1 2012
2 SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE PANAMA Es la herramienta informática diseñada y desarrollada para apoyar el manejo de la Administración Financiera del sector público panameño, de acuerdo a la normativa y procedimientos legales vigentes.
3 BDD Integrada COMPRAS PRESUPUESTOCONTABILIDADTESORERIA FISCALIZACION DIRECTOR
4 SIAFPA CONSOLIDADO SIAFPA CONSOLIDADO E.P.D. DIPRENA Estructura, planilla, descuento TESORO DEUDA INGRESO RECTORES SIAFPA INSTITUCIONAL SIAFPA INSTITUCIONAL Compras Tesorería Contabilidad Presupuesto GERENCIAL SIAFPA CONSOLIDADO SIAFPA CONSOLIDADO
5 MIPAG MITES MICFS MICFO MIEJC (Consulta Ejecutivo) MITVE MITEO MICOS MICOO MICPS MICPO MISUP (Anulación) MIPRD MIPRJ MIPRS MIPRO Grupo MIPPL solo aplica a entidades cuya área de Recursos Humanos ejecuta la acción en el sistema. MIPPL
6 Herramienta de apoyo al usuario en la búsqueda de solución de problemas frecuentes de menor complejidad, en el momento que se presenten. Herramienta de apoyo al usuario en brindar el conocimiento sobre el uso y manejo de la aplicación SIAFPA. Herramienta de ayuda en línea para apoyar al usuario en la atención de problemas diarios a través del Centro de Gestión de Incidentes llamando al 506-6789 Cuenta de correo [email protected]
7 Para creación o eliminación de usuarios deberá llenar el formulario correspondiente que puede descargar de la página web del MEF www.mef.gob.pa y enviarlo a la cuenta de correo como adjunto [email protected], el usuario solicitante deberá tener una cuenta de correo de la entidad para recibir su usuario y clave. Adicional deberá enviar a esa misma cuenta de correo una nota formal firmada por el Director. (No enviar físicamente)
8 El primer formulario es para llenarlo directamente y el segundo formulario lo puede imprimir, una vez listo lo deberá guardar y enviarlo como adjunto a la cuenta de correo [email protected], el usuario solicitante deberá tener una cuenta de correo de la entidad para recibir su usuario y clave.
9 El primer formulario es para llenarlo directamente y el segundo formulario lo puede imprimir, una vez listo lo deberá guardar y enviarlo como adjunto a la cuenta de correo [email protected], el usuario solicitante deberá tener una cuenta de correo de la entidad para recibir su usuario y clave.
10 Solamente un funcionario autorizado con su código de usuario y contraseña podrá tener acceso al sistema. Cada opción y transacción seleccionada queda registrada inmediatamente en una bitácora, lo que permite dejar pistas de auditoría. El usuario accesa a la aplicación Siafpa a través de este ícono:
11 USUARIO DE111CPO01 DE = M. Institucional S. Descentralizado 1 = Sector Descentralizado 11 = Número de Entidad (GORGAS CP = GRUPO COMPRAS O = Nivel Operativo 01 = Número Secuencial MD049CPO01 MD = M. Institucional Gobierno Central 0 = Gobierno Central 49 = Número de Entidad (Defensoría)
12 Cuando entra por primera vez con su usuario, el sistema le enviará un mensaje de que debe cambiar su clave inicial y personalizarla. Una vez personalizada deberá confirmarla.
13 Cuando trata de entrar al sistema y colocar una clave errada o por olvido el sistema le mandará un mensaje de error y tendrà que solicitar el reinicio de su contraseña.
14 Control de Acceso al Sistema Cada colaborador que interactúa con el sistema SIAFPA deberá tener su usuario y clave de acceso al sistema. Si intenta abrir otra sesión de trabajo además de la que tiene en uso el sistema le mandará un mensaje que excedió el límite de acceso (error 50)
15 Solicitudes de Compras (Ordenes de Compras- Contratos de Bienes y Servicios) Generación y Aprobación de Solicitudes de Compras Procesos Resultados de la Adjudicación Adjudicación por Renglón Procesos Emisión de Ordenes de Compras Reportes Procesos
16 Crea Expediente COMPRAS T 120011133 Bloquea la Partida PRESUPUESTO T 120011133 Registra las afectaciones contables CONTABILIDAD T 120011133 Autoriza y Emite los pagos TESORERIA T 120011133 Revisa y Refrenda los documentos CONTROL FISCAL T 120011133
17 Transacciones de solicitudes de compras para generar Ordenes de Compras al Contado y al Crédito, al Fondo Institucional o al Tesoro Nacional. Transacciones de Solicitudes de Compras para generar Contratos de Bienes y Servicios.
18 ¿ Cómo sabemos cuáles son esas transacciones pendientes? ¿ Cómo las identificamos? ¿ Cómo las ordenamos? ¿ Cómo hacemos la búsqueda más rápida?
19
20 Click derecho del mouse
21 Fecha:_________________ Dpto. Solicitante de la Anulación: _________________________ Otros departamentos que afecta: ComprasNombre:_______________________ Presupuesto ContabilidadFirma:_________________________ Control Fiscal Tesorería Anulación Paso a Paso Anulación Genérica Paso a Paso No. de Transacción:_____________________Monto:___________________ Anular desde el paso:___________________ Anulación Total Anulación Genérica Total No. de Transacción:_____________________Monto:___________________ Documento para anular: MD003Cuenta Directa MD004Contratos para Adquisición de Bienes y Servicios MD005 Contrato de Honorarios MD006Contrato de Alquiler MD007Solicitud de Viáticos MD008 Apertura de Fondo MD009Reembolso de Fondo Institucional MD017Notas de Débito MD018Apertura de Caja Menuda MD019 Reembolso de Caja Menuda MD022Ingreso de Gestión MD027Boleta de Depósito MD034Adquisición de Bienes/Servicios al Crédito (Fondo Institucional) MD035Adquisición de Bienes/Servicios al Contado (Fondo Institucional) MD036 Registro de Planilla adicional de Contrato Motivo de la Anulación: ____________________________________________________________________________________________________________________________________ Recibido por:_____________________ Anulación ejecutada por:_______________________ Fecha de Corrección:______________ Número de Anulación:_________________________ Indique a que departamento debe remitirse la documentación para continuar con su procesamiento: ComprasContabilidadPresupuestoTesorería Control Fiscal Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá (SIAFPA) Formulario de Anulación de Transacciones
22 ANULACIONES ANULACIONES Tipos de Anulaciones: TotalTotal Paso a PasoPaso a Paso Genérica Total o Paso a PasoGenérica Total o Paso a Paso Adjudicación por RenglónAdjudicación por Renglón Esta labor generalmente es realizada por el Director de Administración y Esta labor generalmente es realizada por el Director de Administración y Finanzas de la Entidad. Finanzas de la Entidad.
23 FLUJO TRANSACCIONAL PROCESOS DE REGISTRO CASO PRACTICO O. COMPRA O/C
24 1. Antecedentes/Borrador Solicitud de Compra 2. Bloqueo de partida presupuestaria 3. Generar Solicitud de Compra 4. Aprobación Solicitud de Compra 5. Resultados de Adjudicación 6.Generar Orden de Compra 7.Asiento Contable de la O/C 8.Refrendo de la O/C 9.Recepción de Almacén o Servicios 10.Emisión de Recibo x el sistema (Sólo aplica a entidades del G. central) 11.Recepción de la Gestión de Cobro 12.Refrendo de la Gestión de Cobro 13.Autorización de emisión de cheque 14.Impresión de cheque 15.Asiento de Diario/Contabilizar Cheque 16.Revisión de cheque COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL 7 8 9 10 11 12 13 16 14 15
25 SIAFPA Institucional: Flujo de trabajo(*): -Orden de Compra (*) Simplificado Bloqueo/ Reserva Compro- miso Deven- gado Pagado Solicitud De Compra Momentos presupuestarios y contables Orden de Compra Bloqueo 1,000 Recibe Bien o Servicios Gestión De Cobro Ejecución Contabiliza Orden de Compra 1,000 -1,000 Contabiliza Recepción 1,000 -1,000 Imprime cheque 1,000 Contabiliza cheque -1,000 ContabilidadPresupuesto ComprasAlmacen Responsable de Servicios u Obras Tesorería
26 OPCIONES DE CORRECCIONES CORREGIR PROVEEDOR DE LA ORDEN DE COMPRA MODIFICAR EL TIPO DE ADQUISICION
27 CORREGIR PROVEEDOR DE LA O/C
28 MODIFICAR TIPO DE ADQUISICION
29 MANTENIMIENTO DE CATALOGOS Catálogo de Artículos Catálogo de Proveedores (*) (*) El Tesoro Nacional es quien crea los proveedores en el Catálogo de Proveedores, luego de que el Proveedor llene el formulario debidamente y lo presente en el 5 piso. (Antiguo Hacienda y Tesoro)
30 CATALOGO DE ARTICULOS Transacción Nueva
31 MANTENIMIENTO CATALOGO DE ARTICULOS
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33 Consideraciones importantes…… La Entidad beneficiada será responsable del control y seguimiento de las solicitudes La Entidad coordinará con la Dirección de Contrataciones Públicas la tramitación del Convenio para poder hacer uso del procedimiento. El Emisor (Caja de Ahorros) le establecerá un número de Tarjeta de Crédito, solo para esta adquisición (pasajes aéreos internacionales). Este procedimiento se tramitará en el Sistema SIAFPA como Orden de Compra y no tendrán ninguna restricción con respecto al monto. El uso de este procedimiento no estará sujeto a Control Previo por Resolución de la CGR. Las Entidades del Gobierno Central realizarán el pago de sus cuentas, a través del TN, utilizando el sistema ACH.
34 El usuario de Compras ingresará al Módulo de Compras en la opción: 1101 (O de Compras) Ant./Borrador Solicitud de Compra
35 EL INICIO DE LA TRANSACCIÓN ES IGUAL A CUALQUIER OTRA SOLICITUD DE UNA ORDEN DE COMPRA.
36 ENTIDADES DEL GOBIERNO CENTRAL SOLO PODRAN ESCOGER EN TIPO DE FONDO: TESORO NACIONAL ENTIDADES DEL SECTOR DESCENTRALIZADO SELECCIONA EN TIPO DE FONDO: FONDO INSTITUCIONAL
37 AL SELECCIONAR COMO FORMA DE PAGO AL CREDITO Y TIPO DE ADQUISICION SERVICIO, SE LE HABILITARA LA PESTAÑA DE “VISA” Y DEBERA COLOCAR UN COTEJO
38 SELECCIONAR EL CODIGO DE SERVICIO DE PASAJE DE ACUERDO AL ASIGNADO EN EL CATALOGO DE ARTICULOS.
39 FLUJO TRANSACCIONAL PROCESOS DE REGISTRO CASO PRACTICO O. COMPRA O/C
40 1. Antecedentes/Borrador Solicitud de Compra 2. Bloqueo de partida presupuestaria 3. Generar Solicitud de Compra 4. Aprobación Solicitud de Compra 5. Resultados de Adjudicación 6.Generar Orden de Compra 7.Emitir Recibo x el sistema (Sólo aplica a entidades del Gobierno Central) 8.Asiento Contable de la O/C 9. Autorización de emisión de cheque 10. Pagos 11.Asiento de Diario/Contabilizar Cheque 12. Refrendar Orden de Compra y cheque 13. Contabilizar Recepción de Almacén o de servicio COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL 12 7 8 9 10 13 5 2 4 3 6 11
41 TIPOS DE CONTRATOS EN EL SIAFPA Contrato que se originan en el Departamento de Compras: - Compras de Bienes y Servicios Contratos que se originan en el Departamento de Contabilidad: - Honorarios - Alquileres
42 FLUJO TRANSACCIONAL PROCESOS DE REGISTRO CASO PRACTICO CONTRATOS Contrato
43 FLUJO TRANSACCIONAL PROCESOS DE REGISTRO CASO PRACTICO CONTRATOS Contrato
44 1. (Contratos)Antecedentes/Borrador Solicitud de Compra 2. Bloqueo de partida presupuestaria 3. Generar Solicitud de Compra 4. Aprobación Solicitud de Compra 5. Resultados de Adjudicación 6. Contabilizar Pre-compromiso del Contrato 7. Registrar Fianza 8. Refrenda el Contrato 9. Fecha de Orden de Proceder 10. Recepción de Bienes y Servicios/Asiento Cont. 11. Emisión de Recibo x el sistema (Sólo aplica a Entidades del G. Central) 12. Recepción de Gestión de Cobro 13. Refrendo de la Gestión de Cobro 14. Autorización de Emisión de Cheque 15. Pago 16. Contabilizar pagado del Cheque 17. Revisión de Cheques COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL 5 2 4 3 6 7 8 9 10 11 12 13 14 16 15 17
45 REPORTES Y CONSULTAS
46 Artículos Ordenes de Compras emitidas Artículos Adquiridos Proveedores Registrados en el TN
47 REPORTE DE ARTICULOS CREADOS DEFINICIÓN: Reporte que brindará información relacionada al tipo de articulo necesarios para la realización de las ordenes de compras y contratos.
48 DEFINICIÓN: Reporte que brindará información relacionada a las adjudicaciones realizadas en base a las ordenes de compras emitidas. Permite identificar por proveedor y por unidad solicitante. REPORTE DE ORDENES DE COMPRAS EMITIDASEMITIDAS
49 REPORTE DE ARTICULOS ADQUIRIDOS DEFINICIÓN: Reporte que brindará información relacionada con los artículos adquiridos mediantes ordenes de compras y contratos.
50 REPORTE PROVEEDORES CREADOS EN EL TN DEFINICIÓN: Reporte que brindará información relacionada con los Proveedores Creados en el TN de acuerdo a su estado.
51 INFORMACION DE INCIDENTES Incidentes deben ser reportados al Centro Gestión de Incidentes deben ser reportados al Centro Gestión de Incidentes Telefónicamente 506-6789 o por Correo [email protected] Incidentes Telefónicamente 506-6789 o por Correo [email protected] Incidentes por errores de usuario deben ser resueltas Incidentes por errores de usuario deben ser resueltas en la entidad. en la entidad. Incidentes relacionados con los equipos informáticos Incidentes relacionados con los equipos informáticos de la entidad deben ser resueltos por el informático de de la entidad deben ser resueltos por el informático de la entidad. la entidad.
52 REQUERIMIENTOS DEL PERSONAL TODAS LAS AREAS Conocimiento de las Normas Presupuestarias Conocimientos básicos de Windows Conocimientos básicos de Microsoft Office Conocimiento de la Ley de Presupuesto vigente Conocimiento de la Ley 22 (Contrataciones Públicas) Compras Conocimiento de: Ley de Presupuesto Vigente Normas de Presupuesto Vigente Presupuesto Contador – CPA (Jefe) Asistente – Estudios de Contabilidad (Lic.) Conocimientos de: Contabilidad Gubernamental Normas de Contabilidad Análisis y Preparación Estados Financieros Contabilidad Conocimiento de: Normas para el manejo de Fondos Normas para el manejo de Cajas Menudas Tesorería