1 6.- LA COMUNICACIÓN ESCRITA

2 a) LOS INFORMES 2 RECEPTORES DE LOS INFORMES Todo informe tiene un receptor y se debe tomar en cuenta. ¿ A QUIÉN VA DIRIGIDO ? Según sean los niveles organizacionales se requerirán diferentes características en el informe. El trabajo se lleva a cabo mediante diversos procesos que fluyen a lo largo de la organización. ¿ DE QUÉ DEPENDE EL CONTENIDO ? Determinado por las necesidades de información, tanto de quién lo solicita, como de la data recopilada del que lo emite. Relacionado con el nivel jerárquico al que vaya dirigido y la complejidad de la toma de decisiones al que esté ligado. 1.- GENERALIDADES

3 3 PREVER EL IMPACTO DEL INFORME Los informes tienen contenidos y ellos generan reacciones. CONSECUENCIA PREDECIBLES Compruebe que las ventajas de sus planteamientos son mayores que las desventajas. Evalúe el trabajo previo necesario y los requisitos para llevar a cabo su informe. Prevea cualquier contingencia que se pueda presentar PROPUESTAS DE CAMBIO PROPUESTAS DE CAMBIO Asegúrese que su informe mejorará los procesos concretos y a las personas involucradas en los mismos. Comuníquese con todas las personas involucradas en el informe para evaluar cómo les afectarán los cambios propuestos.

4 REUNIONES:  Fortalece las relaciones y la confianza mutua  Permiten una reacción instantánea  Es necesario planificar y ser sinceros en los planteamientos PUBLICACIONES:  Permiten la transmisión de una amplia gama de mensajes  Se puede provocar cierta interacción con las aportaciones de los lectores  Si el contenido no es atractivo la gente acaba por no leerlas 4 ELECTRÓNICOS:  Medio sumamente eficaz para comunicarse rápidamente  Posibilita interacción y participación de los implicados  Por la facilidad del uso puede significar sobrecarga en las comunicaciones MARQUETIN INTERNO:  Es un buen instrumento para venderle cambios al personal  Ayudan a simplificar y explicar mensajes complejos  Estas técnicas son capaces de suscitar respuestas inmediatas CARTELERAS:  Sirven para información oficial o uso general de los empleados  Permiten que todos los empleados tengan acceso a la información  No hay posibilidad de respuestas interactivas TELÉFONO:  Herramienta esencial para la comunicación personal  Ausencia física de las personas que se comunican  No es útil para mantener conversaciones largas y complejas 2.- OCASIONES DE INFORMAR

5 5 COMUNICACIÓN ESCRITA: -Expresión manifestada por el ser humano para dar y recibir información en forma escrita -Hay que conocer el lenguaje para darle sobriedad a la expresión -Para elaborar un buen informe escrito se requere de una correcta redacción EL INFORME: - “En un mundo altamente competitivo y cambiante, el informe surge como un medio ideal para la transmisión de ideas, por cuanto constituye un mensaje simple o complejo, breve o extenso de lo que pueda ocurrir en una organización”.(Aura Babaresco, 2005) b) BUEN USO DE LA LENGUA

6 6 CONCEPTO: Es la descripción de un problema o ciertos hechos analizados de antemano con miras a presentar soluciones u objetivos a alcanzar (Babaresco, 2005) IMPORTANCIA: “ Los informes tienen como propósito promover decisiones y actos que son, con mucha frecuencia, del mayor interés para la actividad de la empresa”. (Babaresco, 2005) CARACTERÍSTICAS: - Apoyarse en hechos - Ser objetivo y específico - Redactarse con lenguaje claro y de manera impersonal - Debe hacerse comprender - Tener título corto y representativo del objeto CLASIFICACIÓN: -Simple o Complejo - Formal o informal - Cortos o largos EL INFORME

7 7 -¿Qué título llevará el informe? -¿Quién lo va a leer? -¿Qué uso va a tener? -¿Cuál es la propia opinión del informante? -¿Hacia qué parte se inclina? -¿Qué es capaz de hacer? -¿Para quién se hace el informe? -¿Quiénes más lo podrán leer? c) REDACCIÓN DEL INFORME 1.- GENERALIDADES

8 8 PLAN DEL INFORME SIMPLE GENÉRICO: - Membrete - Ciudad y fecha - Dependencia - Autoridad que lo elabora - Objeto - Texto o cuerpo - Fuentes consultadas - Anexos TÉCNICO: - Carátula - Objeto del informe - Introducción - Antecedentes - Beneficios - Utilización y pruebas - Conclusiones y recomendaciones - Anexos - Firma del autor - Ciudad y fecha CIENTÍFICO: - Carátula - Objeto del informe - Introducción - Procedimiento experimental - Resultados - Conclusiones -Anexos - Firma del autor - Ciudad y fecha 2.- LOS PLANES

9 9 PLAN DEL INFORME COMPLEJO - Determinación y presentación del problema - Precisión del problema - Justificación del problema - Delimitación del problema - Marco teórico - Planteamiento y formulación del problema - Planteamiento de objetivo - Formulación de Hipótesis - Operacionalización de las Hipótesis - Metodología que se aplicará - Determinación de los métodos a utilizar - Concreción de la Población o Muestra de estudio - Selección de las técnicas de recolección de datos - Procesamiento y sistematización de la Información - Análisis e interpretación de la información - Conclusiones y recomendaciones - Fuentes consultadas - Anexos

10 10 PRIMERA SECCIÓN (PRESENTACIÓN) SEGUNDA SECCIÓN (TEXTO) I. Encabezamiento Fecha Servicio o Departamento que emite el informe Nombre y cargo del firmante Destinatario II. Objeto Exposición concreta de los hechos III. Cuerpo a. Hechos Descripción o desarrollo del objeto b. Demostración Apreciación y explicación de la demostración IV. Conclusión Proposiciones MODELO DEL INFORME SIMPLE 3.- LOS MODELOS

11 11 I. Presentación Presentación del asunto Presentación del problema III. Cuerpo 1a. Parte Transición 2a. Parte 3a. Parte Transición II. Preliminares Explicaciones Complementarias Circunstancias, situación o Historial Método de Información Sumario de este documento A. Demostración B. Examen C. Conclusión Parcial Tesis, Antítesis o Ventajas e inconvenientes D. Demostración E. Examen F. Conclusión Parcial Tesis, Antítesis o Ventajas e inconvenientes G. Demostración H. Examen I. Conclusión Parcial Tesis, Antítesis o Ventajas e inconvenientes IV. Conclusión Recapitulación de C, F, I. Proposiciones. MODELO DEL INFORME COMPLEJO

12 12 MODELOS DE PESENTACIÓN DECAPÍTULOS CAPÍTULO I LA COMUNICACIÓN El proceso comunicacional b) Al margen izquierdo CAPÍTULO I LA COMUNICACIÓN El proceso comunicacional a) Centralizado c) A la sangría CAPÍTULO I LA COMUNICACIÓN El proceso comunicacional

13 13 3.5 CM 2.5 CM3.5 CM 2.5 CM TEXTO NUMERO 4.- LOS MÁRGENES

14 14 a) Romanos: (I, IV, XII) Partes preliminares b) Arábigos: (1, 4, 12) Cuerpo y partes finales Nota: La carátula no se numera ni se cuenta, al igual que la guarda inicial u hoja de respeto. El conteo en Romano es en mayúscula y se inicia en la página del título, la cual se cuenta pero no se numera. 5.- LA PAGINACIÓN

15 15 Al alinear las categorías y las definiciones del marco teórico comparándolas con el problema planteado de investigación, de tal forma que se pueda constatar si estos elementos fueron los más adecuados o suficientes para dar respuesta a los objetivos propuestos, se presenta una visión orgánica de este trabajo de investigación en donde las recomendaciones constituyen un indicador favorable del éxito alcanzado en el estudio, estableciendo las sugerencias convenientes sobre el tema abordado. 6.- LAS CONCLUSIONES

16 16 ALDRIDGE, Alan y otro: (2003), Topología del mundo social (Teoría y práctica de la Investigación mediante encuesta), Barcelona, España, Gedise, Traducción de Jordi Mundó. ARIAS, Fidias: (1997), El Proyecto de Investigación, (Guía para su elaboración), Venezuela, Episteme, 2ª. Edición. Diccionario El Pequeño Larousse Ilustrado: (2000), Colombia, Larousse, 2ª. Reimpresión. FEDÓN, Ernesto (2002): UNIESTAD: Paquete estadístico [Programa de Computación]. Valencia, Universidad Tecnológica del Centro, Trabajo de ascenso no publicado. 2ª. Edición revisada y ampliada. ________ (1997), Análisis Factorial confirmatorio en la Validación del Constructo Competencia Docente del Profesor Universitario, España,. Sociedad Española de Pedagogía, Revista Bordón, No. 4. Ley de Universidades: (1970), Venezuela, Gaceta oficial No. 1429. Extraordinaria de fecha 8 se septiembre de 1970, Ediciones Dabosan. SANOJA, Nilda: (1991), Un Proyecto Factible de Desarrollo Profesional Docente para los Profesores de la Especialidad en Administración del Colegio Universitario “Francisco de Miranda”. Venezuela, Estudios de Postgrado. Universidad Pedagógica Experimental Libertador. www.gestiondelconocimiento.com/modelo_nonaka.htm [email protected] sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/ tesis/Salud/Reyes_T_Y/Introducción.htm 7.- LAS FUENTES CONSULTADAS

17 17 HISTOGRAMA TORTA RADIAL ICONOGRAFÍA 70 25 50 90 8.- UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS TÉCNICAS

18 18 TIPOS DE PRESENTACIONES Toda presentación tiene un propósito básicamente persuasivo. SEGÚN SU OBJETIVO Informativo De análisis y toma de decisiones Educación y entrenamiento. SEGÚN SU PREPARACIÓN PREVIA No preparadas. Preparadas. Muy preparadas. SEGÚN EL USO DE LAS AYUDAS VISUALES Con ayudas visuales. Sin ayudas visuales. d) PRESENTACION DEL INFORME

19 19 Los Colores transmiten Emociones. El color ejerce sobre la persona un triple poder: Poder de impresionar. Poder de expresión. Poder de expresión. Poder de construcción. Poder de construcción. 1.- LOS COLORES Y SU INFLUENCIA

20 20 Los Colores y Su Influencia

21 21 Los Colores y Su Influencia

22 22 Mejora el aprendizaje78%Mejora el aprendizaje78% Incita a leer41%Incita a leer41% Atrae hacia las imágenes18%Atrae hacia las imágenes18% Provoca la tendencia a actuar26%Provoca la tendencia a actuar26% Uso efectivo de los Colores

23 23 Toda presentación involucra un mensaje didáctico y ésta mejora notablemente, si va acompañada de medios visuales. Las ayudas visuales no constituyen el auditorio. Redacte título con gancho: es lo primero que se lee. En lo posible use imágenes en color, gráficos y diagramas. 2.- EL IMPACTO VISUAL

24 24 CLASIFICACIÓN Diapositivas, películas, proyectores, retroproyectores, pizarrones o tableros, rotafolios, cartulinas, modelos o muestras 3.- CLASIFICACIÓN DE LAS AYUDAS AUDIOVISUALES

25 25 LOS COLORES Los colores reflejan y producen los estados de animo del individuo. Es factible evaluar la personalidad de un individuo a través de la selección e importancia de los colores Los colores presentan sus propias características 4.- PREPARACIÓN Y UTILIZACIÓN DE AYUDAS VISUALES

26 26 Aumenta la motivación Mejora la comprensión Estimula la retención Más fácil de jerarquizar y diferenciar la información El Color en las Presentaciones

27 27 Significado de los Colores Alegría Pasión Emoción Acción Peligro ROJOVERDE Esperanza Juventud Equilibrio Descanso Naturaleza VIOLETA Espiritualidad Calma Autocontrol Dignidad NARANJA Placer Regocijo Fiesta Estimulación del apetito

28 28 Significado de los Colores Confianza Armonía Afecto Fidelidad Reserva AZULAMARILLO Fortuna Suerte Placer Adolescencia Prosperidad ROSA Ingenuidad Bondad Buenos Sentimientos Ausencia del Mal Ternura BLANCO Paz Inocencia Calma Estabilidad Divinidad

29 29 Significado de los Colores Disolución Separación Tristeza Muerte Pesar Nobleza NEGROGRIS Elegancia Respeto Desconsuelo Aburrimiento Desánimo Indeterminación MARRÓN Cordialidad Comportamiento Noble DORADO Misticidad

30 30 Selección del material de apoyo PROFNTMD% A01224.488 B01193.876 C01255100 D01255100 TOT.04913.9280.9 PROF.: Profesor N: Número de alumnos encuestados T: Total de puntos obtenidos en la dimensión MD: Media aritmética en la dimensión %: Porcentaje obtenido en la dimensión TOT.: Totales de las columnas N y T Promedio de las columnas MD y % Elaboración propia, 2006 Tabla No. 10 Resultados de la dimensión 3 del Cuestionario de Profesores (CAD) a) Cuadro b) Histograma

31 31 CONECTARSE CON EL PÚBLICO Hostilidad Incredulidad Interés Atención Positivismo Seriedad Escepticismo Indecisión Distracción Desinterés Oposición Interés Decisión Desinterés Neutral

32 INTERACCIÓN EXPOSITOR-AUDIENCIA CONOCIMIENTOS HABILIDADES MOTIVACIÓN INTERESANTEPEROABURRIDA INFORMACIÓNSININTERACCIÓN SIGNIFICATIVA Y DIVERTIDA DIVERTIDA Y POCOSIGNIFICATIVA PRESENTACIÓN DE IDEAS

33 33 RETROALIMENTACIÓN En una comunicación eficaz se transmite con sinceridad. Convoque a reuniones de equipo para comprobar el resultado de las decisiones. Para ello, se evaluará que tanto han penetrado en los destinatarios. Obtenga información de las reacciones efectuando un sondeo. Si la reacción es negativa, puede ser que no se haya comprendido o que realmente sea negativa. Si la reacción es positiva es probable que algo permanezca oculto. Al comprometer a todos los directivos, haciendo énfasis en su rol, la comunicación interna mejorará. Cuando la comunicación es externa, planifique para comprobar su impacto. Si más de una persona plantea necesidades es probable que sea el sentimiento colectivo

34 34 PUNTOS IMPORTANTES: 1.- OBJETIVO(S) 2.- IDENTIFICACIÓN 3.- HISTORIA (ÚLTIMOS 10 A 5 AÑOS) 4.- TÍTULOS ACADÉMICOS (DE LOS MÁS ALTOS A LOS MENORES) 5.- PREMIOS Y RECONOCIMIENTOS 6.- CUIDAR LA PRESENTACIÓN: ATRACTIVA, SOBRIA Y ELEGANTE d) EL CURRÍCULO

35 ¡¡¡ ATENCIÓN !!! Para la Tutoría de la semana que viene cada grupo debe traer dos periódicos distintos (no importa la fecha)

36 TUTORIA No. 6 El grupo debe elaborar un informe con estas características: a)Dirigido a la Gerencia de Recursos Humanos b)Con copia a todas las autoridades de la Empresa c)El objetivo del informe es dar cuenta del aumento en el número de personas que llegan tarde a su trabajo de la División de almacenamiento.