1 Caracas, octubre 20071 Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Dirección General de Auditoría Interna

2 Caracas, octubre 20072 CASO PRÁCTICO INTRODUCCIÓN  A continuación, a título ilustrativo, se presenta un caso hipotético, referido a la aplicación práctica de la metodología analizada en el presente Seminario, tomando como objeto de la auditoría, unidades organizacionales básicas (Presupuesto, Contabilidad, Recursos Humanos, Compras y Tesorería) de una dependencia de la Administración Pública, considerando aspectos contables y presupuestarios

3 Caracas, octubre 20073 INTRODUCCIÓN (cont…)  Para efectos del Seminario, el caso es desarrollado considerando los componentes fundamentales del SCI, teniendo como premisa que la extensión y alcance de toda auditoría está en función del grado de confiabilidad de dicho sistema  Asimismo, se toma en consideración pautas expuestas en relación con la práctica de una auditoría integral, concebida ésta como un proceso sistemático estructurado en cinco fases secuenciales, interrelacionadas e interdependientes

4 Caracas, octubre 20074 CASO PRÁCTICO OBJETIVOS GENERALES EEEEvaluar el Sistema de Control Interno (SCI) DDDDeterminar el cumplimiento y resultados de planes y acciones administrativas (eficacia, eficiencia, economía y calidad) VVVVerificar el acatamiento de las normas legales y reglamentarias que regulan las operaciones realizadas y de la salvaguarda de los recursos y bienes que integran el patrimonio institucional. IIIInformar sobre resultados derivados de la auditoría

5 5 CASO PRÁCTICO OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Comprobar capacidad del SCI para promover eficiencia, eficacia, economía y calidad  Determinar grado de confiabilidad del SCI e identificar aspectos críticos que requieran examen (naturaleza, oportunidad, métodos, procedimientos y técnicas aplicables a la auditoría)  Determinar grado de operatividad y eficacia de sistemas de administración; y conformidad con decisiones, planes y proyectos preestablecidos

6 Caracas, octubre 20076 CASO PRÁCTICO OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Determinar si la asignación de recursos humanos, físicos, técnicos y financieros, es adecuada  Comprobar que las operaciones y transacciones se realizan conforme a la autorización general o específica que corresponda

7 Caracas, octubre 20077 CASO PRÁCTICO OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Verificar la pertinencia e integridad de la información gerencial, registros y estados financieros, y conciliarlos con los elementos de confrontación que correspondan  Verificar cumplimiento de NGCSP y PCGA

8 Caracas, octubre 20078 CASO PRÁCTICO OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Proponer ajustes en registros de contabilidad  Cerciorarse si los registros presupuestarios reflejan totalidad de ingresos y compromisos, causados y pagados

9 Caracas, octubre 20079 CASO PRÁCTICO OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Asegurarse de adecuada salvaguarda de fondos y bienes  Establecer grado de cumplimiento de deberes y atribuciones  Evaluar cumplimiento de ordenamiento legal y reglamentario

10 Caracas, octubre 200710 CASO PRÁCTICO ALCANCE  La auditoría estará referida a las actividades administrativas y financieras ejecutadas por la dependencia durante el ejercicio fiscal objeto del examen,[*] incluyendo el análisis de los procesos administrativos y los saldos reflejados en los estados financieros, estado demostrativo de la ejecución presupuestaria, y demás instrumentos de información gerencial [*] [*] Indicar el período que corresponda [*]

11 Caracas, octubre 200711 CASO PRÁCTICO PRIMERA FASE: Estudio Preliminar  Obtenga y/o actualice información de actividades y operaciones de la organización  Elabore síntesis temática de actas de reuniones del Directorio, referida a decisiones que incidan sobre procesos objeto de auditoría  Elabore informe parcial

12 Caracas, octubre 200712 CASO PRÁCTICO SEGUNDA FASE: Evaluación del SCI, Determinación de Áreas Críticas y Programación EEEExamine modelo de gestión SSSSatisfágase de debida concordancia de la organización para el cumplimiento de sus fines EEEEstudie proceso presupuestario VVVVerifique proceso contable CCCConstate que la administración de personal esté ajustada a la normativa que regula la materia

13 Caracas, octubre 200713 CASO PRÁCTICO SEGUNDA FASE: Evaluación del SCI, Determinación de Áreas Críticas y Programación  Verifique si la gestión de compra y abastecimiento garantiza la adquisición oportuna de los bienes y servicios requeridos por la dependencia para el cumplimiento de su misión, en las condiciones más favorables a los intereses de la entidad, en cuanto a precio, calidad, condiciones de pago y oportunidad en su entrega o prestación (planificación y programación, apego a las disposiciones legales; registro de proveedores; transparencia en el proceso, entre otros aspectos)  Asegúrese de seguridad y buen manejo en administración de fondos y valores; racionalidad en la utilización de los fondos disponibles y optimización de los rendimientos

14 Caracas, octubre 200714 CASO PRÁCTICO SEGUNDA FASE: Evaluación del SCI, Determinación de Áreas Críticas y Programación  Determine extensión y alcance de auditoría (identificación y jerarquización de áreas críticas)  Elabore programa de trabajo de la auditoría  Constituya equipo de trabajo, emita acreditación y órdenes de trabajo  Elabore informe parcial

15 Caracas, octubre 200715 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE PRESUPUESTO  Establezca comparaciones entre resultados y metas previstas (causas y efectos de desviaciones)  En caso de variaciones en programación inicial de metas y volúmenes de trabajo, verifique cumplimiento de requisitos legales  Asegúrese, selectivamente, de correspondencia entre compromisos y planes  Cerciórese de elaboración de distribución administrativa de créditos presupuestarios conforme a normativa

16 Caracas, octubre 200716 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE PRESUPUESTO  Compruebe el registro oportuno de operaciones; control de disponibilidad; conciliación entre información presupuestaria y financiera  Elabore cuadro de ingresos presupuestarios estimados y recibidos, y de precompromisos, compromisos y gastos. Compare disponibilidad presupuestaria y financiera, e indague causas de discrepancias. Elabore cuadro de comportamiento de gastos para los tres últimos años, e indague causas de variaciones significativas

17 Caracas, octubre 200717 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE PRESUPUESTO  Seleccione muestra de gastos y verifique cumplimiento de requisitos legales  Indague si se elaboraron manuales de procedimientos prescritos, aprobados por ONAPRE, previa opinión del ente de adscripción

18 Caracas, octubre 200718 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE CONTABILIDAD  En caso de variaciones en programación inicial de gastos causados, verifique cumplimiento de requisitos legales  Satisfágase de cumplimiento de NGCSP y PCGA  Satisfágase de sinceridad, legalidad y corrección de las operaciones realizadas, así como de la integridad de su registro

19 Caracas, octubre 200719 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE CONTABILIDAD Realice pruebas de exactitud para satisfacerse de la congruencia y consistencia numérica que debe existir en los registros contables entre si y en los estadísticos, teniendo presente los siguientes aspectos:  Existencia de activos y pasivos  Ocurrencia de transacciones, durante período de registro  Integridad de revelaciones y registros de activos, pasivos, transacciones o eventos  Derechos y obligaciones (propiedad de activos y obligaciones reales)  Valuación (registro por el valor apropiado)

20 Caracas, octubre 200720 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE CONTABILIDAD  Medición (registro por monto apropiado e ingresos y gastos asignados al período apropiado)  Exactitud (activos, pasivos y transacciones registradas y procesadas apropiadamente, y reflejadas correctamente)  Presentación y revelación de conformidad con políticas, normas, métodos, principios y prácticas de contabilidad de general aceptación  Legalidad (observación consistente de disposiciones legales, reglamentarias y normativas)

21 Caracas, octubre 200721 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS  Verifique selectivamente con relación a la administración de personal cumplimiento de normativa que regula: planificación de recursos humanos; procesos de reclutamiento, selección, ingreso, inducción, capacitación y desarrollo; planificación de carreras; evaluación de méritos; ascensos; traslados; transferencia; valoración y clasificación de cargos; escalas de sueldos; permisos y licencias; régimen disciplinario; normas para retiro y régimen jurisdiccional

22 Caracas, octubre 200722 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS  Analice selectivamente contrataciones de personal  Cerciórese de existencia, adecuación y cumplimiento del Plan de Capacitación y Adiestramiento  Entreviste selectivamente al personal, de considerarlo necesario  Determine nivel de rotación y ausentismo e indague causas

23 Caracas, octubre 200723 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS  Verifique la corrección del apartado para el pago de prestaciones sociales, constitución de fideicomisos y depósito oportuno  Compare saldos de retenciones con estados de cuenta y analice las diferencias  Satisfágase de la oportuna inclusión o exclusión de la nómina de pago  Selectivamente analice cancelaciones al personal por diferentes beneficios contractuales

24 Caracas, octubre 200724 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE COMPRAS SSSSolicite relación de adquisiciones y contrataciones y verifique: que estén contempladas en planificación; emisión de requisición, aprobada y conformada; vinculación con cometidos institucionales; cumplimiento de legalidad en proceso de selección; verificación previa de disponibilidad presupuestaria; emisión de orden de compra o servicio aprobada y conformada; recepción del bien o servicio confrontada con condiciones; cancelaciones soportadas con documentación pertinente

25 Caracas, octubre 200725 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE COMPRAS SSSSolicite resultados de último inventario físico de existencias de materiales y suministros en almacén, compruebe métodos empleados para verificar existencia y condiciones de uso; de ser posible observe levantamiento de inventario para asegurarse de adecuada ejecución; e indague si dichos resultados fueron conciliados con registros contables CCCCompruebe adecuada valoración de existencias, y determine uniformidad y consistencia con PCGA, y metodología empleada en el ejercicio económico anterior

26 Caracas, octubre 200726 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE TESORERÍA  Obtenga programación previa de disponibilidades de caja (flujo de efectivo); asegúrese de utilidad en cuanto a la cobertura de necesidades de recursos, seguimiento, control y ajustes  Evidencie si el flujo de información entre las diferentes unidades y la Unidad de Tesorería, permite pronosticar necesidades de efectivo con precisión  Determine mediante análisis retrospectivo superávit o déficit de caja, investigue causas y acciones adoptadas en consecuencia

27 Caracas, octubre 200727 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE TESORERÍA  Constate si las colocaciones financieras responden a programación integral que guarde relación con necesidades de efectivo y si fueron aprobadas por la autoridad competente, con estricta sujeción a disposiciones legales y reglamentarias que regulan la materia  Verifique si las mismas son seguras y de fácil recuperación

28 Caracas, octubre 200728 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE TESORERÍA (cont…)  Establezca lapsos de tramitación de pagos desde cuando se hacen exigibles. Indague causas de posibles demoras  Investigue si existen cheques en custodia por largo tiempo, e indague las razones por las que no han sido cobrados

29 Caracas, octubre 200729 CASO PRÁCTICO TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE TESORERÍA (cont…)  Practique arqueo de fondos en efectivo, y reconcílie con saldo en libros al cierre del ejercicio  Tome nota de valores existentes en caja y asegúrese de su autenticidad y adecuado registro  Obtenga listado de inversiones. Establezca comparaciones con documentos originales y registros contables  Establezca confirmación con información solicitada a instituciones financieras

30 Caracas, octubre 200730 CASO PRÁCTICO CUARTA FASE: Emisión del Informe de Auditoría  Recopile y organice hallazgos, y emita informe preliminar  Comunique resultados del informe preliminar a responsables de áreas auditadas  Estudie comentarios y aclaratorias de directivos de unidad auditada, e incorpore al informe definitivo  Formule conclusiones y recomendaciones

31 Caracas, octubre 200731 CASO PRÁCTICO CUARTA FASE: Emisión del Informe de Auditoría  Emita informe definitivo y dictamen correspondiente  Conforme expediente de papeles de trabajo  Conforme expediente con documentos debidamente certificados, para ejercer potestades de investigación o dar inicio al proceso de determinación de responsabilidades a que haya lugar [*] [*] La actividad descrita debe realizarse en cualquier momento que se detecten indicios que hagan presumir la incurrencia en actos, hechos u omisiones contrarios a una norma expresa [*] La actividad descrita debe realizarse en cualquier momento que se detecten indicios que hagan presumir la incurrencia en actos, hechos u omisiones contrarios a una norma expresa [*]

32 Caracas, octubre 200732 CASO PRÁCTICO QUINTA FASE: Seguimiento  Solicite plan de acciones correctivas  Programe acción de seguimiento  Ejecute acción de seguimiento y presente informe (efecto de acciones correctivas adoptadas y de desatención de recomendaciones)

33 Caracas, octubre 200733 DESCRIPCIÓNREF Sección generalSG Programa de trabajoPT Cuestionario(s) de control internoCI Unidad de presupuestoA Ejecución FísicaA.1 Ejecución FinancieraA.2 Unidad de ContabilidadB Unidad de Recursos HumanosC Personal fijoC.1 Personal contratadoC.2 Capacitación y adiestramientoC.3 Unidad de ComprasD Unidad de TesoreríaE CASO PRÁCTICO PLAN DE REFERENCIACIÓN

34 Caracas, octubre 200734