1 A PLICACIÓN R ELACIONES P UBLICAS Ludwing Jacobo Gonzalez Medina
2 ¿Q UÉ ES UN WORKFLOW ? -Consiste en una secuencia de pasos conectados -Describe a menudo como un objeto está siendo transferido de un paso a otro. -Están diseñados para lograr los intentos de transformación de algún tipo, la prestación de servicios, o de procesamiento de la información
3 ¿C ÓMO FUNCIONA UN WORKFLOW ? Un workflow es una secuencia estructurada en la cual se definen diferentes estados. Las acciones, indican la manera en que se va a mover entre un estado y otro, dependiendo de las acciones tomadas se va a ir estructurando el flujo de trabajo y el estado el que va la actividad introducida dentro del workflow.
4 E JEMPLOS DE W ORKFLOW Una aplicación de Flujos de Trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. Con la definicion anterior podemos asemejar esto a un ejemplo de vida real que seria los pasos para poder colocar cambios en produccion. Se soluciona o se ponen los archivos en el listado de actualizacion. Es aprobado o rechazo por el encargado. Es aprobado por el encargado de quality assurance Si es aprobado es colocado en produccion Se revisa el funcionamiento adecuado en produccion.
5 E JEMPLOS DE W ORKFLOW State parameter {{form "en:first_example"} {view_method edit}} Action save -roles admin Action propose -next_state proposed Action accept_supervisor -next_state accepted Action accept_QA -next_state implemented Action reject -next_state rejected Action mark_implemented -next_state implemented State initial -actions {propose} State proposed -actions {accept_supervisor reject} State accepted -actions {accept_QA reject} State rejected -actions {propose} State implemented -actions {save}
6 ¿C ÓMO HACER UN WORFLOW, COMO FUNCIONA XOWF ? Ejemplo sencillo de un workflow State parameter {{form "en:first_example"} {view_method edit}} Action save -roles admin Action propose -next_state proposed Action accept -next_state accepted Action reject -next_state rejected Action mark_implemented -next_state implemented State initial -actions {save propose} State proposed -actions {save accept reject} State accepted -actions {save mark_implemented} State rejected -actions {save} State implemented -actions {save}
7 C OMANDOS U TILIZADOS - State: define los estados que va a tener el workflow y que acciones se puede tomar en el estado que se encuentra. - Action: define hacia que estado va a dirigirse en el workflow con la accion que tome. - view_method edit: define que al presionar un boton que hace referencia a una accion, al accesar al form siguiente entre directamente al fillout del form. - {{form "en:first_example}}: define el form con el cual va a iniciar el workflow - Roles: indica que roles van a tener permiso sobre la accion determinada.
8 XOWIKI FORMS Xowiki se basa en un editor de texto enriquecido y se centra más en la integración con OpenACS (por ejemplo, categorías, comentarios generales, ADP-incluye, ad-sustitución de las variables del template). Xowiki combina aspectos de los wikis (la facilidad de creación de la página) con los aspectos de un sistema de gestión de contenidos (revisiones, el contenido reutilizable, múltiples idiomas, plantillas de página).
9 X OWIKI FORM - X OWF Xowiki forms son las que generan la interfaz para poder ingresar la descripcion del workflow que se quiere implementar, o tambien para edicion y borrado del workflows. Mediante el uso de formas xowiki, las definiciones de flujo de trabajo están tan bien guardados con las revisiones en el repositorio de contenido OpenACS. Los forms son utilizados para describir los estados en los que se puede encontrar dentro del flujo de trabajao y las acciones representadas en los forms no ayudan a movilizarnos dentro del flujo de trabajo.
10 E JEMPLOS DE X OWIKI FORMS Para crear un form sencillo con una casilla para ingresar un texto y una con opcion multiple quedaria de la siguiente manera. En el form constraints del form se define: @cr_fields:hidden {main_data:richtext,disabled,label=} {question:richtext,label=Responda la pregunta} {mc_question:radio,options={2 2} {3 3},required,label=la mitad de 2 mas 2} Luego en la casilla template se define que campos queremos que sean visto en nuestro form para el caso anterior quedaria de la siguiente manera. @question@ @mc_question@ Si se utiliza la casilla form se definiria de la siguiente manera @question@ @mc_question@
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12 Para crear un nuevo workflow definimos primero un form con la deficion de un xowiki workflow
13 Despues de tener creado el workflow base se procede a hacer un fillout de este form para poder describir el worflow que deseamos.
14 Definimos con que form va a inicar la aplicación con workflow y el estado inicial
15 Definimos los estados que va a tener el worflow
16 Definimos las acciones para ver como se van a manejar los estados del workflow, bajo que acciones.
17 D ESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS Esta aplicación consiste en poder llevar un Flujo de procesos para la preparación de eventos, Los eventos son requeridos por los Decanos de las distintas Facultades y ejecutados por el Departamento de Relaciones Publicas, en su realización por cada evento están involucradas varias personas, para poder organizar a toda la gente es necesaria una aplicación web que lleve el flujo de cada uno de los involucrados. Cada uno de los involucrados es responsable de un Área ó Departamento en específico; originalmente se definieron las anteriores personas pero estas pueden cambiar, cada encargado debe aprobar ó rechazar cada solicitud que se le haga a su respectivo departamento ó área. Al dar todos los involucrados su aprobación, el solicitante hace una solicitud de presupuesto para lo cual por parte de la Dirección Ejecutiva se emitirá un presupuesto final del evento y enviado al solicitante por el Lic. Jean Paul Suger, el solicitante al dar el visto bueno del presupuesto se pasa a dar por aprobado el evento y enviado a relaciones públicas para su ejecución.
18 Los workflows utilizados son: Workflow de Ingreso General: Este es el workflow principal que a pesar de ser una instancia del workflow base, utilizamos el “ítem_id” de este workflow como el “parent_id” de los sub- workflows, el link al workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se- rp/work_flow_ingreso_general_2.http://optimus.galileo.edu:8215/se- rp/work_flow_ingreso_general_2 Sub-Workflow de Presupuesto: Este sub-workflow utilizado para llevar flujo del presupuesto elaborado con su respectivo formulario, el link al workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se- rp/workflow_de_presupuesto.http://optimus.galileo.edu:8215/se- rp/workflow_de_presupuesto Sub-Workflow de FACOM: Este sub-workflow fue creado para trabajar junto con su respectivo formulario para la autorización de solicitudes hacia Departamento de FACOM, el cual puede aprobar ó rechazar alguna solicitud y enviara un respectivo correo a la parte interesada, el link hacia el workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_facom.http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_facom Sub-Workflow de Medialab: Este sub-workflow fue creado para trabajar junto con su respectivo formulario para la autorización de solicitudes hacia Departamento de Medialab, el cual puede aprobar ó rechazar alguna solicitud y enviara un respectivo correo a la parte interesada, el link hacia el workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/workflow_medialabhttp://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/workflow_medialab Sub-Workflow de Vice Rectoría Administrativa: Este sub-workflow fue creado para trabajar junto con su respectivo formulario para la autorización de solicitudes hacia la Vice Rectoría Administrativa, el cual puede aprobar ó rechazar alguna solicitud y enviara un respectivo correo a la parte interesada, el link hacia el workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se- rp/work_flow_vicerrectoria_administrativa.http://optimus.galileo.edu:8215/se- rp/work_flow_vicerrectoria_administrativa Sub-Workflow de Revista Futuro: Este sub-workflow fue creado para trabajar junto con su respectivo formulario para la autorización de solicitudes hacia el Departamento de Revista Futuro el cual puede aprobar ó rechazar alguna solicitud y enviara un respectivo correo a la parte interesada, el link hacia el workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se- rp/work_flow_revista_futuro.http://optimus.galileo.edu:8215/se- rp/work_flow_revista_futuro
19 Sub-Workflow de Bienestar Estudiantil: Este sub-workflow fue creado para trabajar junto con su respectivo formulario para la autorización de solicitudes hacia el Departamento de Bienestar Estudiantil el cual puede aprobar ó rechazar alguna solicitud y enviara un respectivo correo a la parte interesada, el link hacia el workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_bienestar_estudiantil.http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_bienestar_estudiantil Sub-Workflow de Seguridad: Este sub-workflow fue creado para trabajar junto con su respectivo formulario para la autorización de solicitudes hacia el Departamento de Seguridad el cual puede aprobar ó rechazar alguna solicitud y enviara un respectivo correo a la parte interesada, el link hacia el workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_seguridad. http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_seguridad Sub-Workflow de Gerencia de Edificios: Este sub-workflow fue creado para trabajar junto con su respectivo formulario para la autorización de solicitudes hacia el Departamento de Seguridad el cual puede aprobar ó rechazar alguna solicitud y enviara un respectivo correo a la parte interesada, el link hacia el workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_gerencia_de_edificios.http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_gerencia_de_edificios Sub-Workflow de Relaciones Públicas: Este sub-workflow fue creado para trabajar junto con su respectivo formulario para la autorización de solicitudes hacia el Departamento de Relaciones Públicas el cual puede aprobar ó rechazar alguna solicitud y enviara un respectivo correo a la parte interesada, el link hacia el workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_relaciones_publicas.http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_relaciones_publicas Sub-Workflow de Dirección Ejecutiva: Este sub-workflow fue creado para trabajar junto con su respectivo formulario para la autorización de solicitudes hacia el Departamento de Dirección Ejecutiva el cual puede aprobar ó rechazar alguna solicitud y enviara un respectivo correo a la parte interesada, el link hacia el workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_direccion_ejecutiva.http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/work_flow_direccion_ejecutiva Sub-Workflow de Reporte de Solicitudes Aprobadas: Este sub-workflow fue creado para listar todas las solicitudes que fueron aprobadas, este sub-workflow no tiene cambio de estados, el link hacia el sub- workflow es: http://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/workflow_reporte_consolidadohttp://optimus.galileo.edu:8215/se-rp/workflow_reporte_consolidado
20 ¿C OMO FUNCIONA UN WORFLOW DE LA APLICACIÓN ?
21 INSTALAR UNA INSTANCIA DE XOWF Se hizo una instalacion nueva de una instancia de xowf, la direccion de la instacia es optimus.galileo.edu:8716 Paquetes necesarios para instalar xowf - xowiki workflow 0.24d - xowiki 0.118 - xotcl-core 0.106 Pasos de instalacion - descargar los paquetes anteriormente mencionados - colocar los archivos en el directorio packages de la instacia - en url/acs-admin/apm de la instacia de openacs - instalar los paquetes mencionados - reiniciar la instacia