1 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Solución Avanzada de Productividad

2 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Que es Communication Assistant ? ¿Para que utilizas tu PC ?¿Para que utilizar el teléfono? Buscar fichas de clientes Gestionar mis e- mails Compartir información Diseñar páginas web Utilizar mi agenda Escuchar música Realizar llamadas Responder llamadas Utilizar herramientas ofimáticas No lo sé, nadie me ha enseñado…. Unifiquemos la solución! Communication Assistant permite acceder a toda la potencia y flexibilidad que ofrecen la Comunicaciones Unificadas de los sistemas Panasonic.

3 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Comunicaciones Unificadas “En los próximos años, las Comunicaciones Unificadas cambiarán la forma que tenemos actualmente para comunicarnos. El impacto en la productividad, creatividad y colaboración será muy profunda.” Bill Gates The Unified Communications Revolution, Published: June 26, 2006, Bill Gates, Chairman, Microsoft Corporation

4 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN ¿Qué es Communication Assistant ? Communication Assistant Communication Assistant ofrece:  Aplicación telefónica intuitiva basada en “Marcar y Clicar”  Visibilidad en tiempo real de la disponibilidad y presencia de lo usuarios.  Integración con Microsoft Outlook®  Control visual de los mensajes del correo vocal  Herramientas de colaboración y trabajo en grupo  Mucho más Con Communication Assistant, las empresas pueden gestionar sus comunicaciones de una manera sencilla y rápida con solo hacer “Marcar y Clickar”. Comunication Assistant es un software de productividad que ofrece herramientas para mejorar la productividad de la empresa.

5 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Pro Supervisor Basic Express Console Communication Assistant Controlar las llamadas de la empresa Nuevos Usuarios Controlar Grupos de trabajo Usuarios experimentados Suite CA

6 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant – User Modes Communication Assistant presenta 4 funcionalidades distintas dependiendo de las necesidades del usuario. Todas las funcionalidades pueden instalarse con o sin servidor. Communication Assistant Pro Telefonía intuitiva basada en marcar y clickar – funcionalidad completa diseñada para usuarios avanzados. El estatus de presencia se muestra en tiempo real – así como la disponibilidad del contacto. Cambia fácilmente tu estado de presencia a uno por defecto o define un nuevo estado – para una más rápida y efeiciente colaboración. Nota: Presencia es mucho más que un mensaje de ausencia. Communication Assistant Basic- Express Telefonía basada en marcar y clickar – con capacidad limitada y características diseñadas para usuarios básicos. El estado de presencia y la disponibilidad de los usuarios sólo se muestra al clickar (el estado del teléfono y los iconos de presencia aparecen en gris) Lista de contactos e histórico de llamadas limitados: 10 contactos 10 llamadas en memoria

7 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant – Modos de Usuario Communication Assistant Supervisor Dirigida a equipos de supervisores que monitorizan en tiempo real la actividad telefónica de un grupo de usuarios.. Gestiona informes de la actividad telefónica de los grupos, total llamadas entrantes, tiempo medio de llamada en espera, llamadas desbordadas o llamadas perdidas. El Supervisor del sistema puede realizar escuchas silenciosas, tomar el control de una llamada o realizar una conferencia con cualquier usuario del grupo si se requiere. Communication Assistant Operator Console Aplicación telefónica intuitiva. Permite “Marcar y clickar). Es posible gestionar varias llamadas simultáneas optimizando la productividad de los usuarios. La aplicación permite utilizar la opción Arrastrar y pegar para transferir llamada. No es necesario recordar menús de transferencia y se aumenta la rapidez en la gestión. Todas las llamadas entrantes puedes ser atendidas y gestionadas eficientemente.

8 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant – Servidor Server-less para Pymes Diseñado para facilitar la instalación y el mantenimiento. Communication Assistant puede ser instalado sin ningún servidor adicional lo que lo convierte en la solución ideal para una pyme. CA Server proporciona funcionalidades avanzadas Communication Assistant Server proporciona funcionalidades avanzadas como:  Soporta hasta 256 usuarios  Instalación Multi-sede (Hasta 8 sedes)  Utilizar la lista común de contactos del CA Server  Soporta Thin Client Fácil de usar Fácil de implantar Fácil de administrar Bajo coste

9 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN COMMUNICATION ASSISTANT Prestaciones Principales Suite Intuitiva de Soluciones Unificadas

10 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Pro Aplicación telefónica intuitiva. “Marcar y Clickar” Control de presencia de los usuarios en tiempo real. El interface Gráfico permite la instalación y uso en cualquier PC.. Cambiar el estado de los desvíos simplemente con un click del ratón. Los usuarios pueden almacenar sus propios contactos y ver el estado de los mismos. Elegir como comunicar con los contactos con opciones como correo vocal, e-mail, etc CA Pro se integra con las aplicaciones de Windows ofreciendo un interface de uso intuitivo

11 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant – Basic Express Communication Assistant Express es una herramienta de productividad con algunas de sus funciones limitadas El control de presencia de usuarios es solo mostrado cuando se hace click sobre el contacto (El control de presencia y estado del teléfono aparecen en gris en la pantalla principal. Número de contactos limitado a 10 Histórico de llamadas limitado a 10 CA Basic Express se instala gratuitamente para todos los usuarios (Máximo 128 licencias)

12 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Popup para llamadas entrantes Los usuarios pueden seleccionar dos tipos de pop-up para llamadas entrantes. Pop-up estándar para contestar o redireccionar la llamada. Pequeño Pop-up cercano a la barra de tareas que informa al usuario de la llamada entrante. Los contactos pueden ser asociados a un fichero y/o una cámara IP para que se abra un documento o una imagen cuando se llama al contacto.

13 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Chat Con Communication Assistant – Se puede iniciar una sesión de chat (Mensajería instantánea)– para hacer una consulta rápida. Durante un Chat se puede llamar al usuario con el que se Chatea con un solo clic. Los usuarios puede incluso iniciar un “Retro Chat”- En caso de que el usuario no esté disponible. Podemos comunicar con los usuarios del sistema mientras están hablando por teléfono

14 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Integration con Microsoft® Outlook® Communication Assistant se integra con Microsoft® Outlook® permitiendo a los usuarios usar los contactos de Outlook y recibir pop-up de las llamadas entrantes. Note: Outlook Toolbar no está disponible en entornos Thin Client Comunicaciones unificadas en una interfaz gráfica ampliamente conocida.

15 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Integrada con las principales aplicaciones ofimáticas Communication Assistant permite integrar las principales aplicaciones ofimáticas disponibles en el mercado de forma fácil y sencilla. Por ejemplo, marcar un número de teléfono directamente desde Work Excel, una página web, etc, utilizando la función Copiar y Llamar. Los usuarios pueden también programar una tecla (Por ejemplo F8) para poder marcar automáticamente un número de teléfono seleccionado en la aplicación. Se puede marcar un número de teléfono rápidamente ahorrando tiempo y aumentando la productividad.

16 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Módulo VM Assistant Communication Assistant dispone del asistente de mensajería Unificada para el correo vocal que permite administrar y escuchar los mensajes de voz desde el PC como si fueran mensajes de e-mail desde cualquier PC y desde cualquier lugar. Note: Opcional KX-TVM50 / KX-TVM200 requerido Desde cualquier lugar y en cualquier momento es posible acceder a los mensajes de voz del correo vocal. Existe el botón de colgar en el Voice mail Assistant que permite controlar la llamada desde el interface del correo Vocal.

17 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant IP Soft phone Con IP Soft phone, trabajar fuera de la oficina ya no significa estar desconectado de los compañeros. El Communication Assistant IP Soft phone proporciona conexión a la oficina utilizando la red IP a través de una Red Privada Virtual (VPN) Conectado en cualquier momento y en cualquier lugar utilizando comunicaciones IP. Note: IP Softphone no está disponible en entornos Thin Client

18 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Utilizar grupos ICD Para los agentes de Call centre informales, los usuarios del CA Pro pueden hacer log-in/log- out (Registrarse o darse de baja) de grupos ICD. Además de todas las funciones del CA Pro, éste permite al agente acceder a las siguientes funciones: Visualizar todos los grupos ICD de los que son agentes y Registrarse o darse de baja de todos simultáneamente. Registrarse o darse de baja de un grupo seleccionado al cual pertenece el agente. Activar / Desactivar el estado de pausa del agente después de una llamada. Note: ICD = “Incoming Call Distribution” Con CA Pro se potencia el uso de grupos de agentes debido a su sencillez y facilidad de uso.

19 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN CA Pro versus CA Basic Express CA ProCA Basic Express Control de la intuitivo de la llamada con un simple “Marcar y clickar”SI Fácil programación de un Desvío / No MolestenSI Marcar desde una lista de contactos SI Recepción de avisos de llamadas perdidasSI Aviso de llamada en espera /AccesoSI Ver, buscar y ordenar histórico de llamadasSI Voice Mail Assistant para gestión de mensajes de voz en formato de email (requiere de un TVM) SI Grabación de llamadas (Requiere TVM)SI Integración con Microsoft OutlookSI Cámara IP & integración con portero automáticoSI Chat (Mensajería instantánea) entre usuariosSI Ver estado de presencia & Estado del teléfono, mensajes de ausenciaSI NO Se debe clickar Acceso a Grupos de entrada de llamadas por departamentos o enrutamiento de llamadas. SINO Integración CRM (Bases de datos integradas a través de TAPI)SINO

20 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN COMMUNICATION ASSISTANT CONSOLE - FUNCIONALIDADES Suite Intuitiva de Soluciones Unificadas

21 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Controla tus oportunidades Una solución eficaz para gestionar la recepción de llamadas utilizando un ordenador basado en Windows. Communication Assistant Console La interfaz utiliza arrastrar y soltar con lo que se evita recordar menús de navegación. Interfaz intuitiva que permite un control simple de las llamadas. Todas las llamadas entrantes pueden ser gestionadas (transferidas, redireccionadas) fácilmente.

22 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Realizar Chat con otros usuarios CA Console incorpora la misma función de chat que el CA, permitiendo a la operadora del sistema informar a los empleados de las llamadas en espera. El aparcado de llamadas permite que las llamadas se mantengan en espera para ser transferidas a extensiones del sistema con un simple arrastrar y soltar. Communication Assistant Console

23 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Console Controlar el tráfico de llamadas CA Console ofrece una completa interfaz con todas las opciones posibles para un buena gestión de las llamadas entrantes. Transferir, aparcar y enviar llamadas al correo vocal. Gestionar todas las llamadas y asegurarse de que ninguna queda sin ser atendida.

24 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Console Control de la extensión Los usuarios del CA Console pueden cambiar la configuración de las extensiones: Programar desvíos y No molesten. Programar despertadores en las extensiones. Programar mensajes de ausencia. Bloquear la extensión para evitar llamadas no autorizadas. Centraliza el control de las extensiones mejorando los procesos de las llamadas para todos los usuarios.

25 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Console Es posible escribir una nota para identificar una llamada o acción en particular y poder rellamar al interlocutor desde la ventana de historial. Accediendo a la ventana de historial, la operadora puede consultar estas notas. Marque las llamadas y asegúrese que los mensajes de los clientes son contestados o dirigidos a la persona correcta Escribe una nota en el historial de llamadas El usuario del CA Console puede además añadir a la marcación del sistema números desde la ventana historial.

26 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN COMMUNICATION ASSISTANT SUPERVISOR - GENERALIDADES Suite Intuitiva de Soluciones Unificadas

27 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant – Supervisor Los Supervisores pueden escuchar, controlar o establecer conferencia sobre cualquiera de los agentes de su grupo. Los Supervisores de equipo pueden monitorizar en tiempo real las actividades de los agentes de su grupo. Acceso a informes de llamadas del grupo para el total de llamadas entrantes, tiempo medio de espera, llamadas desbordadas o llamadas perdidas. Funcionalidades de Contact center sin necesidad de adquirir un software ACD de otro fabricante.

28 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant – Supervisor CA Supervisor con funciones para Call Center informal Operaciones únicas del CA Supervisor Además de los funciones de productividad del Communication Assistant, e.j.; Chat, mensaje de ausencia, el CA Supervisor dispone de estas otras funciones: Registro / Baja : Los supervisores pueden cambiar el estado de registro en el grupo para los agentes directamente desde la lista de contactos CA Supervisor puede : Escuchar (secretamente) Conferencia (ignorar ocupado) Controlar cualquier llamada

29 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN COMMUNICATION ASSISTANT SERVER- GENERALIDADES Suite Intuitiva de Soluciones Unificadas

30 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Server Integración de las plataformas Panasonic Communications También está disponible Aplicación Servidor opcional Aumenta la capacidad hasta 256 de usuarios CA Funcionamiento Multi-Sede (hasta 8 sedes) Registro de llamadas perdidas (cuando el PC cliente está apagado) Lista de contactos común Disponible en entornos Thin Client Funciones accesibles vía web con CA Web Manager CA ofrece una solución escalable para conseguir cubrir las necesidades de los entornos de negocio modernos

31 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Server Las personas de administración de la empresa pueden utilizar el entorno Web Manager para configurar el Servidor CA Los contactos comunes pueden ser añadidos/modificados bajo el perfil de usuario definido en el Servidor CA. Adicionalmente es posible administrar ciertos parámetros de la centralita desde el Servidor. El sistema también puede generar registros de funcionamiento del servidor así como enviar e-mails en diferentes horarios predefinidos.

32 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Server Sede 1 - LondonSede 2 - BarnaSede 3 - Lyon Es posible interconectar hasta 8 sedes separadas Permite al usuario CA o CA Console en cada sede poder visualizar la presencia y la disponibilidad de otros usuarios en la red. Permite funcionalidades de “marcar y clickar” entre sedes para transferir llamadas de clientes simplemente con un click de ratón. Entornos de interconexión requieren que cada Centralita esté conectada a un Servidor CA.

33 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Server Se requiere que los usuarios de CA accedan a un Servidor CA en particular desde la ventana principal. El usuario CA puede seleccionar la “Ubicación” de los otros usuarios CA con los que quiere contactar – y entonces visualizar todos los usuarios de dicha ubicación – o hacer click en ellos para llamarlos y establecer una conversación. Interconexión Servidor CA CA ofrece control total a los usuarios a través de múltiples sedes interconectadas dotando así de una mayor productividad a todos los usuarios de la compañía

34 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN COMMUNICATION ASSISTANT MEJORANDO LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Suite Intuitiva de Soluciones Unificadas

35 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant in Action Oficina Recepción Fabricación Help desks

36 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN CA en acción CA en una PYME NCP Financial es una pequeña empresa de dedicada a realizar gestiones laborales. Dispone de una recepcionista central, 8 colaboradores cada uno con su propia oficina y otra oficina de soporte con 5 administrativos. Por la naturaleza del negocio los agentes a menudo consultan atienden a los clientes en sus oficinas o los visitan personalmente.

37 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN CA en acción Equipo de soporte Colaboradores Recepcionista En esta situación, los colaboradores están equipados con CA Pro, el equipo de soporte con CA Basic Express y la recepcionista con CA Console.

38 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN CA en acción Equipo de soporte Colaboradores Recepcionista Una llamada llega para uno de los colaboradores. Ana, la recepcionista, puede ver en su CA Console que el estado de presencia establecido es “No molestar” Sabiendo que el colaborador, utilizando CA, verá el histórico de llamadas transferidas, Ana transfiere la llamada, la cual es desviada al miembro del equipo de soporte apropiado. Un simple click del ratón beneficia al cliente

39 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN CA en acción Uno de los miembros del equipo de soporte debe contactar con una serie de clientes para asesorarles. La lista está en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Usando la función ‘Copiar y llamar’, mediante la combinación de teclas (Shift+Ctrl+Z), puede llamar a cada cliente. CA tiene en cuenta a los números que empieza con +34 e incluso marca el número indicado para conseguir la línea exterior. 9, 01234 562343 CA aumenta la productividad empresarial

40 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN An important call is received by Mandy, the central receptionist. The information she gathers needs to be immediately discussed. However the people required to take place in this discussion are not at their desks. Three members of the required team are having a meeting. Mandy uses the chat function of CA, and a message is sent to the screen of the laptop of the user concerned to call as soon as possible. Finally a key member of the discussion is working at an office overseas. By using the hotels IP connection, he is able to use the IP softphone to access the conference. Otro miembro está usando su portátil lejos del escritorio, aunque está disponible vía teléfono móvil. Chequeando su estado de presencia con CA, Ana puede ver que éste es el método de contacto más apropiado. Así lo hace y se inicia la teleconferencia. CA en acción CA trabaja para mejorar la eficiencia operacional de la empresa

41 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN CA en acción CA en una pequeña unidad de producción Quesos Solano es un pequeña fábrica que produce una gama de productos de alimentación. Posee un área de producción con algunas oficinas pequeñas. Los jefes y los empleados a menudo no se encuentran en sus mesas, a veces están en la zona de producción y otras en la oficina central. Usando CA, todo el mundo puede desviar sus llamadas al DECT, teléfono móvil o buzón de voz y estar siempre en contacto.

42 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN CA en acción El enrutado de llamadas en función del estado de presencia permite recibir llamadas ‘A cualquier hora, en cualquier lugar’

43 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN CA en acción CA en un escenario “Help Desk” Una compañía de software gestiona un help desk que proporciona soporte de sus productos. Utilizan CA Supervisor para asegurarse de que todas las llamadas son enrutadas correctamente y monitorizan remotamente la calidad de cada llamada efectuada. El CA Supervisor permite que un jefe de equipo supervise la llamada utilizando un intuitivo interface.

44 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN CA in Action CA en un escenario “Help Desk” El uso de grupos ICD junto con CA Supervisor ofrece una solución sencilla para pequeños “help desk”. El enrutamiento efectivo de las llamadas maximiza la productividad y eficiencia de los agentes.

45 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN CA en Acción CA en un escenario “Help Desk” Los supervisores pueden monitorizar grandes volúmenes de llamadas, dar de alta un agente y unirse a grupos ICD remotamente, si la llamada lo requiere. Controla los recursos permitiendo máxima productividad y uso para tus empleados

46 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Communication Assistant Visibilidad completa e inmediata de toda la plantilla / recursos y la mejor manera de contactarlos. Productividad empresarial mejorada Entrega inmediata de los mensajes al dispositivo y sistema apropiado, donde quiera que estés. Eficacia incrementada Siempre recibirás tus mensajes. Negocio siempre disponible Todas las aplicaciones más usuales representadas en la pantalla de tu PC o teléfono móvil. Eficiencia operacional mejorada Fácil de instalar, fácil de mantener, fácil de utilizar y ajustada a tu presupuesto. La solución correcta

47 Communication Assistant v2.0 - Noviembre 2009 TODAS LAS LLAMADAS IMPORTAN Muchas gracias