1 AUDITORIAS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALINSTRUCTORES: SUSANA MATEUS (JEFE DE TALENTO HUMANO) MARIBEL AMAYA (LIDER AUDITOR) NORBERTO PURSTCHERT (GERENTE GENERAL)
2 Agenda del Día Bienvenida expectativas de la Capacitación08:00 Definiciones en Auditoría, Calificación de Auditores 09:30 Guías para Auditar 11:00 Coffe Break 11:15 Planificación de la Auditoria Práctica, Debates, Ejemplos 13:00 Almuerzo 14:00 Ejecución en Auditoría 15:00 Informes en Auditoría 16:00 Conclusiones y Despedida
3 1. DEFINICIONES EN AUDITORIASegún Norma ISO 19011:2002 Es un procesos sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría
4 Objetivos de un proceso de Auditoría:Establecer si el SGC ha sido planeado y documentado Verificar si el SGC ha sido implementado y es aplicado en toda la organización Evaluar la eficacia del SGC para alcanzar los objetivos Identificar las fortalezas y en el caso de que apliquen las No Conformidades del SGC Asegurar que las oportunidades de mejora son identificadas y son corregidas y/o prevenidas Desarrollar destrezas para el análisis de evidencia objetiva y la gestión de la Auditoria
5 DEFINICIONES Auditoría Auditado Cliente de la Auditoría Equipo AuditorOrganización que es auditada Organización o persona que solicita una auditoría Verificación Comunicación No participa como auditor Uno de los auditores es designado como líder Equipo Auditor Uno o mas auditores que llevan a cabo una auditoría Especialista Puede incluir auditores en entrenamiento Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya auditar Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría ISO :2000 ISO 19011:2002
6 DEFINICIONES Programa de AuditoriaConjunto de una o mas auditorías planificadas para un período de tiempo determinado ISO :2000 ISO 19011:2002 Criterio de Auditoría Plan de Auditoría Alcance de Auditoría Conjunto de Políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia Descripción de las actividades y disposiciones para una auditoría Extensión y límites de una auditoría Evidencia de Auditoría Hallazgos de Auditoría Conclusión de Auditoría Registros, declaraciones de hechos, o cualquier otra información que son pertinentes y verificables Resultados de la Evaluación de las evidencias de la auditoría recopilada frente a los criterios de Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos
7 DEFINICIONES Conformidad Cumplimiento de un requisito RequisitoNecesidad o expectativa establecida generalmente, explicita u obligatoria No Conformidad Defecto Incumplimiento de un requisito Incumplimiento de un requisito asociado a un previsto o especificado ISO :2000 ISO 19011:2002
8 TIPOS DE AUDITORIAS De Sistemas Primera Parte De procesosEn función del Objetivo y de los Participantes En función del alcance De procesos Segunda Parte De producto Tercera Parte Documental Combinadas En función del requisito En función de su ejecución De Suficiencia Conjuntas De Cumplimiento
9 TALLER 1: CLASIFICACION DE ELEMENTOS DE AUDITORIA
10 EL CICLO DE LA AUDITORIAISO 19011:2002 Inicio de la Auditoría Revisión de la Documentación Preparación de las actividades de auditoría in situ Realización de las actividades in situ Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría Finalización de la Auditoría Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría
11 2. CALIFICACION DE AUDITORESCompetencia Conocimientos y habilidades especificas en calidad Conocimientos y habilidades especificas en inocuidad Conocimientos y habilidades genéricos Experiencia en Auditorías Formación como Auditor Experiencia Laboral Educación Atributos Personales
12 2. Responsabilidades del Auditor LíderTrabajar con el cliente para establecer el alcance de la auditoría Dirigir las actividades del grupo auditor Recolectar recursos e información Formación del equipo de auditoría Preparar el plan Comunicar los resultados Resolver problemas durante la auditoría Determinar la objetividad del estudio Ser vínculo entre el equipo, el cliente y el auditado
13 2. Principios del AuditorConducta Ética El fundamento del profesionalismo Independencia La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones Presentación Justa La obligación de reportar acertada y precisamente Enfoque basado en evidencias El método racional para lograr conclusiones de la auditoría confiables y reproducibles en un proceso sistemático Cuidado Profesional La aplicación de esmero y criterio de la auditoría ISO 19011:2002
14 TALLER 2: BOTE SALVAVIDAS
15 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
16 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALCALIDAD INOCUIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL SEGURIDAD INDUSTRIAL
17 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALREVISON POR LA DIRECCION ACCIONES CORRECTIVAS CALIFICACION DE PROCESOS / BSC
18 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALCALIDAD INOCUIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL SEGURIDAD INDUSTRIAL
19 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALCALIDAD NORMA ISO 9001 REQUISITOS DE LA NORMA PAGINA 36 MSCI / MSCE MANUALES DE AREA
20 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALCALIDAD NORMA ISO 9001 MSCI / MSCE MANUALES DE AREA ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD COMPRAS MANTENIMIENTO PRODUCCION IBARRA SAN GABRIEL ZULAC DTH VENTAS
21 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALCALIDAD INOCUIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL SEGURIDAD INDUSTRIAL
22 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALINOCUIDAD NORMA ISO 22000 REQUISITOS DE LA NORMA Pagina 33 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION PLANES HACCP PROGRAMAS PRE REQUISITOS
23 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALINOCUIDAD NORMA ISO 22000 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS MANUAL DE INOCUIDAD ISO 22000 PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INSTRUCTIVOS PROCEDIMIENTOS REGISTROS PLANES HACCP PROGRAMAS PRE REQUISITOS
24 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALControl de documentos (4.2.2); Control de registros (4.2.3); Preparación y respuesta ante emergencias (5.7); Sistema para el seguimiento de los puntos críticos de control (7.6.4); Acciones correctivas (7.10.2); Retirada de productos (7.10.4); Auditoria interna (8.4.1). Procedimientos documentados obligatorios
25 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALINOCUIDAD NORMA ISO 22000 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION PLANES HACCP 1 QUESOS FRESCOS DESCRIPCION DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y SUMINISTROS DESCRIPCION DEL PRODUCTO FINAL DIAGRAMAS DE FLUJO PATRONES DE FLUJO ANALISIS DE PELIGROS DETERMINACION DE PCC PLAN HACCP 2 LIQUIDOS PASTEURIZADOS 3 MANTEQUILLAS 4 QUESOS PASTA HILADA 5 QUESOS MADUROS 6 QUESOS FUNDIDOS 7 LIQUIDOS ACIDIFICADOS PROGRAMAS PRE REQUISITOS
26 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALINOCUIDAD NORMA ISO 22000 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION PLANES HACCP PROGRAMAS PRE REQUISITOS SANIDAD INSTRUCTIVOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS FORMULARIOS REGISTROS
27 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
28 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALCALIDAD INOCUIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL SEGURIDAD INDUSTRIAL
29 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALRESPONSABILIDAD SOCIAL INFORME DE SOSTENIBILIDAD ACCIONISTAS GOBIERNO NUESTRA GENTE NUESTROS PROVEEDORES MATERIA PRIMA INSUMOS Y SUMINISTROS NUESTRO COMPROMISO AMBIENTAL NUESTRO COMPROMISO CON LA COMUNIDAD COMPROMISO CON NUESTROS CLIENTES
30 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALCALIDAD INOCUIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL SEGURIDAD INDUSTRIAL
31 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALSEGURIDAD INDUSTRIAL CRONOGRAMAS DE TRABAJO IBARRA SAN GABRIEL QUITO GUAYAQUIL
32 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALProtección contra incendios: Llevar un control de la cantidad de extintores Verificar si los sitios e extintores…son adecuados o requeridos Establecer periodos de verificación y mantenimiento de los extintores Alarmas contra incendios (implementación) Programar ensayos de evacuación Señalización: Verificar que exista la respectiva señalización en las aéreas. Implementación. Protección empleados: Asegurar que el personal cuente con el material adecuado para desarrollar su trabajo Garantizar los materiales Análisis de exposición al ruido, luz, frio, etc. Verificar que los vehículos cuenten con los elementos de protección Verificar la identificación y utilización de productos químicos Identificar y controlar los riesgos que pueden afectar la seguridad de las personas Análisis de capacitación: Analizar los requerimientos de capacitación o reentrenamiento del personal Indicadores: Llevar y mantener actualizados los siguientes indicadores: Los incidentes: número de incidentes / números de personas Los accidentes: número de accidentes/ número de personas Permisos: Mantener actualizados los permisos de los bomberos Botiquín: Administrar adecuadamente el uso de los medicamentos
33 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALTaller 3: COMPETENCIA IDENTIFICAR DOCUMENTACION
34 Planificación de la auditoria04:02
35 – y la tecnica de planificar3. Planificacion de la auditoria - El enfoque – el cliente – los recursos – y la tecnica de planificar
36 El enfoque: (COMO) En procesos:Es cuando ponemos atención a como se cumplen las actividades de un proceso para conseguir el resultado (output) del mismo, obviamente evaluamos también los resultados de ese proceso que es la parte principal Caso No. 4 Cuales son las entradas, actividades y salidas del proceso de comunicación ?
37 TALLER 4: Entradas y Salidas de proceso
38 El enfoque: TALLER No. 5 De riesgos:El riesgo es todo aquello positivo o negativo, de origen interno o externo que puede afectar la gestión de la compañía. TALLER No. 5 QUIEN MOVIO MI QUESO???
39 El enfoque: De riesgos:Por eso, cuando nosotros nos enfocamos en detectar, analizar y resolver las cosas que afectan la gestión estamos enfocándonos en una auditoria de riesgos Recordemos que estos pueden ser negativos o positivos
40 El cliente de la auditoria (QUIEN)Quien es el cliente de la auditoria? Caso No. 6 El gerente de compras de la compañía PP les contrata para hacer una auditoria al proceso de ventas, específicamente en la localidad de Ambato y sobretodo para evaluar el riesgo de las devoluciones que el bodeguero maneja desde sus clientes, quien es el cliente de la auditoria?
41 El cliente de la auditoria (QUE)Información general y relevante: Del mismo caso anterior, cual es la información general? Y cual es la información relevante? Que mas necesitamos saber?
42 Los recursos: Ya tenemos el enfoque (Como?)Ya tenemos el cliente (Para quien?) Ya tenemos la información general y relevante (Que?) Que mas necesitamos? Con quien? En donde? Con que documentos? Comentarios?
43 Donde? Con quien? Quienes son los auditores?Cuales son sus competencias? Como esta su disponibilidad? Donde? En que localidades? Implica movilizar recursos?
44 Documentos? Que normas aplican? Reglamentos? Procedimientos?Instructivos? Registros?
45 Comentarios? Y que mas escucho por los pasillos?Cuales eran los riesgos? Que otra cosa se vuelve un recurso?
46 Ahora si planifiquemos!!Planificar no es sino ordenar de manera eficiente mis recursos para lograr los objetivos que me he propuesto Cual es el objetivo de la auditoria? Cuales son los recursos? Que es eficiencia? Lograr los objetivos al menor costo posible Orden logico….
47 Y esto se traduce en: El plan de auditoriaQue no es sino el listado cronologico de las actividades con los recursos necesarios para ejecutarlas y que hacen un sentido logico para obtener los resultados que se esperan Hay varias herramientas, mientras mas claro y concreto mejor Buen provecho
48 4. EJECUCION DE LA AUDITORIAPLAN DE AUDITORIA Propósito de la auditoría Alcance de la auditoría Fechas y cronogramas de la auditoría Actividades o elementos que serán auditoria Auditor líder y miembros del equipo Contactos para la auditoría Documentos de referencia (Normas y Procedimientos) Lista de Verificación Requisitos de evaluación de auditoría Detalle de Informes
49 PLAN DE AUDITORIA
50 ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo?LISTA DE VERIFICACION: Es una lista estructurada y sistemática de preguntas sobre el Sistema de Gestión Integral de la Organización auditada, permite guiar la auditoría, optimizar el tiempo y verificar el cumplimiento de la auditoría. Se desarrolla a través de preguntas abiertas: ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cuál? ¿Cómo? ¿Porqué?
51 LISTA DE VERIFICACION:
52 TALLER 6: PLAN DE AUDITORIA Y LISTA DE VERIFICACION
53 … BUSCAR EVIDENCIA OBJETIVA Es la prueba de que esto es verdadero, siendo esta veracidad demostrable a través de: Observación Documentación Ensayo Si Continuamente aporta Valor : Identificamos una FORTALEZA TIPOS DE NO CONFORMIDADES: MAYORES MENORES DE MEJORA U OSERVACIONES
54 ¡PISTAS¡ INVESTIGAR: Finalidad de uso de la Balanza B-2Ejemplo: En el laboratorio de control de calidad se encuentran dos balanzas electrónicas, de 400 gr de capacidad, cada una con un código de identificación. La balanza B-2 no tiene pegado la etiqueta de identificación. La B-3 tiene un sello de calibración vigente y también una etiqueta de mantenimiento. ¡PISTAS¡ RAZÓN: No sabemos si la balanza B-2 se usa para medir características de producto, el hecho que este en laboratorio no necesariamente significa que se use para este propósito, a demás, si fuese el caso el estado de calibración podría identificarse de otras formas y no solamente por una etiqueta. INVESTIGAR: Finalidad de uso de la Balanza B-2 Alternativas de identificar calibración Si requiere calibración o verificación Registros de mantenimiento de la balanza Procedimientos relacionados de balanzas (7.6)
55 REUNIONES EN AUDITORIA: Apertura o Inicial Cierre o FinalEnlace o Coordinación Retroalimentación o resumen Equipo Auditor y Auditados Auditores y Auditor Líder Líder Auditor y Dueños de Proceso
56 REUNION INICIAL O APERTURA:Presentar al equipo auditor Motivo, alcance, criterios Plan y métodos de la auditoría Muestro Confidencialidad Método para informar Clasificación de las No conformidades Disponibilidad del personal Confirmar la logística Confirmar los guías Requisitos de seguridad Preguntas
57 REUNION DE ENLACE. Asegurar que la auditoria avance sin problemas y de manera efectiva Asegurar que se cubra el alcance de la auditoría Discutir los resultados Revisar no conformidades ENLACE FINAL: Preparación de la reunión final Revisar y cotejar resultados Discutir los comentarios Preparar los Informes Finales
58 REUNION DE RESUMEN Con líder auditor y el representante del proceso Revisar los resultados de la auditoría Discutir las no conformidades Acordar las acciones correctivas REUNION DE CIERRE Agradecer al auditado y volver a presentar al equipo auditor Motivo, alcance y criterios Plan y método de la auditoría (positivas o negativas) Informe de la Observaciones Resumen General Seguimiento
59 5. INFORMES EN AUDITORIA INFORME FINAL:CONTENIDO: Informativo Objetivo Completo Exacto y preciso FORMA: Conciso Legible Transparente Claro INFORME FINAL: Alcance y objetivos de la auditoría Plan de Auditoría Criterios de Auditoría Opinión del equipo de auditoría No Conformidades Resultados
60 REPORTE DE NO CONFORMIDADES: No conformidad, incumplimiento de un requisito no especificado RNC: Informe el no cumplimiento y la evidencia Explique el requisito que no se cumplió Llene el registro de No Conformidad HECHO REQUISITO NO CUMPLIDO PRINCIPAL SECUNDARIO LEGAL INTERNO NORMA EVIDENCIA OBJETIVA
61 TALLER 7: VIDEO INGERENCIAS E IDENTIFICAR NO CONFORMIDADES