1 Attaining Philanthropic Support Estrategias para la Captación de Recursos Filantrópicos Presentation for the IAD Conference, Santo Domingo Presentación en la Conferencia de IAD en Santo Domingo Presented by: Albin Grohar, PhD Loma Linda University Phone: (909) 558-4997 E-mail: [email protected]@llu.edu October 18, 2013

2 Philosophy and General Principles Filosofía y Pincipios Generales Not about the money Post-Modern views on church’s roles— Relationships Philanthropy’s Economic Power Philanthropy is not Merely Charity—An Investment in the Good of the Community Philanthropy is Entrepreneurial  No es acerca del dinero  Visiones Post-Modernas en los roles de las iglesias— Relaciones  Su poder económico  Filantropía no es meramente caridad. Una inversión en pos del bien comunitario  La Filantropía es Empresarial

3 Philosophy & General Principles Philosophy & General Principles Filosofía y Principios Generales Philanthropy—the World’s “Conscience” Philanthropy—the World’s “Conscience” Through Philanthropy, SDAs Influence Opinion, Others and our Own—Find common ground Through Philanthropy, SDAs Influence Opinion, Others and our Own—Find common ground Filantropía—la “Conciencia” del Mundo A través de la Filantropía, Adventistas propagamos influencia—Encontrar un terreno común

4 Philosophy & General Principles Philosophy & General Principles Filosofía y Principios Generales The Terms The Terms — Development — Fund Raising — Advancement — Philanthropy Philanthropy-What is this phenomenon? Philanthropy-What is this phenomenon? Los Términos Desarrollo Recaudación de Fondos Fomento Filantropía Filantropía—Qué es éste fenómeno?

5 Philosophy & General Principles Philosophy & General Principles Filosofía y Principios Generales Whose job is it to Generate Philanthropic Gifts? Whose job is it to Generate Philanthropic Gifts? The CEO’s Role The CEO’s Role The FEAR The FEAR A quién le pertenece el trabajo? El Rol del Presidente El MIEDO

6 The Philanthropic Landscape in the U.S. The Philanthropic Landscape in the U.S. El Paisaje Filanthrópico en los Estados Unidos In 2010, $308 Billion In 2010, $308 Billion The Sources: The Sources: — Individuals: $252 Billion, 83% — Foundations: $41 Billion, 13% — Corporations: $15 Billion, 4% 2% of the GDP 2% of the GDP Individuals give 2% of pretax income Individuals give 2% of pretax income Corporations give 1% of pretax income Corporations give 1% of pretax income En 2010, $308 mil millones Las Fuentes: Individuos: $252 mil millones, 83% Fundaciones: $41 mil millones, 13% Corporaciones: $15 mil millones, 4% 2% del producto bruto nacional Individuos contribuyen 2% de ingresos pre-impuestarios Empresas, 1% de esos ingresos

7 To Whom Does the Philanthropic $ Go? ($308 Billion) To Whom Does the Philanthropic $ Go? ($308 Billion) A Dónde va el Dinero Filantrópico? ($308 mil millones) Religion: $107 Billion, 34% Religion: $107 Billion, 34% Education: $41 Billion, 13% Education: $41 Billion, 13% Human Services: $25 Billion, 9% Human Services: $25 Billion, 9% Health: $22 Billion, 7% Health: $22 Billion, 7% Arts/Culture: $13 Billion, 4% Arts/Culture: $13 Billion, 4% Societal Benefit: $23 Billion, 8% Societal Benefit: $23 Billion, 8% Other: $92 Billion, 25% Other: $92 Billion, 25% Religión: $107 mil millones, 34% Educación: $41 mil millones, 13% Servicios Humanos: $25 mil millones, 9% Salud: $22 mil millones, 7% Artes/Cultura: $13 mil millones, 4% Beneficio Social: $23 mil millones, 8% Other: $92 mil millones, 25%

8 Organizing a Philanthropic Program Organizing a Philanthropic Program Organización de un Programa Filantrópico Analysis of available resources-financial & human Analysis of available resources-financial & human Analysis of reasons for having a fund raising program-Why do this? Analysis of reasons for having a fund raising program-Why do this? Análisis de recursos disponibles—humanos, financieros Análisis del “porqué” establecer un programa— hacer solicitudes

9 Organizing a Philanthropic Program Organización de un Programa Filantrópico Who are our potential supporters? (Does fund raising make intrinsic sense for us?) Who are our potential supporters? (Does fund raising make intrinsic sense for us?) What is the budget we’re willing to build/risk? What is the budget we’re willing to build/risk? Professional Support Professional Support Quiénes son contribuyentes potenciales? Es lógico establecer un programa? Qué presupuestos eestamos dispuestos en crear? Apoyo profesional

10 How Does an Entity Organize for Philanthropy? Cómo Organizar una Entidad para la Filantropía Implement Record System Implement Record System — Donor History — Prospects — Personal History — Reporting Capacity — Cross Tabulation — Population Selections — Canned Software Sistemas por establecer Historial de donantes Donantes potenciales Historia personal Capacidad financiera Cross Tabulation Capacidad de manejar records Software

11 How Does an Entity Organize for Philanthropy? How Does an Entity Organize for Philanthropy? Cómo Organizar una Entidad para la Filantropía  Implement system to ask for and receive donations—Personnel  Tax Implications  Sistema para solicitar personal y recibir— implicaciones impuestarias

12 How Does an Entity Organize for Philanthropy? How Does an Entity Organize for Philanthropy? Cómo Organizar una Entidad para la Filantropía   Implement system to thank and recognize donors — Reports — Donor Walls — Donor Communication Sistema para expresar gracias, y reconocimiento Reportes Reconocimiento Comunicación con donantes

13 How Does an Entity Organize for Philanthropy? How Does an Entity Organize for Philanthropy? Cómo Organizar una Entidad para la Filantropía Hire Competent Professionals The Role of Volunteers Friend Raising → Fund Raising Emplear profesionales competentes Rol de voluntarios Relaciones  contribucion es

14 Who Are Hospitals’ Potential Supporters? Who Are Hospitals’ Potential Supporters? Cúales son los Partidiarios Potenciales en los Hospitales? Leadership Leadership Grateful Clients Grateful Clients Community Leadership Community Leadership Contractors Contractors Corporations Corporations Foundations Foundations Liderazgo Clientes agradecidos Liderazgo comunitario Contratistas Corporaciones Fundaciones

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17 Gift Cycle Identification Contact Qualification Stewardship and Communication Cultivation Solicitation

18 El Ciclo de la Contribución Identificación Contacto Calificación Las gracias y comunicación Cultivo Solicitud

19 Elements of an Organized Program Elements of an Organized Program Elementos de un Programa Completo  The Annual Fund (Operating, Restricted Support) — Get Gift — Repeat Gift — Upgrade Gift — Opportunity to present case & results to constituents — Present & Review Mission Fondo anual Primera contribución Contribuciones múltiples Contribución mayor Oportunidad de reportar Presentar la misión y visión de la institución

20 Elements of an Organized Program Elements of an Organized Program Elementos de un Programa Completo Major Gifts Program Major Gifts Program Capital Fund Raising (as opposed to Operating) Capital Fund Raising (as opposed to Operating) Planned Giving Program Planned Giving Program Do all simultaneously Do all simultaneously Programa para estimular contribuciones mayores La recaudación de fondos de capital (en lugar de trabajo) Legados Implementar simultáneamente

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22 Pirámide de Contribuciones Base 70% of Donantes Contribuciones más altas Gifts 20% Contribuciones Mayores 10% Un programa completo estructurado hacia todos los niveles # de contribuciones Tamaño de contribución Continuidad

23 The Annual Fund The Annual Fund El Fondo Annual Direct Mail Direct Mail — Non-profits do it — Has limitations — Costs more — Builds donor base — Facilitates communication Campaña por Correo Limitaciones Cuestan Hay que hacerlas Mantienen a los contribuyentes al tanto… Promueve la comunicación

24 The Annual Fund The Annual Fund El Fondo Annual First step in converting prospect to donor  Long-term implementation  Permits Analysis for major gifts  20% of funds obtained in U.S. Es el primer paso para convertir al egresado en donante Es el primer paso para convertir al egresado en donante Primer paso en el “cultivo” a largo plazo del donante Primer paso en el “cultivo” a largo plazo del donante Se trabaja, se domina, se va perfeccionando a lo largo Se trabaja, se domina, se va perfeccionando a lo largo 20% de los fondos obtenidos en E.E.U.U. 20% de los fondos obtenidos en E.E.U.U.

25 Implementing Direct Mail Implementación de Correo Directo Prepare lists Prepare lists Prepare letter text Prepare letter text Brochure Brochure Return device Return device Lista de nombres, direcciónes, etc. de empleados, comerciantes con vínculos, otros donantes potenciales… Apariencia del sobre— importante La carta y el mensaje, el primer párrafo de suma importancia Anexar foto, pequeño folleto, especialmente si es la primera petición

26 Implementing Direct Mail Implementación de Correo Directo The message-humanitarian impact The message-humanitarian impact Frequency of “asks.” When? Frequency of “asks.” When? Evaluate results Evaluate results Cómo podrá responder el donante? Cómo podrá responder el donante? Segmentar la población de donantes, cartas personales a donantes mayores, etc. Segmentar la población de donantes, cartas personales a donantes mayores, etc. Opciónes cuantitativas para que el donante responda Opciónes cuantitativas para que el donante responda Número anual de solicitudes… Número anual de solicitudes…

27 Goals of the campaign Goals of the campaign Objetivos de la Campaña To secure gifts and pledges with emphasis on four aspects of the project: 1) amphitheater seats at $2,500 each; 2) anatomy workstations at $10,000 each; 3) Anatomy Laboratory faculty offices at $35,000 each; 4) School of Religion faculty offices at $35,000 each To secure gifts and pledges with emphasis on four aspects of the project: 1) amphitheater seats at $2,500 each; 2) anatomy workstations at $10,000 each; 3) Anatomy Laboratory faculty offices at $35,000 each; 4) School of Religion faculty offices at $35,000 each Para asegurar regalos y promesas hechas, con énfasis en cuatro aspectos del proyecto: 1) asientos de Auditorio a $2,500 cada uno, 2) cubículo de anatomía en $10,000 cada uno, 3) oficinas académicas en el Laboratorio de Anatomía en $ 35.000 cada una, 4) oficinas académicas en la Facultad de Religión en $35.000 dólares cada uno Para asegurar regalos y promesas hechas, con énfasis en cuatro aspectos del proyecto: 1) asientos de Auditorio a $2,500 cada uno, 2) cubículo de anatomía en $10,000 cada uno, 3) oficinas académicas en el Laboratorio de Anatomía en $ 35.000 cada una, 4) oficinas académicas en la Facultad de Religión en $35.000 dólares cada uno

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34 Outcomes Outcomes Resultados Cost: $69,000 Cost: $69,000 Total of gifts received: $1,458,460 Total of gifts received: $1,458,460 Number of donors: 380 Number of donors: 380 126 new donors 126 new donors Average gift per donor: $3,838 Average gift per donor: $3,838 Two gifts of $100,000 Two gifts of $100,000 17 gifts of $10,000 or more 17 gifts of $10,000 or more (Leadership and other major contributors made gift commitments earlier!) (Leadership and other major contributors made gift commitments earlier!) Costo: $69,000 Total de los regalos recibidos: $1,458,460 Número de donantes: 380 Regalo promedio por donante: $3,838 Dos regalos de $100,000 17 regalos de $10,000 o más (Liderazgo y otros contribuyentes principales se comprometieron a hacer donativos de antemano!)

35 Phonathons Phonathons Campaña Telefónica Lists Lists Script Script Train solicitors Train solicitors Data for each solicitor Data for each solicitor Who calls? When? Who calls? When? Follow up mailing Follow up mailing Keep statistics, pledges made, fulfilled, unpaid Keep statistics, pledges made, fulfilled, unpaid Listas Guión Entrenamiento de Solicitantes Datos de cada Solicitante Quién llama? Cuándo? Seguimiento por correo Mantener estadísticas, las promesas hechas, las cumplidas, y las inclumplidas.

36 Importance of Annual Fund in Major Gift Activity Importance of Annual Fund in Major Gift Activity Importancia del Fondo Anual Relativo a Donantes Mayores 75% of major gift donors made first gifts of $250 or less to annual fund 83% have given at least 5 years to annual fund 60% have given at least 11 years to annual fund 75% de donantes mayores respondieron a solicitudes anuales 83% respondieron a fondos anuales por lo menos por 5 años 60% contribuyeron al menos por 11 años, respondiendo a solicitudes anuales

37 Annual Fund and Major Gifts Annual Fund and Major Gifts Fondo Anual y Contribuciones Annual -Frequently asked/given -Discretionary Income -Unrestricted -Mailings, phone -2-5% of income -90% of gifts, 10% of dollars -First step -Very important Fondo Anual  Frecuentes  Del cartero  Sin restricciones  Correo, teléfono, general  2-5% de ingresos  90% de donativos, 10% de $  Primera contribución, repetida  Importante

38 Annual Fund and Major Gifts Annual Fund and Major Gifts Fondo Anual y Contribuciones Major  Infrequent  From assets/stop & think  Requires relationship  Targeted/restricted/project  10-20X annual gift  10% of gifts, 90% of dollars  Repeated over time  Critical to success Contribuciones Mayores  No Frecuentes  De recursos—hay que pensar  Requiere relación personal  Enfocar un proyecto  10-20X donativo  10% de donativos, 90% de $  Repetido con menos frecuencia  Críticos para éxito institucional

39 Major Gift Work--The Math La Matemática de la Contribución Mayor For each major gift, you need 3-4 prospective major givers For each major gift, you need 3-4 prospective major givers On average, a major gift is closed after 9 meaningful contacts, or after between 6 months and 2 years On average, a major gift is closed after 9 meaningful contacts, or after between 6 months and 2 years To obtain 5 major gifts, requires 5 X 3 X 9 = 135 meaningful contacts To obtain 5 major gifts, requires 5 X 3 X 9 = 135 meaningful contacts 3-4 donantes para cada contribución mayor Promedio, contribución mayor necesita 9 contactos—6 meses a 2 años Para obtener 5 contribuciones mayores, 5 X 3 X 9 = 135 contactos significativos

40 Top 3 Reasons People Make Major & Ultimate Gifts Top 3 Reasons People Make Major & Ultimate Gifts Razones que Estimulan Contribuciones Mayores y Finales Belief in institution’s mission Belief in institution’s mission Sense of humanitarian/civic responsibility Sense of humanitarian/civic responsibility High regard for staff and volunteer leadership High regard for staff and volunteer leadership Lealtad a la misión de la institución Lealtad a la misión de la institución Sentido de responsabilidad humanitaria/cívica Sentido de responsabilidad humanitaria/cívica Aprecio por los empleados, líderes Aprecio por los empleados, líderes

41 Bottom 3 Reasons People Give Major and Ultimate Gifts Bottom 3 Reasons People Give Major and Ultimate Gifts Razones que Desestimulan Contribuciones Mayores y Últimas Guilt/Obligation Guilt/Obligation Promotional materials, proposals Promotional materials, proposals Tax considerations Tax considerations Culpabilidad/obligación Culpabilidad/obligación Materiales promocionales Materiales promocionales Impuestos Impuestos

42 Successful Philanthropy Successful Philanthropy La Filantropía Exitosa The Mystical Mingling Of A Joyful Giver An Artful Asker A Grateful Recipient La Mezcla Mística De Un Contribuyente Contento, Un Solicitante Con Arte, Un Recipiente Agradecido

43 Personal Skills Required for Good Philanthropic Work Cualidades Personales para Trabajo Filantrópico Productivo Healthy Ego Healthy Ego Passion for institution’s values Passion for institution’s values Cares about people (consideration) Cares about people (consideration) Courage Courage Goal orientation Goal orientation Ability to empathize Ability to empathize Ego saludable Pasión por la institución Consideración/afecto hacia otras personas Valentía Orientación hacia goles Abilidad de empatizar

44 Some Maxims Some Maxims Recordar… It’s not about the money It’s not about the money It’s about the human condition It’s about the human condition We have to earn the right to ask We have to earn the right to ask Prospects respond to knowledge, wisdom, passion, integrity Prospects respond to knowledge, wisdom, passion, integrity Donors became confused if pulled in different directions Donors became confused if pulled in different directions It’s the donor’s choice, decision It’s the donor’s choice, decision El propósito principal no es el dinero La condición humana Adquirir el derecho de hacer la solicitud Donantes responden por hechos, sabiduría, pasión, integridad demostrados por la organización Donantes se confunden si se sienten presionados en direcciones diferentes Ultimadamente, el donante decide

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46 “Yo le iba a pedir una contribución de $1 millón de dólares pero miré el cuadro negativo de la bolsa de valores.”

47 Making “the Ask” Making “the Ask” La Solicitud When the time is right, don’t put it off When the time is right, don’t put it off Caution: fools rush in Caution: fools rush in Who’s the right person to make the ask ? Who’s the right person to make the ask ? Cuando el tiempo es oportuno, no dilate Cuidado, no seámos prematuros “Quién debe solicitar?

48 Making “the Ask” Making “the Ask” La Solicitud Bestow honor Bestow honor Show organizational pride Show organizational pride Ask for consideration, be considerate Ask for consideration, be considerate State specific amount State specific amount Specific purpose Specific purpose Shut up!! Shut up!! Written case Written case Demostrar honor Demostrar orgullo en la institución “Considere” otorgar una contribución Solicite contribución específica Propósito específico Importante callar!!! Caso escrito

49 How Much do You Ask For? How Much do You Ask For? La Solicitud, Por Cuánto? If relationship is there, you’ll have a good idea If relationship is there, you’ll have a good idea Ask for a bit more than you anticipate Ask for a bit more than you anticipate Ask for specific amount or present list of levels Ask for specific amount or present list of levels Expect discussion Expect discussion Form of gift--payment period, cash, stock, planned gift Form of gift--payment period, cash, stock, planned gift Si la relación personal es buena, lo sabrás Si la relación personal es buena, lo sabrás Solicite un poco más de lo que esperes Solicite un poco más de lo que esperes Solicite específicamente o presente lista de opciones Solicite específicamente o presente lista de opciones Anticipe discusiones/negociaciones Anticipe discusiones/negociaciones Forma de la contribución Forma de la contribución

50 Pitfalls Errores Potenciales We talk too much We talk too much Ask is officious Ask is officious We apologize, are embarrassed We apologize, are embarrassed Broken eye contact Broken eye contact We rush We rush We break the silence too soon after the ask We break the silence too soon after the ask Hablamos demasiado Demasiada eficiencia Pedimos demasiadas disculpas Perder contacto visual Nos apuramos Después de la solicitud, seguimos hablando Importante planificar estrategia

51 Major Gifts—Corporations Major Gifts—Corporations Contribuciones Mayores—Empresas Giving Philosophy Giving Philosophy — Social responsibility — Vendors — Personal solicitation, peer-to-peer — Written request — Recognition Filosofía Responsabilidad social Responsabilidad social Vendedores Vendedores Solicitud personal, al mismo nivel de empléo Solicitud personal, al mismo nivel de empléo Solicitud por escrito Solicitud por escrito Reconocimiento Reconocimiento

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53 “Su propuesta no contiene la amargura que esperabamos.”