1 ADMINISTRACION DE BIENES

2 OBJETIVO: SOCIALIZAR A LOS PARTICIPANTES, LOS LINEAMIENTOS, HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS DE ORDEN ADMINISTRATIVO QUE SE APLICAN – EN EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DEL CONCEJO MUNICIPAL ADMINSTRACION DE BIENES ESTRUCTURA DE LA PRESENTACION TEMAS A TRATAR:  SOLICITUD DEL BIEN  ENTRADA A ALMACEN DEL BIEN  REQUERIMIENTO INTERNO DE UN EQUIPO  ENTREGA DEL BIEN AL FUNCIONARIO  INVENTARIO DEL BIEN  PAZ Y SALVO FUNCIONARIOS PUBLICOS CON VINCULO CONTRACTUAL  CASOS DAÑOS, DETERIORO, INUTILIZACION  PERDIDA, HURTO

3 ES UN PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN PARA LA GESTION DE LOS RECURSOS PUBLICOS QUE PERMITE MANTENER UN ADECUADO MANEJO, USO, REGISTRO, CONTROL Y CONSERVACION DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES EN RESPUESTA A LA NECESIDAD IMPERATIVA DE: - PARA CUMPLIR MANDATOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES - DESARROLLAR MECANISMOS CLAROS, PRECISOS Y METODICOS DE GESTION DE LOS RECURSOS PUBLICOS - PARA CONOCER QUE SE TIENE - PARA LOGRAR QUE EL MANEJO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES SE ENMARQUE DENTRO DE LOS PRINCIPIOS DE TRANSPARENCIA, EFICIENCIA, ECONOMIA, EFICACIA Y EQUIDAD, CONSAGRADOS EN LA CONSTITUCION Y LA LEY. - PARA APOYAR LA GESTIÓN, LA ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN DE RECURSOS - PARA TRAZAR Y CUMPLIR METAS Y OBJETIVOS - PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL TRABAJO Y NUESTROS RESULTADOS ADMINISTRACION DE BIENES

4 INGRESOS DE BIENES AL ALMACEN ENTRADA FISICA DE LOS BIENES AL ALMACEN ORIGINADA POR COMPRAS; REINTEGROS DEL SERVICIO; DONACIONES; TRASPASOS; RECUPERACIONES; SOBRANTES; PRESTAMO O PRODUCCION RECEPCION Y ALMACENAMIENTO CLASIFICACION CODIFICACION REGISTROSOPORTES

5 CLASIFICACION DEVOLUTIVOSPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO LOS BIENES CLASIFICADOS EN ESTA CATEGORIA REQUIEREN UN CONTROL INDIVIDUAL EN UNA FICHA DE ACTIVO INFORMACION FICHA ACTIVO  NOMBRE ELEMENTO  DESCRIPCION  PLACA DE INVENTARIO O IDENTIFICACION  TIPO DE ACTIVO  VALOR DE ADQUISICION  FECHA DE COMPRA Y SERVICIO  CENTRO DE COSTO  RESPONSABLE Y UBICACIÓN DEL ACTIVO  CEDULA O NIT DEL RESPONSABLE  DEPENDENCIA  MEJORAS  DEPRECIACION ACUMULADA  AJUSTES POR INFLACION  VALOR BIEN AJUSTADO Y DEPRECIADO

6 FICHAS DE ACTIVO LOGO NOMBRE DE LA ENTIDAD FICHA DE ACTIVO  NOMBRE_______________________________________________  DESCRIPCION__________________________________________  PLACA__________________________________________________  AGRUPACION DE ACTIVO ____________________________  VALOR DE ADQUISICION______________________________  FECHA DE COMPRA____________________________________  FECHA DE SERVICIO___________________________________  RESPONSABLE_________________________________________  UBICACIÓN ____________________________________________  CEDULA O NIT_________________________________________  CENTRO DE COSTO____________________________________  MEJORAS_______________________________________________  DEPRECIACION ACUMULADA_________________________  AJUSTES POR INFLACION_____________________________  VALOR AJUSTADO Y DEPRECIADO____________________ AVALUO TECNICO O COMERCIAL

7 COMPROBANTE BAJA DE BIENES POR TRASPASO LOGO NOMBRE DE LA ENTIDAD COMPROBANTE BAJA DE BIENES POR TRASPASO ENTRE ENTIDADES PUBLICAS RESPONSABLE: NIT: CONSECUTIVO:: FECHA: NOTA: CODIGO PLACA DESCRIPCION U.MED, CANT. V.UNIT. V.TOTAL RESUMEN POR SUBAGRUPACIONES: ALMACENISTA ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: NOMBRE CEDULA:

8 PROCESO DE ADQUISICION Y ADMINISTRACION DE BIENES AREA ADMINISTRATIVA DEPENDENCIAS FINANCIERA CONTABLE CONTRATACION SOLICITA BIENES Y/O SERVICIOS (B/S) PLANIFICA ADQUISICION DE B/S -Recolecta información -Proyecta -Valoriza -Genera plan de compras -Aprueba plan de compras -Oficializa plan compras CONTRATA B/S ALMACENA SUMINISTRA B/S -Programa y gestiona compra -Elabora Términos de referencia -Supervisa -Actualiza -Reporta -Ingresa -Inventario -Bajas -Reporta -Egreso -Inventario CONTRATA B/S -Programa -Gestiona -Coordina ASIGNA RECURSOS -Conceptúa -Viabilidad Presupuestal CONTABILIZA -Registro Las Entidades deben generar una cultura y un sistema de comunicación eficaz entre las dependencias de la administración, como responsables de los procesos contables y administrativos de uso o custodia de los bienes, lo cual redundará en un mayor control sobre la clasificación contable, el manejo administrativo y de gestión.

9 EGRESOS DE BIENES DEL ALMACEN SALIDA FISICA DE LOS BIENES DEL ALMACEN ORIGINADA POR SUMINISTRO O ENTREGA DE ELEMENTOS; BAJAS INSERVIBLES E INNECESARIOS; BIENES DADOS EN PRESTAMO; TRASPASO A OTRAS ENTIDADES PUBLICAS ACTIVIDADES DE DESPACHO REGISTROSOPORTES CESANDO DE ESTA MANERA LA RESPONSABILIDAD DIRECTA POR LA CUSTODIA, PROTECCION Y CONSERVACION POR PARTE DEL ALMACENISTA QUEDANDO BAJO LA RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO QUIEN RECIBE

10 BAJA DE BIENES

11 ALMACENAMIENTO INFORMACION REGISTRO CONTABLE - COMPROBANTE DE BAJA POR TRASPASO - ACTA DE ENTREGA DE BIENES BAJA POR TRASPASO BAJA POR TRASPASO DE BIENES A UN ORGANISMO PUBLICO La Entidad interesada dirige una solicitud al Ordenador del Gasto, quien estudia la solicitud y la aprueba o la rechaza, respondiendo por escrito a la entidad solicitante. El original de la solicitud de la entidad y copia de la respuesta del Ordenador del Gasto son enviadas a la parte Administrativa El almacenista recibe de la parte Administrativa los siguientes documentos: - El acto Administrativo que autoriza el traspaso, firmado por el Ordenador del Gasto. - La solicitud escrita de la Entidad que requiere los bienes - La relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con las indicaciones de descripción, cantidad, especificaciones y valores con que figuran en los inventarios - Certificación expedida por la parte administrativa, indicando que los bienes relacionados no son necesarios y que no hay solicitud de compra de los mismos.

12 BAJA POR PERDIDA DE BIENES, HURTO O ROBO PROCESOS DE RESPONSABILIDAD La Baja de Bienes por pérdida está asociada a los Procesos de Responsabilidad Concepto 001686 / Julio 2003 Controlaría General de la República “…el numeral 22 del artículo 34 de la Ley 734/02, prescribe dentro de los Deberes de los servidores públicos entre otros “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”. Entonces es importante puntualizar sobre la responsabilidad que le asiste al servidor público, respecto de los bienes asignados para el ejercicio de sus funciones o confiados a éste para su guarda, custodia y administración. En caso de pérdida, hurto o extravío de los bienes, le corresponde a la administración la recuperación de los mismos, y al servidor público la responsabilidad personal pertinente. Por ende, la administración pública está obligada a recuperar los bienes perdido o extraviados, en forma ágil y oportuna.

13 BAJA POR PERDIDA DE BIENES, HURTO O ROBO PROCESOS DE RESPONSABILIDAD La Baja de Bienes por pérdida está asociada a los Procesos de Responsabilidad A partir de la Resolución 4536 de 1998 y la circular de 1999 - CGR sobre Procedimientos y acciones a seguir con ocasión de pérdida de bienes o fondos de la Nación las entidades públicas asumieron las investigaciones disciplinarias correspondientes a la pérdida o extravío de sus bienes. De otra parte la Ley 610 de 2000 reglamentó la perdida de bienes cuando Art. 7 – En los casos de pérdida, daño o deterioro de bienes por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas de bienes inservibles no dados de baja, unicamente procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables. (Gestor Fiscal es el Representante de la entidad, el tesorero, el jefe de presupuesto, el jefe de la oficina jurídica, el jefe de planeación, el almacenista entre otros.Sentencia C840 de 2001-Corte Constitucional). En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de bienes, el resarcimiento de los perjuicios causados por el erario procederá como sanción accesoria a la principal que se imponga dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten por tales conductas o como consecuencia civil derivada de la comisión de hechos punibles, según que los hechos que originaron su ocurrencia correspondan a las faltas que sobre guarda y custodia de los bienes estatales establece el Código Disciplinario Único a los delitos tipificados en la legislación penal.

14 BAJA POR PERDIDA DE BIENES, HURTO O ROBO PROCESOS DE RESPONSABILIDAD El proceso de Responsabilidad Fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer las responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado. Gestión Fiscal: El conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, trasparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. Marco legal: ley 610 de 2000 y Resolución 4536 de 1998

15 BAJA POR PERDIDA DE BIENES, HURTO O ROBO PROCESOS DE RESPONSABILIDAD Responsable del Bien 1.Da aviso a la parte Administrativa de la perdida, hurto o robo del bien. 2.Presenta denuncia penal ante autoridad competente del hurto o robo. Parte Administrativa 1.Informar a la Aseguradora y solicitar reposición del bien 2.Informar Ordenar o Representante Legal sobre el hecho 3.Designar funcionario para efectuar Inspección Ocular Funcionario Designado 1.Efectuar Inspección en el lugar de los hechos y levantar acta Representante Legal 1.Evaluar la situación y determinar que tipo de investigación seguir según el grado de la falta. 2.Autoriza la baja de bienes por perdida y el registro a la cuenta de responsabilidades en proceso. 3.Proyecta acto administrativo designando funcionario Investigador

16 BAJA POR PERDIDA DE BIENES, HURTO O ROBO PROCESOS DE RESPONSABILIDAD Funcionario Investigador 1.Evalúa informe de inspección u oficio relatando los hechos 2.Efectuar investigación concluyendo en sanción o exoneración de responsabilidades Responsable del Bién 1.En caso de declararse responsabilidad tanto administrativa por la perdida de un bien el responsable deberá: - Reintegrar el bien por uno de iguales o mejores características ó - Cancelar el valor del bien a precio comercial previo avalúo 2.Si se determina que la falta es grave, la Entidad dará traslado del proceso a quién corresponda (Disciplinaria o Penal) Parte Administrativa 1.En caso de pago, reintegro o exoneración, descarga el saldo de la cuenta de Responsabilidades en Proceso 2.En caso de que el proceso se envié a la Contraloría, trasladar a la cuenta de Responsabilidades Fiscales.

17 Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, Manejo de Inventarios Artículo 34, Deberes de los funcionarios públicos, en sus numerales 4, 5,21 y 22: Numeral 4….“Utilizar bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de sus función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.” Numeral 5….“Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.” Numeral 21…”Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.” Numeral 22…”Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”

18 Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, Manejo de Inventarios Artículo 48, Son faltas gravísimas, numerales 3, 43, 51, 52 y 63: Numeral 3…”Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales. Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o indirectamente, en favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga”. Numeral 43…”Causar daño a los equipos estatales de informática, alterar, falsificar, introducir, borrar, ocultar o desaparecer información en cualquiera de los sistemas de información oficial contenida en ellos o en los que se almacene o guarde la misma, o permitir el acceso a ella a personas no autorizadas”. Numeral 51…”Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser enajenados en razón de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran”. Numeral 52…”No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”. Numeral 63...”No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuéstales pertinentes”.

19 Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, Manejo de Inventarios Artículo 55, Son faltas gravísimas, numeral 4: Numeral 4…” Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos públicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente.” Otra normatividad asociada a inventarios: Circular número 25 de 2000, por la cual se fijan Pautas mínimas para la implementación del Plan General de Contabilidad Pública que regirá a partir del 1º de enero del 2001. Ley 716 de 2001, por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones. Circular externa 045 de octubre del 2001, por la cual se establece el procedimiento de realización de avalúos, reconoce como métodos técnicos el precio de mercado, valor presente, costos de reposición y técnica residual

20