1 6.4 Realización de las Actividades de AuditoríaKarla García María Isabel Gallardo Nandy Nufio Ailen Calzadilla María José Ochaeta Verónica Chang Julia Girón Wernard Santizo

2 Actividades de la AuditoríaReunión de apertura Revisión de la documentación Comunicación Asignación de funciones y responsabilidades Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos Preparación de conclusiones Reunión de cierre

3 6.4.2 Reunión de Apertura Propósito Incluye a los responsablesAcordar el plan Presentar al equipo Asegurar que se pueden realizar las actividades Incluye a los responsables Preguntas Depende de experiencia y tamaño de la empresa

4 Puntos a considerar Presentación de los participantesConfirmación de los objetivos, alcance y criterios Plan de auditoria Metodología Métodos para gestionar los riesgo para la organización Canales de comunicación Confirmación del idioma Informar al auditado del progreso de la auditoría Confirmación de recursos

5 Puntos a considerar Confirmación de confidencialidad y seguridad de la información Confirmación de procedimientos de salud y protección, emergencia y seguridad Método de presentación de hallazgos. Condiciones para dar por terminado una auditoría. Información de reunión de cierre. Información de cómo tratar los posibles hallazgos Información del sistema de retroalimentación.

6 6.4.3 Revisión de DocumentaciónPropósito: Determinar conformidad del sistema según criterios de auditoría. Reunir información Puede realizarse a lo largo de la auditoría. Si no es adecuada, se decide si se continúa.

7 6.4.4 Comunicación durante auditoríaLlegar a acuerdos formales entre los interesados. Puede ser obligatoria según requisitos legales. Equipo debe reunirse periódicamente. Auditor líder  informar al auditado: Progreso Hallazgos Objetivos no alcanzables Cambios en el plan de auditoría

8 6.4.5 Asignación de Funciones y ResponsabilidadesGuías y observadores Acompañan No emiten opinión Observadores: confidencialidad Guías: Identificar a las personas Acceso a áreas Seguir reglas y procedimientos establecidos Testigo Aclarar información

9 6.4.6 Recopilación y Verificación de InformaciónMuestreo apropiado Información que se acepta como evidencia debe ser verificable. Métodos: Entrevistas Observaciones Revisión de documentos (incluye registros)

10 6.4.7 Generación de HallazgosConformidad o no conformidad. Junto con evidencia. Clasificar no conformidades. Registrar puntos donde no hay acuerdo.

11 6.4.8 Preparación de ConclusionesReunirse antes de reunión de cierre para: Revisar hallazgos Acordar conclusiones Preparar recomendaciones Comentar seguimiento de auditoría (cuando aplique) A tratar: mejoras, causas, implementación.

12 6.4.9 Reunión de Cierre Facilitada por el líderPresentar hallazgos y conclusiones Participantes: Representantes de dirección Responsables de procesos Cliente de auditoría Otras partes

13 6.4.9 Reunión de Cierre Explicar al auditado: DiscutirEvidencia se basó en muestra Método Tratamiento de los hallazgos y consecuencias Hallazgos y conclusiones Actividades posteriores a la auditoría Discutir

14 6.5 Preparación y Distribución de Informe

15 6.5.1 Preparación de InformeLíder debe informar Objetivos Alcance Cliente Equipo auditor y participantes Fechas y ubicaciones Criterios Hallazgos y evidencia Conclusiones Declaración de cumplimiento

16 6.5.2 Distribución del InformeDebe: Emitirse en el tiempo acordado Fechado, revisado y aprobado Distribuir a receptores según plan

17 6.6 Finalización de AuditoríaTipos Finalización del plan Situación inesperada Conservar o destruir documentos según procedimiento Confidencialidad Notificar al auditado o cliente si se hará público

18 6.7 Actividades de SeguimientoDependen de los objetivos Indicar necesidad de actividades: Correcciones o acciones correctivas Acciones preventivas Mejoras Auditado: Decide y emprende acciones Reportar a auditor (posible auditoría posterior)