1 BIENVENIDOS DIRECCION GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
2 Elaboración yo Actualización de Manuales AdministrativosLAE. ROSALBA AGUILAR ALONSO
3 ¿QUE ESPERAS DE ESTE TALLER? ¿QUE PIENSAS COMPARTIR?EXPECTATIVAS ¿QUE ESPERAS DE ESTE TALLER? ¿QUE PIENSAS COMPARTIR?
4 OBJETIVO GENERAL Al finalizar el taller, el participante conocerá y aplicará la Metodología para la elaboración de Manuales Administrativos, además de establecer criterios y compromisos para su elaboración y/o actualización en la Secretaría de Educación de Veracruz.
5 “El mundo se mueve tan rápido en estos días que quien dice que no se puede, se encuentra con alguien que ya lo hizo” Robert Kriegel
6 CONTENIDO TEMÁTICO Introducción en el PMLCC Capítulo 1. Generalidades de los Manuales Administrativos Capítulo 2. Manual de Organización Capítulo 3. Manual de Procedimientos Capítulo 4. Manual de Servicios al Público
7 Objetivo del Programa:“Combatir la corrupción, fomentar la transparencia y mejorar la gestión pública gubernamental, mediante la aplicación de acciones preventivas en procesos, trámites y servicios.”
8 Líneas Estratégicas: Desarrollo Administrativo Desarrollo Calidad enCombate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia Desarrollo Administrativo Desarrollo Organizacional Calidad en los Servicios Públicos Estructuras Orgánicas Manuales Administrativos Programa Operativo de Manos Limpias y Cuentas Claras
9 Estrategia de Implementación:Nombramiento de un Enlace Institucional Se determinó se designará un enlace por área: Subsecretaría de Educación Básica: C.P. Javier Antonio Zetina Pinto Subsecretaría de Educación Media Superior y Superior: Mtro. Héctor Guzmán Coutiño Subsecretaría de Desarrollo Educativo: LAE Guillermo Antonio Musule Huesca Oficialía Mayor: Mtro. José Raúl Trujillo Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo: L.C. Rogelio Suárez Gutierrez Dirección Jurídica: Lic. Maribel Bonilla Alonso Conformación del Grupo de Enlace (Subsecretarios, Directores Generales y/o de Área) Integración de Grupos de Trabajo: De Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia De Desarrollo Administrativo
10 los Manuales AdministrativosCapítulo 1 Generalidades de los Manuales Administrativos 1.1 Clasificación 1.2 Objetivos 1.3 Etapas para la Elaboración de los Manuales
11 Objetivo Particular El participante conocerá los objetivos y clasificación de los Manuales Administrativos, además deberá definir la estrategia para elaborar estos documentos.
12 Manual de Trámites o Servicios1.1 Clasificación: Manuales Administrativos Manual de Organización Manual de Trámites o Servicios Manual de Procedimientos
13 2. Objetivos: Presentar a la Institución en su conjunto.Precisar funciones, deslindar responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y detectar omisiones. Promover el aprovechamiento racional de los recursos disponibles. Orientar al personal de nuevo ingreso. Informar a la ciudadanía sobre trámites y/o servicios.
14 3. Etapas para su elaboración:Planeación B Técnicas de Investigación G Distribución y Difusión C Análisis de Información F Autorización del Manual H Revisión y Actualización E Validación de D Estructuración del Manual
15 A) Planeación del Trabajo:Programa de Trabajo: Enero a Agosto de 2009. La Unidad de Planeación es responsable de coordinar, revisar y concentrar Manuales Administrativos. Cada área deberá integrar Grupo de Trabajo para elaborar los MA y apegarse a la estrategia para recopilar información. La Unidad de Planeación entregará los criterios básicos para homogeneizar contenido y presentación.
16 Obtención de Información:¿Cómo se integra la información? Documentos Jurídicos: Leyes, Decretos, Reglamentos, otros. Organigramas autorizados y vigentes. Manuales Administrativos existentes. Personal del área.
17 B) Aplicación de Técnicas de Investigación:Investigación Documental Entrevista Cuestionario Observación Directa
18 Lenguaje corporal La Entrevista: Identificadores de comunicación“ Mientras que tus palabras hablan, tu lenguaje corporal grita” Martha Graham
19 La Entrevista: “Obtener información verbal de quien realizalas actividades a analizar” Entrevista Libre, dirigida o ambas. Objetivo Definido. Concertar. Escuchar. Preguntas necesarias.
20 C) Análisis de la información:Conocer el área, procesos, funciones Describir Analizar detalles Ordenar información Identificar y explicar comportamientos Precisar-formalizar relaciones
21 D) Estructuración del Manual¿A quién va dirigido el Manual? Estructura Orgánica y Diagrama de Flujo Para consulta, lectura y comprensión. Redacción Elaboración de diagramas Formato
22 E) Validación de la InformaciónH) Revisión y Actualización Etapas de Elaboración F) Autorización del Manual G) Distribución y Difusión
23 Manual de OrganizaciónCapítulo 2 Manual de Organización 2.1 Clasificación 2.2 Contenido 2.3 Descripción de Puestos Ejercicios Evaluación
24 Objetivo Particular Los participantes identificarán e integrarán las funciones, responsabilidades y relaciones de coordinación de los puestos que integran un área de trabajo.
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26 MANUAL DE ORGANIZACIÓNDocumento normativo que define y agrupa las atribuciones, funciones, responsabilidades y relaciones de coordinación encomendadas a cada una de las áreas que integran la institución.
27 2.1 CLASIFICACIÓN POR SU ALCANCE: DIRECCIONES GENERALESManual General de Organización DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIONES GENERALES DIRECCIONES DE ÁREA
28 Manual Específico de OrganizaciónDIRECCIÓN GENERAL DIRECCIONES DE ÁREA SUBDIRECCIONES DEPARTAMENTOS
29 NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDADCONTENIDO PORTADA: LOGO TITULO Y ALCANCE NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD LUGAR Y FECHA
30 REFERENCIA NUMERICA O ALFANUMERICAINDICE: REFERENCIA NUMERICA O ALFANUMERICA
31 VII VIII
32 PRESENTACION: IMPORTANCIA METODOLOGIA CONTENIDO
33 ORIGEN DE LA DEPENDENCIA O ENTIDADANTECEDENTES: ORIGEN DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD
34 AMBITO ESTATAL Y FEDERAL QUE INCIDA SOBRE LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONESMARCO JURIDICO: LEGISLACIÓN VIGENTE AMBITO ESTATAL Y FEDERAL QUE INCIDA SOBRE LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES
35 FACULTADES QUE OTORGA LA LEY ORGÁNICA O REGLAMENTO INTERNOATRIBUCIONES: FACULTADES QUE OTORGA LA LEY ORGÁNICA O REGLAMENTO INTERNO
36 ESTRUCTURA ORGANICA: Primero áreas con funciones sustantivas y después las áreas adjetivas En orden de izquierda a derecha Líneas de mando y cuadros de puestos con mismo tamaño y estilo
37 2. 3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOSContempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgánica autorizada, que le permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales. “Las mismas actividades, independientemente de la titularidad del puesto”
38 DESCRIPCION DE PUESTOS: INMEDIATO SUPERIOR, SIMILARES Y SUBORDINADOSUNIDAD DE MANDO TRAMO DE CONTROL INMEDIATO SUPERIOR, SIMILARES Y SUBORDINADOS
39 Puesto del Jefe InmediatoUbicación en la Estructura Orgánica: Puesto del Jefe Inmediato Puesto que se describe Puestos de los Subordinados Inmediatos Puestos de los Similares Jerárquicos
40 Presentación de la Descripción de Funciones:FUNCIONES SUSTANTIVAS FUNCIONES ADJETIVAS OMITIR FUNCIONES IMPLICITAS AL PUESTO
41 NIVELES DE COORDINACIÓN:Iniciar con artículo Enunciar en forma general para qué No repetir las funciones
42 DIRECTORIO: De acuerdo al OrganigramaListar a servidores públicos de los principales niveles jerárquicos De acuerdo al Organigrama
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44 Manual de ProcedimientosCapítulo 3 CAPITULO 3 Manual de Procedimientos 3.1 Clasificación 3.2 Contenido 3.3 Descripción de Procedimientos Ejercicios Evaluación
45 OBJETIVO PARTICULAR Los participantes analizarán las actividades que se realizan en un área de trabajo para agruparlas por procedimientos, utilizando las técnicas propuestas en la Metodología.
46 3.1 CLASIFICACIÓN POR SU ALCANCE:Manual General de Procedimientos Manual Específico de Procedimientos
47 TRAMITES Y/O SERVICIOSCONTENIDO: MANUALES ADMINISTRATIVOS ORGANIZACION PROCEDIMIENTOS TRAMITES Y/O SERVICIOS POLITICAS Portada Indice Presentación Estructura Orgánica Directorio Firmas de Autorización Antecedente Marco Jurídico Atribuciones Descripción de Puestos Simbología Descripción de Procedimientos Diagramas de Flujo Cédulas de Trámites o Servicios al Público Descripción de las Políticas
48 Descripción narrativaDescripción de Procedimientos: ¿Con qué y en cuanto tiempo? Descripción narrativa Diagrama de Flujo ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿En qué consiste
49 Enunciar en forma general para qué No repetir las funcionesIDENTIFICACION: Iniciar con artículo Enunciar en forma general para qué No repetir las funciones
50 Descripción narrativa:Area responsable Enumera actividades Narra el desarrollo del procedimiento Considera procedimientos alternos Resalta los formatos
51 DIAGRAMA DE FLUJO VER Archivo Anexo
52 Manual de Servicios al PúblicoCédulas de Trámites o Servicios al Público
53 Manual de Servicios al PúblicoCapítulo 4 Manual de Servicios al Público 4.1 Objetivos 4.2 Contenido 4.3 Cédulas de Trámites o Servicios al Público Ejercicios
54 Objetivo Particular Los participantes identificarán las características generales de los Manuales de Servicios al Público y el contenido de los mismos.
55 Manual de Servicios al PúblicoDocumento que integra información real y concisa acerca de los servicios que una Dependencia o Entidad proporciona al público y de los trámites y la forma en que se desahogan.
56 3.1 Objetivos Capacitar al Trámites y servidor público RequisitosDerechos y deberes del usuario Difusión
57 TRAMITES Y/O SERVICIOSContenido: MANUALES ADMINISTRATIVOS ORGANIZACION PROCEDIMIENTOS TRAMITES Y/O SERVICIOS POLITICAS Portada Indice Presentación Estructura Orgánica Directorio Firmas de Autorización Antecedente Marco Jurídico Atribuciones Descripción de Puestos Simbología Descripción de Procedimientos Diagramas de Flujo Cédulas de Trámites o Servicios al Público Descripción de las Políticas
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