1 ACTIVIDADES DE CONTROLBUENOS DÍAS

2 ACTIVIDADES DE CONTROLA G E N D A CONCEPTO DEBERES DE LA ADMINISTRACIÓN. REQUISITOS DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL RESUMEN DE LAS NORMAS

3 Información y ComunicaciónMonitoreo Información y Comunicación Actividades de control Información y comunicación Evaluación de riesgos Ambiente de control

4 ACTIVIDADES DE CONTROLC o n c e p t o j u r í d i c o Art. 2 LGCI Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por Contraloría General de la República, jerarcas y titulares subordinados consecución de los objetivos del sistema de control interno.

5 ACTIVIDADES DE CONTROL Art. 15 LGCI DEBERESDocumentar Mantener actualizados y Divulgar internamente 1. Cumplimiento de objetivos del control interno. 2. Prevención de aspectos que puedan desviar el logro de los objetivos Políticas Normas Procedimientos de control

6 ACTIVIDADES DE CONTROL Art. 15 LGCI DEBERESDef. Clara 2 Documentar Mantener actualizados Divulgar internamente 1. Jerarquía de autorizaciones y aprobaciones. 2. Protección y conservación de activos 3. Diseño y uso documentos, registros, (Sistema contabilidad y presupuesto) 4. Conciliaciones periódicas. 5.Controles generales a Sistema Información Computadorizado Políticas Procedimientos

7 ACTIVIDADES DE CONTROLConcepto según el MNGCI Políticas y procedimientos que los jerarcas y los titulares subordinados deben establecer para asegurar que se realicen las actividades necesarias para un desempeño institucional satisfactorio Administración eficaz del riesgo logro de los objetivos organizacionales

8 ¿CUÁLES SON? ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesPrácticas y medidas de control Control integrado Análisis de costo/beneficio Responsabilidad delimitada Instrucciones por escrito Autorización y Aprobación de transacciones y operaciones Supervisión constante Conciliación periódica de registros

9 ¿CUÁLES SON? ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesSeparación de funciones incompatibles Documentación de procesos y transacciones Registro oportuno Sistema contable y presupuestario Acceso a activos y registros Revisiones de control Inventarios periódicos Arqueos independientes Formularios uniformes Rotación de labores Disfrute oportuno de vacaciones Garantías a favor de la institución Dispositivos de control y seguridad

10 ACTIVIDADES DE CONTROL ImportanciaConstituyen el medio para administrar un factor de riesgo en un momento determinado. Son el medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos

11 ACTIVIDADES DE CONTROL ImportanciaEstablece medidas para corregir las actividades, para alcanzar planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. Determina y analiza causas que pueden originar desviaciones Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Racionaliza la administración, lo que genera productividad de los recursos.

12 ACTIVIDADES DE CONTROL ImportanciaLa utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación mas estrecha entre la planeación y el control.

13 ACTIVIDADES DE CONTROL NaturalezaPreventivas Detectivas

14 Algunos elementos del control.ACTIVIDADES DE CONTROL Algunos elementos del control. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

15 Establecimiento de estándares.ACTIVIDADES DE CONTROL Establecimiento de estándares. Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. (Productividad, Calidad del producto, Desarrollo de personal. Evaluación de la actuación) MÉTODOS: Estándares estadísticos. análisis de datos de experiencias pasadas Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor. Estándares técnicamente elaborados. estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa. Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia. Desarrollo de personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad. Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa.

16 ACTIVIDADES DE CONTROL EjemplosAutorización Aprobación Verificación Conciliación Inspección Supervisión Otras (revisión, comprobación, fijación de estándares, etc)

17 COMO? ACTIVIDADES DE CONTROL ENFOQUE ESTRATÉGICO (Art. 11 LOCGR-SCFS)PERFECCIONAMIENTO DISEÑO IMPLANTACION COMO? ENFOQUE ESTRATÉGICO (Art. 11 LOCGR-SCFS) ENFOQUE OPERATIVO (Art. 10 LGCI-Responsabilidad) ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

18 ACTIVIDADES DE CONTROL RequisitosAntes de establecer un sistema de control se requiere: Contar con objetivos y estándares Que el personal clave comprenda y este convencido de los controles. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos. Evaluar la efectividad de los controles: Eliminando aquellos que no sirven Simplificándolos Combinándolos para perfeccionarlos

19 ACTIVIDADES DE CONTROL RequisitosApoyadas por el superior Apropiadas Escritas Responsabilidad delimitada Personal idóneo Rentables Integrados a los procesos Aplicarse uniformemente Mejoramiento continuo

20 ¿EN QUE CONSISTEN? ACTIVIDADES DE CONTROL NORMAS - Prácticas usualesCriterios técnicos, métodos, los procedimientos y las prácticas cuya aplicación permite organizar y mantener un sistema de control interno eficaz

21 PRACTICAS Y MEDIDAS DE CONTROLACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales PRACTICAS Y MEDIDAS DE CONTROL 1 La Administración debe diseñar y adoptar las medidas y prácticas de control interno que mejor se adapten a los procesos organizacionales y que coadyuden al logro de los objetivos.

22 2 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesCONTROL INTEGRADO La Administración debe establecer un control previo, concomitante y posterior a las actividades para el logro de los objetivos

23 3 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales ANALISIS DE COSTO/BENEFICIOA los controles se les debe aplicar un análisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad y conveniencia para el logro de los objetivos

24 4 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesRESPONSABILIDAD DELIMITADA La responsabilidad por la realización de cada proceso deber estar definida y asignada a cada funcionario según corresponda

25 5 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesINSTRUCCIONES POR ESCRITO Las instrucciones deben darse por escrito en forma clara, concisa y ordenada en un manual a disposición de los funcionarios MANUAL

26 6 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesSEPARACIÓN DE FUNCIONES DE CARÁCTER INCOMPATIBLE Las funciones de carácter incompatible son aquellas cuya combinación permite que se realicen u oculten fraudes o errores Estas funciones deben separarse dentro del plan de organización de la entidad

27 7 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesAUTORIZACION Y APROBACION DE TRANSACCIONES Y OPERACIONES Todas las operaciones deben contar con las autorizaciones por los funcionarios designados y que posean la autoridad jerárquica correspondiente

28 8 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesDOCUMENTACION DE PROCESOS Y TRANSACCIONES Todos los resultados de una gestión deben respaldarse adecuadamente con la documentación de sustento pertinente DIARIO MAYOR I / B

29 9 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesSUPERVISION CONSTANTE Se debe ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de los procesos, transacciones y operaciones de la institución

30 10 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales REGISTRO OPORTUNOTodos los hechos que afecten la toma de decisión y las acciones que procedan deben de registrarse en forma oportuna.

31 11 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesSISTEMA CONTABLE Y PRESUPUESTARIO Establecimiento de sistemas contables y presupuestarios de conformidad a las disposiciones legales y técnicas vigentes

32 12 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesACCESO A ACTIVOS Y REGISTROS Debe estar claramente definido y delimitado a los funcionarios autorizados según su cargo y labor correspondiente

33 13 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales REVISIONES DE CONTROLEl control debe aplicarse en puntos específicos para detectar y corregir desviaciones con respecto a lo planeado

34 14 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesCONCILIACION PERIODICA DE REGISTROS Los registros deben verificarse y conciliarse con los documentos fuente para determinar y enmendar errores u omisiones en el procesamiento

35 15 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales INVENTARIOS PERIODICOSLa exactitud de los registros sobre activos y disponibilidades de la institución debe ser comprobada mediante verificaciones y recuentos físicos

36 16 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales ARQUEOS INDEPENDIENTESDebe efectuarse arqueos a los valores y otros activos en forma sorpresiva e independiente de quien los custodia, administra, recauda, contabiliza y genera

37 17 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales FORMULARIOS UNIFORMESUso permanente de formularios prenumerados e impresos Sistema de control sobre la emisión, la custodia y el manejo de los formularios en los sistemas

38 18 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesROTACIÓN DE DEBERES La rotación de deberes tiene que establecerse en forma sistemática entre quienes ejercen tareas o funciones afines

39 19 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesDISFRUTE DE VACACIONES Los funcionarios deben disfrutar de sus vacaciones conforme a la Ley y Reglamentos internos

40 20 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesGARANTIAS A FAVOR DE LA INSTITUCION Todo funcionario que tenga para su administración fondos públicos debe rendir una garantía a favor de la Hacienda Pública

41 21 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usualesDISPOSITIVOS DE CONTROL Y SEGURIDAD 21 El control y la seguridad deben ser apropiados para garantizar el uso óptimo de los equipos en las labores que correspondan

42 ACTIVIDADES DE CONTROLMUCHAS GRACIAS