1 CAPACITACIÓN RENDICIÓN DE CUENTA SUBREDES DE SALUD DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES AGOSTO - 2016
2 ASPECTOS NORMATIVOS CONCEPTOS DE SIVICOF COMPONENTES SIVICOF INFORMACION SOBRE RENDICION DE CUENTA CAMBIOS DE INFORMES SUBREDES CONTRATACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO ASPECTOS A TENER EN CUENTA SOPORTE SIVICOF
3 Resolución Reglamentaria 11-2014 Resolución Reglamentaria 069-2015 Resolución Reglamentaria 004-2016 Resolución Reglamentaria 016-2016 Circular 001-2016 Rendición Cuenta 2015 Circular 002-2016 Rendición cuenta hospitales proceso transformación Circular 008 – Proceso de retransmisión Resolución Reglamentaria 023-2016 MARCO NORMATIVO
4 ACERCA DE SIVICOF SIVICOF V.3.7 es el sistema de supervisión y control de la CONTRALORÍA DE BOGOTÁ que permite mediante el diligenciamiento y envío de formularios, reportar información estructurada. Información que una vez validada por la misma aplicación, puede ser analizada fácil y ágilmente. Ingreso a SIVICOF www.contraloriabogota.gov.cowww.contraloriabogota.gov.co - Sivicof Entidades
5 CONCEPTOS SIVICOF Módulos sistema SIVICOF: StormUser: Es el módulo LOCAL que permite diligenciar o cargar estructuras de información generadas en excel para luego ser cargada en el modulo StormWeb. StormWeb: Es el módulo WEB que permite cargar la información del archivo generado en el StormUser al sistema SIVICOF(BD), además de consultar la información. StormReport: Es el módulo WEB que permite consultar la información entregada a través de Web, además de consultar otra serie de reportes de acuerdo con las necesidades definidas para cada implementación.
6 CONCEPTOS SIVICOF Fecha de corte: Es la fecha de referencia en el sistema para reportar la información. Fecha de apertura del sistema: Es el periodo de tiempo en el que el sistema se encuentra habilitado para cargar la información, de acuerdo a las fechas definidas en la resolución. Periodicidad: Permite conocer las diferentes periodicidades que maneja el sistema (Anual, Mensual, Ocasional).
7 CONCEPTOS SIVICOF Clase de Información: Define el tipo de información que se recibirá a través del sistema. CB - Formularios Electrónicos: Son las estructuras parametrizables diseñados con el propósito de que el usuario introduzca datos. CBN - Documentos Electrónicos: Son archivos (Word, PDF, Excel, Zip) que se pueden asociar a un informe, en caso de hacerlo, serían exigidos al momento de hacer el envío de la información.
8 INFORMACIÓN SOBRE LA RENDICIÓN DE CUENTAS Enlace que permite a los sujetos de control acceder al SIVICOF para efectos de reportar las cuentas mensuales y anuales. Ubicación en la página web de la Contraloría de Bogotá, donde podrán encontrar las comunicaciones, reglamentación, documentos e información de la rendición de la cuenta
9 Documento que contiene la relación de los sujetos de control agrupados por sectorial Documento que contiene el listado y descripción de cada uno de los Documentos Electrónicos agrupados por informe para la rendición de cuenta. Instructivo dirigido a los sujetos de control para la presentación de la cuenta Instructivo orientado a la información contractual ambiental Matriz que contiene la relación de informes, formatos y periodicidad por cada Sujeto de Control ANEXOS ANEXO A- SUJETOS DE VIGILANCIA Y CONTROL - RELACIÓN DE CÓDIGOS SIVICOF ANEXO B- FORMATOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS ANEXO C- INSTRUCTIVO DE RENDICION DE CUENTA ANEXO D- GUIA GENERAL FORMATOS GESTION AMBIENTAL ANEXO F – ASOCIACION DE FORMATOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS POR SUJETO Y SECTOR ANEXO E- NOTAS ACLARATORIAS FORMATOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS
10 StormUser user.jnlp
11 StormUser CONFIGURACIÓN REQUISITO TENER JAVA 7 INSTALADO
12 StormUser Generación de archivos *.srt Se firma el documento *.str.p7z
13 ACERCA DE SIVICOF
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15 StormUser Instalación del StormUser (Requisitos Java 1.7 o posterior). INFORME: (FORMULARIOS + DOCUMENTOS)
16 StormWeb
17 Se carga los formularios y documentos electrónicos. Validaciones(StormUser ≠ StormWeb) Se verifica si fue correctamente enviado el informe (formulario y/o documento). Cambiar representante legal. Autorizaciones y fechas limite. Certificación de la cuenta. Como se generan los reportes.
18 ACERCA DE SIVICOF StormMonitor
19 ACERCA DE SIVICOF StormMonitor
20 Definición de periodos de rendición de cuenta RR-023-2016 Art 12 Cuenta Mensual: Primero a ultimo día del mes Cuenta Trimestral: 1 enero a 30 marzo 1 abril a 30 junio 1 julio a 30 Septiembre 1 octubre a 31 diciembre Cuenta Anual: 1 enero a 31 diciembre
21 Términos para la rendición de la cuenta RR-023-2016 Art 4 Cuenta Mensual : Séptimo día hábil del mes Cuenta Trimestral : Se presentará en la cuenta mensual respectiva al cierre del trimestre, con excepción del cuarto trimestre de la vigencia, la cual debe ser presentada en la cuenta anual. Cuenta Anual : Decimo primer día hábil del mes de febrero
22 Informes Cuenta Mensual 1- Presupuesto 2- Deuda Publica 3- Inversiones 8 – Gestión y Resultados 50 – Contractual 53 – Egresos 70 – Plan mejoramiento – Formulación /modificación 23- Culminar Gestión
23 Informes Mensuales RR-023-2016 Art 8 8- Informe de Gestión y Resultados CBN-1118: Plan de transición: Documento electrónico que deberá llevar el cronograma o plan de acción establecido por la entidad, para adelantar el proceso de transición que se contemple en el marco de la transformación, escisión o fusión de la que sea objeto la entidad. El plan de transición debe incluir lineamientos que se acuerden para la realización de los cierres contables. CBN-1119: Informe sobre la evolución del proceso: Documento electrónico que contiene el avance referente al proceso transformación, fusión o escisión, acompañado de los actos administrativos generados durante éste y que se encuentran asociados a la creación, transformación, fusión o escisión de la nueva entidad; la asignación de presupuesto; la designación de Representantes Legales y los demás relacionados, conforme al cronograma presentado ante este organismo de control.
24 Informes Trimestrales ART 7 RR-023-2016 16- Contabilidad CB-0117: Información de cartera por deudor y edades CB-0118: Informe sobre cuentas por pagar por edades CB-0119: Informe sobre glosas definitivas CB-0120: Informe sobre facturación 51 EPS - Subsidiada Distrital CB-0023: Cuentas por pagar de la red publica distrital (Capital Salud) CB-0026: Contratación Servicios de Salud
25 Informes Trimestrales ART 7 RR-023-2016 16- Contabilidad CB-0117: Información de cartera por deudor y edades CB-0118: Informe sobre cuentas por pagar por edades CB-0119: Informe sobre glosas definitivas CB-0120: Informe sobre facturación 51 EPS - Subsidiada Distrital CB-0023: Cuentas por pagar de la red publica distrital (Capital Salud) CB-0026: Contratación Servicios de Salud
26 Informes Trimestrales RR-023-2016 Art 5 – Parágrafo 2 El informe de contabilidad que contiene los estados financieros y la relación de inventario físico, con que participen en el nuevo ente que se constituya, se presentará dentro de los 10 días hábiles siguientes a la finalización del proceso de fusión, transformación o escisión, para lo cual se solicitará apertura del SIVICOF
27 Informes Cuenta Anual 1- Presupuesto 3- Inversiones 8 – Gestión y Resultados 12 – Balance Social 16 - Contabilidad 50 – Contractual 51 - EPS Subsidiada Distrital (Trimestral) 52- Control Fiscal Interno 53 – Egresos 65 – Contabilidad Salud (Trimestral) 71 – Plan mejoramiento – Seguimiento Entidad
28 50- Contratación CB-0015: Modificación Contractual CB-0016: Novedades Contractuales CB-0017: Pagos CB-0018: Controversias CB-0019: Interventoría 16 – Contabilidad CB-0119: Informe sobre glosas definitivas CB-0120: Informe sobre facturación 51 EPS - Subsidiada Distrital CB-0023: Cuentas por pagar de la red publica distrital (Capital Salud) CB-0026: Contratación Servicios de Salud 54 – Predis CB-0101- Ejecución Presupuestal de Ingresos CB-0103- Ejecución del Presupuesto de gastos e inversiones Cambios Informes que afectan a SUBREDES DE SALUD
29 INFORME 50 CONTRATACIÓN QUE DEBO SABER? El informe de contratación consta de unos campos que identifican el contrato en todo el tiempo, incluyendo el registro inicial y las modificaciones a futuro que se le puedan realizar. La identificación la componen los siguientes campos que nacen del formulario CB-0012: CONTRACTUAL son: 1.CODIGO DE LA ENTIDAD 2.VIGENCIA EN QUE SE SUSCRIBIO EL COMPROMISO 3.NÚMERO DEL COMPROMISO 4.TIPO DE COMPROMISO 5.TIPOLOGIA ESPECIFICA 6.CODIGO ENTIDAD FUSIONADA
30 INFORME 50 CONTRATACIÓN RECUERDE ! Debe diligenciar el campo CODIGO ENTIDAD FUSIONADA al momento de reportar novedades, modificaciones, pagos, interventorías de contratos de la entidad funcionada (hospitales),para los contratos nuevos de la SUBRED no aplica este campo. Que lo anterior identifica el contrato y por lo tanto en los demás formularios de contratación si hace referencia al mismo contrato estos campos deben ser iguales. Cuando registre el contrato por primera vez debe ingresar la información relacionada con los contratistas, localización e interventoría.
31 EJEMPLO COD ENTIDADVIGENCIANO_COMPROMISOTIPO COMPROMISO TIPOLOGIACOD ENTIDAD FUSIONADA 42420101-20102-Contrato10-Contrato Obra 408 42420165-20162-Contrato21- Consultoria
32 INFORME 50 CONTRATACIÓN Cuando vaya a registrar modificaciones contractuales tenga en cuenta las siguientes columnas: VALOR INICIAL DEL CONTRATO EN PESOS: Es el valor con el que se suscribió inicialmente el contrato. VALOR DE LA ADICIÓN: Es el valor de la adición que se presenta en el periodo que esta rindiendo (No la suma de todas las adiciones, pues cada una de ellas las debió rendir en el periodo respectivo). VALOR FINAL DEL CONTRATO: Es la suma del valor inicial mas TODAS las adiciones o modificaciones que se le han realizado al contrato en todo el tiempo.
33 INFORME 50 CONTRATACIÓN Cuando vaya a registrar un contratista en el formulario CB-0011 CONTRATISTAS que sea de Clase Unión Temporal y/o Consorcio al menos deben existir dos (2) “Integrantes”, se deben registrar aquí mismo en este formulario, el consorcio o Unión temporal y otros registros con las personas o empresas que conforman esta unión temporal asociándolas en el campo id_unión_temporal_o_consorcio(NIT de consorcio), sin embargo el porcentaje de participación de todas debe sumar 100 porciento.
34 CB-0119: FORME SOBRE GLOSAS DEFINITIVAS Es la relación de glosas definitivas y aceptadas por la Empresa Social del Estado –ESE, a la fecha de corte del periodo reportado. NIT DE LA ESE NIT DEL PAGADO R NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PAGADO R CÓDIGO CONCEPTO FACTURADO NUMERO DE FACTURA GLOSADA FECHA DE FACTURA VALOR DE FACTURA VALOR GLOSA DEFINITI VA MOTIV O DE LA GLOSA VALOR DE CADA MOTIVO DE GLOSA DEFINITI VA NOMBRE DEL PRESUN TO RESPON SABLE OBSERV ACIONE S CB-0120: INFORME SOBRE FACTURACION Es la relación de la facturación generada durante el periodo reportado. NIT DE LA ESE NIT DEL CLIENTE NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE NUME RO DEL CONT RATO CÓDIGO CONCEPTO FACTURADO VALOR SALDO DE FACTURACION PERIODO ANTERIOR VALOR FACTURAD O DURANTE EL PERIODO VALOR FACTURAC ION NO RADICADA OBSERV ACIONE S
35 CB - 0023: VALOR CUENTAS POR PAGAR RED PUBLICA DISTRITAL Se registra las cuentas por pagar con las Empresas Sociales del Estado de la red pública distrital CB 0026: CONTRATACIÓN SERVICIOS DE SALUD Se reporta los contratos suscritos con IPS para la prestación de servicios de salud. IPSNIT IPS1-30 días 31-60 días 61-90 días 91-180 días 181-359 días 360-719 días Mayor de 720 días TOTA L OBSER VACIO NES CONTRATO No. FECHA DE SUSCRIPCIÓ N NOMBRE IPS OBJETO CONTRA TO VALOR FACTURADO TRIMESTRE VALOR GLOSADO TRIMESTRE VALOR PAGADO TRIMESTRE VALOR PAGADO ACUMULAD O OBSERVACI ONES
36 PLAN DE MEJORAMIENTO 8 días hábiles FDL 10 días Fon Serv Edu 10 días 5 días Hábiles – Rta Sectorial Prorroga 4 días hábiles Fuerza Mayor
37 PLAN DE MEJORAMIENTO Los hallazgos se identificaran a través de los siguientes campos en todos los formularios: Código de la Entidad Vigencia de la Auditoria Código Auditoria según PAD Número Hallazgo (Cód entidad fusionada. No hallazgo) Código Acción (Aplica desde la formulación) INFORME 73: HALLAZGOS CB-0402H: HALLAZGOS Se reporta por el auditor conforme a los hallazgos consignados en el informe final de auditoría.
38 PLAN DE MEJORAMIENTO Informes sujetos de Control: INFORME 70: PLAN DE MEJORAMIENTO FORMULACIÓN CB-0402F: FORMULACIÓN Se consignan todos los hallazgos reportados por el auditor con sus acciones y demás datos relacionados: Causa que origino el hallazgo Acciones Indicador Meta Área Responsables La fecha de terminación de la acción debe ser menor a 12 meses a partir de la fecha de corte de la formulación. (No aplica para la Modalidad 4-Auditoria a los Estados Contables Consolidados).
39 PLAN DE MEJORAMIENTO CB-0402M: MODIFICACIÓN Se consignan las modificaciones a las acciones formuladas, si se presentan. Acciones Fecha de terminación Indicador Meta propuesta Solo se puede solicitar una vez modificaciones con justificación y debe ser menor o igual a 30 días hábiles antes de la fecha de terminación de la acción a modificar. En el caso de que se presente cambio de Gobierno Distrital, la nueva admón podrá solicitar ajuste a su Plan de Mejoramiento por una sola vez dentro de los primeros 4 meses.
40 PLAN DE MEJORAMIENTO INFORME 71: PLAN DE MEJORAMIENTO SEGUIMIENTO ENTIDAD CB-0402S: SEGUIMIENTO ENTIDAD Se consignan los resultados a las acciones formuladas, este informe es anual. En este informe la Oficina de Control Interno podrá cerrar las acciones que superen 3 años contados a partir de su vencimiento, garantizando que han eliminado las causas que originó el hallazgo comunicados por la CB
41 ASPECTOS A TENER ENCUENTA Inconveniencia en las retransmisiones: Afectan información histórica que ha sido reportada y utilizada por los auditores. Las decisiones e informes generados por el señor Contralor se desvirtúan al modificar datos ya consolidados. Las estadísticas de los auditores se alteran. Los terceros que han solicitado información para análisis se ven afectados con el cambio o ajuste de información posterior. Técnicamente para algunos informes no es posible la retransmisión. Por lo anterior la Contraloría tomo la decisión de no autorizar retransmisiones.
42 ASPECTOS A TENER ENCUENTA Beneficios de reportar la información Se disminuye la posibilidad de que la entidad solicite información adicional. Se evitan sanciones por el no reporte de esta información. Toma de decisiones basada en información confiable y oportuna. Los proceso de auditoria se hace mas efectiva.
43 ASPECTOS A TENER ENCUENTA Firma digital Es responsabilidad de los Sujetos de Control tramitar la firma digital ante la entidades de certificación abierta y mantenerla actualizada si hay algún cambio de responsable. La resolución establece que todos los informes deben ir firmados electrónicamente. Una vez la entidad de certificación emita la firma, debe transcurrir como mínimo 12 horas para que el sistema la valide.
44 SOPORTE SIVICOF PBX: +57 (1) 3358888 ext. 10704 – 10709 – 10707 – 10708 – 10701 Personal de soporte SIVICOF: Ing. Angelica Zamora Ing. Jazmin Valderrama Ing. Johana Serrano Correo electrónico: [email protected] Horario de atención Lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm
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