1 CEVALLOS GORDÓN, JUAN CARLOSUNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS  DPTO. DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO TEMA: “MODELO DE GESTIÓN FINANCIERA ENFOCADO EN OPTIMIZAR LAS VENTAS, CREDITO Y COBRANZAS PARA LA EMPRESA PROAVICEA. CIA. LTDA.” AUTOR: CEVALLOS GORDÓN, JUAN CARLOS SANGOLQUÍ 2016

2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMALa propuesta de un modelo de gestión financiero enfocado en optimizar sus ventas, crédito y cobranzas para la empresa Proavicea, permitirá una adecuada recuperación de los recursos para mejorar la situación financiera de la empresa.

3 OBJETIVO GENERAL Diseñar un modelo de gestión financiero enfocado en optimizar el manejo de las ventas, crédito y cobranzas de la empresa PROAVICEA CIA. LTDA. Realizar un análisis de la situación financiera actual de la empresa Proavicea. Diseñar un modelo de gestión financiero enfocado en la cartera de los clientes. Diseñar un modelo de gestión financiero que permita optimizar al departamento de ventas. Establecer una simulación del modelo de gestión financiera. Obtener conclusiones sobre la aplicación del modelo de gestión financiero.

4 DIAGNÓSTICO SITUACIONALDEBILIDADES 1.- Inadecuado control financiero y contable 2.- Personal con educación insuficiente 3.- Falta de políticas clara para establecer LC 4.- Falta de seguimiento POST-VENTA 5.- Falta de identificación del producto 6.- Insuficiente publicidad 7.- Alta cartera incobrable 8.- Rotación elevada de personal AMENAZAS 1.- Alta competitividad sector avícola 2.- Precio de materia prima inestable 3.- Alta publicidad por parte de la competencia 4.- Los clientes buscan el menor precio 5.- Políticas monopilizantes 6.- Alianzas estratégicas de las grandes empresas con los clientes FORTALEZAS 1.- Mucha trayectoria en la actividad avícola 2.- Nicho de mercado con 30 años 3.- Ventas 6 días a la semana 4.- Ventas al por mayor y por menor a domicilio 5.- La administración de la empresa posee y practica valores 6.- Buenas relaciones laborales entre empleados y directivos OPORTUNIDADES 1.- Se puede acceder a créditos de la CFN 2.- Existe potenciales nichos de mercado en la costa ecuatoriana 3.- Establecer alianzas estratégicas con los clientes y proveedores 4.- Incrementar su producción a zonas con mejores índices productivos

5 DIAGNÓSTICO SITUACIONALMatriz FODA Como resultado de la suma en cada cuadrante, se identifica una mayor influencia entre las fortalezas y las oportunidades con una puntuación de 27 por lo que se recomienda a la empresa trazarse estrategias de carácter ofensivas.

6 Matriz de estrategia FODA

7 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

8 Análisis de los Estados FinancierosLas ventas muestran un incremento paulatino en los años 2012 y 2013 con una tasa de crecimiento promedio de un 19,56%. Para el año 2014 se observa un decrecimiento de un 3,63%. La utilidad de la empresa se ha venido comportando de manera ascendente con una tasa de crecimiento de un 87,65% para el 2013 y hasta un 151,51% en el 2014

9 Análisis de los Estados FinancierosEn las cuentas por cobrar se evidencia un comportamiento ascendente en el periodo 2012 – 2014 con un incremento de 1.22% en el 2013 y 7% en el 2014.

10 Análisis de los Estados FinancierosLa liquidez de la empresa se ve afectada después del 2012 siendo actualmente insuficiente para cubrir las obligaciones a corto plazo aun vendiendo el 100% de sus inventarios el déficit es de ,60 USD.

11 Análisis de los Estados FinancierosEl comportamiento del índice de liquidez, muestra el trabajo que se realiza en la empresa para disminuir su nivel de endeudamiento y aumentar su autonomía financiera de 0,32 en el 2012 al 0,50 USD en el 2014.

12 Análisis de los Estados FinancierosLa rotación de las cuentas por cobrar indica un aumento en los niveles de rotación para el año 2013 de 13,07 veces al año en el 2012 y llegando a 15,44, cayendo un poco en el año 2014 a 13,91 veces.

13 Análisis de los Estados FinancierosEl incremento de la rotación de las cuentas por cobrar nos indica una disminución en el ciclo de cobro en el mismo periodo 2013, siendo de tan solo cada 24 días, incrementándose nuevamente en el 2014 a 26 días

14 Gestión de ventas, crédito y cobranzaExiste gran satisfacción de los clientes con los vendedores y con el conocimiento que estos muestran del producto. La mayoría de clientes no están satisfechos con la comunicación que ellos tienen con la administración de la empresa. La empresa tiene procedimientos planteados pero no se cumplen No se conocen los estados financieros de los clientes antes de otorgar el crédito. No se analiza el comportamiento de los clientes en periodos anteriores No se realizan contratos legales con los clientes. El 60% de las ventas se realizan mediante crédito, y la mitad de los clientes no están satisfechos con los plazos de pago que da la empresa.

15 PROPUESTA DEL MODELO FINANCIERO

16 ORGANIGRAMA PROPUESTO

17 JEFE FINANCIERO PRINCIPALES FUNCIONES Análisis financieroApertura de líneas de crédito, con aprobación. Elaboración de los estados de cuenta de los clientes. Revisión y análisis de Cartera diaria y reporte de cartera mensual con observaciones. Coordinar la cobranza extrajudicial y llamar a los clientes anunciando los gasto que le serán adicionados a su cuenta. Coordinar la cobranza judicial, reporte de cartera en coactiva. Gestión de recuperación y manejo directo del o los agentes recaudadores naturales o jurídicos.

18 Propuesta de Políticas de VentasMisión Las políticas de ventas proporcionarán la dirección para la toma de decisiones de forma programada, suministran las reglas y parámetros para destinar el pensamiento del gerente en una dirección específica. Objetivo General Establecer los mecanismos que sirvan de guía para impulsar la fuerza de ventas de la empresa. Objetivo Específico Incrementar los ingresos por ventas de la empresa. Aumentar los índices de fidelización de los clientes. Lograr una diferenciación de nuestras estrategias de ventas sobre la competencia.

19 Propuesta de Políticas de VentasLa empresa da el servicio de entrega a domicilio de la mercadería y el descargue sin ningún costo adicional. Se considera cliente minoritas a las ventas que no sobrepasen los 1000 pollos con su valor equivalente en dólares. Se considera cliente mayoristas a las ventas que sobrepasan los 1000 pollos con su valor equivalente en dólares. El cliente considerado mayorista obtendrá un 5% de descuento respecto al precio establecido. Se considera un 2% de descuento por pronto pago. Las ventas mínimas serán de 200 USD. El vendedor deberá solucionara cualquier inconveniente con el cliente sin embargo al no llegar a una solución podrá recurrir al jefe de ventas para que intervenga en un plazo no mayor a 24h.

20 Propuesta de Políticas de VentasPara la entrega de la mercadería deberá pedir la firma de aceptación de la venta al cliente. Se respetara la hora ofrecida de entrega de mercadería como las condiciones del pedido. Toda venta será de forma puntual y no incluirá condicionamientos de pago. Las devoluciones no se permitirán en fechas posteriores a la venta por considerarse alimentos vivos, en el caso de pollos en pie y alimentos sumamente perecibles como es el caso de pollos procesados. De existir descuentos se los aplicara directamente el momento de realizar la factura previa aprobación del jefe de ventas o superiores.

21 Propuesta de Políticas de VentasEl Jefe de ventas visitara a los clientes minoristas mínimo una vez al trimestre en condiciones normales, a los mayoristas el Jefe de ventas visitara mínimo una vez al mes en condiciones normales, el gerente de ventas acompañado del jefe de ventas visitaría a los clientes mayoristas semestralmente. Todo el personal de ventas mantendrá una comunicación y trato con el cliente con altas normas de respeto y cordialidad. Todo personal que visite a los clientes lo hará en excelentes condiciones de presentación, será con el uniforme de trabajo que identifica la empresa.

22 Propuesta de Políticas de créditoMisión Esta política será responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por cobrar, proporcionando mecanismos flexibles para proteger las cuentas por cobrar sin poner en peligro la relación con el departamento de Ventas. Objetivo General Establecer los mecanismos necesarios para analizar, aprobar o rechazar las líneas de crédito a los respectivos clientes, como también establecer los lineamientos que permita revisar periódicamente para ratificar, incrementar, reducir o retirar las líneas de crédito.

23 Propuesta de Políticas de créditoObjetivo Específico Reducir el tiempo promedio de cobro. Tener garantizado los recursos financieros de la empresa aprobados en las líneas de crédito .

24 Propuesta de Políticas de créditoToda venta será de contado a menos que se haya establecido una línea de crédito. El departamento de ventas debe tramitar ante el departamento financiero la aprobación de líneas de crédito de sus clientes a partir de 1.001USD. No se autorizan líneas de crédito con montos superiores a USD. Se establece los siguientes montos en las líneas de crédito:

25 Propuesta de Políticas de créditoLINEA DE CREDITO 1 Solicitud de crédito llenada por el cliente. Copia de cédula. Copia de carta de pago de algún servicio básico. Hoja de inspección del vendedor que visitó al solicitante y evaluó la veracidad de la información.

26 Propuesta de Políticas de créditoLINEA DE CREDITO 2 Solicitud de crédito llenada por el cliente. Copia de cédula. Copia de carta de pago de algún servicio básico. Hoja de inspección del jefe de Ventas que visitó al solicitante y evaluó la veracidad de la información. Copia de carta de impuesto predial o copia de matrícula v

27 Propuesta de Políticas de créditoLINEA DE CREDITO 3 Solicitud de crédito llenada por el cliente. Copia de cédula. Copia de carta de pago de algún servicio básico. Copia de carta de impuesto predial o copia de matrícula vehicular Hoja de inspección del jefe de Ventas que visitó al solicitante y evaluó la veracidad de la información. Certificados bancarios y comerciales Autorización para revisar el historial crediticio

28 Propuesta de Políticas de créditoLINEA DE CREDITO 3

29 Propuesta de Políticas de créditoLINEA DE CREDITO 4 Solicitud de crédito llenada por el cliente. Copia de cédula. Copia de carta de pago de algún servicio básico. Copia de carta de impuesto predial o copia de matrícula vehicular Hoja de inspección del jefe de Ventas que visitó al solicitante y evaluó la veracidad de la información. Certificados bancarios y comerciales Autorización para revisar el historial crediticio Historial de la empresa, su comportamiento financiero, sus canales de distribución, actividades, operaciones, zona de influencia, número de empleados, sucursales.

30 Propuesta de Políticas de créditoLINEA DE CREDITO 4 Estados financieros de los últimos dos años Solicitar garantías reales.

31 Propuesta de Políticas de créditoLINEA DE CREDITO 5 Solicitud de crédito llenada por el cliente. Copia de cédula. Copia de carta de pago de algún servicio básico. Copia de carta de impuesto predial o copia de matrícula vehicular Hoja de inspección del Gerente de Ventas que visitó al solicitante y evaluó la veracidad de la información. Historial de la empresa, su comportamiento financiero, sus canales de distribución, actividades, operaciones, zona de influencia, número de empleados, sucursales, etc. Certificados bancarios y comerciales Estados financieros de los últimos tres años

32 Propuesta de Políticas de créditoLINEA DE CREDITO 5 Autorización para revisar el historial crediticio Solicitar garantías reales.

33 Propuesta de Políticas de créditoLINEA DE CREDITO 6 Solicitud de crédito llenada por el cliente. Copia de cédula. Copia de carta de pago de algún servicio básico. Copia de carta de impuesto predial o copia de matrícula vehicular Hoja de inspección del Gerente de Ventas que visitó al solicitante y evaluó la veracidad de la información. Historial de la empresa, su comportamiento financiero, sus canales de distribución, actividades, operaciones, zona de influencia, número de empleados, sucursales, etc. Certificados bancarios y comerciales Estados financieros de los últimos tres años

34 Propuesta de Políticas de créditoLINEA DE CREDITO 6 Autorización para revisar el historial crediticio Solicitar Hipoteca Abierta

35 Propuesta de políticas de cobranzaMisión Dar seguimiento a los clientes que hayan sobrepasado los plazos de pago, siguiendo mecanismos que nos permitan disminuir las cuentas por cobrar sin perjudicar la imagen de la empresa. Objetivo General Contribuir de forma eficiente a la disminución de las cuentas males e incobrables sin afectar las relaciones contractuales con sus clientes. Objetivo Específico Seguir y controlar a los clientes con historial de mora. Disminuir los índices de cuantas malas e incobrables. Disminuir los procesos de cobranza mediante acciones judiciales.

36 Propuesta de políticas de cobranzaLa asistente del departamento de ventas debe realizar una llamada telefónica al cliente para recordar que ha entrado en un periodo de morosidad. Este procedimiento lo realizara dentro de las 24 horas a la culminación del plazo normal de pago. Si la gestión anterior no dio un resultado positivo como un compromiso de pago inmediato entonces la asistente de ventas vuelve a llamar al cliente en mora y solicita una cita para enviar al jefe de ventas a su domicilio. Esta actividad la realizara dentro de los 8 primeros días luego de vencido el plazo de pago normal. El jefe de ventas visitara al cliente para lograr un compromiso de pago inmediato o un plan de pagos. En el caso de una negativa se suspende las ventas al cliente en mención. Este procedimiento se lo realizara luego de 15 días de mora del cliente.

37 Propuesta de políticas de cobranzaEn el caso que el jefe de ventas no logre llegar a un acuerdo de pronto pago o plan de pagos con facilidades, se dejara pasar un periodo de 45 días tiempo en el cual la asistente del departamento de ventas tendrá que llamar con mucha asertividad a cobrar. A partir del día 45 hasta el día 90 de mora se realiza una gestión de cobranza prejudicial que consiste en recurrir a un agente cobrador, un abogado o una agencia recaudadora. En esta etapa la empresa entra en gastos adicionales para lo cual debe comunicar al cliente los gastos en los cuales va la empresa va incurrir y que serán sumados a su deuda. Actividad del Jefe Financiero. Ante una negativa de pago inmediato o pago a plazos con facilidades de pago realizadas por el cobrador, abogado o agencia recaudadora, La empresa tiene que recurrir a una acción judicial para lo cual tiene que pasar los 90 días en morosidad. Actividad Gerente Administrativo Financiero.

38 PROYECCIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

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42 Análisis financiero de los estados proyectados

43 Análisis financiero de los estados proyectados

44 Análisis financiero de los estados proyectados

45 Análisis financiero de los estados proyectados

46 Análisis financiero de los estados proyectados

47 Análisis de Sensibilidad.

48 Conclusiones Los factores macro ambientales como los económicos y los sociales han tenido un impacto negativo en el desarrollo de la actividad avícola, al reducir la demanda de consumo en la primer semestre del 2015 dada por la incertidumbre de la situación económica, provocando la reducción en los precios del producto, otros factores como los políticos y tecnológicos muestran ambientes favorables para el desarrollo de la industria avícola. El análisis del microambiente permite identificar que el mercado ha venido incrementándose en los últimos años, a excepción del primer semestre del 2015, los productos más comercializados de la empresa son los pollos en pie, y sus principales clientes son los minoristas con el 85% de las ventas de la empresa. Las cuentas por cobrar evidencian un comportamiento ascendente en el periodo 2012 – 2014 con un incremento de 1.22% en el 2013 y 7% en el 2014, siendo la principal causa el aumento de la flexibilidad al otorgar créditos.

49 Conclusiones El 60% de las ventas se realizan mediante crédito, y la mitad de los clientes no están satisfechos con los plazos de pago que da la empresa, la empresa tiene procedimientos planteados pero no se cumplen, no se conocen los estados financieros de los clientes antes de otorgar el crédito, no se analiza el comportamiento de los clientes en periodos anteriores y por último no se realizan contratos legales con los clientes. La puesta en marcha de la propuesta del modelo de gestión financiero enfocado en optimizar las ventas, crédito y cobranzas permitirá incrementar las ventas, aumentar la rotación de las cuentas por cobrar, disminuir el plazo promedio de cobro, aumentar el margen de utilidad, contribuyendo a la fidelización de los clientes y proporcionando ventajas sobre la competencia.

50 Recomendaciones Analizar periódicamente el escenario político, económico, social del entorno, para tener un mejor panorama del ambiente macroeconómico de la empresa. OMS Implementar las medidas propuestas en la matriz estratégica que permitan atenuar las debilidades y amenazas y posibiliten aprovechar aún más las oportunidades del entorno. Realizar el análisis de los estados financieros al menos una vez al año, permitiendo conocer el comportamiento de la empresa y contribuir a la toma de decisiones. Implementar las políticas de ventas, crédito y cobranzas propuestas en este estudio. Evaluar sistemáticamente las ventas, cuentas por cobrar y morosidad para verificar el funcionamiento de las políticas de crédito.

51 ¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!