1 ADMINISTRACION FINANCIERA PARROQUIAL
2 El Ministerio de la Administración Financiera Parroquial Cuando piensan en finanzas, que palabras vienen a su mente? Probablemente números, complicación, intimidación, aburrido, molesto etc. Muchas veces, estas mismas palabras vienen a la mente cuando se trata de describir la administración financiera en la Iglesia. Pero existe una diferencia. “Y su Señor le dijo: Bien hecho, buen siervo y fiel: sobre poco has sido fiel, sobre mucho te pondré, entra en el gozo de tu Señor” (Mt 25, 21).
3 Que es ser fiel en lo poco? Es entregarte sin reservas al realizar una obra del Señor. Ser un buen administrador en lo poco o en lo mucho que Dios nos ha confiado. La administración financiera parroquial es un ministerio de la Iglesia. Nosotros hemos sido llamados a compartir “con otros” nuestro tiempo, talento y tesoro en la Iglesia Universal, en la Iglesia local. De la misma manera debemos ser buenos administradores de los bienes que se nos han confiado. Es un ministerio en y para el servicio de la comunidad.
4 El Código de Derecho Canónico Derecho Canónico c. 392 & 1276 – Le asigna al Obispo el papel de supervisor en relación a la administración de los bienes que pertenecen a las parroquias. El es responsable de que las leyes de la Iglesia se cumplan por aquellos cuya responsabilidad es administrar los bienes temporales de la Iglesia. Derecho Canónico c. 532 – El párroco es el administrador de los bienes de la iglesia. Derecho Canónico c. 537 – Requiere que un consejo financiero a nivel parroquia sea establecido en cada comunidad para asistir al párroco en la administración de los bienes de la parroquia.
5 Derecho Canónico c. 1283 & 1284 – Señala las responsabilidades del párroco como el administrador financiero de la parroquia. Derecho Canónico c 1284 – Todos los párrocos están obligados a cumplir su función con la diligencia de un buen administrador. Derecho Canónico c 1287 – Se enfoca en el deber del administrador de rendir cuentas al Obispo y a los feligreses dando un reporte anual de los bienes administrados.
6 Pasos para una Parroquia Financieramente Estable Control interno Normas y procedimientos Responsabilidad fiscal Transparencia de la información financiera Función de auditoría interna
7 Definición del Control Interno La Conferencia de Obispos Católicos de los Estados Unidos (USCCB) en su página Web define el control interno como un proceso efectuado por la personas en la parroquia, este proporciona transparencia y seguridad con respecto a el logro de objetivos en las siguientes categorías. 1. efectividad y eficiencia de las operaciones, 2. seguridad en los reportes financieros 3. cumplimiento de leyes y regulaciones
8 Estableciendo un Sistema de Control Interno El Obispo como cabeza de la diócesis asume la responsabilidad del sistema de control interno. El es responsable de asegurar integridad, ética, capacidad y otros factores de un ambiente de control positivo. El debe de asegurarse de que no exista ningún abuso en la administración de bienes de las parroquias en la diócesis.
9 El Propósito del Control Interno El propósito del control interno es proteger los bienes (económicos y físicos) y asegurar que los archivos de contabilidad están correctos y completos.
10 Lo que NO es el Control Interno Un sistema perfecto que identifica todas las debilidades de la función de contabilidad. Sin limitaciones significantes. Las siguientes limitaciones existen en todo sistema de control interno : 1. Error humano al aplicar las normas y procedimientos de la organización. 2. Encontrar la manera de evadir los procedimientos mediante complicidad de dos o más personas. 3. Ignorar intencionalmente los procedimientos. 4. Costo. El costo de los controles no debe exceder el beneficio que se obtenga.
11 Cuatro Conceptos Básicos del Control Interno Control interno es un proceso. Es un camino, no la meta en sí. Control interno es efectuado por la comunidad. Son más que normas, manuales y formas; involucra a todas las personas en una organización. Los sacerdotes, empleados y voluntarios en una parroquia son responsables del control interno. El control interno proporciona “cierta seguridad” no “absoluta seguridad” a todos los involucrados en el proceso. Control interno busca alcanzar objetivos específicos, pero conectados y relacionados.
12 Elementos Básicos del Control Interno Empleados honestos y capaces – cualquier sistema de control interno depende esencialmente de la gente que lo usa. Si la gente es deshonesta o incompetente, ni el mejor de los sistemas funcionara adecuadamente. Empleados honestos y capaces no son sinónimo de empleados “confiables.” Muchos de los fraudes encontrados recientemente en diócesis y parroquias han sido cometidos por los empleados de mayor confianza. Delegar – todo empleado debe de saber sus responsabilidades al igual que las obligaciones de sus compañeros de trabajo. La descripción de las responsabilidades en el trabajo son una buena manera de señalar las tareas y explicar la manera apropiada de delegar.
13 Separación de responsabilidades – Debe existir una separación clara entre la custodia y la contabilidad de los bienes. La separación de responsabilidades previene que una sola persona desarrolle todas las funciones de un trabajo. La custodia de los bienes debe de estar separado de la persona que lleva la contabilidad de los bienes. La autorización de transacciones debe de ser independiente de la contabilización de las transacciones. Entre más gente esté involucrada en el proceso de contabilidad, menor será la posibilidad de fraude. Autorización apropiada de las transacciones – Es esencial para el control interno. En una parroquia, el párroco debe de ser la persona que autoriza todas las transacciones.
14 Mantenimiento de los archivos y documentos de contabilidad – Los archivos y documentos de contabilidad deben de mantenerse para proporcionar un rastro adecuado de auditoría. Uno de los objetivos más importantes de un sistema de control interno es proporcionar una seguridad razonable de que los archivos financieros están correctos y completos. Todas las transacciones deben de estar respaldadas por documentación apropiada. Control físico sobre los bienes y archivos de contabilidad – Este es un aspecto extremadamente importante en un sistema de control interno. 1. Los archivos de contabilidad deben de estar seguros. Esto es posible manteniendo los archivos en un gabinete o cuarto con llave.
15 2. Los bienes también deben de estar protegidos manteniendo un inventario y marcándolos con etiquetas numeradas. 3. Debe de mantenerse documentación apropiada sobre el movimiento de bienes, ya sea para remover o añadir bienes. 4. El sistema de contabilidad debe de estar seguro y esto se logra limitando el acceso a solo los individuos con responsabilidad directa en la función de contabilidad. El acceso debe de ser protegido por una contraseña. 5. Los archivos electrónicos deben de ser guardados en copia protegida y mantenerse en un lugar seguro.
16 Conciliación periódica de las transacciones y evaluación del desempeño de los empleados : 1. Un proceso para conciliar las transacciones metidas al sistema con las transacciones reales es un elemento esencial de control interno. Un ejemplo puede ser la conciliación del estado de cuenta bancario con el libro general. 2. Otro elemento básico de control interno es la evaluación del desempeño de los empleados. La evaluación debe de ser efectuada por el supervisor inmediato y debe de ser documentada y discutida con el empleado.
17 Normas y Procedimientos Normas y procedimientos relacionados con la administración financiera parroquial son establecidos por el Obispo. El Obispo provee liderazgo a su equipo de trabajo que le ayuda a formar los valores, principios, normas y procedimientos para operar. Estos son la base para un sistema de control interno estable.
18 Responsabilidad Fiscal Consejo financiero parroquial – un consejo financiero parroquial funcionando apropiadamente es muy importante ya que sirve de apoyo al párroco para una adecuada administración de la parroquia. El consejo financiero es el control interno más efectivo en la parroquia. Sistema de contabilidad automatizado – un mismo sistema de contabilidad usado por todas las parroquias asegura consistencia en la contabilidad. También facilita el entrenamiento de las asistentes de contabilidad de la parroquia.
19 Preparación de un presupuesto anual – un presupuesto anual debe de prepararse en cada parroquia. Un presupuesto tiene un rol muy importante en la planeación, control y evaluación de las operaciones de la parroquia. La planeación del presupuesto es fundamental para el bien financiero de la parroquia. Estados financieros parroquiales – la hoja de balance y estado de pérdidas y ganancias deben de ser preparados mensualmente. El párroco debe revisar los estados financieros con la asistente de contabilidad. Los estados financieros que comparen números reales con números del presupuesto deben ser analizados periódicamente con el consejo financiero parroquial.
20 Transparencia de la Información Financiera Las parroquias deben proporcionar al Ordinario y la comunidad parroquiana un reporte anual de las operaciones de la parroquia. Este reporte debe incluir como mínimo la hoja de balance, estado de pérdidas y ganancias y el presupuesto anual.
21 Función de Auditoría Interna La auditoría interna es una actividad que está enfocada principalmente en mejorar el control interno. Los auditores internos hacen auditorias para evaluar si las normas y procedimientos están diseñados y trabajando efectivamente. También se proporciona recomendaciones para mejorar las operaciones de la parroquia. La auditoría interna ayuda a identificar áreas en la parroquia que requieren atención y más importante proporciona una guía al párroco de cómo resolver los asuntos identificados.
22 El Ministerio de la Administración Financiera Parroquial Otras palabras para definir administración financiera parroquial: simple, manejable, accesible, y posible. Hay espiritualidad en el ministerio de finanzas y está basado en la fe y el servicio. “Y su Señor le dijo: bien hecho, buen siervo y fiel: sobre poco has sido fiel, sobre mucho te pondré, entra en el gozo de tu Señor” (Mt 25,21). La administración financiera parroquial se hace con pasión. Es un trabajo de amor incondicional.