1 ABC czyli Rachunek Kosztów Działań (dr inż. Michał Troska)
2 Materiały konferencyjnePlan prezentacji Czym jest ABC? ABC a tradycyjne metody kalkulacji kosztów Charakterystyka firmy X Etapy wdrożenia systemu ABC w firmie Prezentacja rezultatów wdrożenia systemu ABC Analiza zyskowności klientów firmy Zasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce
3 Materiały konferencyjnePlan prezentacji Czym jest ABC? ABC a tradycyjne metody kalkulacji kosztów Charakterystyka firmy X Etapy wdrożenia systemu ABC w firmie Prezentacja rezultatów wdrożenia systemu ABC Analiza zyskowności klientów firmy Zasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce
4 Przedsiębiorstwo ZASOBY PRODUKTY DZIAŁANIA
5 Każda organizacja składa się z trzech podstawowych elementów:„Posiadane przez firmę, ekonomiczne elementy, używane w trakcie realizacji działań" Płace, Wyposażenie, Delegacje, Usługi obce, Pomieszczenia, etc. Zasoby (koszty): “Praca, czynności wykonywane w firmie" Rozładunek, Realizacja zamówień, szkolenia pracowników, montaż, Planowanie, .... Działania: Klienci, Produkty, Kanały dystrybucji, Dostawcy etc... „Dostawcy, klienci, produkty, usługi, kontrakty, projekty, na potrzeby których wykonywane są działania” Obiekty kosztowe:
6 Koszty bezpośrednie i pośrednieKoszty bezpośrednie – takie, które na podstawie dokumentów da się jednoznacznie przyporządkować do obiektu kosztowego (produkt, wydział, klient, dostawca..) Koszty pośrednie – wspólne dla dwóch lub więcej obiektów kosztowych, których nie da się przyporządkować bezpośrednio do obiektów kosztowych
7 Activity Based Costing – Rachunek Kosztów Działań to ...Odzwierciedlenie przepływu ... Kosztów Zasobów (pośrednich) poprzez działania do obiektów kosztowych za pośrednictwem …..
8 Nośniki kosztów zasobów Przyjmowanie zamówień od klienta...NOSNIKÓW KOSZTÓW ZASOBÓW... „Mierniki częstotliwości i intensywności z jaką zasoby firmy są konsumowane przez działania lub inne zasoby" Działania Nośniki kosztów zasobów Zasoby czas pracy Przyjmowanie zamówień od klienta Praca ludzka (wynagrodzenia) Przygotowywanie ofert
9 NOSNIKI KOSZTÓW ZASOBÓW
10 NOSNIKI KOSZTÓW ZASOBÓW
11 NOŚNIKI KOSZTÓW ZASOBÓWRachunek kosztów działań jest pewnego rodzaju pomostem pomiędzy pozycjami księgi głównej a użytkownikami końcowymi
12 Activity Based Costing – Rachunek Kosztów Działań to ...Odzwierciedlenie przepływu ... Kosztów Zasobów poprzez działania do obiektów kosztowych za pośrednictwem …..
13 Nośniki kosztów działań…i NOŚNIKÓW KOSZTÓW DZIAŁAŃ „Mierniki częstotliwości i intensywności z jaką działania konsumowane są przez obiekty kosztowe lub inne działania" Obiekty kosztowe Działania Produkty Usługi Nośniki kosztów działań liczba zamówień Klienci Przyjmowanie zamówień od Klienta
14 NOŚNIKI KOSZTÓW DZIAŁAŃ
15 NOŚNIKI KOSZTÓW DZIAŁAŃTrzy zasadnicze grupy nośników kosztów działań: ilościowe nośniki operacji (np. liczba produktów, liczba serii, liczba ustawień maszyny, liczba operacji kontroli jakości) – informują, jak często wykonywane jest dane działanie nośniki czasu trwania (np. czas przygotowania linii produkcyjnej, liczba godzin robocizny bezpośredniej) – informują, ile czasu potrzeba na wykonanie danego działania nośniki intensywności – informują o rzeczywistym koszcie zużytych zasobów dla każdorazowego wykonania określonego działania (np. zmiana konstrukcyjna może wiązać się przy każdym jej wprowadzaniu z innym czasem pracy inżynierów, maszyn itp.)
16 NOŚNIKI KOSZTÓW DZIAŁAŃ
17 NOŚNIKI KOSZTÓW DZIAŁAŃ
18 ABC odzwierciedla rzeczywisty przebieg procesów w przedsiębiorstwieABC a tradycyjne metody kalkulacji kosztów ABC odzwierciedla rzeczywisty przebieg procesów w przedsiębiorstwie
19 Materiały konferencyjnePlan prezentacji Czym jest ABC? ABC a tradycyjne metody kalkulacji kosztów Charakterystyka firmy X Etapy wdrożenia systemu ABC w firmie Prezentacja rezultatów wdrożenia systemu ABC Analiza zyskowności klientów firmy Zasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce
20 Przykład liczbowy
21 Tradycyjnie A: 12000 * 99% = 11880 Koszt jednostkowy: 11880/ 990 =12 Wynagrodzenie monterów projektanta 10000 zł 12000 zł Wyrób A Wyrób B Liczba sztuk 99% 1% 11880 zł 120 zł A: * 99% = 11880 Koszt jednostkowy: 11880/ 990 =12 B: * 1% = 120 Koszt jednostkowy: 120/ 10 =12 Montaż A B C Projektowanie Wyrób A Czas pracy Wyrób B Liczba sztuk 2000 zł 10000 zł 50% 99% 1% zł 1100 zł Wynagrodzenie monterów projektanta A: 2000 * 50% * 99%=10900 Koszt jednostkowy: 10900/ 990 =11,01 B: 2000 zł * 50% * 1%=1100 Koszt jednostkowy: 1100 / 10 =110
22 Przedsiębiorstwo produkuje dwa wyroby W1 i W2Przykład liczbowy (2) Przedsiębiorstwo produkuje dwa wyroby W1 i W2 Koszty bezpośrednie: Kwoty kosztów bezpośrednich, poniesione na wytworzenie tychże wyrobów, przedstawione zostały w poniższej tabeli: W1 W2 Razem materiały bezpośrednie 30 000 66 000 96 000 wynagrodzenia bezpośrednie 20 000 50 000 świadczenia na rzecz pracowników 14 000 34 000 Razem koszty bezpośrednie 64 000 Wielkość produkcji 500 szt. 1000 szt. 1500 szt.
23 W związku z produkcją wyrobów W1 i W2 wykonywane są cztery działania:Koszty pośrednie: W związku z produkcją wyrobów W1 i W2 wykonywane są cztery działania: zaopatrzenie w materiały przygotowanie produkcji obsługa produkcji kontrola produkcji Koszty bezpośrednie wykonania tych działań, wynikające z zaangażowania odpowiednich zasobów, przedstawia tabela: Działanie Koszty Zaopatrzenie w materiały 11 000 Przygotowanie produkcji 9 000 Obsługa produkcji 10 000 Kontrola produkcji Razem 40 000
24 Koszty pośrednie (cd): Narzut kosztów pośrednich działańPrzedsiębiorstwo, wykonując poszczególne działania, poniosło również koszty pośrednie działań w wysokości zł. Koszty te zostaną rozliczone na poszczególne działania przy użyciu nośnika kosztów zasobów – w naszym przypadku będzie to liczba pracowników zaangażowanych przy wykonywaniu działań: Działanie liczba pracowników Narzut kosztów pośrednich działań Zaopatrzenie w materiały 2 4 000 Przygotowanie produkcji Obsługa produkcji 3 6 000 Kontrola produkcji 1 2 000 Razem 8 16 000
25 Koszty całkowite działań: Nośniki kosztów działań:Działanie Koszty działań bezpośrednie Koszty działań pośrednie Koszty działań całkowite Zaopatrzenie w materiały 11 000 4 000 15 000 Przygotowanie produkcji 9 000 13 000 Obsługa produkcji 10 000 6 000 16 000 Kontrola produkcji 2 000 12 000 Razem 40 000 56 000 Nośniki kosztów działań: Działanie Nośnik kosztów W1 W2 Razem Zaopatrzenie w materiały # dostaw 20 30 50 Przygotowanie produkcji czas trwania 100 160 260 Obsługa produkcji # ustawień maszyn 40 60 Kontrola produkcji # kontroli
26 Jednostkowe koszty działań: Rozliczenie kosztów działań na wyroby:Działanie Wielkość działań Koszty całkowite Koszty jednostkowe Zaopatrzenie w materiały 50 15 000 300 Przygotowanie produkcji 260 13 000 Obsługa produkcji 100 16 000 160 Kontrola produkcji 60 12 000 200 Rozliczenie kosztów działań na wyroby: Działanie Koszt jedn. działania W1 W2 Ilość działań Koszt działania Zaopatrzenie w materiały 300 20 6 000 30 9 000 Przygotowanie produkcji 50 100 5 000 160 8 000 Obsługa produkcji 40 6 400 60 9 600 Kontrola produkcji 200 4 000 RAZEM 21 400 34 600
27 Kalkulacja kosztów wytworzenia wyrobów: RAZEM KOSZTY WYTWORZENIAPozycje kosztów W1 W2 Koszty całkowite Koszty jednostkowe Koszty bezpośrednie 64 000 128,00 116,00 w tym: - materiały bezpośrednie 30 000 60,00 66 000 66,00 - wynagrodzenia bezpośrednie 20 000 40,00 30,00 - świadczenia na rzecz pracowników 14 000 28,00 20,00 Koszty pośrednie 21 400 42,00 34 600 34,00 - zaopatrzenie w materiały 6 000 12,00 9 000 9,00 - przygotowanie produkcji 5 000 10,00 8 000 8,00 - obsługa produkcji 6 400 12,80 9 600 9,60 - kontrola produkcji 4 000 RAZEM KOSZTY WYTWORZENIA 85 400 170,80 150,60
28 Metoda tradycyjna: W1 W2 materiały bezpośrednie 30 000 66 000wynagrodzenia bezpośrednie 20 000 świadczenia na rzecz pracowników 14 000 Razem koszty bezpośrednie 64 000 Koszty pośrednie 56 000 Klucz rozliczeniowy (wielkość produkcji) 500 szt. 1000 szt. Narzut 18 667 37 333 Koszt całkowity 82 667 Koszt jednostkowy 165,33 153,33 ABC 170,80 150,60
29 ABC a tradycyjne metody kalkulacji kosztów
30 Przykład dla procesu magazynowaniaTrad.: Pralka: 500$ +10%*500$ = 550$ ABC: 500$+5$ (przyjęcie)+ 20$ wstawienie + 13 $ (przechowywanie) + 20 $ (wydanie) + 25 $ (opakowanie) + 2 $ (zarządzanie) = 585$ Trad.: Stół: 500$+10%*500$ = 550$ ABC: 500$+4$ (przyjęcie)+ 2$ wstawienie + 1$ (przechowywanie) + 2$ (wydanie) + 4 $ (opakowanie) + 2 $ (zarządzanie) = 515$
31 Korzyści z wprowadzenia systemu ABCPodejmowanie właściwych decyzji Koszty stają się logiczne i zrozumiałe Dostarcza atrybutów działań t.j. czynności składające się nań, mierniki przerobu, czas wykonywania itd.. Usprawnienie działań/procesów firmy Informacja o koszcie danego klienta Informacja o koszcie danego produktu Dostarczanie niezbędnych informacji dla analiz, negocjacji handlowych Uzyskanie przewagi nad konkurencją Eliminacja wad tradycyjnej kalkulacji kosztów
32 Dlaczego tradycyjna kalkulacja nie wystarcza ?Produkty wzrastająca liczba produktów i ich różnorodność wzrastające wymagania dotyczące jakości/ISO9000 skracający się cykl życia produktu presja obniżenia cen Logistyka zwiększająca się liczba kanałów dystrybucji globalizacja Działalność podstawowa presja na obniżenie kosztów wykorzystanie nowoczesnych technologii
33 ZMIANY W STRUKTURZE KOSZTÓWKoszty pośrednie Materiały Robocizna bezpośrednia Technologia Elementy kosztów wytwarzania CZAS:
34 ABC a tradycyjne metody kalkulacji kosztów
35 Materiały konferencyjnePlan prezentacji Czym jest ABC? ABC a tradycyjne metody kalkulacji kosztów Charakterystyka firmy X Etapy wdrożenia systemu ABC w firmie Prezentacja rezultatów wdrożenia systemu ABC Analiza zyskowności klientów firmy Zasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce
36 Materiały konferencyjneCharakterystyka firmy X Spółka córka międzynarodowego holdingu Przedmiotem działalności firmy jest sprzedaż produktów jednostek będących w strukturze holdingu. W zakres oferowanych wyrobów wchodzą: - przewody elektryczne - węże osłonowe - dławnice kablowe - złącza przemysłowe - prowadnice łańcuchowe - inne akcesoria elektryczne.
37 Materiały konferencyjnePlan prezentacji Czym jest ABC? ABC a tradycyjne metody kalkulacji kosztów Charakterystyka firmy X Etapy wdrożenia systemu ABC w firmie Prezentacja rezultatów wdrożenia systemu ABC Analiza zyskowności klientów firmy Zasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce
38 Przebieg prac wdrożeniowychETAPY PRAC CZAS REALIZACJI 1. Planowanie przedsięwzięcia, budowa arkusza „Wywiady” Październik 2002 2. Poznanie firmy (analiza dokumentów) Listopad – Grudzień 2002 3. Szkolenie pracowników firmy (opracowanie prezentacji oraz listu dla pracowników) Styczeń 2003 4. Wywiady Luty 2003 5. Budowa słownika działań i mapy procesów Marzec 2003 6. Projekt systemu ABC Marzec – Kwiecień 2003 7. Analiza rentowności klientów firmy, prezentacja otrzymanych wyników Maj 2003 8. Budowa aplikacji Marzec – Wrzesień 2003 9. Bieżące prace modernizacyjne ...
39 Przykładowe informacje uzyskane w wyniku rozmowyMateriały konferencyjne Przykładowe informacje uzyskane w wyniku rozmowy Działanie: prowadzenie dokumentacji płacowej Opis działania: utrzymanie i aktualizacja dokumentacji płacowej każdego pracownika Czynności: przyjmowanie informacji o zmianach, wprowadzanie zmian, redagowanie zmian, utrzymywanie dokumentacji Produkt działania: aktualne teczki dokumentacji płacowej Miara wielkości przerobu:liczba teczek dokumentacji do utrzymania i aktualizacji Klient/użytkownik działania: pracownik, agencje rządowe Czas wykonywania działania: normalnie: 30 minut minimalnie: 20 minut maksymalnie: 90 minut Czynniki kosztotwórcze: fluktuacja kadr, zmiany przepisów
40 Poziomy szczegółowości w definiowaniu działań
41 Materiały konferencyjneSłownik
42 Materiały konferencyjnePlan prezentacji Czym jest ABC? ABC a tradycyjne metody kalkulacji kosztów Charakterystyka firmy X Etapy wdrożenia systemu ABC w firmie Prezentacja rezultatów wdrożenia systemu ABC Analiza zyskowności klientów firmy Zasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce
43 Wyniki kalkulacji kosztów procesów
44 Koszty procesów Model ABC
45 Koszty wybranych działań i jednostkowe koszty ich produktów
46 Materiały konferencyjnePlan prezentacji Czym jest ABC? ABC a tradycyjne metody kalkulacji kosztów Charakterystyka firmy X Etapy wdrożenia systemu ABC w firmie Prezentacja rezultatów wdrożenia systemu ABC Analiza zyskowności klientów firmy Zasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce
47 Rentowność klientów X– „krzywa wieloryba”
48 Ilość pozycji na zlecenieRentowność klientów X Jakie czynniki determinują rentowność? WPŁYW ILOŚCI GENEROWANYCH ZLECEŃ Nr klienta Obrót [zł] Marża Koszt klienta Zysk/ Strata Liczba zleceń Ilość pozycji Ilość pozycji na zlecenie Liczba ofert 7 ,60 ,93 25 465,31 ,62 28 484 17,3 22 743 ,24 95 081,50 11 661,46 83 420,04 14 122 8,7 18 192 ,78 97 241,79 35 257,46 61 984,33 108 357 3,3 636 ,50 41 112,47 4 376,58 36 735,89 11 49 4,5 126 ,04 74 167,91 35 814,07 38 353,84 107 548 5,1 30 ,60 76 730,64 57 942,21 18 788,43 191 479 2,5
49 Ilość pozycji na zlecenie Ilość pozycji na zlecenieRentowność klientów X Jakie czynniki determinują rentowność? WPŁYW ILOŚCI POZYCJI Nr klienta Obrót [zł] Marża Koszt klienta Zysk/ Strata Liczba zleceń Ilość pozycji Ilość pozycji na zlecenie Liczba ofert 759 12 517,25 4 377,42 3 259,86 1 117,56 6 9 2 884 10 651,70 3 814,28 2 824,81 989,47 50 8 WPŁYW LICZBY ZAPYTAŃ OFERTOWYCH Nr klienta Obrót [zł] Marża Koszt klienta Zysk/ Strata Liczba zleceń Ilość pozycji Ilość pozycji na zlecenie Liczba ofert 121 85 929,10 33 181,74 6 097,11 27 084,63 15 66 4,4 3 50 81 044,90 34 637,86 9 603,26 25 034,60 16 63 3,9 18
50 Jakie czynniki determinują rentowność?Rentowność klientów X Jakie czynniki determinują rentowność? WPŁYW ZALEGŁOŚCI W SPŁACIE NALEŻNOŚCI Nr klienta Obrót [zł] Marża Koszt klienta Zysk/ Strata Liczba zleceń Ilość pozycji Liczba ofert Kwota długu 310 19 295,50 8 590,23 4 958,44 3 631,79 18 36 382 24 366,39 11 705,02 8 680,55 3 024,47 17 105 15 917,40 908 17 501,38 8 247,06 7 500,52 746,54 19 40 12 768,80 ZWROT KOSZTÓW, PIERWSZA STRATA Nr klienta Obrót [zł] Marża Koszt klienta Zysk/ Strata Liczba zleceń Ilość pozycji Liczba ofert 531 1 205,00 657,80 648,06 9,74 1 785 1 264,50 694,06 694,18 -0,12 3 741 1 757,70 818,79 923,73 -104,94
51 Ilość pozycji na zlecenie Ilość pozycji na zlecenieRentowność klientów X MAŁE ZLECENIE RZĘDU 300 zł = STRATA ok. 500 zł Nr klienta Obrót [zł] Marża Koszt klienta Zysk/ Strata Liczba zleceń Ilość pozycji Ilość pozycji na zlecenie Liczba ofert 1207 307,50 154,29 643,08 -488,79 1 ZAMÓWIENIA PONIŻEJ 100 zł = STRATA PONAD 600 zł Nr klienta Obrót [zł] Marża Koszt klienta Zysk/ Strata Liczba zleceń Ilość pozycji Ilość pozycji na zlecenie Liczba ofert 143 91,67 44,88 664,77 -619,89 1 2 280 87,00 21,80 641,85 -620,05
52 Ilość pozycji na zlecenie Ilość pozycji na zlecenieRentowność klientów X OFERTA „PRO FORMA” Nr klienta Obrót [zł] Marża Koszt klienta Zysk/ Strata Liczba zleceń Ilość pozycji Ilość pozycji na zlecenie Liczba ofert 0,00 644,80 -644,80 1 1 101,29 -1 101,29 3 NAJMNIEJ RENTOWNI KLIENCI Nr klienta Obrót [zł] Marża Koszt klienta Zysk/ Strata Liczba zleceń Ilość pozycji Ilość pozycji na zlecenie Liczba ofert 20 671,56 7 588,32 12 090,11 -4 501,79 44 60 1 6 56 152,54 9 166,46 12 702,16 -3 535,70 24 65 3 25 3 141,00 805,82 4 082,40 -3 276,58 15 Niespłacona należność: 3 626,97 zł
53 Materiały konferencyjnePlan prezentacji Czym jest ABC? ABC a tradycyjne metody kalkulacji kosztów Charakterystyka firmy X Etapy wdrożenia systemu ABC w firmie Prezentacja rezultatów wdrożenia systemu ABC Analiza zyskowności klientów firmy Zasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce
54 Materiały konferencyjneZasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce Początkowy brak orientacji w realiach funkcjonowania firmy Brak doświadczenia zespołu wdrożeniowego Istniejące różnice w kwalifikacjach pracowników firmy Początkowa obawa pracowników przed rachunkiem ABC jako nowym systemem kontrolnym Brak aplikacji, która pozwoliłaby na gromadzenie i przetwarzanie informacji Problemy w ustaleniu harmonogramu rozmów (zwolnienia, urlopy, inne czynniki) Ograniczenie czasu rozmowy do maksymalnie 2 godz. (kierownicy 3 godz.) Trudności z określeniem poziomu szczegółowości w definiowaniu działań Kłopoty pracowników w definiowaniu wykonywanych działań Różne nazwy tych samych działań (konieczność późniejszej ich agregacji) Problemy osób zatrudnionych w określaniu czasów wykonywania poszczególnych działań (zwłaszcza gdy wykonywane rzadko lub wiele czynników wpływało na czas ich trwania)
55 Materiały konferencyjneZasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce Ramowy plan kont w wielu wypadkach nie korespondował z poziomem zidentyfikowanych procesów i działań (uszczegółowienie kont zbyt syntetycznych, zagregowanie kont nadmiernie analitycznych) Nierozstrzygnięta kwestia nieuwzględniania niektórych z pozycji kosztowych w rachunku ABC Brak możliwości uzyskania danych z istniejącego w firmie systemu informacyjnego - uproszczenia w rozliczaniu kosztów na działania, a następnie z aktywności na poszczególne obiekty kosztowe Brak wyraźnego kryterium podziału klientów na grupy Warte podkreślenia: Opór ludzki minimalny - sprowadzał się jedynie do rozmów nad zasadnością wprowadzania metody ABC w przedsiębiorstwie Zbudowany model ABC stanowi jedynie pierwsze przybliżenie tego, jak model ten zachowa się po kilku latach informowania, nauki i adaptacji, co wynika z: przyjętych uproszczeń rozliczenia kosztów działań na poziomie przedsiębiorstwa na końcowe obiekty kosztowe braku wyróżniania w kalkulacji kosztów stałych i zmiennych, a także określenia kosztów niewykorzystanych mocy
56 Materiały konferencyjneZasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce Określenie nośników kosztów działań „teoretycznie” najlepiej modelujących przepływ kosztów nie nastręczało problemów Co innego zastosowanie ich w praktyce.
57 Materiały konferencyjneZasadnicze problemy podczas implementacji rachunku ABC w praktyce Ramowy plan kont w wielu wypadkach nie korespondował z poziomem zidentyfikowanych procesów i działań (uszczegółowienie kont zbyt syntetycznych, zagregowanie kont nadmiernie analitycznych) Nierozstrzygnięta kwestia nieuwzględniania niektórych z pozycji kosztowych w rachunku ABC Brak możliwości uzyskania danych z istniejącego w firmie systemu informacyjnego - uproszczenia w rozliczaniu kosztów na działania, a następnie z aktywności na poszczególne obiekty kosztowe Brak wyraźnego kryterium podziału klientów na grupy Warte podkreślenia: Opór ludzki minimalny - sprowadzał się jedynie do rozmów nad zasadnością wprowadzania metody ABC w przedsiębiorstwie Zbudowany model ABC stanowi jedynie pierwsze przybliżenie tego, jak model ten zachowa się po kilku latach informowania, nauki i adaptacji, co wynika z: przyjętych uproszczeń rozliczenia kosztów działań na poziomie przedsiębiorstwa na końcowe obiekty kosztowe braku wyróżniania w kalkulacji kosztów stałych i zmiennych, a także określenia kosztów niewykorzystanych mocy