1 CHOCO CAUCA VALLE DEL CAUCA NARIÑO GOBERNACIÓN DEL VALLE DEL CAUCA REDISEÑO INSTITUCIONAL ESTUDIO TÉCNICO 2016 TERRITORIAL – REGIONAL - NACIONAL

2 2 OBJETIVO DE LA PROPOSICIÓN No 040 de 2016 Presentados por los Honorables Diputados DIANA PATRICIA MORENO CETINA ANTONIO OSPINA CARBALLO JULIO CESAR GARCÍA VARELA Informar a la Honorable Asamblea los avances y el alcance del Proyecto de rediseño institucional para la Administración Central de la Gobernación del Valle del Cauca

3 AGENDA DE LA PRESENTACIÓN 1.Una mirada al proyecto: ¿Dónde estamos? 2.Los procesos 3.La propuesta de estructura organizacional 4.Es necesario rediseño funcional (objetivos y funciones de las áreas 5.Cargas Laborales 6.Propuesta de reforma de la estructura organizacional ( Decretos 1650 y 1954/12 y 530/15) y análisis de variables administrativas, financieras y políticas que determinan el alcance del rediseño institucional 7.Manual de Funciones y Escala Salarial 8.Siguientes pasos

4 Análisis de arquitectura PERSONAL PERFILES DE CARGOS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

5 Análisis Financiero Análisis Externo Análisis de Capacidad Institucional Identificación de Procesos Diseño de estructura interna Para llevar a cabo un rediseño institucional en la Administración Central de la Gobernación del Valle, se debe elaborar un estudio técnico que será el fundamento por el cual la entidad justifica el proceso que va a iniciar, y además orienta acerca de las mejores decisiones que puede tomar antes de realizar una modificación. PROCESO DEL REDISEÑO

6 ANÁLISIS MISIONAL Y ESTRATÉGICO ANÁLISIS DE PROCESOS REDEFINICIÓN FUNCIONES ÁREAS MEDICIÓN DE CARGAS DE TRABAJO PROPUESTA PLANTA DE PERSONAL Análisis interno y externo Análisis financiero Análisis de capacidad institucional Mapa de procesos Análisis de la calidad del servicio Perfiles de cargos Planta de personal Escala salarial Empleos temporales Manual de funciones y competencias laborales DISEÑO ESTRUCTURA INTERNA 1. UNA MIRADA AL PROYECTO FASE 1: DIAGNÓSTICOFASE 2: ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA FASE 3: ENTREGA DE PRODUCTOS En la Actualidad en un 80%

7 2. LOS PROCESOS Movilidad y transporte/Gestión de proyectos por valorización/Desarrollo económico y competitividad

8 PROPUESTA MAPA DE PROCESO Y CADENA DE VALOR

9 3. ESTRUCTURA ORGÁNICA

10 10 3. LA PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL MATRIZ DE CRUCE DE DEMANDAS POBLACIONALES Y TERRITORIALES CON LA OFERTA INSTITUCIONAL COMITÉ COMITÉ DE

11 11 MATRIZ DE GOBIERNO Y CORRESPONSABILIDAD EN LA GESTIÓN DEPARTAMENTAL MULTINIVEL* NIVELES DE GOBIERNO ROL ORGANICO ESTRUCTURANTE REPARTICIONES ORGÁNICAS VISIÓN POLÍTICO-ESTRATÉGICA INTEGRAL DEL DEPARTAMENTO  GOBERNADOR Y AREAS DE APOYO DEL DESPACHO  TECNOESTRUCTURA O STAFF TÉCNICO  COMITES SECTORIALES  CONSEJO EJECUTIVO Y GENERAL DE GOBIERNO VISIÓN REGIONAL DE POLÍTICAS PÚBLICAS Y PROGRAMAS SECTORIALES  SECRETARIAS / DEPTOS ADMINISTRATIVOS  DIRECCIONES Y OFICINAS TÉCNICAS  ENTES DESCENTRALIZADOS  CONCESIONES Y ALIANZAS PUBLICO-PRIVADAS  CONSEJOS SECTORIALES VISIÓN Y EJECUCIÓN TECNICA Y OPERACIONAL Y DE SERVICIO A LA POBLACIÓN, AL TERRITORIO Y AL CLIENTE INTERNO  AREAS O EQUIPOS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL Y ENTES DESCENTRALIZADOS  COMITÉS DE COORDINACIÓN POLÍTICO-ESTRATÉGICO SECTORIAL Y OFERTA INSTITUCIONAL TÉCNICO – OPERATIVO Y TERRITORIAL * DISEÑO: DIEGO ESCOBAR A. IPIGC-2016

12 12 Con base en el mapa de procesos y las nuevas responsabilidades que asume la Gobernación a través de su Plan de Desarrollo, se deben revisar y reformular los propósitos y funciones de las áreas que se desprenden de la actual estructura organizacional, lo que permitirá:  Identificar la coherencia entre el mapa de procesos y el diseño de la estructura organizacional.  Establecer y asignar adecuadamente roles y responsabilidades funcionales.  Identificar contradicciones o duplicidad de funciones entre diversas áreas.  Identificar problemas o errores de diseño institucional adicionales.  Actualizar y adecuar la normatividad relativa al diseño institucional de la Gobernación (Decretos 1650 y 1954/12 y 530/15) con base en el escenario adoptado y aprobado.  Identificar las variables requeridas para que el nuevo diseño sea posible y viable. 4. ES NECESARIO REDISEÑO FUNCIONAL (OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS ÁREAS)

13 Medir los tiempos de trabajo para cada uno de procesos y procedimientos. 5. CARGAS LABORALES Establecer un primer acercamiento al dimensionamiento de la planta de personal óptima.

14 5. CARGAS LABORALES determinar el tiempo de un procedimiento realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas. Esta metodología consiste en determinar el tiempo de un procedimiento con base en estimaciones de tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas. Tiempos que se manejan en esta metodologia: TIEMPO MÍNIMO (Tm) TIEMPO MÁXIMO (TM) TIEMPO PROMEDIO (Tm + TM)/2 CALCULO TIEMPO RESULTANTE T = (Tm + 4 Tp+ TM) / 6 T = Tiempo resultante. Tm = Tiempo mínimo asignado al procedimiento. Tp = Tiempo promedio asignado al procedimiento. TM = Tiempo máximo asignado al procedimiento. METOLOGIA DAFP : ESTANDARES SUBJETIVOS Nota : En esta fórmula se le da más ponderación al tiempo promedio (4 veces) para que el tiempo resultante tienda hacia este, y se divide toda la suma por 6, porque es el promedio de seis tiempos.

15 15 Y ANÁLISIS DE VARIABLES ADMINISTRATIVAS, FINANCIERAS Y POLÍTICAS QUE DETERMINAN EL ALCANCE DEL REDISEÑO INSTITUCIONAL Variables organizacionales y políticas:  Incluir en la norma las nuevas dependencias de coordinación sectorial y territorial (Art. 40)  Simplificar las denominaciones de las dependencias u organismos (Art. 41)  Definir muy claramente las diferencias entre los distintos tipo de dependencias (Art. 41)  Redefinir el papel asesor de las Oficinas y el papel ejecutor de las demás dependencias  Definir para cada dependencia Propósito central y objetivos organizacionales 6. PROPUESTA DE REFORMA DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA (DECRETOS 1650 Y 1954/12 Y 530/15)

16 16  Los procesos misionales serán liderados por las Secretarías mientras que los de apoyo estarán a cargo de Departamentos Administrativos  Fusionar el concepto y funciones de las Direcciones administrativas y operativas  Revisar el aporte y distintivo funcional de las Direcciones técnicas (en algunos casos como Turismo y Comercio son especializadas, y en otros casos, no lo son)  Resolver la inconsistencia encontrada con Gestión del Riesgo que pasó del Despacho del Gobernador (Decreto 530/15) como Oficina. En el Decreto 530 (Artículo 4) se establecen las funciones de la SECRETARÍA de Gestión del riesgo y desastres que no aparece en la estructura ni en el organigrama, mientras que en el Articulo 3 se establecen las funciones de una OFICINA de Gestión del riesgo como Artículo 70 A del Decreto 1650/12, que no aparece en la versión revisada.

17 17  Revisar la “Oficina de apoyo al Despacho” en la Secretaría de Educación (Art. 54.4) Es una denominación que no existe en las descritas en el Artículo 41. Cumple las mismas funciones que las Direcciones Técnicas  Simplificar las funciones de las dependencias: Subsecretaría de Gestión integrada de recurso: Tiene 58 FUNCIONES (Art. 55.3). En el Art. 55.7 los numerales 1, 2, 3, 4 y 7 no son funciones. En el Art. 56 el numeral 16 integra las funciones descritas en los numerales 13, 14 y 15  Asignar funcionalmente las Oficinas Jurídicas de las dependencias al Departamento Administrativo Jurídico

18 Variables financieras  Sostenibilidad de la estructura organizacional y funcional en el tiempo  Formalización de una porción de contratistas actuales para financiar cambios estratégicos en la estructura institucional  Aseguramiento del costo “0” de la reforma institucional.

19 7. MANUAL DE FUNCIONES 19 Interacción de factores

20 Derecho adquirido Decreto 1083 de 2015, Libro 2, Título 3. Artículo 2.2.3.10. A los empleados públicos que al 2 de diciembre de 2014 estuvieren desempeñando empleos de conformidad con normas anteriores, para todos los efectos legales, y mientras permanezcan en los mismos empleos, o sean trasladados o incorporados a cargos equivalentes o de igual denominación y grado de remuneración, no se les exigirán los requisitos establecidos en el presente Título. Resaltado subrayado fuera de texto. (Decreto 2484 de 2014, artículo 10 )

21 7.1. ESCALA SALARIAL 21

22 Escala gradada Armonizada por requisitos Formación académica para nivel técnico 22 Objetivo: Cumplir mandato del Decreto 225 de 2016; se ajustaría el nivel profesional al techo establecido y se concentra la solución del desfase o distorsión en el nivel técnico que incluye a instructores, con el concurso de DAFP según artículo 12 del decreto mencionado. En rojo A.B.M. del nivel técnico y en azul A.B.M. del nivel asistencial.

23 Ejemplo de equivalencias 23 Se cumple con Ar. 5 de la Ley 1064 de 2006, queda pendiente el cargo INSTRUCTOR, requiere análisis para determinar ubicación y conveniencia.

24 Nomenclatura Profesional CODDENOMINACION DEL EMPLEO 201TESORERO GENERAL 206LIDER DE PROGRAMA 208LIDER DE PROYECTO 211MEDICO GENERAL 213MEDICO ESPECIALISTA 215ALMACENISTA GENERAL 219PROFESIONAL UNIVERSITARIO 222PROFESIONAL ESPECIALIZADO 242PROFESIONAL ESPECIALIZADO AREA SALUD 237PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA SALUD

25 8. PROCEDIMIENTO PARA DECIDIR SOBRE LAS VARIABLES PRESENTADAS 9. PRÓXIMOS PASOS 1.Definición de Responsabilidad y Funciones de las Dependencias 2.Propuesta de reforma de decretos orgánicos 3.Entrega de estudio de cargas de trabajo 4.Presentación y entrega de propuesta de planta de cargos 5.Elaboración de perfiles y construcción del manual específico de funciones y de competencias laborales  Consulta y toma de decisiones