1 AUDITORES DE CALIDAD ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO1
2 CONCEPTO Auditor/es: son las personas que llevan a cabo la auditoría. Sólo las personas que cumplen con ciertos requisitos necesarios pueden realizar una auditoría de calidad. Auditado: Es la organización o parte de la organización que se somete a la auditoría. Cliente: persona u organización que solicita la auditoría. El cliente y el auditado pueden pero no tienen por qué ser la misma persona u organización. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO2
3 CARACTERÍSTICAS DEL AUDITOR. El trabajo del auditor consiste en obtener una información precisa y completa sobre unas actividades específicas. Para hacerlo, tiene que trabajar desplazado de su lugar habitual de trabajo y probablemente con supervisión directa pequeña o nula. Tiene que comunicarse con gente y concentrarse en actividades que pueden ser extrañas para él, y realizar juicios precisos sobre ello. Puede ser requerido para realizar su trabajo por períodos prolongados, en los cuales está física y mentalmente cansado. Es posible, particularmente en auditorías internas, que el auditor pueda experimentar hostilidad. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO3
4 Un buen auditor debe caracterizarse por: ◦ diplomático, ◦ paciente, ◦ buen comunicador, ◦ buen juez, ◦ disciplinado, ◦ imparcial, ◦ trabajador, ◦ honesto, ◦ analítico, ◦ curioso, ◦ interesado, ◦ con carácter resistente, ◦ profesional y ◦ entrenado. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO4
5 Un mal auditor poseerá las características opuestas, como: ◦ anárquico, ◦ cínico, ◦ parcial, ◦ ansioso, ◦ inconstante, ◦ indisciplinado, ◦ cobarde, ◦ argumentador, ◦ crédulo, ◦ flojo de carácter. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO5
6 Ya se ha dicho que el trabajo del auditor es el comunicar. Para hacerlo bien debe asegurarse de que no existen obstáculos a la comunicación. Esto lo hace de la siguiente forma: ◦ Buscando el lugar y momento oportuno en el entorno en que está trabajando. ◦ Siendo paciente y amable bajo toda circunstancia. ◦ Siendo puntual. ◦ Estando preparado, determinado, siendo directo, decisivo y preciso. ◦ Metiéndose en el trabajo. ◦ Dando buenos juicios, un sentido de la proporción y estando preparado para hacer algunas concesiones. ◦ Siendo consciente de las relaciones interprofesionales y de los problemas potenciales que puede ocasionar. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO6
7 EL AUDITOR JEFE Este tendrá unas responsabilidades particulares que asumir, estas responsabilidades no deben ignorarse en el caso de un auditor único ni debe pensarse que no tienen importancia en el caso de una auditoría interna aunque, por supuesto, la importancia relativa variará según las circunstancias. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO7
8 En colaboración con el director de la auditoría, el auditor jefe debe realizar las siguientes funciones: ◦ Determina la cantidad de trabajo. ◦ Nombra a los otros miembros del equipo. ◦ Fija una fecha con el candidato que asegure la disponibilidad de todas las partes. ◦ Comunicar a los miembros del equipo todos los detalles de la logística, objetivos de la auditoría y métodos. ◦ Asignar tareas a los miembros del equipo, preferiblemente en espacios de media jornada. ◦ Se asegura que los miembros del equipo están completamente preparados. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO8
9 DATO CURIOSO ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO9
10 Los atributos personales y profesionales del auditor son indispensables para el desarrollo de las acciones de auditoría y deben observarse los llamados "Diez mandamientos de la Comunicación Efectiva": ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO10
11 1. Dictamen/Evaluación 2. Interferencia no crítica 3. Interferencia en las ideas 4. Atención 5. Actitud 6. Deseo de escuchar 7. Interpretar correctamente 8. Hable solamente lo necesario 9. Humildad 10. Coraje ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO11
12 EJMPLO DE CURSO PARA AUDITOR ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO12
13 Curso: Formación de Auditores de Calidad e Inocuidad Alimentaria ◦ Este curso les permitirá conocer cuales son las actividades, el perfil y los compromisos de un auditor interno para llevar de manera efectiva las auditorias internas de calidad e inocuidad alimentaria. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO13
14 Objetivo : Al finalizar el curso, el participante manejará e identificara las herramientas y fases de auditoría para su aplicación en planta a través de talleres y evaluar un Sistema de Gestión de calidad e inocuidad. Dirigido: Personal de plantas productoras, establecimientos y expendios de alimentos, que requieran contar con los conocimientos referentes a este sistema de gestión de calidad alimentaria (FSMS) para dar cumplimiento a los requisitos especificados en ella. Profesionistas Independientes y/o consultores que requieran contar con las herramientas necesarias para la implementación del sistema de gestión de calidad alimentaria en cualquier organización. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO14
15 Temario del curso I. Que son las auditorias de calidad y su alcance. II. Tipos de auditorias. III. Normatividad nacional e internacional sobre auditorias de calidad. IV. Términos y definiciones de auditoria. V. Gestión de un programa de auditoria de calidad e inocuidad. Programa de auditorias de calidad e inocuidad Planeación de la auditoria de calidad e inocuidad VI. Características de los auditores VII. Actividades de una auditoria de calidad e inocuidad Inicio de la auditoria Revisión de la documentación Preparación de las actividades de auditoria Realización de las actividades de auditoria Reunión de auditores Reunión de cierre VIII. Redacción de no conformidades ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO15
16 TÉCNICAS DE AUDITORIAS ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO16
17 Las técnicas de Auditoría son los recursos particulares de investigación, utilizados por el auditor para obtener los datos necesarios para corroborar la información que ha obtenido o le han suministrado (Evidencia Primaria). Son los métodos prácticos de investigación. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO17
18 DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Los procedimientos de auditoria son: el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO18
19 VENTAJAS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA 1. - Fija la responsabilidad por cada procedimiento establecido. 2. - Efectúa una adecuada distribución del trabajo entre los componentes del equipo de Auditoría, y una permanente coordinación de labores entre los mismos. 3. - Establece una rutina de trabajo económico y eficiente. 4. - Ayuda a evitar la omisión de procedimientos necesarios. 5. - Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una guía para futuros trabajos. 6. - Facilita la revisión del trabajo por un supervisor o socio. 7. - Asegura una adherencia a los Principios y Normas de Auditoría. 8. - Respalda con documentos el alcance de la Auditoría. 9. - Proporciona las pruebas que demuestren que el trabajo fue efectivamente realizado cuando era necesario. El programa de Auditoría bien elaborado, ofrece las siguientes ventajas: ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO19
20 Entrevistas. Para obtener información mediante entrevistas es conveniente realizar las mismas a diferentes personas de las funciones o procesos auditados, a fin de corroborar la veracidad de las informaciones obtenidas por este medio. Antes de realizar la entrevista es necesario conocer la responsabilidad y las funciones que realiza dentro de la organización el entrevistado. La entrevista debería tratar de realizarse en un clima de tranquilidad y mutua comprensión. Se debería mantener calmado e infundir confianza en el auditado a fin de ganar su cooperación. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO20
21 Revisión de la documentación. Esta actividad se la realiza con mayor detenimiento cuando se ha recibido la documentación antes de la auditoria in situ con la cual se determina si la documentación desplegada es coherente con los criterios de la auditoria. En la auditoria in situ, también se realiza la revisión documental de forma rápida, y dentro del marco de ejecución de la auditoria, como parte de la comprobación de la realización de las actividades. La revisión de los registros es crucial en la obtención de las evidencias de que los procesos y actividades se están realizando de manera conveniente y de acuerdo a lo planificado. En esta revisión se debe prestar especial atención a que se esté cumpliendo con los especificado y con las frecuencias establecidas. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO21
22 Observación de actividades. La observación de actividades nos brinda la oportunidad de comprobar si se está cumpliendo con lo declarado en los procedimientos e instrucciones, sobre todo, en lo relacionado con las actividades operativas. Si bien se dispone de corto tiempo para efectúa la auditoria, se debería destinar una parte del tiempo para observar parte de las operaciones mas importantes, entre ellas las de producción o prestación del servicio, según sea el caso. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO22
23 BÚSQUEDA DE EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO23
24 Los objetivos de la auditoria deberían ser definidos por el cliente de la auditoria. El alcance y los criterios de la auditoria deberían ser definidos entre el cliente de la auditoria y el líder del equipo auditor. La búsqueda de evidencias se puede realizar con la revisión de los documentos, la revisión de los registros, las entrevistas al personal y la observación de actividades, comparando los resultados con los criterios de la auditoria. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO24
25 Evidencias en la revisión documental Los documentos a ser revisados para determinar su adecuación a los requisitos pueden ser: Manual de Calidad, procedimientos documentados, instructivos de trabajo, planes de calidad, documentos regulatorios, registros y otros. Debería existir coherencia entre los documentos desarrollados para una misma actividad o proceso, como ser la utilización de la misma terminología y definiciones, codificación documental, etc. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO25
26 Evidencias en las entrevistas Las entrevistas son otra forma de buscar evidencias. Pueden consistir en solicitar declaraciones sobre la forma de realizar las actividades, sobre todo de aquellas que están documentadas, para buscar la coherencia entre lo establecido en el documento y lo declarado por el entrevistado. Cuando una actividad no está documentada, se toman notas de las declaraciones, para luego compararlas con la observación de las actividades en terreno. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO26
27 Evidencias por observación Las evidencias por observación de actividades surgen por la comprobación de las actividades realizadas, las cuales deberían estar de acuerdo a los procedimientos declarados por la organización. Se debería prestar especial atención a la observación de la realización de todos los procesos identificados dentro del sistema de gestión, el cumplimiento de las especificaciones, los registros de toma de muestras, ensayos y mediciones, inspecciones y otros registros generados. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO27
28 INVESTIGACIÓN DE HALLAZGOS Los hallazgos surgen de la evaluación de las evidencias frente a los criterios de la auditoria. Los hallazgos que surgen de la auditoria sobre la aplicación de los manuales procedimientos, instructivos, planes, especificaciones y otros, pueden indicar la conformidad o no conformidad con lo evaluado. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO28
29 TRANSFORMACIÓN DE HALLAZGOS EN NO CONFORMIDADES ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO29
30 Los hallazgos que indican no conformidades deberían revisarse con el auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditoria es exacta y que las no conformidades se han entendido. Cuando no se llegue a un acuerdo para resolver cualquier opinión divergente relativa a las evidencias y hallazgos de la auditoria, deberían registrarse los puntos en los que no haya acuerdo. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO30
31 TIPOS DE NO CONFORMIDADES La clasificación de las no conformidades depende del organismo certificador. Una NO CONFORMIDAD MENOR puede ser una simple desviación o incumplimiento de un elemento de un requisito. Una NO CONFORMIDAD MAYOR es una desviación o incumplimiento de un requisito que afecta de manera significativa al sistema de gestión. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO31
32 REGLAS PARA LA REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES Las no conformidades son reportadas incorporándolas al informe de la auditoria y presentadas en la reunión de cierre de la auditoria. Las no conformidades deberían ser escritas de manera corta y clara. La redacción es el elemento clave para el entendimiento de la no conformidad, que está vinculada al incumplimiento de un requisito. Normalmente la evidencia de la no conformidad forma parte integrante de la redacción de la no conformidad. ING. MARÍA DEL CARMEN GAONA ROMERO32