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2 Almacenes TEMA: Almacenes Ing. Larry D. Concha B. UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO

3 1. INTRODUCCION: Manual de almacenes! 2. La gestión de almacenes. 2.1 Definición y Alcance. 2.2 Fundamentos y principios de la gestión de almacenes. 2. 4 Los procesos de la gestión de almacenes. 2.3 Importancia y objetivos de la gestión de almacenes. 2. 4.1 Planificación y organización. Diseño de la red de distribución y almacenamiento. responsabilidad de la gestión de los almacenes. Ubicación de almacenes. Tamaño de los almacenes. Diseño y lay out de los almacenes. modelos de organización física de almacenes.

4 2.4.2 Recepción. Planificación y organización. 2.4.3 almacén. 2.4.4. movimiento. 2.4.5. información. Información para la gestión. Identificación de ubicaciones. Identificación y trazabilidad de mercancías. 2.5. Tipología de almacén.

5  El Concepto De almacén ha ido variado a lo largo de los años, ampliando su ámbito de responsabilidad dentro de la función logística.

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7  La primera razón de ser un almacén nace de la natural imposibilidad practica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparación para consumo de un elemento material y el acto en si del consumo, bien por pura imposibilidad de ajustar oferta con demanda, bien por las características del producto. (perecedero, inflamable…).

8  Observando el mapa de procesos de un sistema de almacenaje y tal y como se muestra en la tabla comparativa con los centros de distribución

9  El mapa de procesos mostrado en el apartado 2.1, representa el conjunto de actividades bajo la responsabilidad de la gestión de almacenes. En el, un primer proceso de planificación y organización de la función de los almacenes como subproceso inicial y que se extiende a lo largo de todo el proceso.

10  Este subproceso alcanza las actividades de carácter estratégico y táctico, al tener que dar solución a las necesidades de recursos y ubicaciones en línea con las políticas y objetivos generales de la compañía: como por ejemplo, la modalidad de gestión de los almacenes, su ubicación, los recursos técnicos y humanos necesarios, o la planificación de cada uno de los tres procesos operativos (recepción, almacén y movimiento).

11 ORGANIZACIÓN AL ALMACÉN Es muy relativo hablar de “Organización”, pues cada empresa es un “Universo” que tiene problemas y situaciones muy diferentes de otras. El almacén debe organizarse de tal manera que cumpla con las funciones básicas y los objetivos de la empresa, algunos de los cuales hemos enumerado en el capítulo anterior. A continuación podríamos señalar como ejemplo la siguiente organización:

12 Todos los materiales de la empresa deben ser controlados directa o indirectamente por almacenes. Para poder realizar un control eficiente de cada uno de ellos, debemos tener un catálogo. EL CATÁLOGO El catálogo es la relación ordenada de los diferentes materiales que existen en la empresa. Consta de: - Código - Descripción - U/M (Unidad de medida o manejo) - Ubicación El catálogo es la base del sistema de control, pues sin él, no podremos tener un buen kardex y por consiguiente tampoco podremos Administrar los materiales. Sin un buen catálogo, tampoco podremos mecanizar los almacenes, ni las compras, por consiguiente la información contable será deficiente.

13 EL CÓDIGO Es la identificación de todos y cada uno de los items de la empresa. Así mismo es la base de todo sistema de control. Todo a nuestro alrededor está codificado: Nombre (código alfabético), # de L.E o DNI., # de carnet de seguro, # de teléfono, # de brevete, placa del carro, # de L. Militar, dirección, cta. cte, talla de ropa, etc., etc. El código puede ser: 1. Alfabético (A-Z) 2. Numérico (0-9) 3. Alfa numérico (A-9) A continuación vamos a ver un ejemplo de codificación de artículos de una ferretería: Primero tenemos que realizar un levantamiento de información en los almacenes para saber los materiales que tenemos:

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15 En segundo lugar, establecemos el “patrón” codificador de información, ya sabemos la cantidad y variedad a artículos ó ítems que existen en el almacén. En ésta base, establecemos el número de dígitos que debe tener nuestro catálogo, y la composición de éste. Por ejemplo: Luego, para cada artículo, le buscamos una familia. El nombre de la familia depende de cada empresa. Por ejemplo, para el primer artículo, perno de cabeza hexagonal, le asignamos la familia “Pernos de cabeza hexagonal”, a la pintura latex, la familia de “Pinturas y solventes” y así sucesivamente.

16 Para cada familia, según nuestro patrón codificador le corresponden 2 dígitos. Se los asignamos, teniendo en cuenta que siempre hay que dejar espacios para poder intercalar algunas familias “nuevas”.

17 Por último, ordenamos en forma ascendente a todas las familias, y les buscamos: grupos que contengan a los artículos determinados en el levantamiento.

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19 Una red de distribución es el conjunto de todos los centros de distribución, almacenes y rutas de trasporte entre ellos.

20 Lo primero que se debe pensar al momento de realizar el respectivo almacenamiento de las existencias es si debe auto gestionar los almacenes o subcontratarlos. La decisión depende de numerosos factores.

21  La localización de los almacenes debe ser enfocada desde los puntos de vista:  una visión general del mercado para acotarse geográficamente a un área amplia.  Una vista local del mercado que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la visión general.

22 El tamaño de un almacén es otro de los aspectos a tener en cuenta en la planificación y organización de la gestión de almacenes, puesto que una errónea decisión puede acarrear consecuencias considerables en cuanto a costes, máxime cuando su alcance es a corto plazo

23 Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidas, se debe trabajar en conseguir el flujo de los materiales mas eficientes y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseño efectivo optimiza las actividades de un almacén. –Los riesgos achacables a las actividades del almacén son: De seguridad(tanto de los empleados como ante robots). De control de autorización. De control de inventario. Sanitarios. De manipulación de productos.

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26  La recepción es el proceso de planificación de las entradas de mercancías, descarga y verificación tal y como se solicitaron actualizando los registros de inventario.

27 Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y optimizando el espacio físico del almacén.

28  Racking: permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical, almacenando existencias en grandes racks. Sin embargo, la recogida puede requerir mayor trabajo y ser mas caro, ya que es necesario utilizar sistemas de elevación.  DE TEMPORADA O PROMOCIONALES: LOS PRODUCTOS SUJETOS A TEMPORALIDADES SON UBICADAS EN AREAS DE FACIL RECOGIDA Y ABASTECIMIENTO PARA MINIMIZAR LOS COSTES DE MANIPULACION.  POR ZONAS: DESPACHA LA RECOGIDA, PERMANENCIA Y ENVIO AGRUPANDO EXISTENCIAS DE CARACTERISTICAS COMUNES JUNTOS EN LUGARES DE FACIL ACCESO. LA ZONIFICACION, SIN EMBARGO, PUEDE RESULTAR EN UNA UTILIZACION DEL ESPACIO MENOS EFICIENTE. COMO LOS REQUERIMIENTOS DE ESPACIO PARA EXISTENCIAS SE AMPLIAN MAS ALLA DE LA CAPACIDAD DE UN AREA, PUEDE SER COMPRIMIDAS EN OTRA, MALGASTANDO EL ESPACIO.  ALEATORIO: AGRUPA PRODUCTOS DE ACUERDO AL TAMAÑO DE LOS LOTES Y EL ESPACIO DISPONIBLE SIN RELACIONAR LA CARACTERISTICAS DE LOS PRODUCTOS. EL ALMACENAMIENTO ALEATORIO NO AYUDA A LA RECOGIDA RAPIDA.  Cuarentena de alto riesgo: productos, tales como armas de fuego requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo el acceso restringido que precisa especial control y supervisión para la recogida y envió, así como de especial seguimiento de la trazabilidad dentro del almacén para prevenirse de robos.  De temperatura controlada: si es necesario almacenar productos que requieren áreas de temperatura controlada, es importante tener en cuenta la seguridad de los empleados y protegerlos de los repentinos cambios de temperatura.

29 Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo al traslado de los materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación de almacenamiento.

30 Last in – first out (lifo) –La ultima mercancía que entra en almacén, es la primera que sala para la expedición. First in – first out (fifo) –La primera mercancía que entra en almacen, es la primera que es sacada de almacen, es la modalidad mas utilizada para evitar las obsolencias. First expired – first out (fefo) –El de la fecha mas próxima de caducidad es el primero en salir.

31 Si bien la función principal de la gestión de almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo físico, su consecución esta a expensas del flujo de información. Su ámbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos – planificación y organización, recepción, almacén y movimiento – y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vías: –Información para gestión. –Identificación de ubicaciones. –Identificación y trazabilidad de mercancías

32 Dentro de la epígrafe se incluyen todos aquellos documentos que contienen: –Configuración del almacén: instalaciones, lay- out… –Datos relativos a los medios disponibles. –Datos técnicos de las mercancías almacenadas. –Informes de actividad para dirección. –Evaluación de indicadores. –Procedimientos e instrucciones de trabajo. –Perfiles y requisitos de los puestos. –Registros de la actividad diaria.

33 En el apartado N 2.4.3 – almacén- se han descrito las diferentes zonas que puede contener un almacén. Todas estas zonas deben estar perfectamente identificables y conocidas por el personal habilitado a entrar al almacén.

34  Estanterías: cada estantería tiene asociado una codificación correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques también están identificados con numeración correlativa, así como las alturas de la estantería.  Por pasillo: en este caso, son los pasillos los que se codifican con números consecutivos. En este caso, cada dos estanterías se van codificando sus bloques, ya que la relación es de un pasillo por cada dos estanterías.

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37  Es igual o mas importante que las ubicaciones, la totalidad de las mercancías almacenadas deben ser codificadas asignando identificaciones únicas por articulo, además esta codificación debe estar relacionada con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto de los procesos de la empresa (no solo los logísticos).

38 Almacenes Financieros o Warrants Son aquellos en que se almacena mercadería que se entrega en garantía (warrants) por un préstamo, generalmente bancario. Estos pueden ser alquilados a almaceneras o se puede negociar para que se utilice un almacén dentro de la empresa, pero al cual tiene acceso únicamente la empresa financiera acreedora. Bien utilizado, puede ser un medio importante de financiamiento. Se pueden “warrantear” mercaderías o insumos o productos terminados. Los materiales “warranteados” se pueden liberar parcialmente pagando al banco, el valor del material más los intereses correspondientes.

39 Almacenes autorizados de Aduana Los terminales marítimos y aéreo, tienen los siguientes inconvenientes: 1. Son inseguros por pérdidas y robos. 2. Existen plazos para retirar la totalidad de la mercadería, en cuyo defecto es declarada en abandono. 3. No se puede retirar parcialmente la mercadería. Para evitar estos inconvenientes, podemos gestionar que apenas se desembarque la mercadería importada, sea depositada en almacenes autorizados de aduanas con el fin de eliminar los problemas mencionados pues, nuestra mercadería estará: 1. Segura. 2. No se declarará en abandono mientras paguemos los derechos de almacenamiento. 3. Se puede desaduanar parcialmente.

40 Almacenes de importación temporal Las empresas que exporten productos, pueden solicitar la importación de insumos que sean productivos, liberados de los derechos de aduana y del IGV. El Estado es muy riguroso en el control de los materiales que ingresan al país con esta facilidad, que es necesaria para poder competir con productos de otros países. La falta de materiales que no corresponden al balance importación temporal – exportación, puede ser asumido como contrabando, con las penalidades correspondiente. Almacenes de exportación temporal En el caso que tengamos que remitir un material para su reparación al extranjero, que deba volver a internarse, o de devoluciones al proveedor con cargo a reingreso, por los que ya se pagaron los derechos de aduana correspondiente, pueden ser solicitados como exportación temporal para no duplicar el pago de los derechos. Dentro de estos, podemos considerar también, los TIC: terminales interiores de carga, creados por la Ley N° 25327 “Normas sobre el transporte multimodal internacional de mercaderías”, que se dio para facilitar el comercio internacional de zonas que no dispongan de servicios de embarque – desembarque de cargas en contenedores ni otras formas análogas. Estos almacenes están bajo el control de la Sunad y toda la mercadería que se interne en ellos se consideran “Exportadas” para todos sus efectos.

41 De consignación Es cuando el proveedor nos da los materiales que serán pagados con la condición de ser consumidos o vendidos por nosotros. Como es lógico, son aplicables para materiales “A”, pues no vale la pena hacerlo para materiales B ó C. Este sistema es importantísimo porque minimiza la inversión necesaria y porque baja considerablemente el costo de posesión. Es muy útil pero hay que tener un buen sistema de control de los stocks y de los consumos, pues este tiende a aumentar por el sólo hecho de tener los materiales disponibles o porque puede ser “incentivado” por el proveedor.

42 Tipos de almacenes Estos son los lugares de almacenamiento que debemos considerar dentro de una empresa. - De insumos - De productos terminados - De recuperos - De mercadería - Sub almacenes o bodegas Estos pueden ser únicos o varios, según sea necesario.

43  Existen una gran variedad de instalaciones de almacenamiento, según las diferentes clasificaciones que susceptibles de realizarse:

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45 MEDIOS DE ALMACENAJE 1. Estanterías La distribución de los artículos dentro de los locales, requiere generalmente de medios especiales, denominados estanterías como medios que aumentan la capacidad y flexibilidad de los locales, debiendo construirse de acuerdo con la finalidad del local al cual pertenece, al material que en ellos se van a poner y al movimiento que este tenga. Las estanterías pueden ser metálicas de madera o mixtas; y cada una de ellas presenta sus ventajas e inconvenientes, en relación con el almacenamiento de los artículos. Por ello es que hay que determinar, teniendo en cuenta el artículo que se va a colocar en el estante. Cuál de las tres formas es la más conveniente, sabiendo que las estanterías metálicas presentan las siguientes:

46 2. Medios de Transporte.- Hay que determinar cuáles son los más apropiados considerando: i.Las características de los artículos. ii.Características de las zonas de almacenaje. iii.Las distancias a recorrer. iv.El volumen de las operaciones Estos medios cumplen con diversas funciones: Para levantar y bajar. Para desplazamiento vertical u horizontal. Para transporte de granos. Considerando que los medios de transporte son costosos, especialmente los mecánicos y eléctricos hay necesidad de tener en cuenta que su rendimiento y duración depende del personal que lo tiene a su cargo y que si no sabe emplearlos puede perderlo, gravando con ello a la dependencia.

47 Montacargas. Un montacargas es un vehículo de uso rudo e industrial, el cual se utiliza en almacenes y tiendas de autoservicio para transportar tarimas con mercancías y acomodarlas en racks. Aguanta cargas pesadas, que ningún grupo de personas podría soportar por sí misma, y ahorra horas de trabajo pues se traslada un peso considerable de una sola vez en lugar de ir dividiendo el contenido de las tarimas por partes o secciones. Su uso, requiere una cierta capacitación y los gobiernos de distintos países exigen a los negocios que sus empleados tramiten licencias especiales para su manejo. El montacargas o plataforma de carga que se utiliza para elevar materiales y equipos verticalmente a sucesivos niveles, es posiblemente el elemento de manejo mecánico más comúnmente usado.

48 Cintas Transportadoras (conveyors) Una cinta transportadora es un sistema de transporte continuo formado básicamente por una banda continua que se mueve entre dos tambores. La banda es arrastrada por fricción por uno de los tambores, que a su vez es accionado por un motor. El otro tambor suele girar libre, sin ningún tipo de accionamiento, y su función es servir de retorno a la banda. La banda es soportada por rodillos entre los dos tambores. Transportador de rodillos El transportador de rodillos es un dispositivo que, como su nombre lo indica, utiliza rodillos metálicos para facilitar el manejo y traslado de una gran diversidad de objetos, tales como cajas, tarimas, llantas, tambos, paquetes, etc. dentro de una gran diversidad de procesos industriales siempre y cuando que cumplan la condición de contar con un fondo regular. En caso contrario, suelen emplearse otro tipo de dispositivos como el transportador de banda, el transportador helicoidal, etc.

49 Paletización y unitarización de carga. La Unitarización es la agrupación de mercaderías en unidades superiores de carga, con el fin exclusivo de facilitar su transporte, por lo que debe conservar su integridad durante el tiempo que dure su movilización. El concepto de unidad de carga significa el agrupamiento (groupage) de uno o más ítems de carga general, que se movilizan como unidad indivisible de carga. La paletización y la contenedorización constituyen las modalidades más comunes de unitarización de la carga.

50 Contenedorización.- La Contenedorización es un método de distribución física que utiliza una unidad de transporte de carga llamada contenedor, la cual permite el acarreo de carga como una unidad indivisible, segura e inviolable, que se llena, vacía y estiba en el lugar de origen y destino del embarque. Este sistema facilita el transporte combinado. El contenedor es un "elemento del equipo de transporte, de carácter permanente y por lo tanto, suficientemente fuerte para ser utilizado varias veces, diseñado especialmente para facilitar la movilización de productos por uno o varios modos de transporte, suprimiendo el proceso intermedio de recargue entre los modos, provisto de dispositivos para un manipuleo rápido, especialmente su transferencia de un modo de transporte a otro, y concebido para ser llenado o vaciado de manera expedita. Funciones: 1.Sirve como unidad de carga para el transporte combinado. 2.Sirve como embalaje. Los contenedores constituyen en embalaje adicional. 3.Facilitan el apilamiento. 4.Agilizan el manipuleo.

51 Aplicación de empaques y embalajes (labeling). Empaque Se habla mucho del empaque y su definición, pero no se muestra la amplitud de su panorama. Se dice, en un sentido muy amplio, todo aquello que por su forma y tamaño tiene capacidad para contener algún producto. Ejemplos: un frasco de vidrio, una bolsa de papel o plástico, una taza de plástico, un guacal, una caja de cartón, etc. El empaque es un sistema coordinado mediante el cual los productos producidos o cosechados son acomodados dentro de un conjunto empaque para su traslado del sitio de producción al sitio de consumo sin que sufran daño. El objetivo es lograr un vínculo comercial permanente entre un producto y un consumidor. Ese vínculo deber ser beneficioso para el consumidor y el productor. Embalaje El embalaje es un recipiente o envoltura que contiene productos temporalmente y sirve principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulación, transporte y almacenaje. Otras funciones del embalaje son: proteger el contenido, facilitar la manipulación, informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales, composición, ingredientes, etc. y promocionar el producto por medio de grafismos. Dentro del establecimiento comercial, el embalaje puede ayudar a vender la mercancía mediante su diseño gráfico y estructural.

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