1 “Aspectos implementados para la conservación documental en la Dirección de Archivo General de la UAS” Mesa de trabajo 3: “Elementos generales de preservación de archivos y documentos. Una mirada actual al estatus de preservación archivística en México y en especial en el sureste mexicano”. Autores: Dra. Miriam B. Ríos Morgan ([email protected]) Lic. Yohana Celene Beltrán Noriega ([email protected]) Lic. Dayna Karina Félix Ibarra ([email protected]) Ing. Carlos Alfonso Valades Nares ([email protected]) UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

2 La Universidad Autónoma de Sinaloa (UAS) opera con el modelo de planeación estratégica que ha permitido homogenizar aspectos de elaboración, seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo Institucional (PDI) en función de los planes de desarrollo estratégicos y operativos anuales de las unidades organizacionales, en este caso la Dirección de Archivo General (DAG) con el objeto de tener condiciones básicas para la conservación de los expedientes ha contemplado e implementado en el Plan Operativo Anual las siguientes medidas: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

3 1.La limpieza diaria: 1.La limpieza diaria: Se verifica que esta se realice mínimo dos días a la semana. Indicación general no utilizar trapo húmedo para sacudir el acervo. 2.Conservación y mantenimiento de los expedientes en cajas de cartón libre de ácido: Desde que surgió el archivo general hasta el 2016 los expedientes de trabajadores inactivos y de egresados, ambos correspondientes al archivo de concentración e histórico se habían resguardado en carpetones de hechura artesanal que consistían en 2 cubiertas, una para el frente, otra para atrás y con lomo o dorso, el material con que se realizaba es cartón, papel ledger, pegamento blanco percalina y listón blanco para amarrar por la parte central, inferior y superior. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

4 Se analizó los aspectos negativos de este tipo de contenedor: El primero es el hecho que al cambiarnos al nuevo edificio los entrepaños de los nuevos estantes eran menos altos, lo que ocasionó que al colocar los carpetones con los expedientes estos no cabían y se maltrataban los documentos, se estimó que el movimiento del servicio diario los deterioraría en forma significativa, por otro lado, desde tiempo atrás ya se había observado que por el borde central y el borde superior e inferior penetra polvo, insectos, micro-organismos diversos, etc. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

5 Y que el hecho de que el carpetón se pegue con resistol, con el tiempo tiende a formar hongos en el mismo y transmitirlos a los documentos que contiene, por tal motivo se diseñó una caja con la identidad institucional y se solicitó que la misma fuese en cartón libre de ácido para darle una mejor calidad de vida a los expedientes y que eliminara las limitaciones antes descritas. Se inició a hacer el cambio de contenedores de carpetones a cartones libres de ácido en noviembre del 2015 y a fines de febrero del 2016 se culminaron los trabajos de cambio de contenedores. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

6 Antes UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016. Figura: Estantes con carpetones. Figura: Carpetón individual.

7 Ahora UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016. Figura: Caja libre de ácido abierta. Figura: Caja libre de ácido con imagen institucional

8 3.Control de temperatura y humedad a través de termo-higrómetros: A partir de octubre de 2015 se solicitaron 3 termo-higrómetros con el objeto de llevar el control de temperatura y humedad, situación que antes no se controlaba. En Enero del 2016 satisfacen nuestra petición y se inicia a llevar dicho control, de acuerdo a los registros obtenidos del termo-higrómetro la temperatura se ha manejado entre los 22°C a 28°C siendo estas no adecuadas para la conservación de los expedientes, en función de la bibliografía que refiere a las condiciones climáticas de los archivos “En cuanto a temperatura ambiente relativa, la recomendación general para los depósitos de todo tipo de documentos en cualquier soporte, es que los valores se conserven estables la mayor parte del tiempo y se evite las fluctuaciones” a un temperatura entre los 15°C como mínimo y una máxima de 20°C, siendo estas la temperaturas óptimas para la conservación de los documentos. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

9 Es importante observar que dado la política de ahorro de energía eléctrica implementada en la institución, tenemos la obligatoriedad de apagar todos los aparatos eléctricos al cerrar las oficinas administrativas incluyendo los aires acondicionados. Con el objeto de mantener una temperatura estable se requiere tener los aires acondicionados prendidos de manera permanente, por tal motivo nos vemos en la necesidad de realizar la petición de tener de manera permanente 3 aires prendidos en el área de acervo, petición de la cual aún no obtenemos respuesta. “Los rangos de humedad relativa recomendables son de 45% a 60%”, habiéndose obtenido una humedad relativa máxima de 60%, es decir, no se ha superado el rango máximo, para cuando se supere el rango de humedad se tiene contemplado la utilización de un producto que ya adquirimos denominado Deshumidificador “Dry Home”. Se adjunta figura. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

10 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016. Figura: Termo-higrómetro colocado en pared. Figura: Termo-higrómetro colocado en estante

11 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016. Figura: Hoja de control de humedad y temperatura Figura: Deshumidificador “Dry Home”.

12 3.Purificador de aire por ozono y luz ultravioleta controlada: A partir de enero del 2016 se gestiona la compra de estos equipos y en marzo del 2016 se adquieren y se pone en funcionamiento el equipo “GENERADOR DE OZONO”. Este dispositivo destruye contaminantes biológicos y químicos en el aire y elimina los olores asociados. El aparato se denomina “PROZONE TWISTER”, aprovecha la potencia multiplicadora de la fuerza de oxidación avanzada, ozono puro O3 y luz ultravioleta germicida, es ideal para oficinas y de acuerdo a la ficha técnica una sola unidad puede tratar una oficina de 3,000 pies cuadrados. “Los microbios son vulnerables a los efectos de la luz ultravioleta en la longitudes de onda próximas a 253.7 nanómetros (UV-C), donde esta actúa como germicida afectando la estructura molecular de los organismos, esterilizándolo e impidiendo su reproducción”. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

13 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016. Figura: Purificador de aire “PROZONE TWISTER”.

14 4.Se realizan mínimamente dos fumigaciones al año contra termita e insectos varios. 5.Se colocaron 8 depósitos de estación cebadera 5.Se colocaron 8 depósitos de estación cebadera en todo el perímetro de las instalaciones de Archivo General contra ratas y animales rastreros, esto debido a que el hábitat que nos circunda es de rio y maleza, el mantenimiento de estas es recomendable se realice cada 3 meses. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

15 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016. Figura: Estación cebadera individual. Figura: Dos estaciones cebaderas.

16 6.La desinfección como requisito para la recepción de acervo antiguo y/o contaminado 6.La desinfección como requisito para la recepción de acervo antiguo y/o contaminado con hongo, moho y microorganismos: La Dirección General de Servicios Escolares (DGSE) nos plantea la necesidad de hacernos llegar un acervo de los expedientes antiguos de estudiantes de nivel secundaria, bachillerato, profesional y normal, al hacer la verificación del material se observa que prácticamente la totalidad de los documentos se encuentran contaminados con hongos y diversos microorganismos, por lo cual se les condiciona y sugiere que primero sean desinfectados para poder estar en condiciones de recibirlos y realizar el tratamiento técnico necesario para su organización, para tal efecto se contactó al Instituto de Investigaciones Nucleares de la UNAM con el objeto de que fueran tratados con radiación gamma dado la amplia experiencia que cuentan en la materia y que está comprobado que “los rayos gamma causan daños letales a los microorganismos por que rompen las estructuras de las proteínas y del ADN”. Después de que la DGSE, realizó el procedimiento citado nos hizo llegar el acervo desinfectado. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

17 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016. Figura: Acervo antes de la desinfección.

18 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016. Figura: Acervo después de la desinfección.

19 7.Extintores contra incendios: Dentro de las instalaciones de la Dirección de Archivo General (DAG) contamos con un total de 9 extintores, los cuales están distribuidos estratégicamente en diferentes áreas de acuerdo a su uso. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

20 De acuerdo al tipo de extintor su uso sería el siguiente: Extintor de GAS BC: Este tipo de extintor es utilizado para combatir fuego clase “B” donde se presenta en líquidos combustibles e inflamables y gases inflamables, así como también fuego clase “C” en el que se involucra aparatos, equipos e instalaciones eléctricas energizadas. Extintor de PQS ABC: Este tipo de extintor es utilizado para combatir fuego clase “A” que se presenta en material combustible sólido, generalmente de naturaleza orgánica, y que su combustión se realiza normalmente con formación de brasas, también se utiliza en fuego clase “B” donde se presenta en líquidos combustibles e inflamables y gases inflamables, así como también fuego clase “C” en el que se involucra aparatos, equipos e instalaciones eléctricas energizadas. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

21 Extintor Espuma AC: Este tipo de extintor es utilizado para combatir fuego clase “A” que se presenta en material combustible sólido, generalmente de naturaleza orgánica, y que su combustión se realiza normalmente con formación de brasas, así como también fuego clase “C” en el que se involucra aparatos, equipos e instalaciones eléctricas energizadas. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

22 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016. Figura: Extintores en orden de aparición, “GAS BC”, “PQS ABC” y “ESPUMA AC”.

23 8.Plan de contingencia en caso de incendio en la Dirección de Archivo General (DAG): Nuestro plan de contingencia es de tipo preventivo, predictivo y reactivo. Presenta una estructura estratégica y operativa que nos ayudará a controlar una situación de emergencia y a minimizar sus consecuencias negativas. El aspecto más importante de la organización de emergencias es la creación y entrenamiento de las brigadas. Estructura de las brigadas para el plan de contingencia en caso de incendio: Jefe de brigada: MC. Miriam B. Ríos Morgan Brigada contra incendio: Juan de Dios Robles Arellano Brigada de evacuación: Carlos Alfonso Valades Nares y Paul Acedo Rivera Brigada de primeros auxilios: Yohana Celene Beltrán Noriega UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016.

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25 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL Jornadas archivísticas de la RENAIES, Celebradas en UNACAR, Mayo 2016. ¡¡ GRACIAS POR SU ATENCIÓN !!