de la colección. c) Nivel deseable de la colección para satisfacer las necesidades programadas.

34 Análisis de la Política de Desarrollo de Colecciones  Idioma  Periodos cronológicos  Áreas geográficas  Formato  Principal responsable de la selección de esa materia  Nivel de profundidad y uso del lenguaje en cada materia

35 Análisis de la Política de Desarrollo de Colecciones  Análisis y tipo de formato Monografía Publicación seriada Microformatos Manuscritos Mapas Audiovisuales Medios magnéticos Modelos y maquetas

36 Proceso de Desarrollo de Colecciones Incluyen:  Donaciones  La Des-selección (descarte)  Cooperación Las cuales pueden ser:  Escritas  Aprobadas  Y en servicios Proceso de selección : es una toma de decisión.

37 Adquisición Proceso de negocios: Poca o nula participación de la comunidad universitaria. Participación de las unidades técnicas de la biblioteca. órdenes de compra solicitud de facturas selección de proveedores recepción de materiales revisión de los mismos proceso de pagos Nota: Todo debe estar documentado en el manual de procedimientos de la biblioteca o de ese departamento.

38 Des-selección Descarte o desincorporación Material que por alguna circunstancia no cumplan su objetivo en la biblioteca. Debe de ser documentado como parte de las políticas de colección. Actividad evaluativa.

39 Des-selección Es también un proceso interno que puede formar parte de la evaluación de las colecciones. Destinada a determinar la calidad de trabajo que está realizando la biblioteca respecto a las necesidades de su comunidad. Análisis de la comunidad. Pareciera cerrarse el ciclo, pero en realidad re-empieza.

40 Colección Hemerográfica: Publicaciones periódicas Revistas científicas Revistas de divulgación científica Revistas Intracientíficas Revistas secundarias: Índices y resúmenes

41 Publicaciones periódicas Importancia. Ubicación dentro de la biblioteca. Usuarios de la publicaciones periódicas.

42 Los Servicios Técnicos Selección Lineamientos Fuentes Adquisición Suscripción Directa Agentes Ventas y desventajas Servicios y costos Donación Canje membresía Adquisición Cooperativa y/o coordinada Ingreso Ordenación Registro Manual y automatizado Cotejo Reclamaciones Proceso menor Sellado Exhibición y ordenación en los estantes Conservación

43 Selección Necesidad de información de los usuarios. Presupuesto. Acceso a los materiales hemerográficos de otras bibliotecas.

44 Selección Lineamientos  Evitar:  Duplicidad en el contenido.  Publicaciones de baja calidad (modo, oferta, etc.).  Donaciones que no sean del campo de especialidad de la biblioteca.  Publicaciones de propaganda comercial política.

45 Selección Las publicaciones periódicas deben: 1. Complementarse entre sí. 2. Contener artículos originales de alto nivel académico. 3. Contar con un comité editorial. 4. Funcionar con un adecuado sistema de arbitraje. 5. Cumplir con las normas internacionales para la edición de revistas científicas. 6. Aparecer regularmente (periodicidad). 7. Su contenido debe de ser actual. 8. Tener un adecuado sistema de distribución. 9. Ser analizada en servicios de índices (index) y resúmenes (abstracts) y bibliografías especializadas.

46 Fuentes para la selección ULRICH´S INTERNATIONAL PERIODICALS DIRECTORY INCLUDING IRREGULAR SERIALS 6 ANNUAL, NEW PROVIDENCE, N.J.: R. R. BOWKER, 1933- Se publica anualmente

47 Fuentes para la selección THE STANDARD PERIODICAL DIRECTORY. NEW YORK, N.Y.: OXBRIDGE COMMUNICATIONS. 17 ed. 1994. Contenido: + 85,000 publicaciones periódicas de Estados Unidos y Canadá. Magazines, directorios, publicaciones gubernamentales, periódicos, etc.

48 Adquisición Por suscripción o Compra Directa con las Casas editoriales Agencias Especializadas Afiliación a Sociedades Donación Canje

49 1.3.2 Evaluación y Depuración de la Colección Impresa Mtra. María Esther Ramírez Godoy [email protected]

50 Evaluación de la Colección Hemerográfica Aspectos a analizar por cada título  Frecuencia de uso.  Antigüedad y completabilidad de la colección.  Forma de adquisición costo  Disponibilidad del título en otras bibliotecas De la misma institución Cercanas Con servicios de fotocopiado, fax, email, etc.  Criterios de los usuarios representativos (academias, departamentales, secciones, etc.)

51 Evaluación de la Colección Hemerográfica Si figura o no, en listados de revistas básicas (Core Journals). Inclusión en servicios de análisis, e índices y resúmenes. Nacionales Regionales Internacionales Criterios del bibliotecario Los títulos únicos  Región  País Para cancelar suscripciones; donar colecciones; enviar colecciones a fondos cooperativos, siempre se debe contar con el aval del Comité de Bibliotecas y el visto bueno del director de la institución.

52 Depuración de la Colección Aspectos a tomar en cuenta:  Uso de las publicaciones.  Grado de completabilidad de la colección.  Espacio que ocupa.  El contenido de las publicaciones corresponden a las líneas de investigación, proyectos, materias que se imparten, etc. De la institución en donde está inserta la biblioteca.

53 Definición de evaluar “Señalar el valor de las cosas, estimar, apreciar el valor de una cosa”. Evaluar la colección de una biblioteca, equivale a dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué tan buena es la colección? ¿Qué tanto responde a las necesidades de información de sus usuarios? ¿Todas las materias o temas de los programas o líneas de investigación, producción, etc. están representadas en el acervo? ¿En qué proporción y suficiencia? O bien, por razones financieras y / o de espacio

54 Evaluación de la colección o de parte de ella Objetivo que se persigue. Investigar o planear de que forma se va a llevar a cabo. Pasos a seguir Quién (es) la va (n) a realizar Tiempo Quién tomará la decisión final

55 Elementos comunes para evaluar la colección  Uso  Tema  Vigencia  Necesidades del programa (de estudio, investigación, producción, etc.)  Precio  Balance  Completabilidad de la colección  Duplicación  Traslape de contenido  Inclusión en índices y servicios de resúmenes  Periodicidad  Puntualidad

56 Otros factores Participación en programas de cooperación. Catálogos colectivos Adquisición cooperativa y/o coordinada Convenios de préstamos interbibliotecarios Opinión de ciertos usuarios Directivos Jefes de áreas, divisiones, académicas, de producción, carreras, etc. Espacio que ocupa la colección Condiciones físicas del material

57 Evaluación La evaluación de colecciones debe hacerse título por título. Debe generar un listado de: Revistas que por su transcendencia en la comunidad se recomienda estar siempre presente en la colección. Revistas completas (puede incluir a las anteriores) Revistas incompletas

58 Evaluación La evaluación indicará cuales son las fortalezas y debilidades de la colección relacionadas con la misión y los objetivos que pretende alcanzar la institución donde está inserta la biblioteca. La evaluación y el descarte son tan importantes como la selección de nuevos materiales pues estas tres actividades del desarrollo de colecciones dan pauta para el control de los materiales.

59 Actividades permanentes Las publicaciones se editan por fascículos por lo tanto se:  Reciben a lo largo del año  Registran conforme llegan  Ubican cronológicamente en su lugar correspondiente en la estantería  Incremente el espacio ocupado con cada entrega  Reclaman los números faltantes

60 Por sus características las publicaciones: Cambian de editor Cambian de política editorial Se fusionan o se dividen para hacerlas más especializadas

61 Información Impresa Ventajas  Disponibilidad del material en cualquier lugar  No requiere equipo adicional para leerse  Lectura de documentos largos, es fácil

62 Limitaciones de la información impresa Tiempo de publicación de 3 a 18 meses Distribución de 15 a 30 días Degradación del material impreso por el tiempo y otros agentes El espacio que ocupa se incrementa con el tiempo

63 “ Algunas características asociadas a las publicaciones académicas latinoamericanas” Escasa presencia de revistas latinoamericanas en servicios internacionales, regionales e incluso nacionales de información, lo que da lugar a que nuestras publicaciones sean poco conocidas. Dificultad para localizarlas en bibliotecas, centros de documentación e información, tanto dentro como fuera de la región, lo que restringe sus posibilidades de acceso y consulta. Se observa escasa normalización.

64 “ Algunas características asociadas a las publicaciones académicas latinoamericanas” Pobre reconocimiento recibido por parte de la comunidad científica internacional ( y a veces de las comunidades nacionales), a pesar de la relevancia que puedan tener los artículos publicados en ellas. Problemas de sustentabilidad asociados con su producción y distribución: dificultades para cumplir con su periodicidad, falta de regularidad y constancia en su aparición, falta de recursos económicos y, en ocasiones falta de materia prima.

65 ¿Porqué evaluar y seleccionar publicaciones en bases de datos? Para asegurar que los contenidos de las publicaciones sean consistentes en los objetivos de las bases de datos. Debido al crecimiento publicaciones y artículos publicados en el mundo, es recomendable realizar una selección de las mismas. Por disponibilidad de recursos humanos y materiales involucrados con la producción de la base de datos.

66 1.3.3 Esquemas de evaluación de publicaciones impresas Mtra. María Esther Ramírez Godoy [email protected]

67 Grupos de criterios de evaluación 1.Criterios de normalización editorial Son aquellos que tienen que ver con las normas técnicas para la presentación de las revistas.

68 Grupos de criterios de evaluación 2. Criterios de gestión y visibilidad. Representado por los criterios que permiten conocer cómo es administrada la revista, cuál es la historia, qué tan estable ha sido y qué tanta difusión tiene.

69 Grupos de criterios de evaluación 3. Criterios de contenidos para fines de indización. Son aquellos que revelan la calidad de los contenidos y que son utilizados por los indizadores de la base de datos para describir bibliográficamente los documentos publicados en cada fascículo.

70 Criterios de Normalización Editorial Datos del editor Datos y naturaleza del organismo responsable Existencia de tablas de contenido Mención de periodicidad Membrete bibliográfico ISSN

71 Criterios de Gestión y Visibilidad Existencia de un cuerpo editorial (comité, consejo, etc.) Frecuencia de aparición Formas de distribución Cobertura por otros servicios de indización y resúmenes Cumplimiento de periodicidad Mención del objetivo de la revista Instrucciones a los autores Tiraje

72 Criterios de Contenido para fines de Indización Identificación de los autores Resúmenes Palabras claves Adscripción de los autores Referencias bibliográficas Mención de originalidad

73 Otros ejemplos de evaluación “ Características de presentación de las publicaciones” Datos sobre la publicación en páginas de presentación Mención de periodicidad Tabla de contenido (índice) Membrete bibliográfico al inicio del artículo Membrete bibliográfico en cada página Identificación de los miembros del consejo editorial Afiliación institucional de los miembros del consejo editorial Afiliación de los autores Recepción y aceptación de originales

74 Otros ejemplos de evaluación “ Características de gestión y política editorial de las publicaciones” ISSN Descripción o definición de la publicación Sistema de arbitraje Apertura a evaluadores externos Apertura a autores externos Apertura de su comité editorial Difusión en servicios de información Cumplimiento de periodicidad

75 Otros ejemplos de evaluación “ Características de los contenidos de las publicaciones” 40% de contenido editorial Instrucciones a los autores Instrucciones sobre la elaboración de las referencias bibliográficas Exigencia de originalidad Resumen Resumen en dos idiomas Palabras clave Palabras clave en dos idiomas