1 Análisis de la especificación técnica RS10:2009Beatriz Serna Alonso 30 de abril de 2010

2 Antecedentes y desarrollo de la RS10:2009Se denominó inicialmente RSE Su desarrollo fue a través del comité técnico de normalización AEN/CTN165: Ética (Equipo GT2: RSC) Participantes ± 60 miembros): empresas, ONG, sindicatos, asociaciones empresariales, administraciones, centros de investigación, universidades y colegios profesionales Inicio: 2000 como norma certificable. Borrador inicial: 2002 Controversia: ¿norma o guía? Edición RSE en 2007 Norma experimental certificable: Nuevo código, UNE : Ex. Conflicto con terceros Denominación final: RS10:2009, especificación técnica certificable (no es norma)

3 Objeto y campo de aplicaciónEstablece requisitos para: Definir Implantar Mantener Mejorar SISTEMA DE GESTIÓN DE LA RESPONSABILIDAD CORPORATIVA OBJETIVOS Satisfacción de los grupos de interés Cumplimiento de requisitos legales, requisitos de la RS10 y objetivos propios de la organización Cumplimiento de la política de RC El público objetivo de la RS10 es cualquier organización que desee implantar un sistema de gestión de la RC o certificar uno ya implantado. Afectan a la IMPLANTACIÓN y EVALUACIÓN del sistema de gestión de la RC Características y dimensión de la organización Extensión de los principios de RC a la cadena de valor de la organización

4 5. Contenido de la especificación técnica (I)0. Introducción Objeto y campo de aplicación Normas para consulta Términos y definiciones Sistema de gestión de la responsabilidad social Responsabilidad de la dirección Gestión de los recursos Requisitos del sistema de responsabilidad social ante los grupos de interés Medición, análisis y mejora Anexo A (informativo). Documentos internacionales de referencia Anexo B (informativo). Bibliografía RS 10: 2009 Esquema

5 Contenido de la especificación técnica (II):La RS 10 establece los requisitos de un sistema de gestión de la responsabilidad social en las organizaciones sensibles a los principios y recomendaciones sobre responsabilidad social existentes, en particular, los contenidos en el proyecto de norma internacional ISO26000 y la norma UNE EX. Sobre la base de los criterios recogidos en esos documentos normativos y la amplia bibliografía existente al respecto, este documento establece un sistema de gestión de la responsabilidad social basado en la metodología ISO conocida como planificar-hacer-verificar-actuar (PHVA) . Los requisitos del sistema de gestión propuestos componen una herramienta para el avance en la gestión de la responsabilidad social compatible con otras herramientas de gestión, como la de calidad UNE-EN ISO9001, la ambiental UNE-EN ISO14001, o la de seguridad y salud laboral OHSAS18001. Las actuaciones que se emprenden en este ámbito se asientan sobre principios generales ampliamente admitidos, tales como la sostenibilidad, transparencia y eficiencia en las actividades de la organización, aplicables con independencia de la naturaleza del negocio, del tamaño de dicha organización, del ámbito geográfico u otras características específicas, que se añaden al respeto a los derechos y principios universales. RS 10: 2009 Resumen Ejecutivo

6 Contenido de la especificación técnica (III):SISTEMA DE GESTIÓN Requisitos generales Requisitos de documentación Responsabilidad de la dirección Gestión de los recursos Requisitos ante los grupos de interés Medición, análisis y mejora

7 5.1. Requisitos generales conforme a la RS10PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Requisitos generales Identificación de impactos en materia de RS derivados de las actividades de la organización. Identificación de grupos de interés asociados a dichos impactos. Determinación de requisitos de RS para cada GI Determinación de criterios y métodos necesarios para garantizar que la operación y el control de los requisitos en materia RS son eficaces. Garantía de la disponibilidad de recursos necesarios para dicha operación y control. Realización de seguimiento, medición y análisis de estos requisitos. Implementación de acciones necesarias para garantizar la mejora continua. REQUISITOS GENERALES 4.1.

8 Requisitos de documentación conforme a la RS10PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Requisitos de documentación MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Debe concretar el alcance del sistema de gestión, los grupos de interés significativos identificados , la descripción de las actuaciones que se van a llevar a cabo con respecto a los elementos del sistema de gestión y los procedimientos asociados a dicho sistema de gestión. El procedimiento de control de los documentos debe estar establecido e implantado, de modo que se garantice su revisión previa aprobación, su actualización (cuando ésta sea necesaria), su disponibilidad donde/cuando sean necesarios, su identificación y su distribución. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 4.2. CONTROL DE LOS REGISTROS Los registros son un tipo especial de documento que ha de ser mantenido, cuando sea necesario, para demostrar la conformidad con los requisitos de la norma. Se debe establecer los procedimientos necesarios para garantizar que los registros son identificados, almacenados, protegidos y están disponibles según sea necesario.

9 Responsabilidades de la dirección conforme a la RS10 (I)Responsabilidad de la dirección PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Compromiso La alta dirección ha de evidenciar su compromiso con el desarrollo, implantación y éxito del sistema de gestión de la RS, así como la mejora continua de su eficacia a través de la observancia de las responsabilidades listadas a continuación. Enfoque a los grupos de interés La alta dirección debe asegurarse que se establecen los requisitos necesarios en materia de RS para satisfacer las expectativas de los GI, 5. Política de RS La política de RS debe ser definida ya autorizada por la alta dirección, que ha de garantizar que ésta cumple con las características recogidas en la especificación técnica. Planificación La alta dirección debe asegurarse de que se establecen objetivos, metas y programas, y de que éstos son documentados, implantados y mantenidos.

10 Responsabilidades de la dirección conforme a la RS10 (II)Responsabilidad de la dirección PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Responsabilidad, autoridad y comunicación Las funciones, responsabilidades y el nivel de autoridad debe ser definido. Un miembro de la dirección ha de tener responsabilidad para garantizar que el sistema de gestión es gestionado de acuerdo a la RS10, informar a la alta dirección sobre el desempeño de dicho sistema y promover la RS tanto a nivel de organización como de GI. Se deben establecer mecanismos de comunicación eficaces en materia de la gestión de la RS. Requisitos legales y otros requisitos La identificación y acceso de requisitos legales y reglamentarios o de otro tipo, relacionados con la RS, es responsabilidad de la alta dirección, así como la determinación de dichos requisitos a las actuaciones en materia de RS y en lo referente al sistema de gestión. 5. Comunicación, información e implicación con los GI Las responsabilidades en este campo incluyen: Conocer las expectativas. Comunicar los resultados obtenidos en materia de RS Atender a consultas y peticiones de información. Atender quejas y reclamaciones. Revisión del sistema Método para garantizar la efectividad del sistema. Requiere información previa (resultados de auditorías, de evaluaciones de cumplimiento, comunicaciones con GI, resultados del desempeño del sistema de gestión, grado de cumplimiento de objetivos, metas y programas, estado de acciones correctoras y preventivas y su seguimiento, o cambios que podrían afectar al sistema de gestión.) Los resultados incluyen las decisiones relacionadas con cualquier elemento del sistema de gestión, con la mejora en el desempeño en materia de RS de acuerdo con las expectativas de los GI y los recursos necesarios para ello.

11 Gestión de los recursos conforme a la RS10PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Gestión de los recursos Los recursos humanos y habilidades especializadas, la infraestructura de la organización y los recursos financieros y tecnológicos necesarios para la implantación, el mantenimiento y la mejora del sistema de gestión han de estar disponibles. Generalidades 6 El personal cuyas funciones afecten al sistema de gestión de la RS debe disponer de la educación, la formación, las habilidades y la experiencia necesaria. Se debe determinar cuáles son las competencias necesarias para cada puesto de trabajo, determinar las necesidades de formación y proporcionar la formación necesaria para cubrirlas. Es necesario evaluar la eficacia de la formación. Incluye la sensibilización del personal, esté su puesto de trabajo directamente relacionado con el sistema de gestión o no, acerca de la importancia del cumplimiento de la política, los procedimientos y los requisitos del sistema. Se ha de mantener registros de todas las acciones desarrolladas. Competencia, formación y toma de conciencia

12 5.5. Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (I)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Generalidades Identificación de grupos de interés. Diagnóstico de la situación de la organización frente a ellos en materia de RS Evidencias de relación con los grupos de interés Expectativas, conclusiones y acciones respecto a cada GI. Informes para índices de sostenibilidad y otros organismos prescriptores.. Ej.: DJSI, FTSE4Good, Informe progreso pacto mundial, indicadores GRI, Informes …) Código ético GENERALIDADES 7.1.

13 Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (II)Comportamiento de la empresa ante los propietarios, accionistas, inversores y socios PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Eficacia y eficiencia en la gestión Gestión eficaz cuenta de resultados, gestión plurianual del presupuesto Procedimientos, instrucciones o referenciales de funcionamiento según intereses y expectativas de los accionistas, inversores, socios y donantes. Valores de resultados: históricos, etc. 7.2. Composición de los órganos de gobierno. Criterios para la designación de miembros. Limitaciones incluidas en los contratos de directivos y consejeros Actas de reuniones de órganos de gobierno Actas de reuniones de órganos de supervisión o de control interno. Informes de auditorías. Cumplimiento del código unificado de buen gobierno o equivalente Gobierno de la organización Transparencia informativa Información comunicada en web e informes, Apariciones en medios y publicaciones. Informes de terceros (Observatorio de la RSC,/RSE, etc.) Derechos de voto y representación Estatutos Mecanismos de voto Garantías para minoritarios

14 Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (III)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Comportamiento de la empresa ante los empleados (i) Comportamiento de la empresa ante los empleados Libro de visitas de inspecciones de trabajo No discriminación Procesos / criterios de contratación, gestión y promoción no discriminatorios. Cumplimiento de la Ley de Integración Social de Minusválidos (LISMI) Plan de igualdad (>250 empleados), medidas de igualdad 7.3. Trabajo forzoso Proceso de vigilancia de la cadena de contratación. Requisitos / criterios en la selección y evaluación de proveedores Trabajo infantil Auditorías legales obligatorias En caso de disponer de certificado OHSAS 18001: Revisión por Dirección, informe de auditoría interna, seguimiento y evaluación del cumplimiento legal. En caso de no disponer de certificado OHSAS 18001: registros análogos Salud y seguridad

15 Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (IV)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Comportamiento de la empresa ante los empleados (ii) Convenio colectivo, tablas salariales, criterios de remuneración. Claridad de conceptos en nóminas Registros de nóminas Comunicados de modificaciones en salarios Salario Contrato de trabajo Modelos y registros de contratos Justificantes de estar al corriente de pagos: Seguridad Social y Hacienda 7.3. Determinar necesidades de los puestos de trabajo y adaptar los mismos a las discapacidades del personal (proceso de selección-reconocimiento médico) En cuanto al entorno (visitas), las zonas comunes deben ser accesibles (rampas, aseos, puertas, aparcamientos, ascensores, etc.) Entornos accesibles Derecho a la intimidad LOPD y su aplicación Asociación y negociación Convenio colectivo Acuerdos voluntarios Registros de adhesiones a organizaciones sindicales.

16 Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (V)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Comportamiento de la empresa ante los empleados (iii) Formación, empleabilidad y carrera profesional Plan de carrera Plan de formación Proceso de formación Criterios de promoción Conciliación de la vida personal, familiar y laboral En caso de disponer de certificación EFR 1000: autoevaluación, informe de auditoría, medidas de conciliación, encuestas de clima laboral. En caso de no disponer dela EFR 1000: registros análogos 7.3. Respeto a la dignidad del trabajador Protocolos de actuación ante situaciones de acoso o ``mobbing´´, documentados y comunicados Reclamaciones/denuncias: registros y tratamiento Mecanismos de comunicación Canales de comunicación empleado-empresa. Procedimiento de gestión de reclamaciones, quejas, sugerencias y registros.

17 5.5. Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (VI)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Comportamiento de la empresa ante los clientes, usuarios y consumidores Tratamiento de reclamaciones. Registros Guía/procedimiento para publicidad, promociones, comercialización, información de productos y servicios Promociones y publicidad Contratos Análogo a UNE-EN ISO 9001,incluyendo aspectos adicionales indicados en norma RSE 7.4. Confidencialidad LOPD y su aplicación Protocolos de actuación, para evitar y en su caso, actuar ante situaciones de corrupción, extorsión y soborno, documentados y comunicados Reclamaciones/denuncias : registros y tratamiento Honestidad Análogo a UNE-EN ISO9001. Métodos documentados utilizados para la obtención de información sobre la satisfacción de los clientes y su evaluación. Procedimientos para el tratamiento de quejas, sugerencias y reclamaciones, información a los clientes de la existencia de estos procedimientos y su forma de acceso Atención al cliente y postventa Criterios de calidad, seguridad y fiabilidad análogo a UNE-EN ISO 9001 en fichas de producto/servicio o equivalente. Información relevante para RSE en Guía/procedimiento para publicidad/promociones/comercialización/información de productos y servicios Bienes y servicios socialmente responsables

18 5.5. Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (VII)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Comportamiento de la empresa ante los proveedores de productos y servicios Requisitos/criterios en la selección y evaluación de proveedores Comunicados a proveedores (códigos u otras formas de promoción de la RS) Registro de contratos de proveedores directos y otros de menor capacidad de influencia, y de diferentes zonas geográficas Fomento de los principios de la RS en la cadena de suministro 7.5. Ídem anterior Criterios para la elaboración de contratos y pedidos, en particular garantías financieras y condiciones de pago Formalización y cumplimiento del contrato Protocolos de actuación, para evitar y en su caso, actuar ante situaciones de corrupción y soborno, documentados y comunicados Reclamaciones/denuncias registros y tratamiento Honestidad

19 5.5. Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (VIII)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Comportamiento de la empresa en sus alianzas o colaboraciones Comportamiento de la empresa en sus alianzas o colaboraciones 7.6. Modelos y registros de acuerdos o alianzas, requisitos y recomendaciones relativos a RS en proyectos conjuntos, asociaciones, etc. Elección de socios, ``limpios´´

20 Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (IX)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Comportamiento de la empresa ante los competidores Políticas y principios de prácticas comerciales leales ,documentados y comunicados. Protocolos de actuación, para evitar y en su caso actuar ante situaciones de competencia desleal, documentados y comunicados Reclamaciones/denuncias registros y tratamiento Respeto a la libre competencia 7.7.

21 Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (X)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Comportamiento de la empresa ante la Administración Relación de actividades con la Administración (Estatal, Regional, Local) sobre lo tratado en la norma en función de necesidades del país Permisos y licencias Protocolos de comunicación y relación Protocolos de actuación, para evitar y en su caso actuar ante situaciones de corrupción y soborno, documentados y comunicados. Reclamaciones/denuncias registros y tratamiento Condiciones y relación de participaciones / donaciones, y su comunicación y registro en temas políticos Justificantes de estar al corriente de pago con Seguridad Social , Hacienda y cualquier obligación fiscal, en todos los territorios donde opere Colaboración y transparencia No injerencia Obligaciones fiscales Honestidad 7.8.

22 Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (XI)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Comportamiento de la empresa ante la Comunidad / Sociedad Compromiso Registros de actividades de colaboración( incluidas pro-bono); con universidades, ONG, voluntariado de empleados, jornadas de puertas abiertas, etc. Promoción del desarrollo local Requisitos/criterios en la selección y evaluación de proveedores Requisitos/criterios de contratación de empleados Comunidades indígenas 7.9. Protocolos de actuación para el respeto de las comunidades indígenas. Registro de actuaciones Seguridad del producto y servicio Criterios para que en el diseño e I+D, se consideren los riesgos para la salud y seguridad. Ídem al final de la vida útil. Registros de medidas tomadas Respeto a los animales Identificación y cumplimiento de la normativa aplicable

23 Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (XII)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Comportamiento de la empresa ante el medio ambiente (i) Análisis y evaluación del riesgo ambiental Con certificado UNE-EN ISO14001: autoevaluación, informe auditoría, seguimiento y evaluación del cumplimiento legal. Sin certificado: Documento de análisis y evaluación de riesgos ambientales; Plan de emergencia Con certificado UNE-EN ISO14001: autoevaluación, informe auditoría, seguimiento y evaluación del cumplimiento legal. Sin certificado: Aplicación de guías MTD (Mejor Tecnología Disponible) o similares 7.10. Prevención de la contaminación Cambio climático Con certificado UNE-EN ISO14001: Incluido como opción de mejora. Sin certificado: documentación de análisis de oportunidades y medidas adoptadas para paliar el calentamiento global Criterios para que el diseño, el I+D, se tenga en cuenta el uso de renovables y la eficiencia energética Registros de medidas tomadas

24 Requisitos ante los grupos de interés conforme a la RS10 (XIII)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Comportamiento de la empresa ante el medio ambiente (ii) Con certificado UNE-EN 14001: incluido como Opción de Mejora. Sin certificado: documentación de análisis de oportunidades y medidas adoptadas para el uso eficiente de los recursos. Criterios para que en el diseño e I+D se tenga en cuenta el uso eficiente de los recursos. Posibles registros: Proyectos de ahorro y eficiencia energética Certificación energética, auditoría energética Promoción 3 `R + V (valorizar) Certificación de ecodiseño Análisis de ciclos de vida Registros de medidas tomadas Uso eficiente de los recursos 7.10. Preservación de los ecosistemas y de la biodiversidad Con certificado UNE-EN 14001: autoevaluación, informe auditoría, seguimiento u evaluación del cumplimiento legal Sin certificado: documentación de análisis de oportunidades y medidas adoptadas para la preservación de los ecosistemas y la biodiversidad

25 Medición, análisis y mejora conforme a la RS10 (I)PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Seguimiento y medición del sistema de gestión Se debe realizar seguimiento y medición de las operaciones que puedan tener una influencia en la RS de la organización. Se debe, además, verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la RS10 y por la propia organización. La capacidad para alcanzar los resultados planificados (incluidos objetivos y metas) debe ser medida, y acciones correctoras deben ser implantadas cuando dichos resultados no se alcances. 8. Análisis de datos A través de la recopilación y análisis de los datos apropiados , obtenidos a través de los mecanismos de seguimiento y medición, la organización puede demostrar la eficacia de la gestión de la RS y detectar áreas de mejora Evaluación del cumplimiento legal Periódicamente se debe evaluar el cumplimiento de los requisitos legales, así como de otros requisitos suscritos por la organización, y los registros de dichas evaluaciones deben ser conservados.

26 No conformidad, acción correctora y acción preventivaMedición, análisis y mejora conforme a la RS10 (II) Medición, análisis y mejora PUNTO DE LA NORMA ÁREA A REVISAR ELEMENTOS A REVISAR Satisfacción de los GI La información obtenida acerca de la satisfacción de los grupos de interés, en lo relativo al grado en que se responde a sus requerimientos y expectativas, debe ser objeto de seguimiento por parte de la organización, ya que es una medida del desempeño del sistema de gestión de la RS. 8. No conformidad, acción correctora y acción preventiva Las no conformidades, reales y potenciales, incluyendo las reclamaciones de los GI, deben ser tratadas, y las medidas correctoras y preventivas adecuadas deben ser adoptadas. Auditoría interna Se debe verificar periódicamente si el sistema de gestión es coherente con los requisitos con los que ha de cumplir y si se mantiene de forme eficaz.

27 Proceso de certificaciónREVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN . Informe RSE Información de grupos de interés Normativa del sistema EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Visita instalaciones Planificación Mediciones Revisiones Entrevista con la Alta dirección ANÁLISIS DE CAMPOS DE ACCIÓN Entrevistas y auditoría técnica (interna). Sesiones con grupos de interés: percepción, grado de implicación, participaciones y apoyo a la RSE. Entrega del informe de ``no conformidades y observaciones´´ CERTIFICACIÓN Plan de acciones correctoras. Aceptación. Proceso de certificación Hoyo Fase IV Green Fase III Calle Fase II Tee Fase I

28 ¿Qué aporta la RS10:2009 al Proyecto Valores Sociales?Puntos fuertes Puntos débiles Utiliza la metodología ISO, familiar a la mayoría de las organizaciones, lo que la hace compatible con otras herramientas de gestión (de calidad, medio ambiente y salud y seguridad laboral). Amplio alcance (establece requisitos independientes de la naturaleza, el tamaño o el ámbito geográfico de la organización). Establece las bases para un sistema de gestión de la responsabilidad social bien estructurado, con una posición relevante en la estrategia de la organización (implicación de la alta dirección). Especificación técnica con escasa implantación . A fecha de hoy sólo un ejemplo de certificación (experiencia piloto en Red Eléctrica). Polémica: alegaciones de falta de transparencia en la aparición de la especificación técnica (a partir de una guía no certificable consensuada en grupos de trabajo). Impacto para el proyecto INTERESANTE, sobre el establecimiento de criterios metodológicos para gestionar la RS. Recomendaciones

29 Gracias por LA atención