1 Administración del Tiempo Catamarca Octubre 2011 Herramientas para la Gestión productiva del TiempoOscar Enrique Alvarez

2 Reflexiones Quienes piensan que no tienen tiempo para hacer ejercicio, tarde o temprano tendrán que hallar tiempo para enfermarse. Edward Stanley Si esperamos, lo único que conseguiremos es ponernos viejos. Larry Mc Murtry

3 La paradoja del Tiempo Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo

4 Claridad y Disciplina Aprovechamiento del tiempo, tiene que ver con la claridad, con lo que queremos, con lograr el mejor retorno Gestión tiene que ver con la disciplina, tiene que ver con la ejecución, con no malgastar

5 ¿Amas la vida? El material con el cual esta hecho la vida de cada uno es el tiempo, por lo tanto…

6 Aprovechar el Tiempo Usar el tiempo sabiamente en actividades que te acercan a tus metas

7 Ciclo del Cambio Paradigmas, tiene que ver con mis lentesConductas, tiene que con el hacer Lograr, tiene que ver con los resultados

8 Dos Noticias Una buena, ustedes son los pilotosUna mala, el tiempo vuela

9 Frustración Sentimos que no estamos logrando lo que podríamos o queremos hacer Sentimos que hemos perdido el control

10 Por qué hacemos lo que hacemosSi no están usando el tiempo para conseguir las metas más importantes, es el momento de HACER UN CAMBIO

11 Objetivo Incrementar nuestra productividad personal y laboralPara lograr...

12 Producir Pro: Adelante Ducir: ConducirConducir hacia delante o hacia lo importante

13 El Tiempo El elemento básico del tiempo es algo que ocurre, o sea un acontecimiento La clave para Administrar el tiempo es controlar los acontecimientos

14 El tiempo ¿La energía del ser humano, es finita o infinita?¿Puedo influenciar en el tiempo?

15 El pensamiento y la acciónEn toda acción hay dos creaciones, la del pensamiento y la de la acción concreta En las acciones importantes hay tres creaciones, el pensar, el plan y la acción

16 Pirámide de la productividadActuar Planificar Descubrir

17 Conectarse con los principiosPara conectarse hay que encontrar la brújula antes que el reloj

18 Los Principios El buque de Guerra de la Real Armada Inglesa, con el Capitán Jack Scott

19 El descubrir Es encontrar el norte, la razón de la vida, teniendo en cuenta los roles de cada uno ¿Cuando uno no tiene en claro en qué ocupa más el tiempo?

20 Para encontrar el camino PERSONALFÍSICAS: Energía – Salud SOCIALES: Relaciones con los demás CRECIMIENTO Y MEJORAMIENTO: Desarrollar nuevas habilidades ESTRUCTURALES: Sentido claro de quien quiero ser, la huella a dejar ECONÓMICAS: Independencia

21 Para encontrar el camino LABORALCRECIMIENTO Y OPORTUNIDADES: Centrarse en las oportunidades y no en las crisis GESTIONAR PERSONAS: Arriba, abajo y a los laterales ADMINISTRATIVAS: El día a día

22 Centrarse en lo importanteSi uno sabe lo que quiere puede centrarse en lo importante, sino lo sabe que Dios lo ayude

23 MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPOURGENTE I NO URGENTE II IMPORTANTE III IV NO IMPORTANTE

24 MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPOURGENTE I NO URGENTE II Planificación Recreación Prevención IMPORTANTE Estrés Relaciones tensas DESARROLLO CRISIS Asuntos de poca importancia Evasión, juegos de internet TV, Spam, café, alcohol III IV NO IMPORTANTE ENGAÑO DESPERDICIO

25 Qué hacer para centrarme en el IIPensar antes de hacer Planificar Establecer Prioridades Centrarse en lo importante Prever urgencias y contingencias Disciplina en la ejecución, para no apartarse de las prioridades y la planificación Ejercer las elecciones URGENTE IMPORTANTE

26 Prioridades Toda persona ocupada tiene generalmente más cosas para hacer que las que puede, ¿qué es lo más importante ? Dependerá de cada situación: Las acciones que acercan hacia los objetivos son más importantes que las que son inoperantes para el logro de los mismos Es más importante ocuparse de las oportunidades que de resolver problemas. Las dificultades de la gente que quiero, son muchas veces mi mejor prioridad

27 Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempoToda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los primero y últimos 15 minutos de labores, en planear día

28 Las Tareas Elefantes ¿Cómo se comerían un elefante?

29 Técnicas para mejorar su productividadUna vez que sabe lo quiere, es el verdadero momento para ir más rápido

30 Administrar el tiempo “Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”.

31 En el éxito, la casualidad no existeLos resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad

32 Evalúe su tiempo analizando sus hábitos actualesHay que ser conscientes de: Cómo utiliza su tiempo Cuánto tiempo necesitan algunos temas Los puntos fuertes y débiles de sus hábitos laborales actuales Las personas o circunstancias que le impiden o aumentan su rendimiento

33 Las Prioridades A: “Imprescindible hacer”. Actividades decisivas. Algunas son por compromisos u ordenes administrativas, clientes importantes, oportunidades de éxito o desarrollo, que está llegando el tiempo límite B: “Debe hacerse”, actividades de valor medio, pueden contribuir pero no son tan esenciales o no hay un tiempo límite C: “Deseable de hacer” Son temas que se pueden eliminar o posponer para los momentos de poca presión

34 En el día a día A: Es indispensable hacerlo hoy B: Debe hacerse hoyC: Podría hacerse hoy.

35 MANEJO DE TIEMPO APRENDER DE LOS OBSTÁCULOSANALIZAR LOS FACTORES CLAVES FIJAR ESTRATEGIAS ATACAR RETROALIMENTACIÓN

36 APRENDER DE LOS OBSTÁCULOSERRORES TÉCNICOS Sin objetivos escritos, sin fechas, elegir malos momentos, no delegar, ambiente desorganizado, no recordar REALIDADES EXTERNAS Entorno desorganizado, demasiada carga, problemas de salud, transición personal, ambiente problemático OBSTÁCULOS PSICOLÓGICOS Saboteadores internos, objetivos pocos claros, disfruta de la presión, ignorar su vida por los demás, comprometerse mucho, perfeccionista

37 ANALIZAR Y FIJAR ESTRATEGIASQUE FUNCIONA BIEN AHORA IDENTIFIQUE SUS PREFERENCIAS SUS MOMENTOS DE ENERGÍA FIJAR ESTRATEGIAS DESARROLLE UN MAPA DEL TIEMPO SELECCIONE SU AGENDA

38 Tiempo previsto Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. Imponerse a sí mismo fechas límite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, favorece la eficiencia Verificar después si tu estimación fue realista

39 ATACAR D IRIGIR TAREAS E LIMINAR TAREAS QUE NADA AGREGANS EÑALAR FECHAS E STABLECERLAS EN SU TIEMPO O BSERVAR LA EVOLUCIÓN La regla es el deseo

40 ESTABLECER EN SU TIEMPO OBSERVARDIRIGIR RELACIÓN Y TIEMPO ELIMINAR SIMPLIFICAR - DELEGAR SEÑALAR PRIORIDAD - RAPIDAS - ENERGÍA - GEOGRÁFICAS ESTABLECER EN SU TIEMPO ENCUADRAR - MINIMICE INTERRUPCIONES NO AL PERFECCIONAMIENTO OBSERVAR MONITOREE - AJUSTE SU TIEMPO - PIENSE EN LAS CRISIS - PERDÓNESE - CELEBRE

41 COMO PLANIFICAR SU AGENDAIDENTIFIQUE SUS ROLES SELECCIONE LAS METAS PARA CADA ROL TRABAJE POR SEMANA TENGA EN CUENTA LOS VALORES

42 HS. LUN MAR MIER JUEV VIER SAB. DOMROLES METAS PLANSEM HS LUN MAR MIER JUEV VIER SAB DOM 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

43 Puntos a tener en cuenta“Aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades” Tener oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción

44 Descargar el Garaje He aprendido a separar mis emociones vinculadas con el trabajo, así como mi día laboral. Lo escribo todo, y como dejo mis notas donde sé que aparecerán, una vez que he anotado algo lo olvido.

45 La importancia de los supervisores, jefes y gerentesEn las organizaciones con jefes organizados y decididos, todo es más fácil

46 La Actividad El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad...

47 FALLAS EN LA DELEGACIONLos directivos obtienen resultados a través del trabajo de la gente. Quien realiza una tarea que pueda delegar está perdiendo su valioso tiempo. Principios: Confiar la tarea al colaborador más competente explicándole el contenido y el sentido del encargo Fijar fechas de cumplimiento Utilizar un sistema de control de la ejecución No desligar a ningún colaborador de la obligación de realizar la tarea correctamente, si esta mal él lo corrige

48 COLABORACION DEFECTUOSALa inexistencia de una descripción de los puestos de trabajo es causa de que no se sepa claramente quién es el responsable de determinadas tareas y en otros casos que haya superposición. Todo ello provoca pérdidas de tiempo y es fuente de conflictos interpersonales.

49 EXCESOS EN LA CENTRALIZACIONCuando hay un sólo "Gran Jefe" "imprescindible“ y el resto colaboradores sin autoridad, la empresa se vuelve vulnerable porque si falta, nadie puede reemplazarlo. Es importante tener diferentes grados de autoridad

50 Mala Organización Desorganización personal (escritorio desorganizado, sin planificador, etc.) Duplicidad de esfuerzo (se malgasta la energía propia y la de los colaboradores) Falta de claridad de responsabilidades (falta de definición o dobles jefaturas) Burocracia (papelería excesiva sin sentido)

51 Reuniones o ReunionitisLas reuniones son para establecer estrategias, criterios de acción y fijar pautas para avanzar La reunionitis, son para diluir responsabilidades (si uno quiere que algo no se haga nombre una comisión), para señalar con el dedo a los culpables, el personal sale de ellas cansado y agotado sin nada claro

52 Reuniones No contribuyas a conversaciones innecesarias.Empiece y termine a la hora acordada No permita frases negativas o discusiones sin sentido (el ánimo de la salida de una reunión tiene que ver con acciones futuras) Recalque las decisiones alcanzadas para aclarar equívocos. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Prepare actas de las decisiones y puntos centrales

53 Mail y papelería Los mail son una herramienta fabulosa que envía información importante y rápida Tenga cuidado con los spam, ponga opciones que los elimine No mande pavadas, chistes, presentaciones interminables que si no reenvía le caerá un rayo

54 Mail y papelería Ordene los mail por carpetasMueva la papelería una sola vez Anímese a tirar lo que no usa, para encontrar lo importante, debe tirar lo poco útil Tenga carpetas movibles por temas que le ayude a encontrar

55 La buena utilización del teléfonoEs excelente para coordinar y generar acciones, mantener relaciones, en el menor tiempo posible (cuando hay mucha dispersión es de suma utilidad) Para planificación previa de reuniones o contactos para generación de acciones concretas Los objetivos claros, cuidado con la reacción ante temas importantes

56 Interrupciones Los expertos dicen que la duración promedio de una interrupción es de 7 minutos, y la cantidad de tiempo requerida para volver a ponerse en tema es de 3 minutos O sea 10 minutos por cada interrupción

57 Interrupciones propiasHaciendo café, dejando un proyecto y acometiendo otro, hablando con los compañeros de oficina, etc. Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupción toma más tiempo que la interrupción misma.

58 Fin Trata siempre de disfrutar lo que estés haciendo y no desperdicies tiempo lamentándote por lo que dejaste de hacer.