1 ARQUIVO

2

3 Introdução Industrialização; Burocracia X Documentos; Avaliar a importância de cada arquivo.

4 Conceito Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas,

5 Arquivos Públicos 1. Correntes 2. Temporários 3. Permanentes

6 Arquivos Privados Instituições não - públicas ou pessoas físicas O arquivo de uma empresa reflete sua atividade Definir o que vai no arquivo principal

7 Organização Segurança Precisão Simplicidade Flexibilidade Acesso

8 Arquivo de Prosseguimento Follow-up 1. Método Cronológico 2. Método Alfabético 3. Métodos Modernos

9 Tipos de Arquivo Arquivo ativo: Mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão. Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência. Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas.

10 Atualização de Arquivo Transferência periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso. Transferências permanentes : são transferências realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos.

11 Conservação e Proteção de Documentos Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possui importância vital para a empresa. Ex.: Contratos, Escrituras e etc. Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não têm importância vital. Ex.: Relatórios anuais, registros de empregados e etc. Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: contas a receber e pagar, extratos bancários e etc.

12 Microfilmagem Como reduzir e racionalizar a produção de documentos? Microfilme: Processo de reprodução fotográfica reduzida. Vantagens: Economia Redução do volume Segurança Durabilidade Reprodução Custo Consulta

13 O que leva a empresa a utilizar essa técnica? Necessidade de devolver às pessoas os originais dos documentos; Necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos; Necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente; Necessidade de proteger os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto.

14 Tipos de Equipamentos: Horizontal Os arquivos ficam uns sobre os outros. É muito usado em mapotecas, sendo chamado de “Securit”. Vertical No interior do móvel arquivador: Frontal Lateral Rotativo É muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas

15 Fichários Requisitos Adequação às necessidades do serviço; Obtenção de maior economia do espaço; Facilidade de acesso; Possibilidade de expansão Resistência e durabilidade; Garantia de segurança e conservação de documentos; Aparência e funcionalidade.

16 Modelos de Fichários

17 Acessórios Pastas Guias Projeções Tiras de Inserção Notações

18 Dinâmica

19 Dinâmica - Soluções

20 Tempo de Retenção dos Doc. Compras

21 Tempo de Retenção dos Doc. Contabilidade e Auditoria

22 Tempo de Retenção dos Doc. Contabilidade e Auditoria

23 Tempo de Retenção dos Doc. Engenharia

24 Tempo de Retenção dos Doc. Geral Jurídico

25 Tempo de Retenção dos Doc. Pessoal

26 Tempo de Retenção dos Doc. Pessoal Propaganda

27 Tempo de Retenção dos Doc. Vendas

28 8 Mandamentos Do Arquivo Atualizado

29 1. Não empilharás papéis e tentarás manter sua mesa sempre limpa. 2. Estabelecerás dia e hora para a organização do arquivo. 3. Trabalharás com dois arquivos: a) O ativo para documentos frequentemente utilizados; b) O inativo para os raramente consultados. 4. Trabalharás para mais de um executivo, manterás separados os arquivos de um e de outro.

30 5. Aceitarás informações para a melhoria de seu arquivo, bem como a alteração de procedimentos e de aparelhos eletrônicos que permitem agilizar o trabalho com mais agilidade e segurança. 6. Juntarás documentos, se for necessário, em saquinhos plásticos (não usarás clipes ou grampos). 7. Remendarás documentos rasgados antes de arquivá-los. 8. Escreverás a lápis no documento retirado do arquivo sua localização de arquivamento.

31 Bibliografia MEDEIROS, João Bosco; Hernandes Sonia. Manual da Secretária: Técnicas de Trabalho. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2009 DANIEL, Neli Aparecida. Apostila de Técnicas de Arquivo. São Paulo: ETE Prof. Camargo Aranha, 2007

32 Agradecemos pela Atenção!