1

2

3 ADMINISTRADOR DE EMPRESAS – CONTADOR PUBLICO UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARIBE MAGISTER EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS UNIVERSIDAD DEL NORTE ESPECIALISTA EN FINANZAS UNIVERSIDAD DEL NORTE ESPECIALISTA EN PEDAGOGIA Y DOCENCIA UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA AUDITOR DE GESTION DE CALIDAD UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL BOLIVAR DOCENTE UNIVERSIDAD DEL ATLANTICO INSTRUCTOR SENA – ATLANTICO PAR ACADEMICO DEL MINISTERIO DE EDUCACION

4 REALIZAR ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO EN LAS ORGANIZACIONES QUE GARANTICEN LA EFECTIOVIDAD DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, FINANCIERRAS Y CONTABLES

5 DESARROLLAR EN LOS PARTICIPANTES LAS HABILIADADES Y DESTREZAS PARA REALIZAR Y EJCUTAR ACCIONES DE CONTROL INTERNO DE LAS OPERACIONES Y FUNCIONES DEL LA ORGANIZACIÓN TENIENDO EN CUENTA LA POLITICA INSTITUCIONAL Y LA NORMATIVIDAD VIGENTE

6 GENERALIDADES BASICAS CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTROL FISCAL

7

8

9

10

11 Actuar, corregir desviaciones, mejorar, cambiar A P Planear y determinar la Misión y Objetivos H Hacer o ejecutar lo planeado según organización C Controlar y medir la desviación ( P-H = V + - 0) OBJETIVOGENERALSISTEMAORGANIZACIONAL P H A C

12 P H A C UN COMPONENTE MAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EVALUA LOS RESULTADOS EL CONTROL CUMPLE SU LABOR SIEMPRE Y CUANDO CONTROL MEJORE LA GESTIÓN

13

14 FONDOSBIENESRECURSOS LOGRAR QUE LOS FONDOS Y BIENES DEL ESTADO SE UTILIZEN DE ACUERDO AL PLAN DE DESRROLLO

15 MEJORAR LA GESTIÓN INEFICIENCIA ADMINISTRATIVAINEFICIENCIA ADMINISTRATIVA PeroPero CONTROL PREVIO EJERCIDO POR ORGANO EXTERNO LAS CONTRALORIAS EJERCIDO POR ORGANO EXTERNO LAS CONTRALORIAS ANTES DE 1991 IRRESPONSABILIDAD DEL ADMINISTRADOR Y DEL CONTRALOR CORRUPCION ADMINISTRATIVACORRUPCION ADMINISTRATIVA

16 MEJORAR LA GESTIÓN DESPUES DE 1991 CONTROL INTERNO EJERCIDO POR LAS MISMAS ADMINISTRACIONES CONTROL EXTERNO EJERCIDO POR ORGANO EXTERNO LAS CONTRALORIAS EJERCIDO POR ORGANO EXTERNO LAS CONTRALORIAS

17 InsumosProcesosProductos PH A PROCESO INTERNO C Objetivo EL OBJETIVO NO ES PRODUCIR PRODUCTOS EL OBJETIVO ES MEJORAR LA SOCIEDAD

18 ANTES DE 1991 DESPUES DE 1991 GASTAR EJECUTAR EL PRESUPUESTO LOGRAR ALCANZAR OBJETIVOS OBJETIVOS

19

20 Eficacia Eficacia Economía Economía Eficiencia Eficiencia Equidad Equidad Valoración de Ctos.Ambientales Valoración de Ctos.Ambientales

21 INDICADORES DE GESTION PARTICIPACIÓN SOCIALES INSTITUCIONALES PRODUCTIVIDAD DE LOS RECURSOS COBERTURA ADAPTACIÓN

22 Cumplimiento de los PROGRAMAS PROYECTOS PLANES

23  Cambios de la situación fiscal  Razonabilidad de los estados financieros financieros BALANCE

24 Fallo para resarcir el FALTANTE

25 CONJUNTO DE ELEMENTOS INTERRELACIONADOS CON UN MISMO FIN DIRECCIÓN ADAPTACIÓN CONTROL APOYO PRODUCCIÓN SISTEMA ORGANIZACIÓN INSTITUCIONALESSOCIALES

26 OBJETIVOGENERAL SISTEMA SUBSISTEMA ÁREAS EQUIPOS INDIVIDUOSPROCESO P H A C PROCESO P H A C PROCESO P H A C PROCESO P H A C PROCESO P H A C

27 Ejem. Cambios de un auto INDIVIDUOS Es una actitud administrativa Es una actitud de hacer las cosas bien Se debe convertir en una habilidad de hacer las cosas automáticamente PROCESO AUTOCONTROL

28 InsumosProcesosProductos PH A PROCESO INTERNO C Objetivo

29 ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO RESPONSABLES OBJETIVOS ELEMENTOS LEY 87 DE 1993

30 í Protección de los recursos, su adecuada administración ante posibles riesgos í Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en las operaciones, facilitar la correcta ejecución de las funciones y actividades para el logro de la misión í Velar porque las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad í Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión

31 í Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros í Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones que puedan afectar el logro de los objetivos í Garantizar que el sistema disponga de mecanismos propios de verificación y evaluación í Velar porque se disponga de procesos de planeación, mecanismos para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza y características

32  PLAN GENERAL  PLANES DE ACCIÓN  ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN  SISTEMAS DE INFORMACIÓN  MANUALES DE FUNCIONES  MANUALES DE PROCEDIMIENTOS  PLANES DE MEJORAMIENTO DE NORMAS Y PROCESOS  PROCESOS, PRODUCTOS Y ATRIBUTOS DOCUMENTADOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL DOCUMENTADOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL  NORMAS PARA LA UTILIZACIÓN Y PROTECCIÓN DE LOS RECURSOS. DE LOS RECURSOS.  SISTEMA DE MÉRITOS Y SANCIONES Y PROGRAMAS DE INDUCCCIÓN REINDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN DE INDUCCCIÓN REINDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN  MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

33  SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN GESTIÓN  COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO  OFICINA DE CONTROL INTERNO  PROGRAMAS DE APLICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO

34 IMPLEMENTACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO REPRESENTANTELEGAL APLICACIÓN DE MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS JEFE DE CADA DEPENDENCIA APLICACIÓN DE CONTROLES CADA FUNCIONARIO CONTROL AL SISTEMA OFICINA OFICINA CONTROL INTERNO

35 Evaluaciones posteriores Realizan, al Sistema, a los Subsistemas Y áreas, Evaluaciones posteriores OBJETIVOSELEMENTOSRESPONSABLESOBJETIVOSELEMENTOSRESPONSABLES CUMPLIMIENTO DEL P.H.C.A. P.H.C.A.

36 S.C.I. SISTEMA OBJETIVOGENERAL GARANTIZAR QUE EL SISTEMA LOGRE EL OBJETIVO ASESORASESOR COERCITIVO CONTROL FISCAL EXTERNOPROCESO PH A C

37 o CONTROL PREVIO o CONTROL INTERNO o RECOMENDAR Y NO EVALUAR o NINGUNA DE LAS ANTERIORES o CALIFICAR HECHOS o NO EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS PRINCIPIOS o COADMINISTRAR o EVALUAR PERDIDAS DE INVENTARIOS CONTROL POSTERIOR

38 o CONFUNDIR AL JEFE DEL S.C.I. CON EL JEFE DE LA OFICINA DE C.I. DE LA OFICINA DE C.I. o NO TENER S.C.I. SINO OFICINA DE C.I. o CONFUNDIR CONTROLAR CON MEJORAR o OFICINAS DE C.I. HAGAN CONTROL PREVIO CONTROL INTERNO

39 o PENSAR QUE EXISTE CONTROL Y NO EL P.H.V.A. P.H.V.A. o OFICINAS DE C.I. HAGAN PROCEDIMIENTOS o OFICINAS DE C.I. SOLO VERIFICAN LA P. Y NO TODO EL CICLO P.H.V.A. NO TODO EL CICLO P.H.V.A. CONTROL INTERNO o CREER QUE EL S.C.I. ES UNA OBLIGACIÓN Y NO UNA OPORTUNIDAD NO UNA OPORTUNIDAD

40 MODELO DE CONTROL CAMBIO DE INSPECCIÓN A EVALUAR LA GESTION MODELO DE GESTIÓN CAMBIO DE GASTAR PRESUPUESTO A LOGRAR RESULTADOS Y BENEFICIOS El OBJETIVO DE LOS PROCEDIMIENTOS ES PRODUCIR RESULTADOS DE CALIDAD

41 HAY QUE LOGRAR QUE SE CUMPLAN LOS OBJETIVOS Y NO IMPROVISAR HAY QUE LOGRAR QUE SE CUMPLAN LOS OBJETIVOS Y NO IMPROVISAR SE DEBE MEDIR Y VERIFICAR SIEMPRE EL COSTO - BENEFICIO DEL CONTROL El OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN ES LOGRAR BENEFICIOS PARA TODOS

42 RESULTADOSYGESTIÓN MEJORAMIENTOBENEFICIO RENTABILIDADPRODUCTIVIDADMEJORAMIENTOBIENESTAR E FICIENCIA E FICACIA E QUIDAD E CONOMIA E COLOGIA PRINCIPIOSFISCALES P.H.V.A.

43 InsumosProcesosProductos CONCEPTO DE GESTIÓN Objetivo INSTITUCIONALESSOCIALES

44 PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS MORALIDAD - IGUALDAD - CELERIDAD EFICIENCIA - ECONOMIA - IMPARCIALIDAD PUBLICIDAD -V. COSTOS AMBIENTALES PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS MORALIDAD - IGUALDAD - CELERIDAD EFICIENCIA - ECONOMIA - IMPARCIALIDAD PUBLICIDAD -V. COSTOS AMBIENTALES MAXIMA RESPONSABILIDAD ANTECEDENTES DEL CONTROL DESPUES DE 1991 - CONSTITUYENTE- CONTRALOR PRINCIPIOS FISCALES EFICIENCIA EFICACIA EQUIDAD ECONOMIA ECOLOGIA PROCURADOR ADMINISTRADOR

45 MAXIMA RESPONSABILIDAD ANTECEDENTES DEL CONTROL DESPUES DE 1991 - CONSTITUYENTE- CONTRALOR PRINCIPIOS FISCALES EFICIENCIA EFICACIA EQUIDAD ECONOMIA ECOLOGIA ADMINISTRADORGESTIÓN CONTROLEVALUACIÓN

46 DISEÑAREJECUTARVERIFICARAJUSTAR POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CUMPLIR CON LOS PRINCIPIOS FISCALES Y ADMINISTRATIVOS RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR ADMINISTRADOR DEBE: DEFINIR OBJETIVOS POLITICAS SISTEMAS APLICAR: NORMAS METODOS PROCEDIMIENTOS EXISTENCIA CONTROLES ENTRE EJECUTADO Y PLANEADO AJUSTAR DESVIACIONES PLANES CONTINGENCIA

47 SISTEMA DE CONTROL INTERNO OBJETIVOGENERAL PH AC Proceso CONTROLINTERNO EL S.C.I. TAMBIEN APLICA EL P.H.V.A.

48 VERIFICAR - MEDIR - EVALUAR AUDITAR PARA DETERMINAR El CUMPLIMIENTO DE LO PLANEADO Y CORREGIR CUALQUIER DESVIACION PREVIO EL ESTUDIO DE SU CAUSA - EFECTO, DETERMINANDO LO EFICIENTE EFECTO, DETERMINANDO LO EFICIENTE DE LA ADMINISTRACIÓN EN El LOGRO DE LOS OBJETIVOS QUE ES CONTROLAR

49 “El conjunto de actividades económico-jurídicas relacionadas con la adquisición, consecución, explotación, enajenación, consumo o disposición de los bienes del estado, así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines de éste y realizadas por los órganos o entidades de naturaleza jurídica pública o por personas naturales o jurídicas de carácter privado.” A través de productos. HONORABLE CONSEJO DE ESTADO

50 PARA DETERMINAR SI EXISTEN DESVIACIONESPARA DETERMINAR SI EXISTEN DESVIACIONES ENTROPIAENTROPIA MEDIR VARIACIONES ENTRE LO REAL Y LO PROYECTADOMEDIR VARIACIONES ENTRE LO REAL Y LO PROYECTADO TOMAR ACCIONES ADMINISTRATIVAS PARA CORREGIRTOMAR ACCIONES ADMINISTRATIVAS PARA CORREGIR UTILIZAR ADECUADAS TECNICAS DE CONTROLUTILIZAR ADECUADAS TECNICAS DE CONTROL SOPORTAR El CONTROL EN UN SISTEMA DE INFORMACIÓNSOPORTAR El CONTROL EN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE, ESTADISTICA Y ECONOMICA CONFIABLE Y REAL PARA QUE CONTROLAR

51 LA CONSTITUCION Y EL CONTROL INTERNO Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública, en todos sus órdenes tendrá un control que se ejercerá en los términos que señale la Ley

52 LA CONSTITUCION Y EL CONTROL INTERNO Artículo 269 En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y a aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podrá establecer funciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas.

53 PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES IGUALDAD Implica no hacer discriminaciones de ningún tipo MORALIDAD Actuar con honestidad en el desarrollo del proceso administrativo y no en provecho propio. EFICACIA Buscar que los procedimientos lleguen a feliz término mediante el cumplimiento de los objetivos. ECONOMÍA Propender para que la función administrativa se lleve en el menor costo y menor tiempo posible CELERIDAD Procurar que los procesos sean ágiles y breves. IMPARCIALIDAD Implica que la administración aplique procedimientos y normas de manera objetiva y equitativa. PUBLICIDAD Hacer de conocimiento público la totalidad de las actuaciones, para que sean juzgadas como prueba de transparencia de la gestión.

54 CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO Abarca el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas por la entidad para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia de sus operaciones, estimular la observancia de las políticas establecidas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

55 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO 1. Prevenir fraudes, localizar errores, y poder fijar su monto. 2. Comprobar la veracidad de los estados financieros. 3. Estimular la eficiencia operacional. 4. Salvaguardar los activos u obtener un control efectivo sobre todos los aspectos de la entidad.

56 PREVENCIÓN DE FRAUDES Actualmente se involucra más a los empleados dentro de la organización para motivarlos a tener una visión más amplia del negocio y evitar el fraude Como responsable de la implementación y la vigilancia del control interno en ORGANISMOS DEL ESTADO, sabe usted cuantos empleados están pensando en cometer un fraude?

57 GENERACIÓN DEL FRAUDE: RACIONALIZACIONES COMUNES “ Lo necesito mas que la compañía” Lo voy a tomar prestado temporalmente No voy a hacerle daño a nadie Es por una buena causa Las reglas fueron establecidas para otros, no para mi

58 GENERACIÓN DEL FRAUDE: PRESIÓN Nivel de vida fuera de la realidad Altas deudas personales Codicia Hábitos costosos Insatisfacción Resentimiento con jefes o supervisores Bajo salario Inestabilidad emocional

59 PREVENIR EL FRAUDE Para prevenir los fraudes, los auditores internos deben eliminar las oportunidades y reducir al máximo las presiones.

60 GENERACIÓN DEL FRAUDE: CONTROL Falta de un nivel de autorizaciones Falta de verificaciones independientes del trabajo Falta de líneas claras de autoridad Inadecuada documentación Falta de separación adecuada entre autorización y custodia.

61 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO El sistema forma parte del Sistema Contable- Financiero- de Planeación- de Información y de sus operaciones (Manuales). Es responsabilidad del Gerente o Representante Legal, su establecimiento, mantenimiento y perfeccionamiento de acuerdo con la naturaleza, la estructura y la misión Organizacional. En cada unidad, área o sección, su encargado es responsable del sistema de Control Interno ante su jefe inmediato. La Unidad de Control Interno en las ORGANISMOS DEL ESTADO se encargará de hacer la evaluación independiente del sistema y propondrá recomendaciones al Gerente para mejorarlo. Todas las transacciones deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna para preparar en igual forma informes operativos, administrativos y financieros.

62 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos. Garantizar eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones facilitando que los funcionarios cumplan la misión institucional. Velar que las actividades y recursos cumplan los objetivos de la entidad. Garantizar evaluación de la gestión Organización. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos. Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y evaluación. Velar porque se disponga de procesos de planeación.

63 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO (I) UN PLAN DE ORGANIZACIÓN: Adecuada organización, incluyendo un organigrama flexible, limitando la responsabilidad y la autoridad mediante manuales de funciones correctamente elaborados. LA CONTABILIDAD: Base para la toma de decisiones y control de los bienes de la entidad (Pasivos, Patrimonio, Gastos, Egresos, etc..) LOS PRESUPUESTOS: Como elemento de control se fundamentará en la planeación, fijación de objetivos, metas, planes de desarrollo.

64 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO (II) LAS ESTADÍSTICAS: Para producir información y tomar decisiones adecuadas. INFORMACIÓN: Elemento para la toma de decisiones (Información financiera, económica, estadística, informes de labores de personal). SUPERVISIÓN: Le corresponde a la Unidad de Control Interno, para garantizar su mantenimiento y su permanente evaluación para hacer las cosas a menores costos y en el menor tiempo posible.

65 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO (III) LOS EQUIPOS Y LA TECNOLOGÍA: Utilizándolos en la administración produciendo más seguridad, por ejemplo el computador y demás equipos modernos. EL PERSONAL: Es quizás el elemento más importante para desarrollar un Sistema de Control Interno en las ORGANISMOS DEL ESTADO para lo cual se requiere el establecimiento de políticas así: ◦ SELECCIÓN: Mediante concursos. ◦ INDUCCIÓN: Enseñar los objetivos de la entidad y explicar las obligaciones y los deberes. ◦ CAPACITACIÓN: Para mejorar el desarrollo de las labores y obtener buenos resultados.

66 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO (IV) ◦ ROTACIÓN DE PERSONAL: Para evitar períodos largos en el mismo cargo. ◦ POLÍTICAS DE VACACIONES: Que las disfruten. ◦ FIANZAS DE MANEJO: Establecerlas. ◦ ADECUADOS SISTEMAS DE REMUNERACIÓN, CONDICIONES DE TRABAJO, PRESTACIONES SOCIALES, INCENTIVOS, ASISTENCIA SOCIAL PARA LOGRAR MAYOR INTERÉS. ◦ DISCIPLINA: Reglamentos y sanciones.

67 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ( I ) PLAN DE LA ORGANIZACIÓN INFORMACIÓN RECURSOS FÍSICOS

68 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ( II ) RECURSOS HUMANOS EVALUACIÓN

69 OTROS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO (I) Objetivos definidos y concretos que puedan ser cuantificados y evaluados. Sistemas de información interna y externa adecuados, que fundamenten las decisiones y proyecten una buena imagen de la entidad. Asignación clara de Funciones, Atribuciones, Responsabilidades y Procedimientos de trabajo a cada unidad y persona.

70 OTROS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO (II) Adecuada cobertura de bienes y personas. Planificación y coordinación de actuaciones. Control de Gestión. Política de personal motivadora.

71 AMBIENTE DE UN ADECUADO Y TÉCNICO CONTROL AMBIENTE DE CONTROL PUBLICO PRIVADO CONTROL INTERNO Protección de los activos. Promover la eficiencia operacional. Prevenir errores. Descubrir oportunamente los errores. Obtener información financiera. CORRECTA OPORTUNA TOMAR DECISIONES CORRECTAS

72 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO 1. GARANTÍA RAZONABLEQUE LOS OBJETIVOS SE CUMPLAN. 2. ACTITUD DE RESPALDOTODOS LOS FUNCIONARIOS RESPALDARAN EL CONTROL INTERNO. 3. PERSONAL COMPETENTEINTEGRIDAD PERSONAL Y PROFESIONALISMO. -CUMPLIR DEBERES ASIGNADOS 4. OBJETIVOS DE CONTROLPARA CADA ACTIVIDAD SE DESARROLLARAN OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO EN FORMA LÓGICA, APLICABLE Y COMPLETA. 5. TÉCNICAS DE CONTROLLAS TÉCNICAS PARA LOGRAR EL CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO SERÁN EFECTIVAS Y EFICIENTES PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL CONTROL

73 NORMAS ESPECIFICAS DE CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO 1. Documentación. 2. Registro de transacciones y eventos. 3. Ejecución de transacciones y eventos. 4. Separación de deberes. 5. Supervisión. 6. Acceso y responsabilidad de los recursos.

74 SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y DE GESTIÓN Es un instrumento que ayuda efectivamente a los directivos de las ORGANISMOS DEL ESTADO para utilizar técnicas de la administración, planeación, ejecución y control de cada una de las áreas que integran la institución.

75 NUEVO ENFOQUE DEL CONTROL INTERNO

76 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS  PLANEACIÓN  ORGANIZACIÓN  DIRECCIÓN  CONTROL

77 FASES PARA IMPLEMENTAR EL ANALISIS DEL EL ANALISIS DEL CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO

78 FASE I: AMBIENTACIÓN, MOTIVACIÓN Y CAPACITACIÓN NUEVA CULTURA DEL CONTROL

79 FASE II : PREPARACIÓN Y RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

80 FASE III: CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

81 FASE IV: DIAGNOSTICO DEL CONTROL INTERNO Permite conocer la situación con respecto a: ◦ Objetivos y normas ◦ Planeación, funciones, responsabilidades y políticas de personal ◦ Manuales actuales

82 FASE V: REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS De acuerdo a las normas legales, bajo los parámetros de reingeniería, Calidad Total, lineamientos administrativos y de conformidad con las directrices de la modernización.

83 FASE 5.1: PLANTEAMIENTO DE RECOMENDACIONES  Eliminación de pasos y trámites innecesarios  Centralización de procesos repetitivos en las áreas  Comunicación, Etc....

84 FASE VI: SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y DE GESTIÓN Establecer un modelo de evaluación de C.I. y Gestión

85 FASE VII: IMPLEMENTACIÓN, SEGUIMIENTO Y AJUSTES

86 FASE VIII: DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN FORMULAR INDICADORES PROPIOS EVALUAR ACCIONES

87 FASE IX EVALUACION DE INDICADORES Y AJUSTES DETERMINAR LA PERTINENCIA DE LOS INDICADORES

88 SISTEMA DE CONTROL INTERNO ( LEY 87 DE 1993 ) PLANES ORGANIZACIÓNMECANISMOS DE MÉTODOSEVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN PRINCIPIOS NORMAS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES OPERACIONES ACTUACIONES ADMÓN.- INF-REC DE ACUERDO A LAS NORMAS CONSTITUCIONALES LEGALES VIGENTES Y DENTRO DE LAS POLÍTICAS TRAZADAS POR LA DIRECCIÓN DE ACUERDO A OBJETIVOS PREVISTOS EN LA PLANEACIÓN

89 CONTROL INTERNO RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN CON EL-Promover eficiencia y economía en las Organizaciones. OBJETIVO DE-Salvaguardar los recursos contra pérdida indebida. -Reducir los pasivos y costos al mínimo posible. -Asegurar la recaudación de los ingresos. -Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos. CONSIDERANDO- PLAN DE ORGANIZACIÓN. LOS- RESPONSABILIDADES. SIGUIENTES- AUTORIZACIONES. ELEMENTOS- DELEGACIONES. - POLÍTICAS GENERALES DE LA ENTIDAD. - PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN Y REGISTROS PRACTICAS SANAS.

90 CLASES DE CONTROL AUTOCONTROL COMO ACTIVIDAD COMO FUNCIÓN Es el control que debeEs el control ejercidoControl que ejerce la ejercer cada uno depor un funcionario queOficina de Control los funcionarios de la Interno Entidad tenga un nivel autoridad-Propósito: Propósito:alternos.Asesorar y apoyar al Evaluarse a sí mismoPropósito Gerente informando en el cumplimiento deVerificar la realizaciónsobre el desarrollo de sus funciones, sabien-de actividades de acuer-las políticas. do:do a procedimientos es-Presentar propuestas *Sus actividadestablecidos.de retroalimentación * ProcedimientosPlanear, dirigir, coor-sobretodo en la pro- * Nivel de autoridaddinar y controlar las ac-tección de los recursos tividades de los subord.y eficiencia en las oper.

91 OFICINA DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS DEL ESTADO El Jefe de la Oficina de Coordinación de Control Interno en las ORGANISMOS DEL ESTADO deberá presentar un informe ejecutivo anual al Ministro o al Director de Departamento correspondiente. (Estado del Sistema de Control Interno en la Entidad, resultados de la Evaluación de Gestión y las recomendaciones )

92 OFICINA DE CONTROL INTERNO Componente de control interno a nivel gerencial o directivo. Asesora a la dirección de la institución en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes e introducción de correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos. Mecanismos*Normas de Aud. de general de aceptación. Verificación*Indicadores de desempeño y*Informes de gestión Evaluación*Cualquier otro mecanismo de control.

93 Objetivos de la Oficina de C.I. (I) H Cumplir con el mandato constitucional y legal de evaluar e implementar métodos y procedimientos de Control Interno. H Identificar los trámites de cada operación. H Identificar las funciones del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación o transacción. H Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento.

94 Objetivos (II) H Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de funciones por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo. H Formentar la modernización y simplificación de los trámites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados. H Establecer tiempos estándar o promedio para cada paso dentro de un procedimiento, con el fin de detectar las dependencias que demoran los trámites sin justa causa.

95 Objetivos (III) H Sentar la base documental para evaluar la elaboración de los Manuales de Procedimientos y Funciones. H Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos.

96 COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ORGANISMOS DEL ESTADO (I) 1. ESTABLECIENDO ADECUADAS TÉCNICAS DE DIRECCIÓN -Reorganización hacia estructuras y organigramas flexibles. - Técnicas de administración modernas 2. ELABORAR O REDISEÑAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS - De acuerdo con la naturaleza de la Entidad ágiles y simplificados, que indique las instrucciones y guías para hacer bien las cosas. O ELABORAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO QUE INTEGRA GRAN PARTE DEL MISMO SISTEMA. 3. ELABORAR O REVISAR Y ACTUALIZAR MANUALES DE FUNCIONES. - Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegación de funciones y ser obligatoria la rendición de informes de labores, evaluados o calificados.

97 COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ORGANISMOS DEL ESTADO (II) 4. DISEÑAR Y ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S.I.I ) EN LA ENTIDAD - Utilizando la sistematización en todas las áreas. 5. ORGANIZAR Y APLICAR ADECUADAS POLÍTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL - Selección, inducción, capacitación, promoción, remuneración salarial, prestaciones sociales, méritos, instalaciones y condiciones de trabajo, reglamentos y disciplina. 6. ORGANIZAR Y APLICAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN - Que permita medir, promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluación del desempeño y resultados de la propia administración (Autocontrol).

98 COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ORGANISMOS DEL ESTADO (III) 7. APLICAR EN FORMA ADECUADA EN LA ENTIDAD LOS ASPECTOS DE LA LEY DE CONTROL INTERNO - Objetivos, características y elementos. 8. UTILIZAR EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA LA PLANEACIÓN COMO ELEMENTO BÁSICO - Señalar la misión, visión, objetivos, metas, programas, planes de desarrollo, presupuestos, fortalezas- debilidades y amenazas- oportunidades. 9. CREAR O REORGANIZAR LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO Aplicando las funciones de evaluación y de Ley, como grupo interdisciplinario.

99 COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ORGANISMOS DEL ESTADO (IV) 10. ESTABLECER EL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO -Con funciones de evolución y apoyo al sistema y a la Unidad de Control Interno. 11. ESTABLECER MEDIDAS PREVENTIVAS O DE SEGURIDAD CONTRA RIESGOS POR PERDIDAS, ERRORES Y FRAUDES. FORMANDO PARTE DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO 12. ORGANIZAR EL SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DE LA ENTIDAD. - Contabilidad sistematizada y analizada.

100 COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ORGANISMOS DEL ESTADO (V) 13. ELABORAR PLANES DE TRABAJO O MANUALES DE AUDITORIA Que incluya Auditoría Financiera, Operativa, de Sistemas, Control de Gestión y resultados como función de la unidad de Control Interno, con la utilización de papeles de trabajo, como elementos probatorios. 14. DISEÑAR MÉTODOS Y MECANISMOS DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD POR PARTE DE LA CIUDADANÍA ( USUARIOS ) Y SU PARTICIPACIÓN SEGÚN MANDATO DE LA CONSTITUCIÓN Y LAS LEYES. 15. PROPICIAR Y FOMENTAR PERMANENTEMENTE LA CULTURA DE CONTROL HACIA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA CALIDAD TOTAL.

101 LA CALIDAD TOTAL EN EL ESTADO Directamente la alta gerencia publica liderará en forma participativa su gestión administrativa. Planeando permanentemente y sistemáticamente sus acciones y sus procedimientos mediante: capacitación o educación Involucrando + identificando + comprometiendo y responsabilizando a todos los empleados Diseñando + mejorando + asegurando productos y/o servicios a los ciudadanos (internos y externos) que les suplan sus necesidades y expectativas Para cumplir la misión institucional y lograr la supervivencia de la entidad, logrando beneficios satisfactorios, en lo económico y social a todos Los ciudadanos internos y externos (empleados + clientes + proveedores + familias + comunidad o sociedad en general)

102 Componentes del Control Interno  - Ambiente de control  - Valoración de riesgos  - Actividades de control  - Control de la información y la comunicación  - Monitoreo del control

103 Pasos de la evaluación del control interno 1.Identificar las actividades del proceso 2.Diagnosticar los posibles riesgos 3. Calificar el riesgo por su impacto, frecuencia, costo, relación con los clientes internos-externos y posibles sanciones legales 4.Determinar posibles causas de riesgo 5.Confrontar las causas vs. controles existentes 6.Plantear la aplicación de nuevos controles

104 Evaluación del control interno aplicando COSO En 1992, el Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commisson (COSO) elabora el reporte titulado Control Interno. El Reporte COSO define el control interno como un PROCESO diseñado para proveer SEGURIDAD RAZONABLE de que los objetivos serán alcanzados en las siguientes tres (3) áreas: ◦ - Efectividad y eficiencia en las operaciones ◦ - Confiabilidad de los reportes financieros ◦ - cumplimiento de leyes y regulaciones

105 Conceptos Fundamentales El reporte COSO identifica cuatro (4) conceptos fundamentales: - El control interno es un PROCESO para alcanzar los objetivos - La GENTE establece los objetivos, implementa los controles y los ejecuta. - El control interno provee SEGURIDAD RAZONABLE y no absoluta. - El control interno esta diseñado para ALCANZAR LOS OBJETIVOS.

106 Categorías generales de las debilidades del control interno - Registro invalido de transacciones (Validez) - Transacciones válidas son omitidas contablemente (Completas) - Transacciones no autorizadas son ejecutadas y registradas (Autorización) - El monto de las transacciones contabilizadas es incorrecto (Exactitud)

107 Actividades generales de control  - Competencia del personal  - Segregación de funciones  + Autorización  + Registro  + Custodia  + Conciliación  - Control de acceso  - Conciliación

108 Planeación del trabajo 1.Reunión Preliminar (Admo-Auditores) 2.Fijación de Objetivos del trabajo 3.Personas y especialistas a intervenir 4.Recursos Financieros y logísticos necesarios 5.Recopilación de información básica ◦ 5.1 Misión, objetivos y metas ◦ 5.2 Sistemas, procesos y actividades ◦ 5.3 Políticas, normas, procedimientos e instructivos 6.Análisis de papeles de trabajo de visitas anteriores 7.Exploración de riesgos

109 Validación del Universo de auditoría Validación del Universo de auditoría  Enfoque periódico  En Macroprocesos  Enfoque basado en riesgos  Basado en recursos  De acuerdo con las necesidades de los dueños de los procesos  Por proyectos  Por ubicación geográfica  Por el plan estratégico

110 Matriz de Procesos vs. Riesgos

111 Estructuración de hallazgos Atributos  Confiabilidad  Efectividad de uso  Integridad  Beneficio/costo  Consistencia  Flexibilidad  Efectividad

112 Monitoreo Debe monitorearse el proceso total y considerarse como necesario hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.

113 Ejecución  Matriz de Objetivos vs. Procedimientos  Herramientas de diagnostico (Afinidad, relación, causa-efecto, Por qué por qué, cómo cómo, flujogramas)  Documentación de las evidencias mediante Microsoft Office  Puntos mínimos en la elaboración de los papeles de trabajo  Estructuración de hallazgos

114 Pasos de la ejecución 1.Redefinición de objetivos de la auditoría 2.Diseño o adecuación del programa de auditoría 3.Definir alcances sobre las actividades a evaluar con base en el análisis del control interno 4.Determinar períodos a comprobar 5.Evidenciar las técnicas de auditoría en los P/T 6.Definición y estructuración de los hallazgos de auditoría observados en las fases anteriores 7.Evaluación de resultados 8.Actualización de los archivos permanente, corriente y de auditoría

115

116 Documentación de las evidencias mediante Microsoft Office  Utilización de excel  Word  Proyect  Power Point  ABCFlow  Fox-pro, Access  ACL  Correo electrónico  Archivos en cd y disquetes

117 Puntos mínimos en la elaboración de los papeles de trabajo  Archive los mínimos P/T  Cada P/T se debe referenciar, concluir  Anexe las fotocopias necesarias  Referencie sus comentarios  Use resúmenes  Imprima lo necesario  Archive en CD o disquetes  No copie documentos considere el escaneo  Diseñe plantillas en los programas de Office  Mantenga actualizados los archivos

118 Informes  Matriz de hallazgos  Estructuración de informes  Vocabulario  Oraciones  Párrafos  Orden  Revisiones  Referenciación a papeles de trabajo  Informes detallados  Informes gerenciales  Discusión

119 Estructuración de informes  Vocabulario  Oraciones  Párrafos  Orden  Revisiones

120 Pasos en la elaboración de informes  1.Referenciación de Hallazgos de auditoría a los P/T  2.Recopilación de hallazgos por su importancia y/o afinidad  3.Elaboración del informe al Auditado  4.Presentación del informe al auditado  5.Análisis de cambios y sugerencias  6.Fijación de compromisos  7.Emisión del informe definitivo  8.Actualización de archivos

121 Auto y evaluaciones  Encuesta escrita  Entrevista telefónica  Entrevista personal  Grupo de enfoque  Investigación de mercado  Aceptación de las recomendaciones  Medición del inventario del talento humano  Por índices de gestión

122 Plan de seguimiento 1.Planeación 2.Personas a intervenir 3.Recursos a emplear 4.Revisión de papeles de trabajo de la auditoría 5.Seguimiento y comprobación a las recomendaciones 6.Análisis de los efectos por recomendaciones diferentes a las planteadas 7.Evaluación al cumplimiento de las recomendaciones 8.Informe de cumplimiento 9.Interfase planeación general

123 Diseño auditorías futuras  Menor costo  Prevención  Evaluación  Fallas  Mayor calidad  Puntualidad  Más efectividad en los programas

124 LEY 489 DE 1998 Instrumento jurídico muy importante, contribuye a la viabilidad del Estado porque actualiza y adecúa las normas de organización y funcionamiento de la administración pública a las nuevas disposiciones constitucionales; tiene en cuenta los cambios institucionales y los avances recientes en las ciencias de la organización, economía administración y gerencia.

125

126 LEY 489 OBJETO Regular el ejercicio de la función administrativa. Determinar la estructura. Definir los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración pública.

127 PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA SE DESARROLLARÁ CONFORME A LOS PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES DE: BUENA FÉ, IGUALDAD, MORALIDAD, CELERIDAD, ECONOMÍA, EFICACIA, EFICIENCIA, IMPARCIALIDAD, PARTICIPACIÓN, PUBLICIDAD, RESPONSABILIDAD Y TRANSPARENCIA.

128 FINALIDADES DE LA FUNCIÓN ADMNISTRATIVA  BÚSQUEDA DE LA SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES GENERALES DE TODOS LOS HABITANTES.  DE CONFORMIDAD CON LOS PRINCIPIOS, FINALIDADES Y COMETIDOS CONSAGRADOS EN LA CONSTITUCIÓN.

129 PRINCIPIO DE COORDINACIÓN  LAS AUTORIDADES ADMINISTRATIVAS DEBEN GARANTIZAR LA ARMONÍA EN EL EJERCICIO DE SUS RESPECTIVAS FUNCIONES CON EL FIN DE LOGRAR LOS FINES Y COMETIDOS ESTATALES.

130 DESCENTRALIZACIÓN ADMINISTRATIVA  EL GOBIERNO PROCURARÁ DESARROLLAR DISPOSICIONES Y NORMAS QUE PROFUNDICEN EN LA DISTRIBUCIÓN DE COMPETENCIAS ENTRE LOS DIVERSOS NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN.  AL INTERIOR DE LAS ENTIDADES NACIONALES DESCENTRALIZADAS EL GOBIERNO VELARÁ PORQUE SE ESTABLEZCAN DISPOSICIONES DE DELEGACIÓN Y DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES.

131 DESCONCENTRACIÓN ADMINISTRATIVA RADICACIÓN DE COMPETENCIAS Y FUNCIONES EN DEPENDENCIAS UBICADAS FUERA DE LA SEDE PRINCIPAL DE LA ENTIDAD ADMINISTRATIVA.

132 SISTEMAS DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL  El SNCI como instancia de articulación, tiene como base para su funcionamiento:  Sistema Nal. De Evaluación de Resultados.  Sistema Nal. De Contabilidad Pública.  Sistema de Desarrollo Administrativo.  Sistema General de Información Administrativa.