1 1 Tema Presentación EVALUACION FINAL DEL PROGRAMA VENTANILLA UNICA DE ATENCIÓN AL SECTOR PRIVADO DE LA MUNICIPALIDAD DE CUENCA Gabriel Schneider www.sicdes.biz Cuenca, Abril de 2011

2 2 Antecedentes

3 3 Diseño del Programa

4 4 Objetivos  El Objetivo General del Programa es contribuir a mejorar el entorno de negocios en la Municipalidad de Cuenca.  El Objetivo Específico es crear una ventanilla única empresarial (VUE) sostenible y eficiente, que reduzca tiempos y costos de los trámites de registro y operación de empresas y de actividades profesionales en Cuenca.

5 5 Componentes a Componente I. Plan Piloto VUE, que tiene por objetivo financiar la puesta en marcha y ejecución del Plan Piloto de la VUS y crear las bases para la implantación definitiva del mismo. Componente II. Inventario y propuestas de modificación del marco legal, en el marco del cual se recabará en detalle el inventario de normas legales y procedimientos administrativos que actualmente rigen el sistema de trámites para la creación y formalización de empresas en el Cantón Cuenca. Componente III. Reingeniería de procedimientos administrativos, que tiene por finalidad diseñar e implementar un nuevo marco de procedimientos administrativos y operativos, a fin de que los trámites para constituir y formalizar una empresa y el desarrollo de actividades profesionales en el Cantón Cuenca, se pueda ejecutar de forma económica, ágil, transparente y expedita.

6 6 Componentes b Componente IV. Implementación sistema informático y equipamiento, cuyo objetivo es diseñar y proveer la infraestructura informática necesaria para el funcionamiento de la Ventanilla Única. Componente V. Capacitación de los empleados del sistema y de los organismos involucrados y difusión del proyecto, que tiene por finalidad mejorar la capacidad técnica y administrativa del personal que trabajará en el sistema a fin de que puedan prestar una adecuada atención al usuario y mejoren su eficiencia, de manera integrada.

7 7 Marco Institucional

8 8 Metodología de la Evaluación Final

9 9 Metodología de Evaluación Intermedia El objetivo de la consultoría es llevar a cabo una evaluación final del Proyecto denominado “Ventanilla Única de Atención al Sector Privado de la Municipalidad de Cuenca” ATN/MT-9591- EC. La metodología de Evaluación consta de tres grandes etapas de trabajo: Etapa 1: Recolección de Información. Etapa 2: Evaluación de las diferentes dimensiones del Programa (diseño, ejecución, relevancia, cobertura, transparencia, focalización, eficacia y eficiencia, institucional, impactos, sostenibilidad) Etapa 3: Conclusiones, Recomendaciones y Lecciones Aprendidas.

10 10 Evaluación Final del Programa

11 11 Relevancia del Proyecto La relevancia del Programa sigue vigente porque no existe en Cuenca una iniciativa similar a la planteada, siendo que a nivel de los trámites municipales existe una demanda muy importante de parte del sector privado en lograr una mayor simplicidad, transparencia y eficiencia en los trámites que le corresponden. A su vez, el 11 de marzo de 2011 el Servicio de Rentas Internas –SRI- emite la circular NAC- DGECCGC11-00005, donde se establece que un requisito previo para la obtención del Registro Unico de Contribuyentes –RUC- es la Patente Municipal y que debe estar paga antes de iniciar el trámite ante el SRI.

12 12 Ejecución Presupuestaria Componente Presupuestario PRESUPUESTADOEJECUTADO FOMINAporte LocalTotalFOMINAporte LocalTotal 1. Plan Piloto15.000168.000183.00011.725,39105.671,62117.397,01 2: Inventario y propuesta de modificación del marco legal 90.00033.600123.60085.63012.00097.630 3: Reingeniería de Procesos Administrativos 175.1250 153.6250 4: Implementación del Sistema Informático y Equipamiento 128.10064.600192.70075.937,5099.353,28175.290,78 5: Capacitación a funcionarios y difusión del proyecto. 154.10013.900168.00069.868,951.233,0471.101,99 6: Unidad Ejecutora17.200231.090248.29019.244,88386.439,65405.684,53 7: Evaluación y Auditoria56.0008.00064.00013.0008.517,2821.517,28 8: Actividades de Cluster FOMIN20.0000 000 9: Imprevistos44.4750 000 TOTAL700.000519.1901.219.190429.032613.2151.042.247

13 13 Ejecución Presupuestaria Componente Presupuestario SALDO% EJECUTADO FOMINAporte LocalTotalFOMINAporte LocalTotal 1. Plan Piloto 3.274,6162.328,3865.602,9978,17%62,90%64,15% 2: Inventario y propuesta de modificación del marco legal 4.370,0021.600,0025.970,0095,14%35,71%78,99% 3: Reingeniería de Procesos Administrativos 21.500,000,0021.500,0087,72%#¡DIV/0!87,72% 4: Implementación del Sistema Informático y Equipamiento 52.162,50-34.753,2817.409,2259,28%153,80%90,97% 5: Capacitación a funcionarios y difusión del proyecto. 84.231,0512.666,9696.898,0145,34%8,87%42,32% 6: Unidad Ejecutora -2.044,88-155.349,65-157.394,53111,89%167,22%163,39% 7: Evaluación y Auditoria 43.000,00-517,2842.482,7223,21%106,47%33,62% 8: Actividades de Cluster FOMIN 20.000,000,0020.000,000,00% 9: Imprevistos 44.475,000,0044.475,000,00% TOTAL 270.968,28-94.024,87176.943,4161,29%118,11%85,49%

14 14 Ejecución Física y Financiera Componente Ejecución (*) Física (Concreción de Metas) Financiera 1. Plan Piloto63 64,2% 2: Inventario y propuesta de modificación del marco legal 94 79,0% 3: Reingeniería de Procesos Administrativos 75 87,7% 4: Implementación del Sistema Informático y Equipamiento 81 90,9% 5: Capacitación a funcionarios y difusión del proyecto. 73 103,3% (*) Aproximado según las metas individuales de cada componente y los comprometido

15 15 Sostenibilidad  En relación a la sostenibilidad institucional, la misma está asegurada en la medida que la mayoría de las instituciones involucradas en el proyecto son estatales y van a continuar sus actividades una vez finalizado el mismo. A nivel institucional el CUF debería convocar a reuniones de comité en forma periódica para la mejora continua.  A nivel de sostenibilidad técnica, la UE ha ido transfiriendo sus capacidades a la Alcaldía de Cuenca, que está involucrada en la mejora de los aspectos de trámites. En Control Urbano se encuentra un equipo técnico de la Alcaldía trabajando en la mejora de los trámites urbanísticos y del CUF. Este equipo hace reingeniería de trámites, control de gestión y programación informática de las aplicaciones que dan soporte a los mismos.  La sostenibilidad financiera está asegurada en la medida que el Municipio de Cuenca financia el sistema de trámites urbanísticos y ya sea que mantenga el estado de situación actual o incorpore cambios que le den mayor eficiencia va a continuar con su apoyo financiero. También a nivel del CUF cada institución cuenta con el soporte financiero a su gestión. De lograrse un avance de 18.000 patentes actuales a los 70.000 RUC con que cuenta el SRI las instituciones del CUF deberían incrementar sus ingresos en forma sustancial.

16 16 Conclusiones a  Se han ejecutado la mayoría de las actividades previstas en el marco lógico.  Se cuenta con un equipo de la Alcaldía mejorando los trámites municipales urbanísticos y comerciales (CUF).  Se encuentra un alto consenso de todas las personas entrevistadas sobre la real necesidad de llevar adelante un proceso de mejora en los trámites municipales.  La relevancia del proyecto sigue siendo alta en la medida que existen mejoras posibles de implementar en los trámites municipales y que afectan al clima de negocios de la ciudad.  La VUE no ha logrado cumplir con sus objetivos debido a un diagnóstico incompleto que justifique la necesidad de la misma para el caso de las personas jurídicas de la ciudad de Cuenca.

17 17 Conclusiones b  Se ha implementado el CUF, que debe ser mejorado, pero que es un instrumento de coordinación interinstitucional de mucho potencial para la simplificación de trámites que afectan a los negocios.  Se implementó el sistema Quipux que ahorra tiempos, papel, impresoras y mejora la gestión de la Alcaldía.  El plan integral de capacitación se está por implementar y va a generar buenos impactos en los recursos humanos de la Alcaldía.  La sostenibilidad institucional, técnica y financiera es alta.

18 18 Recomendaciones a CUF  Reunir el Comité Interinstitucional del CUF.  El personal que opera los trámites del CUF en cada institución debería ser tomado en cuenta en el proceso de mejora continua.  Apoyar a la Dirección de Salud en lograr mayor nivel de autonomía en la toma de decisiones.  El CUF para los contribuyentes debe ser único y renovable automático ante el pago anual del mismo.  Se deberá establecer el pago unificado de todos los trámites, evitando que el contribuyente pague en cada una de las instituciones del CUF.

19 19 Recomendaciones b  El costo de los trámites tiene que estar ligado con los costos adicionales que generan.  La SRI tiene 70.000 RUCs otorgados en Cuenca. La Alcaldía tiene 18.000 registros. Se debe trabajar en una base de contribuyentes unificada, siendo que la Alcaldía la que tiene que adecuarse al SRI.  El sistema informático del CUF tiene cortes y caídas de servicio. Se debe realizar el testing del mismo, probando su operación en las instituciones que participan del CUF. No se cuenta con un buen servicio de soporte del software del CUF.  Se debería implementar la norma ISO/IEC 27001 “Especificaciones para los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI)” en los sistemas informáticos que utiliza el CUF.

20 20 Recomendaciones c En el CUF el proceso de trámites no está optimizado ni simplificado:  Solicitan para otorgar la Patente documentos que los mismos participantes del CUF otorgan. Solicitan la inscripción en el RUC siendo que esto lo otorgar el SRI. Piden el pago predial que se hacen en Rentas, siendo que esto lo otorga la misma Alcaldía.  Una vez iniciado el trámite en Control Municipal, en caso de tratarse de negocios que operen en Centro Histórico, el contribuyente se debe trasladar con los papeles a la otra ventanilla de Centro Histórico en la Alcaldía de Cuenca para continuar el proceso. Eso debe viajar electrónico y debe evitarse el traslado de personas llevando papeles.

21 21 Recomendaciones d  El sistema informático del CUF tiene cortes y caídas de servicio. Se debe realizar el testing del mismo, probando su operación en las instituciones que participan del CUF. No se cuenta con un buen servicio de soporte del software del CUF.  Se debería implementar la norma ISO/IEC 27001 “Especificaciones para los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI)” en los sistemas informáticos que utiliza el CUF.  Los problemas de tipo urbanísticos no deberían afectar la apertura de negocios. Si un inquilino quiere iniciar una actividad en un local, y el propietario está en infracción, por ejemplo en temas de retiro frontal, se debería habilitar el negocio, y agotar las vías legales con el propietario del mismo.  Incluir otras instituciones al CUF: Registro Civil, Superintendencia de Compañías, IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, Ministerio del Trabajo.

22 22 Recomendaciones e Trámites urbanísticos  Continuar con la revisión, simplificación y automatización de los trámites urbanísticos. Se debe integrar a los participantes institucionales del proceso en una mesa de diálogo para la mejora continua de los trámites urbanísticos. En esta mesa debería estar involucrada la Alcaldía, gremios de los constructores, arquitectos, conservacionistas, representantes ciudadanos, etc.  Fortalecer las comisarias de Control Urbano, pasando a un esquema polivalente de supervisión. Se debe implementar la propuesta generada por la UE en esta materia.  Implementar el Plan de Integral de Capacitación de la UE. Hacer énfasis en profundidad de la capacitación, de manera de asegurar que los conocimientos queden asimilados. Se han relevado con los actores clave necesidades de capacitación en GIS, base de datos, seguridad informática, software para modelar procesos como bpwin.

23 23 Recomendaciones f  Mejorar la tecnología del área de topografía de la Alcaldía. Los topógrafos no tienen acceso a planos digitalizados.  Implementar la norma ISO/IEC 17020 -1998 de “Evaluación de la conformidad y requisitos para organismos de inspección” en Control Urbano de la Alcaldía de Cuenca.  Finalmente implementar la norma ISO 9001 -2008 en la Dirección de Control Urbano, que va a permitir la mejora continua del servicio, tomando muy en cuenta la perspectiva de los regulados.

24 24 ¡Muchas gracias!

25 25 Ventanilla Unica de Trámites Empresariales Tabla de estadísticas de la Superintendencia de Compañías, 2006