1 Clase #9 – Manejo de Excel 2010 CIS 208 Prof. Miguel Morales

2 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition A través de las actividades de la clase de hoy, el estudiante podrá:A través de las actividades de la clase de hoy, el estudiante podrá: Entender el programa de hoja de cálculos Excel.Entender el programa de hoja de cálculos Excel. Conocer la ventana de Excel 2010 con su cinta de opciones y pestañas.Conocer la ventana de Excel 2010 con su cinta de opciones y pestañas. Crear fórmulas sencillas.Crear fórmulas sencillas. Entrar y editar entradas de las celdas.Entrar y editar entradas de las celdas. Objetivos: Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

3 A través de las actividades de la clase de hoy, el estudiante podrá:A través de las actividades de la clase de hoy, el estudiante podrá: Modificar la vistas de la hoja de cálculos.Modificar la vistas de la hoja de cálculos. Seleccionar las opciones de impresión.Seleccionar las opciones de impresión. Crear funciones sencillas.Crear funciones sencillas. Hacer una gráfica con los valores de una tabla de datos.Hacer una gráfica con los valores de una tabla de datos. Objetivos (continuación):

4 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Entender el software de hoja de cálculo Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo electrónica dentro de Microsoft Office.Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo electrónica dentro de Microsoft Office. Una hoja de cálculo electrónica (spreadsheet) es una aplicación que se utiliza para realizar cálculos numéricos y analizar y presentar datos numéricos.Una hoja de cálculo electrónica (spreadsheet) es una aplicación que se utiliza para realizar cálculos numéricos y analizar y presentar datos numéricos. Una hoja de cálculo está contenida en un libro de trabajo (workbook).Una hoja de cálculo está contenida en un libro de trabajo (workbook).

5 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Ventajas del Uso de Excel Introducir datos de manera rápida y precisaIntroducir datos de manera rápida y precisa Más rápido que con lápiz y papel.Más rápido que con lápiz y papel. Se pueden desarrollar rápidamentre gráficas y otros elementos que ayuden a visualizar un concepto.Se pueden desarrollar rápidamentre gráficas y otros elementos que ayuden a visualizar un concepto.

6 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Ventajas del Uso de Excel Volver a calcular datos de manera sencillaVolver a calcular datos de manera sencilla Es fácil corregir errores de escritura o actualizar los datos.Es fácil corregir errores de escritura o actualizar los datos. Al introducir nuevos números los cálculos se actualizan inmediatamente.Al introducir nuevos números los cálculos se actualizan inmediatamente. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

7 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Ventajas del Uso de Excel Realizar análisis de escenarios (What if? o ¿Y si?Realizar análisis de escenarios (What if? o ¿Y si? Se realiza en cualquier ocasión en que se utiliza una hoja de cálculo para responder a la pregunta: ¿Y si?Se realiza en cualquier ocasión en que se utiliza una hoja de cálculo para responder a la pregunta: ¿Y si? Ej. Analizar cuál será el impacto de aumentar el salario a un empleado en la nómina anual.Ej. Analizar cuál será el impacto de aumentar el salario a un empleado en la nómina anual. Al cambiar un número, se actualizará el resultado final y permitirá visualizar el impacto.Al cambiar un número, se actualizará el resultado final y permitirá visualizar el impacto. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

8 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Ventajas del Uso de Excel Poder aprovechar el trabajo anteriorPoder aprovechar el trabajo anterior Es sencillo modificar el trabajo de una hoja de cálculo existente en vez de crear una nueva.Es sencillo modificar el trabajo de una hoja de cálculo existente en vez de crear una nueva. Se puede guardar con un nombre diferente el archivo, para conservar así el original.Se puede guardar con un nombre diferente el archivo, para conservar así el original. Se pueden usar también las plantillas predeterminadas o “templates”.Se pueden usar también las plantillas predeterminadas o “templates”. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

9 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Ventajas del Uso de Excel Modificar el aspecto de la informaciónModificar el aspecto de la información Excel proporciona características eficaces para hacer que la información sea visualmente atractiva y fácil de entender.Excel proporciona características eficaces para hacer que la información sea visualmente atractiva y fácil de entender. Se puede aplicar formato al texto y números con diferentes fuentes, colores y estilos para destacarlos.Se puede aplicar formato al texto y números con diferentes fuentes, colores y estilos para destacarlos. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

10 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Ventajas del Uso de Excel Creación de gráficasCreación de gráficas Es muy sencillo crear gráficas basadas en la información de una hoja de cálculos.Es muy sencillo crear gráficas basadas en la información de una hoja de cálculos. Las gráficas se actualizan cada vez que se modifican los datos.Las gráficas se actualizan cada vez que se modifican los datos. Pueden ser 3D.Pueden ser 3D. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

11 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Tareas de negocios que se pueden realizar con Excel Efectuar cálculosEfectuar cálculos Agregar fórmulas y funciones a los datos de la hoja de cálculos.Agregar fórmulas y funciones a los datos de la hoja de cálculos. Ej. : Añadir una lista de resultados de ventas o el cálculo de un pago de automóvil.Ej. : Añadir una lista de resultados de ventas o el cálculo de un pago de automóvil. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

12 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Tareas de negocios que se pueden realizar con Excel Representar valores gráficamenteRepresentar valores gráficamente Crear gráficas basadas en los datos de la hoja de cálculo.Crear gráficas basadas en los datos de la hoja de cálculo. Ej. :Crear una gráfica que muestre los gastos mensuales de una Compañía.Ej. :Crear una gráfica que muestre los gastos mensuales de una Compañía. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

13 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Tareas de negocios que se pueden realizar con Excel Generar informesGenerar informes Crear libros de trabajos que combinen información de múltiples hojas de cálculo.Crear libros de trabajos que combinen información de múltiples hojas de cálculo. Ej. :La información del total de ventas proveniente de múltiples tiendas.Ej. :La información del total de ventas proveniente de múltiples tiendas. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

14 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Tareas de negocios que se pueden realizar con Excel Organizar datosOrganizar datos Clasificar datos en orden ascendente o descendente.Clasificar datos en orden ascendente o descendente. Ej.: Ordenar alfabéticamente listas de productos, nombres de clientes, etc.Ej.: Ordenar alfabéticamente listas de productos, nombres de clientes, etc. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

15 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Tareas de negocios que se pueden realizar con Excel Analizar datosAnalizar datos Crear resúmenes de datos listas breves haciendo usod e tablas dinámicas (pivot tables) o Autofiltros.Crear resúmenes de datos listas breves haciendo usod e tablas dinámicas (pivot tables) o Autofiltros. Ej.: Hacer una lista de los 10 clientes principales a base de sus hábitos de gastos.Ej.: Hacer una lista de los 10 clientes principales a base de sus hábitos de gastos. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

16 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Tareas de negocios que se pueden realizar con Excel Crear escenarios hipotéticos de datos “y si”Crear escenarios hipotéticos de datos “y si” Utilizar valores de variables para investigar y probar diferentes resultados.Utilizar valores de variables para investigar y probar diferentes resultados. Ej.: Modificar la tasa de interés o la tarifa de pago de un préstamo y ver como cambia el resultado.Ej.: Modificar la tasa de interés o la tarifa de pago de un préstamo y ver como cambia el resultado. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

17 Conociendo la ventana de Excel 2010 Cuadro de nombre y dirección de la celda actual Barra de Fórmula Pestañas de hojas Apuntador de la celda = celda activa Barra de estado Libro de trabajo abierto

18 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Conociendo la Hoja de Cálculo Ejemplo de una Hoja de Cálculo con una gráfica

19 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Conociendo la ventana de Excel 2010 El cuadro de nombre indica la dirección de la celda activa.El cuadro de nombre indica la dirección de la celda activa. La barra de fórmula permite entrar o editar datos en la hoja de cálculos.La barra de fórmula permite entrar o editar datos en la hoja de cálculos. Una celda es la intersección de una columna y una fila.Una celda es la intersección de una columna y una fila.

20 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Conociendo la ventana de Excel 2007 La barra de estado provee una breve descripción del comando activo o de la tarea en desarrollo.La barra de estado provee una breve descripción del comando activo o de la tarea en desarrollo. Una selección de dos o más celdas, como por ejemplo B5:B14 es llamada un rango o intervalo.Una selección de dos o más celdas, como por ejemplo B5:B14 es llamada un rango o intervalo.

21 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Conociendo la ventana de Excel 2010 Cada celda tiene una localización única, conocida como dirección de la celda.Cada celda tiene una localización única, conocida como dirección de la celda. La dirección de una celda se identifica por sus coordenadas, tales como (A1).La dirección de una celda se identifica por sus coordenadas, tales como (A1). La celda en la cual uno está trabajando se conoce como la celda activa.La celda en la cual uno está trabajando se conoce como la celda activa. Las pestañas de hoja permiten pasar de una hoja a otra del libro de trabajo.Las pestañas de hoja permiten pasar de una hoja a otra del libro de trabajo.

22 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Comprender las fórmulas Las fórmulas son ecuaciones en la hoja de cálculo.Las fórmulas son ecuaciones en la hoja de cálculo. Excel es un programa muy eficaz debido a que los usuarios con cualquier nivel de experiencia matemática pueden realizar cálculos con precisión.Excel es un programa muy eficaz debido a que los usuarios con cualquier nivel de experiencia matemática pueden realizar cálculos con precisión.

23 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Comprender las fórmulas Al crear fórmulas en Excel, es importante:Al crear fórmulas en Excel, es importante: Saber dónde deberían estar las fórmulasSaber dónde deberían estar las fórmulas Las fórmulas de Excel son creadas en la celda donde se visualizan.Las fórmulas de Excel son creadas en la celda donde se visualizan. Saber con exactitud cuáles celdas y operaciones aritméticas son necesariasSaber con exactitud cuáles celdas y operaciones aritméticas son necesarias Hay que pensar primero cuáles celdas estarán involucradas en los cómputos.Hay que pensar primero cuáles celdas estarán involucradas en los cómputos. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

24 Comprender las fórmulas Al crear fórmulas en Excel, es importante:Al crear fórmulas en Excel, es importante: Crear las fórmulas con cuidadoCrear las fórmulas con cuidado Saber lo que pretende conseguir con la fórmula.Saber lo que pretende conseguir con la fórmula. Cualquier error en la fórmula, producirá un resultado inexacto.Cualquier error en la fórmula, producirá un resultado inexacto.

25 Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition Comprender las fórmulas Utilizar referencias de deldas en lugar de valoresUtilizar referencias de deldas en lugar de valores Cada vez que se modifica un valor en una celda, cualquier fórmula que contenga una referencia a ella se actualiza de manera automática.Cada vez que se modifica un valor en una celda, cualquier fórmula que contenga una referencia a ella se actualiza de manera automática. Determinar qué cálculos serán necesariosDeterminar qué cálculos serán necesarios Anticipar que información estadística puede requerirse.Anticipar que información estadística puede requerirse. Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory

26 Comprender las fórmulas La fórmiula aparece en la barra de fórmula Resultado de la fórmula Visualización de una fórmula

27 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Comprender las fórmulas Operadores aritméticos de Excel Operador Propósito Ejemplo Suma Resta Multiplicación División Porciento Exponente + *

28 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Entrando etiquetas y valores y usando autosuma Las etiquetas son entradas que contienen texto e información numérica no empleada en cálculos (títulos).Las etiquetas son entradas que contienen texto e información numérica no empleada en cálculos (títulos). Ayudan a identificar los datos en filas y columnas de la hoja de cálculos.Ayudan a identificar los datos en filas y columnas de la hoja de cálculos. Se deben entrar antes de entrar el resto de la información.Se deben entrar antes de entrar el resto de la información. Los valores son números, fórmulas, y funciones que se pueden usar en cálculos.Los valores son números, fórmulas, y funciones que se pueden usar en cálculos.

29 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Entrando etiquetas y valores y usando autosuma Una función es una fórmula predefinida que permite realizar cálculos complejos.Una función es una fórmula predefinida que permite realizar cálculos complejos. Una función incluye argumentos, que constituyen la información necesaria para realizar los cálculos.Una función incluye argumentos, que constituyen la información necesaria para realizar los cálculos. Si se oprime el botón de autosuma en una celda adyacente a un rango de datos, éstos se sumarán automáticamente.Si se oprime el botón de autosuma en una celda adyacente a un rango de datos, éstos se sumarán automáticamente.

30 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Entrando etiquetas y valores y usando autosuma Celdas incluidas en la fórmula Fórmula Botón de autosuma Crear una fórmula usando el botón de autosuma

31 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Editar las entradas de una celda Se puede cambiar o editar, el contenido de la celda activa en cualquier momento.Se puede cambiar o editar, el contenido de la celda activa en cualquier momento. Para editar el contenido de la celda activa:Para editar el contenido de la celda activa: Hacer doble click en la celda, oHacer doble click en la celda, o Click en la barra de fórmula, oClick en la barra de fórmula, o Comenzar a escribir encimaComenzar a escribir encima Excel cambia al modo de edición cuando se están entrando datos en una celda.Excel cambia al modo de edición cuando se están entrando datos en una celda.

32 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Editar entradas en una celda Celda activa Punto de incersión Indicador de modo Hoja de trabajo en modo de edición

33 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Editar entradas en una celda Common pointers in Excel

34 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Entrando y editando fórmulas simples Las fórmulas siempre comienzan con el signo (=).Las fórmulas siempre comienzan con el signo (=). Ejemplo:Ejemplo: Para calcular la suma de 4 y 5, se escribe la fórmula:Para calcular la suma de 4 y 5, se escribe la fórmula: =4+5 y se oprime enter=4+5 y se oprime enter Para restar el valor que está en la celda A1 del valor que está en la celda A2, escribimos:Para restar el valor que está en la celda A1 del valor que está en la celda A2, escribimos: =A2-A1=A2-A1

35 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Modificar las vistas de la hoja de cálculos Se puede cambiar la forma en que se ve la hoja de cálculo con:Se puede cambiar la forma en que se ve la hoja de cálculo con: Pestaña View en la cinta de opciones.Pestaña View en la cinta de opciones. View buttons en la barra de estatus.View buttons en la barra de estatus. Vista normal (Normal view) muestra la hoja de trabajo, sin incluir el encabezado, notas al calce o herramientas como la regla y el indicador de páginas. (Muestra cómo se verá realmente cuando se imprima).Vista normal (Normal view) muestra la hoja de trabajo, sin incluir el encabezado, notas al calce o herramientas como la regla y el indicador de páginas. (Muestra cómo se verá realmente cuando se imprima).

36 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Modificar las vistas de la hoja de cálculos Page Layout View- Vista de diseño de página – provee una vista más exacta de cómo se verá el documento cuando se imprima.Page Layout View- Vista de diseño de página – provee una vista más exacta de cómo se verá el documento cuando se imprima. Muestra los márgenes de la página, encabezados y notas al calce, regla, etc.Muestra los márgenes de la página, encabezados y notas al calce, regla, etc. Page Break Preview- Vista previa de salto de página – muestra una vista reducida de cada página en la hoja de cálculo, junto con los indicadores de salto de página que puede arrastrar para incluir una mayor o menor cantidad de información en la página.Page Break Preview- Vista previa de salto de página – muestra una vista reducida de cada página en la hoja de cálculo, junto con los indicadores de salto de página que puede arrastrar para incluir una mayor o menor cantidad de información en la página.

37 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Modificar las vistas de la hoja de cálculos Page Layout View- Vista de diseño de página Grupo de vistas de libro Cuadro de texto del encabezado Regla vertical Regla horizontal

38 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Modificar las vistas de la hoja de cálculos Page Break Preview- Vista previa de salto de página El Contorno azul indica el área de impresión Indicador de salto de página inferior.

39 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Escoger opciones de impresión Se puede ver cómo lucirá una hoja al imprimirse usando:Se puede ver cómo lucirá una hoja al imprimirse usando: La pestaña de print layoutLa pestaña de print layout Las líneas entrecortadas indican el área de impresión, o sea, el área que se imprimirá.Las líneas entrecortadas indican el área de impresión, o sea, el área que se imprimirá. Print PreviewPrint Preview Se puede imprimir desde esta vista, oprimiendo el botón de imprimir en la cinta de opciones.Se puede imprimir desde esta vista, oprimiendo el botón de imprimir en la cinta de opciones.

40 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Escoger opciones de impresión Pestaña de Page LayoutPestaña de Page Layout Page Setup groupPage Setup group Print orientation: landscape or portraitPrint orientation: landscape or portrait Scale to Fit groupScale to Fit group Sheet Options groupSheet Options group La caja de diálogo de impresión permite escoger el número de copias, la impresora, etc.La caja de diálogo de impresión permite escoger el número de copias, la impresora, etc.

41 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Escoger opciones de impresión Hoja de cálculo con orientación vertical (Portrait orientation) Page Layout tab La línea punteada rodea el área de impresión. Pestaña de diseño de página

42 Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory Escoger opciones de impresión Hoja de cálculo en vista preliminar (Print Preview) Botón de Imprimir Botón Zoom Botón cerrar vista preliminar