1 AREA DEPARTAMENTO CADA UNA DE LAS PARTES EN QUE SE DIVIDEN ALGUNAS COSAS. CASILLA, COMPARTIMIENTO, DIVISIÓN, APARTADO, CAJA, PISO, HABITACIÓN, MORADA. SUPERFICIE COMPRENDIDA ENTRE UN PERIMETRO EXTENSIÓN, ESPACIO, PERÍMETRO, ZONA DIFERENCIA ENTRE DEPARTAMENTO y AREA Pequeño Larousse Ilustrado Larousse Sinónimos y Antónimos

2 AREA FUNCIONAL ESPACIO DE ACCIÓN ES EL ESPACIO DE ACCIÓN DE LAS FUNCIONES DE UNA ORGANIZACIÓN. CICLO COMPLETO DE PLANIFICAR, HACER, CHEQUEAR Y REAJUSTAR. NO SE LIMITA AL CONCEPTO DE DEPARTAMENTO QUE PUEDE LLEVAR SU NOMBRE; DEBE CUMPLIR CON EL CICLO COMPLETO DE PLANIFICAR, HACER, CHEQUEAR Y REAJUSTAR. FUENTE: Cómo administrar el método Deming. Mary Walton PLANIFICAR Estudiar el proceso. Decidir que podría mejorarlo. Organizar el equipo apropiado. ¿Qué datos son necesarios? ¿Es necesario realizar pruebas? HACER Efectuar pruebas, hacer el cambio o las actividades planificadas REAJUSTAR Estudiar los resultados obtenidos (actividades planificadas Vs. Actividades realizadas). Establecer correctivos de ser necesario CHEQUEAR Observar los efectos producidos por las actividades planificadas y realizadas CICLODESCHEWHART

3 AREA FUNCIONAL  Una misma función puede tener diversas unidades organizativas sin que por ello se deba cambiar el concepto de función.  Una misma unidad puede estar adscrita a una u otra área en la empresa, sin que por ello deje de cumplir su misión desde el punto de vista funcional.  Independientemente de donde se ubique la unidad, lo importante es que se mantenga el ciclo mencionado y se identifiquen estos ciclos para evitar las “tierras de nadie”.  La existencia y manejo de estas funciones no implica complejas estructuras organizativas.  Independientemente del tamaño o el tipo de empresa, las funciones empresariales están presentes. FUENTE: Instrumento de Diagnóstico de las Areas Funcionales. CEPROCA

4 DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN REPRESENTACIÓN GRÁFICA QUE SIRVE PARA IDENTIFICAR: GProveedores GProveedores de todos los recursos necesarios para obtener el(los) producto(s) o servicio(s) GEntradas: GEntradas: Materia prima requerida, insumos requeridos, personal requerido, equipos requeridos, información requerida, y en general cualquier recurso que se requiera para generar el bien o servicio GProcesos: GProcesos: Secuencia de operaciones para obtener el(los) producto(s) o servicio(s). Se representa empleado un Flujograma de Procesos GSalidas: GSalidas: Producto(s) o servicio(s) que se genera(n) en la línea o área seleccionada GCliente(s) GCliente(s) al(os) que va dirigido el(los) producto(s) o servicio(s) - clientes externo o usuarios internos FUENTE: Manual de Técnicas y Herramientas CEPROCA

5 REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE UN DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN FUENTE: Manual de Técnicas y Herramientas CEPROCA ProveedoresEntradasProcesosSalidasClientes

6 RELACIÓN UNIDAD - CLIENTE:  EXPRESAR EN TÉRMINOS CONCRETOS Y ESPECÍFICOS EL OBJETIVO FUNCIONAL DEL ÁREA, Y A PARTIR DE ÉSTE, IDENTIFICAR LOS SERVICIOS O PRODUCTOS QUE SE PRESTAN, LOS CLIENTES O USUARIOS QUE LOS RECIBEN, Y LOS ATRIBUTOS QUE ESTOS CLIENTES VALORAN DE DICHOS PRODUCTOS O SERVICIOS.  EXPRESAR A TRAVÉS DE INDICADORES LOS ATRIBUTOS VALORADOS POR LOS CLIENTES Y USUARIOS.  SEÑALAR, SI LOS HAY, INCUMPLIMIENTOS ACTUALES EN CUANTO LOS ATRIBUTOS QUE EL ÁREA DEBE SUMINISTRAR A SUS CLIENTES. ANÁLISIS SISTÉMICO DE LA UNIDAD DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA FUENTE: Manual de Técnicas y Herramientas CEPROCA

7 RELACIÓN AREA - PROVEEDOR:  IDENTIFICAR A LOS PRINCIPALES INSUMOS Y PROVEEDORES DEL ÁREA, LOS SERVICIOS O PRODUCTOS QUE CADA UNO DE ELLOS LES PRESTA, Y LOS ATRIBUTOS DE ÉSTOS QUE SON VALORADOS POR LA UNIDAD.  TOMANDO COMO REFERENCIA LOS ATRIBUTOS SEÑALADOS EN EL PUNTO ANTERIOR, ESTABLECER, SI LOS HAY, INCUMPLIMIENTOS ACTUALES DE DICHOS ATRIBUTOS Y LOS PROBLEMAS QUE ELLOS LE ACARREAN AL ÁREA EN CUANTO AL INCUMPLIMIENTO DE SU FUNCIÓN. ANÁLISIS SISTÉMICO DE LA UNIDAD DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA FUENTE: Manual de Técnicas y Herramientas CEPROCA

8 INDICADORES CLAVES:  DEFINIR LOS PRINCIPALES RECURSOS O INSUMOS UTILIZADOS POR LA UNIDAD. PARA ELLO SE DEBERÁ TENER EN CUENTA LA ESTRUCTURA DE COSTOS DE LA UNIDAD.  ESTABLECER LOS INDICADORES QUE MEJOR DAN CUENTA DE LA UTILIZACIÓN DE LOS PRINCIPALES INSUMOS (REQUERIMIENTOS DE INSUMOS POR UNIDAD DE PRODUCTO, RECHAZOS, DESPERDICIO, PÉRDIDA, INVENTARIO, DEMORAS, INDISPONIBILIDAD, OCIOSIDAD, ETC.) ANÁLISIS SISTÉMICO DE LA UNIDAD DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA FUENTE: Manual de Técnicas y Herramientas CEPROCA

9 INDICADORES CLAVES (Continuación):  DEFINIR EL NIVEL ACTUAL DE CADA INDICADOR Y LAS DESVIACIONES EXISTENTES YA SEA RESPECTO A REFERENCIAS ESTÁNDAR O DE DISEÑO.  DEFINIR LAS ESTACIONES DE TRABAJO QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO DE GENERACIÓN DE CADA PRODUCTO Y EL RESULTADO ESPERADO.  ESTABLECER LOS INDICADORES QUE DAN CUENTA DEL AVANCE DEL PROCESO Y DEL LOGRO DEL RESULTADO ESTABLECIDO.  DETERMINAR EL NIVEL DE CADA INDICADOR Y LAS DESVIACIONES EXISTENTES YA SEA RESPECTO A REFERENCIAS ESTÁNDAR O DE DISEÑO. ANÁLISIS SISTÉMICO DE LA UNIDAD DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA FUENTE: Manual de Técnicas y Herramientas CEPROCA

10 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: Planificar, organizar, coordinar, direccionar y controlar las actividades de identificar las oportunidades y amenazas, además de las fortalezas y debilidades que posee la empresa para poder definir su visión, misión, objetivos estratégicos y planes de acción tanto empresariales como de mejora. PRODUCTOS:  Diagnóstico del entorno.  Diagnóstico interno.  Definición de la visión de la empresa.  Definición de la misión de la empresa.  Definición de los lineamientos estratégicos empresariales.  Definición y compatibilización de objetivos estratégicos de mejora.  Definición y compatibilización de los planes empresariales.  Comunicación / sensibilización de la planificación estratégica. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

11 Planificar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades de identificación, cuantificación, penetración y mantenimiento de mercados actuales y futuros, acorde con la misión de la empresa. MERCADEO COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Estudios de mercado.  Estrategia de penetración nuevos mercados.  Estrategias de mantenimiento de mercados actuales.  Estrategia de promoción de productos nuevos y actuales.  Estrategias de distribución de productos.  Generación de literaturas y estrategias de ventas.  Determinación de precios.  Mantener la imagen de la empresa.  Información actualizada sobre la competencia. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

12  Información actualizada sobre el entorno.  Plan de ventas.  Revisión y control de pronósticos de ventas.  Generar y ejecutar estudios de oportunidades.  Desarrollo de nuevos productos.  Implantación de avances tecnológicos.  Adiestramiento del personal de ventas.  Indicadores de gestión. PRODUCTOS (continuación): MERCADEO FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

13 Planificar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades de identificar, contactar, ofrecer, asesorar y vender los bienes y servicios que genera la empresa, así como de los servicios pre y post ventas implantados en la empresa, de acuerdo al plan de ventas establecido y los programas de producción. VENTAS COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Mantenimiento de la cartera de pedidos en cantidad y oportunidad.  Control de pedidos.  Estadísticas de ventas.  Atención de reclamos.  Asesoría al cliente.  Proyección de la imagen de la empresa ante el Cliente.  Control de costos y gastos de ventas.  Indicadores de gestión de ventas.  Comportamiento de los productos en el mercado. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

14 MERCADEO IDENTIFICA Y CONCEPTUALIZA CLIENTES POTENCIALES Y SUS REQUERIMIENTOS. CONCRETA LA RELACIÓN CON EL CLIENTE PARA HACER POSIBLE EL ACCESO Y USO DEL PRODUCTO POR PARTE DEL CLIENTE DIFERENCIA ENTRE MERCADEO y VENTAS VENTAS FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

15 Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar el dominio de la tecnología vigente y el desarrollo de la misma, en función de los requerimientos del entorno, considerados a través de la planificación estratégica, en acuerdo a la capacidad de gestión, tecnología física, información, formación y capacidad de trabajo de la empresa, que permita transformar insumos en productos y servicios con calidad y productividad. INVESTIGACIÓN y DESARROLLO COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Diseño y rediseño de productos y servicios.  Generar la conceptualización y adecuación de los procesos de producción de productos o prestación de servicios actuales y nuevos.  Fijar lineamientos de desarrollar la destreza tecnológica propia.  Elaborar estudios que permitan desarrollar nuevos productos: bienes o servicios.  Fijar lineamientos que permitan identificar los requerimientos de formación en términos de adoptar y radicar la tecnología. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

16 Coordinar las actividades productivas que permitan la consecución de las expectativas de ventas, a través de la generación de planes, programas, registros, informes y controles orientados a la calidad y productividad, así como registrar y controlar la información que permita la toma de decisiones oportunas para garantizar el cumplimiento en cantidad, oportunidad y al costo adecuado de los compromisos de ventas. PLANIFICACIÓN y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Plan de producción anual-trimestral.  Programa de producción mensual-quincenal-semanal-diario.  Plan de consumo de materiales, horas-hombre,horas-máquina.  Programa de consumo de materiales, horas-hombre, horas-máquina.  Registro de consumo de materiales, horas-hombre, horas-máquinas.  Registro de existencias de productos en proceso.  Registro de producción de productos terminados.  Registro de generación de desperdicios, rechazos y retrabajos. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

17 Transformar los insumos en productos que cumplan con los requerimientos del cliente, de acuerdo a procesos enmarcados en la calidad y la productividad. PRODUCCIÓN COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Generar el producto, bien o servicio, planteado por la empresa.  Generar información que permita medir consumos de recursos, eficiencia, efectividad, calidad y productividad, niveles de producción logrados, niveles de desperdicios, así como información que muestre los resultados en términos del programa de producción vigente, para apoyar a los procesos de toma de decisiones.  Controlar la consecución de resultados en acuerdo a lo previsto y lo realmente sucedido. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

18 Planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades de adquisición y suministro oportuno de bienes y servicios requeridos por la empresa con criterios de calidad, productividad, precios, confiabilidad y oportunidad. COMPRAS COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Plan de compras en función de los requerimientos de P.C.P.  Mantener registros actualizados de proveedores.  Programas de desarrollo de proveedores.  Mantener registros actualizados de alternativas de productos a nivel nacional e internacional.  Mantener entregas de material en condiciones de calidad, cantidad, costos y oportunidad requeridos.  Información actualizada de indicadores de gestión.  Mantener control sobre las órdenes de compras.  Mantener control sobre pago de proveedores.  Sistema de prioridades de compra.  Indicadores de gestión de compras. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

19 Planificar, organizar, coordinar y controlar los niveles, manejo, suministro, guarda y custodia, de todos los materiales requeridos para las operaciones de la empresa en forma oportuna, acorde a los lineamientos fijados por planificación y control de producción, los consumos reales y planificados y las políticas de inventarios. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Inventarios actualizados de materias primas.  Inventarios actualizados de insumos de producción.  Inventarios actualizados de productos terminados.  Inventarios actualizados de repuestos.  Inventarios actualizados de material administrativo.  Registros sobre consumo de cada renglón anterior.  Informe de recepción de materias primas y productos terminados. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

20  Informe de pedidos pendientes y existencias.  Informe de máximos, mínimos y punto de reorden por item.  Informe de calidad de productos y materiales recibidos.  Mantenimiento de máximos y mínimos de inventarios.  Control de consumo de materiales para control presupuestario.  Informe de rotación de materiales para el flujo de caja.  Emisión de requisiciones de compra, de acuerdo a controles internos y P.C.P.  Optimización de la capacidad de almacenamiento y costos.  Conciliaciones de inventarios actualizados. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PRODUCTOS (continuación): FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

21 Planificar, organizar, coordinar y controlar el traslado de materiales desde o hacia la empresa, con proveedores y clientes nacionales e internacionales, garantizando la oportunidad, guarda y resguardo de los bienes transportados, así como de la emisión y tramitación de toda la documentación requerida para tal fin. TRAFICO y DESPACHO COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Programa de despacho ajustado a planificación y control de la producción.  Optimización de rutas y capacidades de transporte.  Itinerarios actualizados de transporte nacional e internacional.  Control de despachos.  Elaboración de guías de despachos.  Tiempo de traslados, carga, descarga y tramitación por tipo de transporte, orígenes y destinos.  Gestión de aduanas. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

22 Planificar, impartir y controlar acciones que garanticen la adecuación de los productos a las especificaciones diseñadas para satisfacer el Mercado, con productividad y calidad, a un costo que represente valor para el cliente. CALIDAD COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Información sobre costo de garantía.  Certificación de calidad del producto por estación de trabajo.  Certificación de calidad de materias primas e insumos.  Certificación de calidad de procesos.  Información sobre adecuación a requerimientos del cliente.  Códigos de practica para el control.  Costos de calidad.  Recomendaciones de mejoras. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

23  Información sobre comportamiento de los productos terminados y productos en proceso.  Variables que afectan la calidad.  Puntos de aseguramiento de la calidad.  Información y control de adecuación del producto en el mercado.  Información de puntos de control.  Adecuación de los requerimientos del cliente.  Adecuación del ambiente de trabajo.  Información sobre necesidades de personal adecuado. CALIDAD PRODUCTOS (continuación): FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

24 Garantizar la existencia de procedimientos y métodos de trabajo en todas las áreas de la organización, que permitan una gestión enmarcada en los conceptos de mejoramiento continuo de la calidad y la productividad. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Estudios de movimientos y tiempos.  Determinación de estándares de tiempos y consumos de recursos.  Determinación de prácticas operativas y procedimientos administrativos.  Distribución de instalaciones físicas de la empresa.  Elaboración de estudios para mejorar los métodos de trabajo.  Estudios de factibilidad técnico-económica.  Auditorías de prácticas operativas y procesos administrativos.  Análisis de las condiciones ambientales de trabajo.  Determinación dela asignación de personal por máquina y/u operación.  Balance de líneas de producción.  Estudios para mejorar el aprovechamiento del espacio físico. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

25 Garantizar el funcionamiento y conservación de los equipos del área productiva y de las instalaciones de Planta, dentro de los aspectos relacionados con la calidad y productividad, que apoyen a la optimización en el logro de la vida útil de los mismos, al costo adecuado, a través de procesos de planificación, coordinación, dirección, ejecución y control de la gestión de mantenimiento. PLANIFICACIÓN y CONTROL DEL MANTENIMIENTO COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Elaborar el plan de mantenimiento preventivo.  Garantizar la disponibilidad de información en términos de las actividades operativas que debe llevar mantenimiento.  Generar programas y planes en función de las necesidades de mantenimiento planteadas.  Programación del mantenimiento en función de inventarios actualizados, órdenes de trabajo, de acuerdo a requerimientos de calidad, productividad y seguridad industrial. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

26 PLANIFICACIÓN y CONTROL DEL MANTENIMIENTO  Medir la gestión vigente de mantenimiento en función de la disponibilidad, confiabilidad, operatividad, y mantenibilidad de los equipos e instalaciones a su cargo.  Sistema de medición, para evaluar resultados operacionales de mantenimiento.  Información de control para proceso de toma de decisiones.  Mejoras a equipos productivos.  Control de costos. PRODUCTOS (continuación): FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

27 Planificar, desarrollar, implantar y mantener instalaciones, equipos y sistemas de información manuales y automatizados que apoyen la gestión del resto de las funciones empresariales a nivel operativo, táctico y estratégico para el logro de los niveles de calidad y productividad establecidos por la empresa. INFORMÁTICA COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Generar y ejecutar el plan de requerimientos de sistemas de información, en función a la planificación estratégica.  Plan de desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.  Plan de mantenimiento de equipos.  Diseño de sistemas de información.  Desarrollo de sistemas de información.  Manuales de uso de sistemas de información.  Capacitación para uso de sistemas de información.  Auditorías de sistemas de información.  Evaluación de nuevas tecnologías. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

28 Planificar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar Las actividades relacionadas con la selección, reclutamiento, inducción, capacitación, desarrollo y mantenimiento del recurso humano de acuerdo a las necesidades de la empresa en función de los planes estratégicos y específicos de todas las unidades organizativas de la empresa. RECURSOS HUMANOS COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Plan de requerimientos de personal por área organizativa.  Cartera de ofertas de personal.  Sistema de selección de personal.  Perfiles de cargo para la selección de personal.  Programas de inducción e identificación con la empresa.  Descripción de funciones para cada cargo.  Planes de carrera para el personal.  Detección de necesidades de capacitación.  Planes y programas de capacitación. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

29  Programas de incentivo a la calidad y productividad.  Plan de mejora del clima laboral.  Sistema de evaluación periódica del personal.  Trayectoria sobre el personal de la empresa.  Sistema de evaluación periódica del personal.  Políticas, normas y procedimientos para manejo de personal.  Nómina.  Indicadores de gestión personal. RECURSOS HUMANOS PRODUCTOS (continuación): FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

30 Planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades relacionadas a mantener y garantizar la integridad física del recurso humano, así como del resguardo de los activos de la empresa. SEGURIDAD INDUSTRIAL y PROTECCIÓN DE PLANTA COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Diseño de normas de seguridad industrial.  Difusión de normas de seguridad industrial.  Control del cumplimiento de las normas de seguridad industrial.  Capacitación al personal en seguridad industrial.  Sistemas de detección y extinción de incendios.  Control de acceso y salida del personal y bienes de la empresa.  Servicio de emergencias contra accidentes de trabajo.  Indicadores de gestión. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

31 Planificar, organizar, coordinar y controlar la ejecución de actividades que permitan la captación y utilización adecuada del recurso monetario en la cantidad y oportunidad requerida para el logro de objetivos específicos y estratégicos de la empresa sobre calidad, productividad y rentabilidad, así como del fiel cumplimiento de las obligaciones contraídas con proveedores, acreedores y el estado. ADMINISTRACIÓN y FINANZAS COMO OBJETIVO FUNCIONAL IMPLICA: PRODUCTOS:  Estado de origen y aplicación de fondos.  Flujo de caja.  Planificación, ejecución y control de cuentas por cobrar.  Planificación, ejecución y control de cuentas por pagar.  Tesorería.  Control de inventarios.  Control de activos fijos.  Cartera de inversiones. FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA

32  Cartera de obligaciones.  Presupuesto detallado por concepto de costo.  Balance general.  Estados de ganancias y pérdidas.  Estado de costos de producción.  Análisis de variaciones de costos.  Hoja de costos por productos.  Control presupuestario.  Determinación de punto de equilibrio.  Colocación de excedentes. ADMINISTRACIÓN y FINANZAS PRODUCTOS (continuación): FUENTE: Manual de Areas Funcionales CEPROCA