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2 APLICACIÓN DE DIAGNÓSTICOS DE PERCEPCIÓN

3 IntroducciónIntroducción MetodologíaMetodología Resultados, conclusiones y recomendaciones CONTENIDO

4 Diagnosticar la Institución es un paso fundamental para el fortalecimiento de la Entidad y la generación de cambios en la cultura organizacional, por cuanto posibilita analizar, reflexionar e identificar los valores y prácticas del estado actual de su Gestión, así como observar las fortalezas y debilidades del proceso vigente. No es posible cambiar lo que no se ha identificado o no se conoce. POR QUÉ UN DIAGNÓSTICO

5 El diagnóstico es un análisis de tipo perceptual que identifica el estado actual de las prácticas de la Entidad. Se basa en las percepciones que en una determinada coyuntura (el momento en el que se aplican las encuestas) tienen los servidores públicos de la Entidad. Cuyos resultados serán fiables por ser de manera anónima. Es la línea base para la evaluación posterior. QUÉ ES EL DIAGNÓSTICO

6 PROCESO METODOLÓGICO 1.Preparación de los instrumentos de recolección de la información 2.Selección de la muestra poblacional a la que se le solicitará la información requerida 3.Aplicación de las encuestas 4.Tabulación y Valoración 5.Análisis de la información capturada.

7 IntroducciónIntroducción MetodologíaMetodología Resultados, conclusiones y recomendacionesResultados, conclusiones y recomendaciones CONTENIDO

8 La técnica empleada se basa en la Escala Likert, que es un método para establecer o medir la percepción de un público sobre un tema determinado, a través de una gradación que va del total acuerdo al total desacuerdo. TÉCNICA UTILIZADA Muy de acuerdo Muy en desacuerdo No SabeSe cumple plenamente

9 Las afirmaciones (o reactivos) que conforman el cuestionario, fueron calificadas de la siguiente forma: PUNTUACIÓN DE LAS RESPUESTAS OPCIÓN MARCADA PUNTAJE No sabe0 No se cumple 1 Se cumple insatisfactoriamente2 Se cumple aceptablemente3 Se cumple en alto grado4 Se cumple plenamente5

10 La información del MSPBS se presenta organizada en cinco niveles: ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Jefes de Areas I II III Directores Personal de Blanco Personal Adminis- trativo Personal de Apoyo IV V

11 ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Determinación de la muestra poblacional Para garantizar que los datos que arroje el diagnóstico sean confiables, se necesita recoger la opinión de una cantidad de servidores públicos que desde el punto de vista estadístico, representen al conjunto de toda la población de la Entidad. Para ello, debe realizarse un muestreo aleatorio simple, de tal manera que cada servidor público tenga igual probabilidad de ser seleccionado para integrar la muestra, y que al mismo tiempo se garantice una composición muestral que sea concordante con la estratificación por niveles de cargo de la Entidad.

12 ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN El muestreo aplica los criterios estadísticos más generalizados en el ámbito de la investigación social: nivel de confianza 95% y margen de error 5%. Para determinar el número de personas a encuestar se presenta la tabla Población y Tamaño de la Muestra. Para la lectura de la tabla, se utilizan las siguientes convenciones: PO, significa población, es decir, el número total de servidores públicos de la Entidad; MU, significa muestra, es decir, el número de personas que deberán diligenciar el cuestionario.

13 POMUPOMUPOMUPOMUPOMUPOMUPOMU 10 4138726110382134100165116196131 11 4238736210483135101166117197132 12 4339746310583136101167117198133 13 4440756310684137102168118199134 14 4541766410784138102169119200 225 140 15 4642776510885138103170119 16 4742786510986140103171120226 250 150 17 4843796611086141104172120 18 4944806711187142104173121251 275 160 19 5045816811287143105174121 20 5146826811388144105175121276 300 170 21205246836911489145106176122 22215347847011589146107177122301 325 180 23225448857011690147107178123 24235549867111790148108179123326 350 190 25245649877211891149108180124 26255750887211992150109181124351 375 200 27265851897312092151109182125 28275952907412193152110183125376 400 210 29286053917412293153110184126 30286153927512394154110185126401 500 218 TABLA PARA SELECCIÓN DE LA MUESTRA

14 POMUPOMUPOMUPOMUPOMUPOMUPOMU 31296254937612494155111186127 32306355947612595156111187127501 600 235 33316455957712696157112188128 34326556967712796158112189128601 700 249 35336658977812897159113190128 36336758987912997160113191129701 800 260 37346858997913098161114192129 383569591008013198162114193130801 900 270 393670601018113299163115194130 403771611028213399164115195131 900 1000 278 POMUPOMUPOMU 1001-15003074001-500035710001-11000372 1501-20003235001-600036111001-12000373 2001-25003346001-700036512001-13000374 2051-30003417001-800036713001-14000375 3001-35003478001-900036914001-15000376 3501-40003519001-1000037115001-16000377

15 ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Determinada la muestra, se hace una distribución proporcional (afijación proporcional) para garantizar que la muestra se asemeje a la manera como está distribuida la población en los diferentes niveles de los cargos de la Entidad.

16 ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Ejemplo de una afijación proporcional: Una Dirección General tiene 130 personas vinculadas laboralmente. Según la tabla, el tamaño de la muestra es de 98. En esta dependencia hay: 5 personas en el Nivel Directivo 18 personas son Jefes de Área 60 personas son Personal de Blanco 42 personas son Administrativos 5 personal de servicio (No importa si están vinculados como Funcionarios Públicos o como Personal Contratado)

17 ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Ejemplo de una afijación proporcional: La población está distribuida así: 4% nivel directivo; 14% Jefes de Área 46% Personal de Blanco 32% Administrativo; y 4% Personal de Servicio La muestra de 98 hay que distribuirla de la misma manera: 4% de 98= 4 directivos; 14% de 98= 14 jefes de área 46% de 98= 45 personal de blanco 32% de 98= 31 administrativo; y 4% de 98 = 4 personal de servicio

18 ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Ejemplo de una afijación proporcional: La muestra de 98 hay que distribuirla de la misma manera. Por lo tanto: 10% de 130= 4 directivos; 14% de 130= 14 jefes de área 36% de 130= 45 personal de blanco 24% de 130= 31 administrativo; y 16% de 130= 4 personal de servicio

19 ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Selección de las personas a las que se les entregará el formulario Para éste proceso existen tres métodos sencillos y prácticos para identificar a las personas a quienes se les aplicará el cuestionario: 1.Método de la tómbola 2.Muestra por selección sistemática 3.Tabla de números aleatorios

20 ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Método de la Tómbola Es un método muy sencillo pero lento; puede usarse cuando la población es menor de 300 personas. Se procede así: 1.Se determina el tamaño de la muestra 2.Se distribuye la composición de dicha muestra entre los cinco niveles de los cargos 3.Se procede a introducir los nombres de los Directivos en una Urna, de la cual de forma aleatoria se retira un numero de papeletas igual al excedente del tamaño de la muestra para los directivos con relación a la población de este nivel. 4.Los nombres que queden en la urna serán los de las personas a quienes se les entregara el formulario para su llenado. 5.La misma operación se ejecuta para los otros niveles

21 APLICACIÓN DE LAS ENCUESTAS El más alto directivo de la entidad debe informar a los funcionarios que componen la muestra, mediante circular o directiva, que se les ha seleccionado para que colaboren en el suministro de información para el Diagnóstico. Una vez se tenga el aval directivo, el/la Coordinador/a MECIP contactará a las personas que componen la muestra y les explicará el sentido y la importancia de la tarea que van a realizar distribuyendo los cuestionarios. Esto se puede hacer: 1.A través de medio escrito, si la muestra es muy grande o los sitios de trabajo están dispersos geográficamente, dando un plazo no mayor de tres días para su diligenciamiento y entrega. 2.A través de reuniones en las cuales se diligencien los formularios; si la muestra es pequeña.

22 APLICACIÓN DE LAS ENCUESTAS No obstante lo anterior, el mejor procedimiento para recolectar la información de manera rápida y completa, es convocar a todo el personal integrante de la muestra a una sesión de una hora en un salón que tenga capacidad para acogerlas, y una vez reunidas explicarles el sentido e importancia del diagnóstico así como darles las instrucciones para el diligenciamiento del formulario, y proceder a recoger la información. Esta oportunidad debe aprovecharse para hacer una sensibilización en el tema de MECIP.

23 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN. Una vez recogidos los formularios, se debe efectuar un control de calidad de los mismos para trabajar solamente sobre los formularios que puedan ser considerados como válidos. Para ello, se verificará la forma como están marcadas las respuestas. Aquellos reactivos en donde fue marcada más de una opción de respuesta, se considerarán anulados, y por lo tanto no se tendrán en cuenta para la obtención de los promedios. También se considerarán anulados los reactivos en donde no fue marcada ninguna respuesta. Los formularios en donde resulten anulados más del 20% de los reactivos se considerarán nulos.

24 Separar por Niveles de Cargo. En el caso de que existan cuestionarios que no se hayan identificado el nivel de cargo, se tendrá en cuenta bajo el título NI (No identificado), los cuales serán incluidos al momento de obtener los promedios. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

25 MUCHAS GRACIAS