1 Auditoría al Área InformáticaCPD
2 El Entorno de negocios hoyCambio permanente en el mundo de los negocios (Aceleración) Globalización (alta presión competitiva) Información disponible masivamente, clientes más exigentes Necesidad de productos personalizados Reducción de márgenes de utilidad Desregulación, desprotección de mercados (Liberalidad en los mercados)
3 Factores críticos de éxitoConvertir la Empresa en una organización en continuo aprendizaje Rápida adaptación y cambio (Fortalezas y Debilidades) Asegurar comunicación bidireccional (diálogo) Reconocer las Amenazas y Oportunidades (Análisis Externo) Dar poder de decisión a los empleados que tratan con los clientes (Celeridad, Incentivos, Fidelización) Convertir los datos en Conocimiento (información) y ponerlo a disposición de todos Procesos optimizados Reducción de costos Velocidad de acción/reacción Mejor administración de riesgos
4 Factores críticos de éxitoNueva estructura organizacional Privilegiar la esencia del negocio, sus procesos y el Cliente Organización “horizontal” por procesos, no por funciones verticales Productos Rápida creación de productos personalizados, sofisticados, que sobrepasen las expectativas. Servicio al cliente Incorporado a la cultura institucional Canales de distribución Flexibles, alta relación costo/efectividad
5 ¿Cómo puede ayudar la tecnología ?Creación, publicación y uso de la información en manos de los usuarios Más rapidez Menos costo Alto valor agregado en los procesos Herramientas de comunicación y colaboración La respuesta moderna: INTERNET, INTRANET, EXTRANET y software asociado.
6 Cómo la Tecnología agrega Valor a los NegociosValor agregado de negocios Colaboración Control de la información Capital Intelectual Agilizar la capacidad de respuesta y adaptación a los cambios en el entorno Apoyo de la Tecnología Procesos Optimizados
7 Colaboración Formularios de Word para estructurar los reportes en un bufete de abogados Publicación instantánea de documentos Pre-llenado de cartas standard evitando el retipeo Planillas compartidas por múltiples usuarios, manteniendo un registro de modificaciones, con lo que se evita el seguimiento de múltiples versiones de un documento La habilitación de trabajo “asincrónico” entre personas con diferentes horarios u ocupaciones gracias al correo electrónico Envío automático de un documento generado a una lista de usuarios pre-definida asegurando que todos obtengan la información actualizada no importa donde se encuentren Publicación de documentos o información que extraen información de los sistemas de producción de información de la Empresa y los ponen disponibles a todos, no importa donde se encuentren
8 Control de la InformaciónLa Información debe ser fácil de buscar y encontrar Herramientas de búsqueda deben ser familiares al usuario, no especiales o complejas Administración de la publicación de información y documentos debe ser económica y fácil Poder acceder a información antes oculta Acceso a la información desde las herramientas standard que el usuario maneja cotidianamente. No importa en que formato, base de datos y tecnología esté almacenada la información.
9 Aprovechar el Capital IntelectualDistribuir el conocimiento y Manejarlo Todo lo descrito antes, junto a las políticas de publicación y uso de información, habilitan a los usuarios a contar con el soporte adecuado que necesitan para realizar un proceso de valor agregado La disponibilidad de listas de precios e Inventarios actualizadas diariamente al alcance de todo vendedor La publicación del registro de clientes, que permite la personalización de la atención, sean reclamos, pedidos, consultas, etc. El envío automático a mi canal de distribución de información actualizada
10 Optimización de ProcesosMayor productividad a la organización Reducción de etapas en los procesos dando más capacidad de decisión a cada eslabón de la cadena Registro automático para facturar las horas de trabajo y los gastos Reducción de tiempo administrativo y de los representantes de ventas por habilitar a que cualquiera pueda contestar consultas de un cliente determinado, consultando su registro, las cotizaciones que recibió y las operaciones que realizó Acceso directo de mis clientes y canales de distribución Ordenes de compra “on line” (EDI) Consulta de disponibilidad de inventario y materias primas Información de productos
11 ¿Quiénes son los Usuarios?C.P.D. Ventas y Adquisiciones Recursos Humanos Producción Finanzas y Contabilidad
12 ¿Cuáles son los Escenarios?Encontrar Información Buscar, acceder y analizar los datos existentes Comunicar y Colaborar Integración del correo electrónico y soluciones para trabajo en grupo Usar más fácilmente los procesos y soluciones de negocios existentes Publicar y Distribuir Crear, publicar, manejar documentos
13 Falta de profesio- nalismo de los vendedores de TI Falta de Capacita- ción sobre uso a- decuado del CPD Organización ina- decuada del C.P.D. Problemas en los C.P.D. Ausencia de Pla- nificación Estraté- gica en el C.P.D. CPD sólo como apoyo y no como parte integral Distribución ina- decuada de re- cursos en el CPD Falta de cultura manejo informa- ción automática
14 Imprudenciales: Producto de la falta de sistema preventivo. RIESGOS en el C.P.D. Es la probabilidad de ocurrencia de algunos de los siguientes eventos: Involuntarios: Descuido del personal operativo. Imprudenciales: Producto de la falta de sistema preventivo. Intencionados: Son las irregularidades. Naturales: Provocadas por algún fenómeno natural
15 Auditoría al C.P.D. Objetivo General: Objetivos Específicos:Analizar y evaluar la estrategia, las políticas y procedimientos, prácticas gerenciales y estructura organizativa del C.P.D. Objetivos Específicos: Identificar, evaluar, probar y determinar la estrategia del C.P.D. para garantizar el soporte efectivo y eficiente a los objetivos de la organización, en forma controlada.
16 Identificar, evaluar y determinar las políticas y procedimientos del CIdentificar, evaluar y determinar las políticas y procedimientos del C.P.D. para garantizar el soporte efectivo y eficiente a los objetivos y estrategia de Sistemas de Información de la organización en forma controlada. Identificar, evaluar, probar y determinar las prácticas gerenciales del C.P.D. para garantizar el soporte efectivo y eficiente a los objetivos de la organización, estrategia de SI, políticas y procedimientos de SI en forma controlada. Identificar, evaluar y determinar la estructura organizativa del C.P.D. para garantizar el soporte efectivo y eficiente a los objetivos de la organización, estrategia de SI, políticas y procedimientos de SI, y prácticas gerenciales de SI en forma controlada.
17 Tareas del Auditor Obtener las estrategias y políticas globales, y así identificar las áreas involucradas en el procesamiento de información, y lograr una comprensión de las prácticas comerciales y funciones del negocio. Identificar las áreas funcionales, tareas y responsabilidades de informes significativos de los departamentos que procesan información en computadores para obtener una comprensión del ambiente de procesamiento de información de la organización por medio de la revisión de la documentación pertinente, indagación y observación.
18 Evaluar la estructura organizativa y los procedimientos de los departamentos que utilizan computadores a fin de evaluar su adecuación al determinar si son eficientes y eficaces e incluyen los controles adecuados. Probar los controles para determinar el cumplimiento a las normas, aplicando las técnicas de auditoría pertinentes. Evaluar el ambiente de control de la organización para determinar que se alcanzaron los objetivos de control al analizar los resultados de pruebas y otras evidencias de auditoría.
19 Estrategias del C.P.D. para lograr Objetivos Gerenciales del negocio:Planificación Estratégica: Pone en movimiento los objetivos de la empresa, por intermedio de los objetivos de los departamentos. Ayuda a garantizar una organización eficaz y eficiente. Se orienta al tiempo y a los proyectos, ayudando a definir prioridades y alcanzar las metas empresariales.
20 El C.P.D. debe tener planes a largo plazo y corto plazo, coherentes con la planificación a largo y corto plazo de la organización, buscando cumplir los objetivos de la misma. Una herramienta fundamental para apoyar la gestión de la alta dirección de una organización, es la creación de un Sistema de Información Ejecutivo, el cuál debería tener acceso a toda la información de la organización, la que será usada en el proceso de toma de decisiones. Esto hace necesario el tener bien desarrollados todos los SI usados en la empresa.
21 Comité de Informática Para orientar el trabajo del C.P.D., debieraº existir un comité de informática, formado por el Gerente General, Gerentes de Área, Jefe del C.P.D. y un representante del Directorio. Objetivos de este comité: Orientar al C.P.D. en consonancia con la misión y objetivos de la organización. Evaluar las solicitudes ante requerimientos de nuevos sistemas, para su aprobación, al estar en concordancia con los objetivos de la organización.
22 Asignar responsabilidades de funciones:Asegurarse de la utilización eficaz y eficiente de los recursos disponibles en el C.P.D. Fijar las prioridades, evaluar los estudios de factibilidad y brindar el respaldo necesario a los distintos proyectos que están apareciendo. Decidir sobre la centralización o descentralización del C.P.D., el uso de plataformas de hardware y software y metodologías de desarrollo, entre otros. Asignar responsabilidades de funciones: Justificación de adquisiciones Selección, compra, prueba y adquisición de Hw. y Sw. Desarrollo de sistemas y cambios a los existentes. Instalación e Implementación de Hw. y Sw.
23 Documentación actualizada de políticas, procedimientos y desarrollo de sistemas.Mantenimiento de Equipos e Insumos. Seguridad de Datos y Programas. Entrenamiento de Usuarios y Soporte Técnico. Normas, Políticas y Procedimientos referidos a las áreas mencionadas. Cumplimiento de la Ley de Propiedad Intelectual (Copyright) y utilización no autorizada de datos y programas de la empresa. Uso de datos, información, programas y otros, pertenecientes a otras empresas, obtenidos en forma ilícita. Uso de contabilización de costos (Centro de Costos)
24 Plan Estratégico (Negocio/Servicio) Informática ELABORACIÓNAlta Dirección Directivos Areas Usuarias Informática Comité de Informática (Dirección) Directrices ELABORACIÓN Consultores Externos Aprobación Plan Informático Planes Tácticos Proyectos
25 ¿QUE ES MAS IMPORTANTE? Sistemas Informáticos Sistemas de Información“NEGOCIO” Sistemas de Información Sistemas Informáticos Modelos de Sistemas de Información Modelos de Información “NEGOCIO” Nucleares Estratégicos
26 Recursos Humanos Control de los antecedentes.El personal que trabaja en el C.P.D. debe ser eficaz y eficiente. Políticas de Contratación de Personal: Control de los antecedentes. Acuerdo sobre confidencialidad. Pólizas de caución en garantía de robos por empleados. Acuerdo sobre conflicto de intereses Disposiciones para la firma de los acuerdos de no competencia con la empresa.
27 Políticas de Ascensos Deben ser justas y ser comprendidas por el personal. Deben basarse en criterios objetivos, considerando niveles de capacitación, experiencia y nivel de responsabilidad. Políticas de Rescisión del Contrato de Trabajo: Deben procurar proveer una adecuada protección de los bienes y datos. Deben tratar: Renuncia Voluntaria Rescisión no Voluntaria Rescisión Inmediata (Sin previo aviso)
28 Devolución de todas las llaves de acceso, tarjetas de Identificación y tarjetas ID, para evitar un acceso físico fácil. Borrado del ID de log-on y password, para prohibir su acceso al sistema. Notificar a los miembros del área a fin de divulgar la calidad de empleado separado o despedido. Ejecución de las rutinas de liquidación final de sueldos y finiquito respectivo, para eliminar al empleado de los archivos de remuneraciones. Realización de una entrevista de terminación del contrato de trabajo, con el fin de recoger la percepción del ex-empleado de la gerencia. Devolución de los elementos de propiedad de la empresa. Acompañar al empleado fuera de la empresa.
29 Vacaciones Obligatorias:Rotación de Tareas: La rotación de tareas provee un control adicional. Brinda la posibilidad de que una persona distinta realice las tareas y descubra posibles irregularidades. Vacaciones Obligatorias: Permite reducir la oportunidad de realizar actos ilícitos.
30 Outsourcing: Consiste en un acuerdo contractual, por el cual la organización transfiere el control de parte o de toda la función de procesamiento de información a un tercero externo. La organización paga un canon y el contratista provee un servicio que se define en un contrato de servicios. Ventajas: Mayor rendimiento Reducción de la Administración del C.P.D. Mayor rapidez en desarrollo e implementación SI Ahorros en costos Incremento del control sobre el eje del negocio Mayores conocimientos técnicos.
31 Algunas consideraciones que deben tomarse:Desventajas: Los costos pueden superar las expectativas Pérdida de los conocimientos técnicos de los SI Pérdida de control sobre los SI Incumplimiento del proveedor Acceso limitado a productos Dificultad en revertir o cambiar acuerdos de servicios transferidos fuera de la organización. Algunas consideraciones que deben tomarse: Contrato: ¿Es adecuado para la empresa? Derechos de Auditoría: ¿A.I. Tiene acceso? Continuidad: ¿Existen procedimientos adecuados? Datos de la empresa: ¿Se asegura la Integridad, Confidencialidad y Disponibilidad?
32 Costo del Servicio: ¿Es el adecuado?Personal: ¿Existe lealtad del proveedor?, ¿El personal de la empresa, acepta el servicio? Control de Acceso y Administración de la Seguridad: ¿Existen procedimientos adecuados para evitar la dependencia? Generación de Informes de violación y seguimiento: Dependencia del proveedor. Control y Prueba de cambios: Dependencia del proveedor. Controles de Red: Dependencia del proveedor. Estabilidad del Proveedor: Afecta la estabilidad de la empresa.