1 “AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS ÁREAS DEL DEPARTAMENTO DE CONTRATACIÓN DEL CUERPO DE INGENIEROS DEL EJÉRCITO POR EL PERÍODO COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 ” Universidad de las Fuerzas Armadas – ESPE Departamento de Ciencias Económicas Administrativas y de Comercio Carolina Elizabeth Aguirre Chiriboga,27 de febrero 2015

2 RECONOCIMIENTOS Dr. Amaro Berrones– Director de Tesis Ing. Álvaro Carrillo– Codirector de Tesis

3 AGENDA CAPÍTULO I CAPITULO II CAPITULO III CAPITULO IV CAPITULO V CAPITULO VI ANTECEDENTES BASE LEGAL RESEÑA HISTÓRICA ORGANIGRAMAS MISIÓN Y VISIÓN PRINCIPIOS ANÁLISIS INTERNO ANÁLISIS EXTERNO DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES PROPUESTAS Y FUNDAMENTOS TEÓRICOS APLICACIÓN PRÁCTICA CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

4 Antecedentes Ejecuta obras de beneficio, básicamente para la sociedad civil. Para mejorar los caminos viales de Costa, Sierra, Oriente y la región Insular. Su objetivo de servir al desarrollo nacional, respetando y preservando el medioambiente, colaborando con programas de salud y capacitación a la ciudadanía de lugares apartados o de difícil acceso.

5 Base Legal Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno y su Reglamento de Aplicación. Reglamentos y Disposiciones internas emitidas por el Cuerpo de Ingenieros del Ejército. Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental. Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector Público.. Ley de Superintendencia de Compañías. Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Ley Orgánica de la Defensa Nacional. NORMATIVA EXTERNANORMATIVA INTERNA

6 Pertenece a las Fuerzas Terrestres y a las Fueras Armadas Ecuatorianas. Es una entidad militar sin fines de lucro. Aporta las labores de infraestructura vial que ejecuta como un aporte fundamental para el desarrollo e integración de nuestro país. Ubicada en la ciudad de Quito. Reseña Histórica

7 Organigrama Funcional

8 Planificar y ejecutar operaciones de ingeniería militar en apoyo a fuerzas armadas, al desarrollo nacional, acción del estado y cooperación internacional; en forma permanente, para permitir cumplir la misión del ejército, FF.AA y el estado. ESTRATEGIAS Materiales de óptima calidad con los mejores precios del mercado. Planificar, organizar, controlar el Abastecimiento Logístico del Cuerpo de Ingenieros del Ejército. Ética Profesional - Honestidad – Honor – Disciplina - Cohesión. VALORES Al 2021, unidad de ingeniería militar líder a nivel regional en apoyo a las operaciones de seguridad, defensa, desarrollo nacional, misiones de paz, ayuda humanitaria y reconstrucción; con personal altamente capacitado y comprometido, tecnología de punta y flexibilidad para enfrentar nuevos escenarios. Calidad,, Seguridad y Salud Ocupacional, Protección al medio ambiente, Vocación de servicio, Trabajo en Equipo. PRINCIPIOS MISIÓN Procesos de mejora continua para las construcciones VISIÓN

9 Influencias Macroambientales Influencias Microambientales Político Económico Tecnológico Legal Clientes Proveedores Competencia Social Análisis Externo

10 Detectar fortalezas y debilidades y, de ese modo, diseñar estrategias que permitan potenciar o aprovechar las fortalezas que permitan neutralizar o eliminar las debilidades. Análisis Interno

11 Objetivos Proceder bajo la planificación anual del PAC de acuerdo con los requerimientos de cada unidad del Cuerpo de Ingenieros, para los procesos establecidos para cada tipo de contratación, logrando la utilización eficiente del presupuesto establecido anualmente, bajo el Reglamento de Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Alcance Este Comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento de la Ley de Compras Públicas de acuerdo a los procesos establecidos en la institución, logrando así los objetivos planteados en la planificación estratégica. Responsable La persona responsable del Departamento de Contratación Pública es Mayor. Iván Ramírez Álvarez. conjuntamente con los responsables de cada proceso. Departamento de Contrataciones

12 Flujograma de Procesos

13 Plan anual de compras (PAC). Compras y Contratación Pública. Compra por Catálogo Electrónico. Contratación por Subasta Inversa. Menor Cuantía (no normalizados). Cotización. Régimen Especial. Departamento de Contratación

14 Auditoría de Gestión “El examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos y la eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejorarán la gestión en el futuro.” Clasificación de la Auditoría Por la Persona que la realiza Según Obligatoriedad Tipos de Auditoria Financiera De Gestión Tributaria Informática Ambiental Sistema de Calidad Administrativa Gubernamental Fiscal Forense Según el Proceso Según su Extensión Según su Naturaleza

15 NAGA´S * Términos de los trabajos de auditoría. * Principios básicos que rigen una auditoría. * Evidencia de Auditoría. * Términos de los trabajos de auditoría. * Principios básicos que rigen una auditoría. * Evidencia de Auditoría. NIA´S

16 Objetivos de la Auditoría de Gestión Evaluar el Control Interno de la organización para determinar la eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología en el manejo de recursos, a través de la aplicación de indicadores de gestión. Objetivo General Objetivos Específicos Evaluar los objetivos y planes organizacionales. Comprobar la confiabilidad de la información. Vigilar la existencia de políticas adecuadas. Comprobar la correcta utilización de recursos.

17 Herramientas de Auditoría de Gestión Equipo Multidisciplinario Control Interno Principios Control Interno División del trabajo Fijación de Responsabilidad Cargo y Descargo Clases Control Interno Administrativo Contable Riesgo de Auditoría Posibilidad que el auditor Emita un informe incorrecto No haber detectado errores o irregularidades. Riesgo Inherente Riesgo de Control Riesgo de Detección

18 Matriz de riesgo Colorimetría El uso de colores es para reflejar de mejor manera los resultados de mediciones realizadas. Mide el nivel de riesgo

19 Narrativa Flujograma Matrices Combinación de Herramientas Es un proceso continuo que fluye por toda la entidad. Es realizado por su personal en todos los niveles de la organización. Se aplica en el establecimiento de la estrategia. Herramientas para Evaluar el Sistema de Control Interno

20 EVIDENCIA Clases Física Inspección u observación Documental Información elaborada Testimonial Declaraciones Analítica Cálculos, comparaciones

21 Pruebas de auditoría Diseña auditor Evidencia suficiente, competente Razonabilidad E/F Cumplimiento Conseguir evidencia que permita obtener seguridad razonable de los controles internos Sustantivas Pruebas con objeto de conseguir evidencia relacionada con la integridad, exactitud y validez de la información financiera auditada. Analíticas Comparación entre E/F o análisis de razones financieras. El auditor deberá obtener evidencia a través de:

22 Hallazgos Resultado obtenido Durante al examen Cuenta, área, actividad Identifica hechos importantes Gestión de recursos de la empresa Atributos CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO “Lo que es” “Lo que debe ser” “Por qué” Consecuencia

23 Técnicas de auditoría Herramientas que se utilizan Para realizar la auditoría Marcas de Auditoría

24  La eficiencia y economía en el manejo de los recursos.  Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados (eficacia).  Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relación con la misión, los objetivos y las metas planteados por la organización.  La eficiencia y economía en el manejo de los recursos.  Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados (eficacia).  Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relación con la misión, los objetivos y las metas planteados por la organización.

25 Metodología de la Ejecución de la Auditoría de Gestión

26 PROGRAMA DE AUDITORÍA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PAPELES DE TRABAJO 26

27 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

28 DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES  ARCHIVO INADECUADO DE DOCUMENTOS  FALTA DE CONTROL EN LAS COMPRAS POR SUBASTA INVERSA.  INCUMPLIMIENTO DE COTIZACIONES HALLAZGOS

29 Seguimiento

30

31 CONCLUSIONES

32 Al aplicar la Auditoria de Gestión al Cuerpo de Ingenieros del Ejército se cumplió la planificación propuesta, de los procesos del Departamento de Contratación ya que se identificó falencias e incumplimientos en las operaciones a cargo del departamento para lo cual se plantearon sugerencias de mejora en la administración de la información y cumplimiento de lineamientos internos llegando así a fortalecer la gestión de los recursos y efectividad de los proceso internos. La Institución en general no cuenta con personal de mensajería para realizar trámites externos indispensables en el desarrollo de actividades operativas de cualquier Institución, lo que ocasiona pérdida de tiempo productivo, demora en trámites urgentes institucionales, y a nivel del Departamento de Contrataciones, retraso en las contrataciones. Los problemas de productividad y niveles de eficiencia dentro del departamento de contrataciones del Cuerpo de Ingenieros del Ejercito se ven directamente influenciados por las actividades militares que se realizan en horarios de trabajo provocando con ello un retraso en los procesos administrativos..

33 El Departamento de Contrataciones no mantiene comunicación directa con otros departamentos, siendo necesaria la elaboración de informes semanales para la transferencia de datos. Esto podría afectar en una mala transmisión de datos o mala interpretación, retrasando directamente a la toma de decisiones por la falta de información oportuna. La presente tesis servirá a los estudiantes y docentes de la carrera de Finanzas y Auditoría o carreras a fines de la Escuela Politécnica del Ejército, como guía para la elaboración de una Auditoría de Gestión, es por esto la importancia de la misma para la Escuela Politécnica del Ejército y la colectividad.

34 RECOMENDACIONES

35 La Dirección del Departamento de Contratación debe tomar en cuenta las observaciones que el presente trabajo de auditoría ha mencionado a fin de mejorar los procedimientos del departamento que es fundamental para la organización. Disponer al Administrador de Talento Humano, la revisión de las partidas presupuestarias y solicitar una partida para la contratación de personal de mensajería. Revisar los horarios de entrenamiento militar del personal que trabaja en oficinas de la Instituciones para coordinar con los horarios de entrenamiento, de tal manera que no causen desorden en el desempeño de las funciones asignadas.

36 Ordenar al Jefe de Estado Mayor la evaluación de los canales de comunicación para determinar la importancia de la instalación de un sistema automático de transmisión de datos del Departamento de Contrataciones a otros departamentos. La Dirección debe motivar más a su personal capacitador para que este realice todas las actividades planificadas, con ánimo a fin que las capacitaciones sean exitosas, que el cliente capte el conocimiento impartido y nos recomiende con potenciales clientes.

37 GRACIAS