1 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Y DEL TERRITORIO Melissa Ahumada Manuel Barrios Sara Ceballos Rebeca Reyes

2 La importancia La administración del tiempo y del territorio es una función clave en cualquier empresa con una fuerza de ventas de campo. Implica  Qué cuentas se deben de visitar  Cuándo se deben de visitar  Con qué frecuencia se deben de visitar

3 Establecimiento del territorio de ventas Un territorio de ventas es un área geográfica que contiene cuentas de clientes. Estas cuentas pueden ser de clientes presentes o potenciales que se asignan a un vendedor en particular Una tarea importante es la asignación efectiva del personal de ventas a los territorios.

4 Al asignar los territorios de ventas se ayuda al gerente de ventas a empatar los esfuerzos y las oportunidades de ventas. El mercado total de la mayor parte de las empresas por lo general es muy grande para poder administrarlo de una forma eficaz, por lo que se establecen territorios. Dirigir, evaluar y controlar la fuerza de ventas.

5 Razones La razón fundamental para establecer territorios de ventas es facilitar la planeación y el control de la función de ventas.

6 PARA MEJORAR LA COBERTURA DEL MERCADO  El tiempo para visitas de un vendedor debe de planearse con tanta eficacia posible para poder garantizar una cobertura adecuada de los clientes actuales y potenciales.  El territorio de ventas no debe de ser tan grande. PARA MANTENER LOS COSTOS DE VENTA AL MÍNIMO  Problemas como la inflación han afectado en forma definitiva; es por eso que incrementos como este significa que los gerentes de ventas deben esforzar más para establecer territorios que sean eficientes en cuanto a costo.

7 PARA REFORZAR LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES  Mientras mas puedan aprender los vendedores de los clientes, mejor podrán comprender los problemas de sus clientes y más cómoda se volverá su relación PARA CONSTRUIR UNA FUERZA DE VENTAS MÁS EFICAZ  Estimular y motivar al personal de ventas, mejorar la moral, aumentar el interés y construir una fuerza de ventas más eficaz.  Se definen trabajos de forma concreta

8 PARA EVALUAR MEJOR A LA FUERZA DE VENTAS  Al analizar el desempeño de las ventas territorio por territorio, el gerente de ventas puede detectar las condiciones cambiantes del mercado y realizar los ajustes necesarios en las tácticas de ventas PARA COORDINAR LAS VENTAS CON OTRAS FUNCIONES  Un territorio de ventas bien diseñado puede ayudar a la administración a realizar otras funciones de marketing.  Los resultados son más satisfactorios cuando el trabajo se asigna y se administra en forma territorial que cuando se hace para el mercado en su totalidad

9 Razón para No establecer un territorio de ventas La asignación de un territorio por lo general se hacen solamente a medida que la fuerza de ventas de una empresa crece.

10 Establecimiento de Territorio de ventas Se deben considerar los siguientes puntos. 1.- Seleccionar una unidad Geográfica de control 2.-Hacer un análisis de cuenta 3.- Análisis del trabajo de un vendedor 4.- Combinar las unidades geográficas de control en territorios 5.- Asignar personal de ventas a los territorios

11 Selección de una unidad Geográfica de control Son de mayor uso en condados, áreas de los códigos postales, la ciudades, las zonas metropolitanas y áreas comerciales. LA UNIDAD DE CONTROL DEBE SER LO MAS PEQUEÑA POSIBLE, así será mas fácil de ubicar

12 Unidades Políticas (estado, condado o ciudad) Estado Territorios sencillos, convenientes y económicos. Son para empresas que buscan distribución nacional por primera vez. Contradicciones: Un estado puede ser demasiado grande, y por eso la gente que procede en este lugar cruza limites para realizar sus compras. Mala administración. (NY). Condados y Códigos Postales El condado es una unidad mucho menor que un Estado. Es mas pequeño. Cuenta con facilidad de datos (población, ventas, ingresos, empleo etc.), Facilita la identificación de problemas, Flexibilidad de cambiar de un territorio a otro.

13 (Utilizados como unidad de control). Territorios que se basan en ellos SE COMPONE DE: 3 Primeros Dígitos Pertenecen a la sección del país. Últimos dos dígitos Identifican la oficina postal dentro de una sección Son flexibles Características demográficas y económicas de áreas individuales. Mientras que Estados y condados NO lo hacen. Códigos Postales

14 Ciudades o Zonas Metropolitanas CIUDADZona Metropolitana Antes se utilizaba a la ciudad como unidad de control, cambio desde 2da. Guerra Mundial. AEM (Área estadística metropolitana) debe comprender: Una ciudad con 50,000 habitantes Census Bureau, área urbanizada de al menos 50,000 habitantes y población AEM mínima de 100,000. Región geográfica, consta de una ciudad y de las áreas circundantes (menudeo). Se basa en el flujo natural de bienes y servicios y no en los limites políticos y económicos.

15 Análisis de cuentas Primer paso. Seleccionar una unidad de control Segundo paso. Realizar una auditoria de cada unidad geográfica. Nombre para identificar cada cuenta. Se calcula el potencial de ventas para todas las cuentas en una unidad geográfica. Se clasifica de acuerdo con su potencial anual de compra. Clasificación ABC. A= Mayor a una cantidad B= Potencial Promedio C= Potencial inferior

16 Desarrollo del Análisis de Cuentas. Se basa en el análisis de cuentas, frecuencia de visitas, duración, tiempo de viaje necesario de los usuarios. Resultado: Establecimiento de un patrón de visita de ventas para cada área geográfica. Es un estimado del tiempo y del esfuerzo para cubrir una unidad geográfica de control.

17 Combinación de Unidades Geográficas de control en territorios de ventas. 1.- El gerente de ventas se encarga de establecer territorios de ventas. Unidad, puede ser Estado, condado, AEM, otra área geográfica. Gerente de ventas agrupa unidades adyacentes de control de territorios, en un mismo potencial de venta. Puede ayudarse con un Software, agilizando el resultado.

18 Asignación de personal de ventas a los territorios Al asignar personal de ventas el Gerente debe clasificar de acuerdo a: Factores como: Conocimiento del producto Capacidad de Persuasión Habilidad verbal Además de: Características físicas, sociales y culturales del vendedor y compararlas con las del territorio. Gerente debe empatar esas características al entorno en donde colocará al vendedor.

19 Signos que justifican una corrección territorial Cuando un empresa crece, por lo general necesita una fuerza de ventas mayor para cubrir el mercado. De tal manera que el territorio necesitara corregirse pues puede ser demasiado pequeño y ameritara una modificación de un territorio de ventas. Efectos de Modificación Vendedor, reducción de ingresos Perdida de cuentas importantes Baja en la moral

20 Los efectos de una modificación Los vendedores no gustan del cambio debido a que el cambio puede llegar a ser incertidumbre. Quien decide si se pueden evitar las modificaiones es la administración. Se puede llegar a dañar la moral de la fuerza de ventas. Cuando se reduce un territorio, un vendedor se puede enfrentar a una reducción en sus ingresos. Muchas empresas hablan con el representante de ventas antes de hacer un cambio.

21 Al periodo de cambio se le llama transición. Un enfoque a la compensación del vendedor durante el periodo de transición es garantizar el nivel anterior de ingresos. Este enfoque puede mantener la moral y la lealtad aunque tambien puede obstaculizar la agresividad del vendedor para obtener nuevas cuentas. Otra de las soluciones es trabajar un compromiso.

22 Uso de computadoras en la administración territorial Las PC han facilitado a los gerentes de ventas la traza y revisión de mapas de los territorios. Los gerentes deben educarse a saber los beneficios del uso de las computadoras. El software cambia de manera constante, lo que permite al gerente de ventas hacerse mas eficiente y productivo. El software puede evaluar la calidad y el costo de las pistas de acuerdo con los diversos medios que los produjeron y el desempeño de representates individuales de ventas.

23 Administración del tiempo Una vez que los gerentes han establecido los territorios de ventas y se les han asignado vendedores, deben a su vez prestar atención a la programación y la creación de rutas para la fuerza de ventas dentro de ellos. Muchas empresas evitan este paso siendo vitales para que la empresa funcione correctamente.

24 Programacion del vendedor Lo que se busca es eliminar el tiempo desperidciado, aumentar la eficiencia y maximizar la productividad. Ejemplos: ▫Decidir que cuentas se deben visitar ▫Dividir el tiempo de ventas y el trabajo de escritorio ▫Destribuir el tiempo entre los clientes actuales, potenciales y las visitar de servicio ▫Asignar tiempo para dedicarlo al cliente o al prospecto demasiado exigente

25 ¿Como puede un vendedor maximizar su tiempo productivo? Evitar trampas de tiempo Asignación del tiempo Establecimiento de metas diarias y semanales Administración del tiempo durante las visitas de ventas Evaluación

26 Herramientas de administración del tiempo El teléfono; se utiliza para el telemercadeo. Los localizadores electronicos o bipers; para indicarle a la persona que debe comunicarse a la oficina. Airfones; permiten a las personas hacer llamadas telefonicas mientras van en un aeroplano. PC; permite a los vendedores enviar y recibir mensajes, sin importar donde se encuentren.

27 Administración del tiempo del gerente de ventas El gerente de ventas necesita identificar las tareas que se deben llevar a cabo y distribuir el tiempo conforme se requiera. Las actividades cambian dependiendo de la compañía. El gerente debe establecer objetivos diarios y semanales. Conforme avanza la semana el gerente de ventas al igual que los vendedores, revisan y evalúan el desempeño. Los gerentes deben de ser eficaces de su propio tiempo para poder planear y controlar las actividades de la fuerza de ventas a fin de realizar sus objetivos de ventas.

28 Fijación de rutas Consiste en establecer formalmente un patrón para que el vendedor lo use cuando hace visitas. El vendedor no puede arriesgarse a llegar tarde a sus citas.

29 Sistema ideado adecuadamente Mejores costos de venta y tiempo de viaje Mejor cobertura del terriorio Mejor comunicación La desventaja de la fijación de rutas es que reduce la iniciativa del vendedor y le coloca un patrón de diseño inflexible.

30 Establecimiento de un plan de rutas Se debe recopilar la información necesaria incluyendo el numero de visitas que cada vendedor llevara a cabo cada día y la frecuencia de cada cliente. Los patrones de rutas son por lo común en linea recta o circulares. ▫Recta: inicia en la oficina hasta llegar al final del territorio. ▫Circulares: inician en oficina y terminan en la oficina. ▫Hoja de trebol: similar a la circular pero no cubre todo el territorio. ▫Patrones de araña: inicia en el punto mas lejano a la oficina y hace visitas hasta llegar a esta. ▫De saltos y visitas: se usa cuando la frecuencia de visitas son diferentes entre los clientes.

31 El uso de modelos matemáticos en la fijación de rutas

32 Los modelos matemáticos computarizados también pueden usarse para resolver problemas de ruta:  Se han desarrollado varios modelos diferentes para determinar la ruta que obtendrá el mejor provecho del tiempo de venta o el costo mínimo de viaje.

33 Por ejemplo: Los modelos de toma de decisiones bayesianos se han desarrollado no sólo para considerar restricciones de tiempo normales al establecer la ruta de un vendedor sino también están orientados por utilidades. Los modelos de programación lineal también se usan con regularidad para fijar rutas.

34 Los tr(3)s modelos interactivos El Plan de Visitas Itinerario Asignación

35 El plan de visitas Pide a los gerentes de ventas o vendedores que estimen la manera en que los clientes responderán a las varias frecuencias de visitas de ventas. Se pueden realinear los territorios de ventas en grupos más manejables y fijar rutas de los representantes en ventas sobre la base de la frecuencia, tiempo de viaje, duración de la visita y de potencial de rentabilidad del cliente.

36 En una expansión del plan: Los gerentes de ventas calculan la eficacia relativa para adecuar caracteristicas de diferentes representantes de ventas (personalidad, educación, capacitación y experiencia) a las caracteristicas del centro de compra del cliente (tamaño, composición, etc.)

37 Itinerario También requiere ingresos de datos por parte de los vendedores sobre el potencial de ventas de cada cliente, duración de las visitas, contribución de utilidades y penetración de participación que se estima. Dadas las metas de ventas y utilidades, el modelo determina el número óptimo de visitas de ventas que se necesitan para lograrlas.

38 Asignación Calcula la cantidad de esfuerzo de venta que debe asignarse a un cliente o prospecto sobre la base del potencial de ventas y participación actual de las adquisiciones del cliente. Los modelos matemáticos han probado ser útiles para ciertas compañías, no todas lo usan porque son muy complejas, de igual manera no todas las visitas pueden programarse con precisión

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40 Gracias/Merci