1 Análisis de reformas al código de trabajoJulio 2017

2 Expositores Katty Romero Gerente | Legal Guatemala Manuel Lara Daniela Velasquez Gerente | Tax

3 Contenido I. Análisis del Decreto 07-2017II. Reglamentos Interiores de Trabajo III. Contratos de Trabajo e Indemnizaciones IV. Temas Fiscales Relacionados

4 Análisis del Decreto

5 Facultades de los Inspectores de TrabajoAnálisis del Decreto Facultades de los Inspectores de Trabajo Anteriores Visita de lugares de trabajo. Revisión de Libro de Salarios, de planillas o constancias de pago. Citar a empleadores y trabajadores a sus oficina, en caso de incumplimiento da lugar a una sanción. Tomar muestras de substancias y materiales utilizados en el establecimiento. Elaboración de acta al comprobar la violación a las leyes laborales, fijando un plazo para que se ajuste a derecho. Actuales Ingreso sin previa notificación a todo establecimiento laboral. Revisión de documentos laborales incluyendo sistemas de almacenamiento electrónico. Citar a empleadores y trabajadores a sus oficinas. El incumplimiento da lugar a una sanción. Tomar muestras de sustancias y materiales utilizados en el establecimiento, obtener fotografías, videos y grabación de imágenes. Elaboración de acta por presunta infracción ya sea como consecuencia de una obstrucción a la labor de inspección o el impedimento a realizarla.

6 Facultades de VigilanciaAnálisis del Decreto Facultades de Vigilancia Atender debidamente y colaborar con las autoridades de trabajo Pronunciarse sobre cuestiones que tengan relación con la Inspección. Permitir la inspección y vigilancia de las autoridades de trabajo. Obligaciones de los Empleadores art. 61 f) Facilitar la información y documentos necesarios para el desarrollo de las funciones de inspección Hacerse representar personalmente o por medio de un representante patronal. Colaborar con ocasión de las visitas y otras actuaciones de inspección.

7 Sanciones AdministrativasAnálisis del Decreto Sanciones Administrativas Requisitos Abogado colegiado activo. Especializado en materia de trabajo y previsión social. Delegado Departamental de la IGT Funciones Determinar la sanción administrativa aplicable. Anterior Violación a las Jornadas de Trabajo 3-12 salarios mínimos Vigente Violación a las Jornadas de Trabajo 6-12 salarios mínimos Multas Art. 272 Anterior Incomparecencia a citaciones 2-10 salarios mínimos Vigente Incomparecencia a citaciones 5-10 salarios mínimos

8 Inspectores de TrabajoAnálisis del Decreto Salud y Seguridad Ocupacional Inspectores de Trabajo Anterior Vigente Examinar las condiciones higiénicas de los centros de trabajo. Velar porque se cumplan las disposiciones sobre previsión de accidentes. Ordenar la adopción de medidas de aplicación inmediata. Tomar muestras de substancias y materiales. Tomar muestras de sustancias y materiales utilizados en el establecimiento, realizar mediciones, obtener fotografías, videos, levantar croquis y planos.

9 Análisis del Decreto Procedimiento para la imposición de sanciones por el incumplimiento de la normativa laboral vigente Inspección o Verificación Delegado Departamental Recurso de Revocatoria Proceso Contencioso Administrativo Citación a la IGT No puede dilatarse más de 30 días hábiles. Verificación al cumplimiento de las disposiciones vulneradas. El delegado departamental emite la resolución. Se interpone ante la autoridad administrativa Se ventila ante un juzgado de trabajo y previsión social de primera instancia Casos excepcionales pueden prorrogarse por 15 días hábiles. Si se cumplen con las prevenciones se da por terminado el proceso. La resolución debe emitirse dentro de los 10 días siguientes. El plazo para interponer el recurso es de 48 horas. Única audiencia de forma oral. Debe efectuarse dentro de los 10 días de admitida la demanda Representantes patronales pueden participar. El incumplimiento o inasistencia a la citación es sancionado con una multa. Objeto de la resolución es la imposición de una sanción y la corrección del incumplimiento. Quien resolvería el recurso de revocatoria es el Ministro de Trabajo La sentencia constituye título ejecutivo. Recomendación de un plazo para dar cumplimiento a las disposiciones vulneradas. Responsabilidad solidaria entre empleador y representante patronal. En contra de la sentencia procede el recurso de apelación, debiendo conocer una sala de trabajo.

10 Análisis del Decreto Responsabilidad de los Delegados Departamentales e Inspectores de Trabajo Penal Responsabilidad Civil Administrativa

11 Análisis del Decreto De la auto derogatoria de la Ley y la aclaración por parte del Ministerio de Trabajo y Previsión Social “Se derogan las disposiciones que expresamente se consignan en el texto de esta ley y las que se oponen a su cumplimiento”. Artículo 12 del Decreto Consejo Técnico y Asesoría Jurídica del Ministerio de Trabajo y Previsión Social Se cita el Artículo 8 de la Ley del Organismo Judicial, que establece que las leyes se derogan por leyes posteriores. Se establece que en el presente caso no fue la intención del legislador derogar la nueva ley. No puede interpretarse que existe auto derogatoria.

12 Reglamento Interior de Trabajo

13 Reglamento Interior de TrabajoBeneficio: regulación de las condiciones laborales, y medidas disciplinarias. Reglamento Interior de Trabajo Debe ser aprobado por la Inspección General de Trabajo Es posible incluir normas de cumplimiento obligatorio que pueden constituir causales de despido Conjunto de normas elaboradas por el Patrono, con el objeto de precisar y regular, las normas a las que debe él y sus trabajadores deben sujetarse Debe contener disposiciones relativas a seguridad ocupacional (comité de salud y Seguridad Ocupacional), disciplina, cuidado de los bienes de la empresa, y otros Es obligatorio cuando se tienen más de 10 trabajadores permanentes

14 Contratos de Trabajo e Indemnizaciones

15 Contratos de Trabajo Para que la relación de trabajo exista, es suficiente con que se inicie la relación laboral. Todo contrato de trabajo debe tenerse por celebrado por tiempo indefinido, salvo prueba y estipulación lícita y expresa en contrario. El contrato individual de trabajo debe extenderse por escrito en 3 ejemplares y deben registrarse en la Inspección General de Trabajo. La plena prueba del contrato escrito solo puede hacerse con el documento respectivo. La falta de este o de alguno de sus requisitos se debe imputar siempre al patrono, y si a requerimiento no se exhibe, se presumirá, salvo prueba en contrario, ciertas las estipulaciones afirmadas por el trabajador.

16 Checklist: Contratos de TrabajoAsunto Cumplimiento Plazo Verificación de cualidades técnicas de los trabajadores Realización de exámenes técnicos y verificación de validez de las aptitudes de un trabajador Previo a la contratación. Contrato de trabajo (indefinido/a plazo fijo) Elaboración de contrato de trabajo Debe firmarse por el trabajador en los primeros 3 días de haber ingresado a una empresa Registro del contrato (o modificaciones al mismo) en la Dirección General de Trabajo Llevar 3 copias del contrato firmado por el patrono y el trabajador a la Dirección General de Trabajo Dentro de los 15 días siguientes a su firma. Entrega de una copia del contrato de trabajo al trabajador Es obligación entregarle una copia de los contratos de trabajo al empleado, que se encuentre sellado por la Dirección General de Trabajo Debe entregarse inmediatamente después de haber sido registrado en la Dirección General de Trabajo. Resguardo de los contratos de Trabajo Es importante que la empresa resguarde correctamente los contratos de trabajo, en un archivo con llave al que tenga acceso solo personal cualificado N/A

17 Trabajadores de Confianza1 2 Son las personas que ejercen a nombre del patrono funciones de dirección o administración, tales como gerentes, directores o administradores. No están sujetos a limitaciones de jornadas de trabajo. Factores críticos a tomar en cuenta Factor Crítico Acción Reglamento Interior de Trabajo y Manual de Puestos Incluir estas descripciones al elaborar el Reglamento Interior de Trabajo. Contrato de trabajo Incluir la característica de trabajador de confianza dentro del Contrato de Trabajo.

18 Despidos JustificadosFactor Crítico: Pruebas técnicas y documentación presentada. Cuando el trabajador engañó con tener conocimientos o cualidades que no posee. Factor crítico: contrato de trabajo y Reglamento Interior de Trabajo Factor crítico: Reglamento Interior de Trabajo Cuando el trabajador incurre en cualquier falta grave impuesta en contrato Conducta inmoral, injuria, calumnia contra el patrono o compañero Factor crítico: Nueva reglamentación que contemple las medidas de salud y seguridad ocupacional Causas justas que facultan al patrono para dar por terminado el contrato de trabajo sin responsabilidad de su parte. Art. 77 C.T Cuando el trabajador se niegue adoptar medidas preventivas Se cometa algún delito contra la propiedad del patrono o de un compañero Factor crítico: denuncia y prueba Violación de secretos técnicos, comerciales o de fabricación Factor crítico: contrato de trabajo o convenio de confidencialidad Factor crítico: Seguir el procedimiento establecido en el Reglamento Cuando se infrinja cualquier prohibición del reglamento de trabajo Inasistencia sin causa justa al trabajo por 2 días consecutivos o 6 medios días Factor crítico: Documentación de respaldo

19 Despidos justificadosRecomendaciones 4 La terminación del contrato de trabajo por causa justificada, debe comunicarse por escrito al trabajador indicándole la causa del despido. El patrono debe probar la justa causa en que se fundó el despido. 3 2 Es muy recomendable para blindar al patrono: 1. Tener contratos de trabajo. 2. Tener Reglamento Interior de Trabajo. 3. Tener documentación de soporte. 1 Entregar constancia de las cartas disciplinarias a la Inspección General de Trabajo, si así lo indica el Reglamento Interior de Trabajo Documentar debidamente cualquier falta del trabajador, a través de cartas disciplinarias

20 Despido No Justificado: IndemnizaciónContratos Indefinidos y Contratos a Plazo Fijo En los contratos por tiempo indefinido, por el despido injustificado, el patrono debe pagar una indemnización equivalente a 1 mes de salario por cada año de servicios continuos tomándose como base el salario de los últimos 6 meses En los contratos a plazo fijo cada una de las partes puede ponerle término antes del vencimiento del plazo, pagando a la otra los daños y perjuicios que correspondan. Art. 84 del C.T Los daños y perjuicios no podrán ser inferiores a un día de salario por cada mes de trabajo continuo o fracción menor. Si el trabajador no alcanza un año, entonces se deberá pagar de forma proporcional al plazo trabajado. Art. 82 C.T No se toma en consideración el aguilando para el pago de los daños y perjuicios. Para el cálculo de indemnización debe tomarse en cuenta el aguinaldo devengado por el trabajador. Art. 9 del Decreto No se toma el bono 14 para el pago de los daños y perjuicios. Para el cálculo de indemnización debe tomarse en cuenta el Bono 14 devengado por el trabajador. Artículo 4 del Decreto 42-92

21 Realizar una auditoria legal que contempleRecomendaciones finales a considerar para asegurar el cumplimiento de la legislación laboral vigente: Realizar una auditoria legal que contemple Creación de un protocolo relacionado con las visitas de Inspectores de Trabajo Reglamento Interior de Trabajo que incluya el manual de puestos Observar la nueva reglamentación relativa a salud y seguridad ocupacional Verificación de pago de prestaciones laborales, cálculo de liquidaciones y elaboración de finiquitos Políticas de bonificación incentivo Modelo de contrato de trabajo por cada puesto de trabajo Correcto tratamiento de expatriados en Guatemala Inscripción de contratos de trabajo en la Dirección General de Trabajo

22 Temas fiscales relacionados

23 Principales cuestionamientos en materia fiscal y laboral:Aspectos fiscales a considerar Principales cuestionamientos en materia fiscal y laboral: ¿Realizó proyecciones de empleados anualmente? ¿Los seguros que pago a mis colaboradores son deducibles del Impuesto Sobre la Renta? ¿ Cuáles son los informes con los cuales debo cumplir como patrono ante la Administración Tributaria y el Ministerio de Trabajo? ¿Los gastos por sueldos de empleados, los documento de manera adecuada? ¿Mis colaboradores conocen las políticas internas de la Compañía ? ¿La bonificación incentivo pagada a mis colaboradores se encuentra documentada de manera correcta?

24 Aspectos fiscales a considerar Rentas de trabajoEl trabajo realizado dentro o fuera de Guatemala. Las pensiones, jubilaciones y montepíos. Sueldos, salarios, bonificaciones o viáticos que paguen las entidades públicas. Sueldos, salarios, bonificaciones o viáticos de los miembros de la tripulación de naves aéreas o marítimas y de vehículos terrestres. Remuneraciones, sueldos, comisiones, viáticos, gastos de representación, gratificaciones o retribuciones que paguen a miembros de sus directores, consejos de administración y otros consejos u organismos directivos o consulivos. “Con carácter general, las provenientes de toda clase de contraprestación, retribución o ingreso, cualquiera que sea su denominación o naturaleza, que deriven del trabajo personal prestado por un residente en relación de dependencia, desarrollado dentro de Guatemala o fuera de Guatemala” (El subrayado es adicional) Art. 4 No. 2) Dto y sus reformas.

25 Aspectos fiscales a considerarDocumentación de gastos por sueldos Límites deducibles Para los sueldos pagados a los socios y sus parientes dentro de los grados de ley, hasta el 10% sobre la renta bruta. Sueldos, salarios, comisiones y otras remuneraciones en dinero Relación con la actividad económica Que los gastos sean útiles, necesarios, pertinentes e indispensables para la generación de rentas gravadas. Documentación de soporte y medios de pago Planillas de IGSS presentadas Libros de salarios Pactos colectivos

26 Aspectos fiscales a considerarPrincipales verificaciones por parte del Fisco Que se encuentren debidamente registrados en nómina Sueldos y salarios Que los montos de los sueldos registrados en nómina sean los reportadas en las planillas de IGSS Que el monto registrado en los Estados Financieros coincidan con lo reportado en planillas de IGSS y nómina Riesgos

27 Aspectos fiscales a considerarPrincipales errores en controles de nómina Planillas infladas con personal no existente o ausentista Pagos por trabajo no realizado Apropiación de salarios no reclamados Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones Tarifas, horas, costos unitarios incorrectos. Errores de cálculo o suma Cargos a cuenta indebida Importe contabilizado de forma incorrecta Indemnizaciones pagadas no contabilizadas Retenciones indebidas por el personal involucrado en el pago de nómina Planilla de ejecutivos preparada o pagada incorrectamente

28 Aspectos fiscales a considerarDocumentación de respaldo de pagos laborales Entrega de cheque y firma de constancia de recibido, entre otros. Transacciones bancarias para el pago de nómina con la correspondiente firma de recibos de pago. Es muy importante documentar correctamente los pagos realizados a los trabajadores. Puede documentarse a través de:

29 Aspectos fiscales a considerar¿Qué aspectos deben cumplir los recibos de pago a empleados? Identificar al empleado a quien se realiza el pago, incluyente el NIT. Recibí de ABC, S.A. la transferencia de fondos a mi cuenta personal No del Banco XYZ por la cantidad de cuarenta y seis mil, ciento cincuenta y un quetzales con 63/100 (46,151.63) por concepto de sueldo correspondiente al mes de enero 2017. 50,000.00 250.00 1,000.00 51,250.00 2,463.30 2,635.07 5,098.37 46,151.63 IGSS ISR Total deducciones Salario devengado Bonificación decreto Otros ingresos Total ingresos Juan López Contabilidad Gerente 31 días Consignar los días trabajados y especificar el mes al que corresponde Incluir detalladamente las deducciones que se realizan al empleado Adicionar el concepto de la factura Incluir detalladamente los ingresos que se obtiene el empleado Asegurarse de contar con la firma del empleado o bien la recepción de mismo por vía electrónica

30 Aspectos fiscales a considerarCálculo de retenciones / Proyecciones de ISR empleados Total de Ingresos (Renta Bruta) (-) Rentas Exentas (Artículo 70 de la Ley) (=) Renta Neta (-) Deducciones (Q.48,000 y Cuotas IGSS-IPM-Estado) (=) Renta Imponible (Base para aplicación de Renta Imponible) (*) Tasa Impositiva (=) Impuesto Sobre la Renta Anual (=) Retención Mensual Dividido 12

31 Aspectos fiscales a considerarRequisitos para deducibilidad Deducción Requisitos Límite de deducibilidad Deducción única de Q. 48, N/A Planilla de IVA. Presentación ante SAT Q. 12, de IVA Donaciones a entidades sin fines de lucro, iglesias y partidos políticos. Solvencia fiscal de la Institución a la cual se efectúo la donación. 5% de la Renta Bruta. Cuotas IGSS, Instituto de Previsión Militar y al Estado y sus instituciones por cuotas de regímenes de previsión social. Recibo de salarios en donde se refleja el descuento. Porcentaje establecido en las leyes específicas. Primas de seguros de vida para cubrir riesgos en caso de muerte exclusivamente del trabajador. El contrato no debe contemplar retornos, reintegros o rescate.

32 Aspectos fiscales a considerarProyección de ISR Descripción Mensual Anual Sueldos 50,000.00 600,000.00 Bonificación Incentivo 250.00 3,000.00 Bono 14 (8.33%) 4,165.00 49,980.00 Aguinaldo (8.33%) Otros Ingresos (Comisiones, bonificaciones por productividad, sueldo extraordinario, viáticos no reintegrados, etc.) 1,000.00 12,000.00 Renta Bruta 714,960.00 Rentas Exentas Bono 14 Aguinaldo Total Rentas Exentas 99,960.00 Deducciones Deducciones personales 48,000.00 IGSS (4.83%) 2,463.30 29,559.60 Total Deducciones 77,559.60 Renta Imponible 537,440.40 Tasa Impositiva 5% y 7% Impuesto a Retener 31,620.83 Meses del año 12 Impuesto a retener mensual 2,635.07 Cálculo: Q. 537,440.40 (-) Q. 300,000.00 (=) Q. 237,440.40 (7%) Q ,620.83 (+) Q ,000.00 (=) Q ,620.83

33 Aspectos fiscales a considerarLímites deducibles en prestaciones laborales Decreto No y sus reformas, artículo 21 numeral 5. Límite de Deducibilidad Hasta el 100% del sueldo mensual Aspectos a considerar El monto pagado de Bono 14 y Aguinaldo mayor al 100% de podrán deducirse mediante pactos colectivos debidamente aprobados por la autoridad competente

34 Aspectos fiscales a considerarLímites deducibles en prestaciones laborales (continúa) Indemnizaciones Responsabilidad Método directo Método indirecto Máximo deducible Monto efectivamente pagado Documentación de soporte Finiquitos laborales Cheque y recibo Máximo deducible 8.33% de remuneraciones pagadas Documentación de Soporte Partidas contables Los cargos a la provisión se documentan igual que el método directo Decreto No , Art. 21, numeral 8

35 Aspectos fiscales a considerarDeducibilidad de seguros Decreto No y sus reformas, artículo 21 numeral 11. 3 2 Documentación de soporte Facturas Pólizas de seguro 1 Limitaciones Siempre y cuando no incluya devolución, reintegro o rescate. Durante la vigencia de la relación laboral. Deducciones permitidas Las primas de seguros para cubrir riesgos en caso de muerte, accidente o enfermedad; En el caso específico que las facturaciones de los seguros sean a nombre del contribuyente y no del empleado, la Administración de la Compañía deberá reconocer únicamente el crédito fiscal y el gasto (para efectos del Impuesto Sobre la Renta) la proporción a lo efectivamente pagado por el mismo.

36 Aspectos fiscales a considerarDeducibilidad de bonificación incentivo y bonificación por productividad Descripción Aspecto a considerar Bonificación incentivo Monto mínimo de Q250 (no limitativo) No se encuentra afecta al pago de IGSS Deducible del cálculo del Impuesto Sobre la Renta Bonificación por productividad En el caso que se pague una bonificación por productividad, se deberá considerar lo siguiente: Incluir dentro del contrato de los trabajadores una cláusula específica referente al tratamiento de la bonificación por productividad. Realizar un acuerdo global con todos los colaboradores en el que se especifiquen las características de la bonificación por productividad, y en el cual se haga constar que el mismo es otorgado a los colaboradores en concepto de productividad. Incluir dentro de la métrica realizada por parte de la administración, un detalle claro en el cual se observe cómo fue determinado el monto que será pagado bajo el concepto de bonificación por productividad. Adicionalmente, realizar la evaluación con base a las métricas sea realizada en el período de liquidación.

37 Aspectos fiscales a considerar Informes a presentar ante la Administración Tributaria y Ministerio de Trabajo Informe a presentar Aspectos a considerar Libro de salarios Cada hoja del libro de salarios deberá se autorizada por el Ministerio de trabajo y su impresión deberá ser anual Informe anual del empleador Deberá ser entregado como mínimo cada febrero, el cual incluirá la información detallada de cada empleado. Conciliación anual de retenciones Deberá realizarse dentro de los primeros 2 meses del año inmediato siguiente, mediante las herramientas RetenISR de escritorio o bien RetenISR Web

38 Aspectos fiscales a considerarControl Interno Control de anticipos al personal Control y custodia de expedientes del personal Control de vacaciones Control de permisos y ausencias del personal Control y administración de asistencia del personal

39 Aspectos fiscales a considerarRiesgos fiscales en relación a empleados Realizar un análisis de los ingresos otorgados a los colaboradores, para determinar los que se encuentran afectos en la determinación del impuesto. Verificar las deducciones establecidas en la Ley de Actualización Tributaria, con el fin de minimizar las retenciones practicadas en exceso o insuficiencias. Error en la realización y actualización de la proyección del ISR en relación de dependencia Riesgo de vinculación como relación de dependencia Análisis de las distintas formas de contratación de servicios que realiza la compañía. Analizar la documentación de soporte entre prestadores de servicios y la compañía (contrato, informe, entre otros). Riesgo en conceptualización de salario de los beneficios otorgados a empleados Analizar los distintos tipos de beneficios otorgados a los colaboradores. (sueldos, bonos, comisiones, stock options). Verificar que cuenten con la documentación de soporte correspondiente. Analizar la documentación de soporte de la bonificación por productividad.

40 Aspectos fiscales a considerarRiesgos fiscales en relación a empleados Analizar las políticas de pago de seguro y otros beneficios, para determinar si el colaborador paga una proporción del servicio, la compañía únicamente deberá reconocer el crédito fiscal por la proporción en la que realizó el desembolso. Aprovechamiento indebido de crédito fiscal, por pago parcial de servicios por parte del colaborador Retención de ISR a trabajadores extranjeros Analizar el tiempo que el colaborador estará en territorio nacional. Analizar el tratamiento aplicable a estos colaboradores

41 Deloitte se refiere a una o más Deloitte Touche Tohmatsu Limited, una compañía privada de garantía limitada del Reino Unido ("DTTL"), y a su red de firmas miembro, y sus entidades relacionadas. DTTL y cada una de sus firmas miembro es una entidad legalmente separada e independiente. DTTL (también conocida como "Deloitte Global") no provee servicios a clientes. Por favor, consulte para una descripción detallada de nuestra red global de firmas miembro. Deloitte provee servicios de auditoría, consultoría, asesoría financiera, gestión en riesgos, impuestos y servicios relacionados a clientes públicos y privados abarcando múltiples industrias. Deloitte atiende cuatro de cada cinco compañías del Fortune Global 500® a través de una red global de firmas miembro en más de 150 países brindando capacidades de clase mundial, conocimiento y servicio de alta calidad para hacer frente a los desafíos de negocios más complejos de los clientes. Para conocer más acerca de cómo aproximadamente profesionales de Deloitte generan un impacto que trasciende, por favor contáctenos en Facebook, LinkedIn o Twitter. Esta presentación sólo contiene información general y ni Deloitte Touche Tohmatsu Limited, ni sus firmas miembro, ni ninguna de sus respectivas afiliadas (en conjunto la “Red Deloitte”), presta asesoría o servicios por medio de esta publicación. Antes de tomar cualquier decisión o medida que pueda afectar sus finanzas o negocio, debe consultar a un asesor profesional calificado. Ninguna entidad de la Red Deloitte, será responsable de la pérdida que pueda sufrir cualquier persona que consulte esta presentación. © Deloitte Guatemala