1 Cómo hacer Presentaciones Exitosas Profesor Alejandro Covacevich
2 DEFINICIÓN: Una PRESENTACIÓN es una instancia en la que una o más personas enfrentan a un grupo para hacerles llegar un mensaje. Se espera que el grupo concentre su atención… …en el o los expositores y en el material (gráficos, pruebas, ideas globales, etc.) que éstos presentan.
3 I Defina los objetivos
4 Objetivo Genérico de una presentación: 1. Trasmitir un mensaje a un grupo 2. Establecer un diálogo bilateral con: - Aclaración de dudas - Intercambio de ideas - Manifestación de inquietudes “Salvo excepciones no se espera que en una presentación se tomen decisiones: muchas veces es el primer contacto del grupo con la concepción del expositor”
5 Objetivos específicos ¿Qué efecto le interesa obtener del público ? Persuadir Deliberar Dar feedback Venderse a sí mismo Vender Sólo informar Entregar un diagnóstico, sugerencia o recomendación
6 SÓLO INFORMAR
7 ENTREGAR UN DIAGNÓSTICO, SUGERENCIA O RECOMENDACIÓN
8 PERSUADIR
9 DELIBERAR
10 DAR FEEDBACK
11 VENDER
12 VENDERSE A USTED MISMO
13 Ejemplos Persuadir a los asistentes de que algo se puede hacer mejor que como se está haciendo. Explicar a los asistentes acerca de una amenaza, oportunidad, debilidad o fortaleza de la cuál no se habían dado cuenta Entregar un diagnóstico acerca de las condiciones de seguridad laboral Exponer o Rendir Cuentas acerca de un trabajo efectuado, y/o de sus efectos Justificar una petición de mejora laboral Informar acerca de una nueva política o reglamento y sus causas
14 Recomendaciones importantes: “No mezclar objetivos disímiles. Hay que dejar que la gente madure cada idea”
15 ¿La presentación es realmente el mecanismo más adecuado para transferir el mensaje? Resuélvalo ahora, antes de continuar Reunión múltipleReunión bipersonal Algunas alternativas:
16 II Planifique
17 Interiorícese acerca de su audiencia: Si el tema va resultar polémico o estoy tratando de romper un paradigma, ¿voy a obtener resistencia, o voy a obtener apoyo de la mayoría? Qué opinión tienen de mí. ¿Puedo usar un lenguaje coloquial? ¿Puedo usar expresiones “no muy académicas”? ¿Debo ser totalmente formal? ¿Puedo salirme del libreto o romper el protocolo? ¿Cuánto saben acerca del tema del que voy a hablar? ¿Sé, realmente, más que ellos?
18 Introducción Breve Presentación del expositor Si es un grupo, presentar a todos Síntesis Propósito Exposición del problema No hay una norma para las etapas de una presentación. Estas dependen del tema, la audiencia y el tiempo asignado. Solución Propuesta Conclusiones o Reflexiones Ejemplo:
19 III Construya el apoyo visual
20 Las palabras y las imágenes juntas son seis veces más eficaces que las palabras solas. Apóyese en gráficos, diagramas, planos, etc.
21 B Si No - 60 A A 0,3 0,7 Gana Pierde B B G G P P G P 0,3 0,7 * 0,25 * 0,75 * 0,25 * 0,75 * * 700 0 0 500 640 0 160 375 175 0 150 0 VE(No) = 150 160,5 122,5 VE(Si) = 223 Desarrolle los diagramas paso a paso a medida que los explica Ejemplo: Árbol de Decisiones
22 Agregue distractores visuales pero que no desvinculen al público del tema. Si -por ejemplo- está hablando del transporte urbano…
23 No utilice diagramas enredados
24 Salvo excepciones, no exponga más de 5 ideas en una diapositiva: 1.Producción de la leche 2.Apoyo logístico a los productores 3.Fertilizantes 4.Transporte al Centro de Acopio 5.Control de calidad 6.Transporte a la Planta 7.Filtrado 8.Pasteurización 9.Clarificación 10.Distribución 11. Marketing del producto 12. Centros de Consumo 13. Distribución 14. Flujo de Caja de los próximos 3 meses 15. Nuevas inversiones 16. Nuevos productos
25 No llene la pantalla de texto.
26 Asegúrese de que lo que está escrito se pueda leer desde lejos
27 IV Prepárse
28 MENTALÍCESE
29 Si se siente nervioso, asúmalo y enfréntelo, no trate de relajarse por cualquier medio. El Pánico escénico
30 V Ejecute
31 Al principio de la exposición plantee clara y convencidamente cuál es su propósito. “Voy a demostrar que la política de descuentos es inadecuada” “Voy a dar cuenta del trabajo de desarrollo que hemos efectuado en la compañía X y de cómo éste ha producido grandes beneficios estratégicos” “Voy a explicar cómo a través de sencillas medidas se puede reducir sustancialmente los costos variables de la compañía”
32 Establezca contacto visual con cada uno, y – si es posible- llámelos por sus nombres. Evite dirigirse sólo a uno aunque su mirada sea más atractiva.
33 “Si Ud. Desea algo más que sólo impresionar a su público, trate de que le entiendan lo que dice”. No use lenguaje pretencioso. “El método DARTS comienza con la derivación de los niveles 0 y 1 de los DFD. Además el analista debe usar el correspondiente DFC y la especificación de control (CSPEC), el diagrama de transición de estado para representar el comportamiento del sistema y la especificación PSPEC. Estos DFDs no hacen referencia explícita a la naturaleza del tiempo real del SCTA o a las diferentes tareas que se requieren para implementar SCTA”
34 Anticípese a los posibles malos entendidos
35 “No entre en debates y si puede… …limite los debates entre los miembros de su audiencia”
36 “Pero si se ve que en la primera no hay mayor interés, no insistir” “Si un tema da para mucho rato (más de dos horas) plantearlo en más de una reunión”.
37 …no se ría antes de que los demás lo hagan.” “De vez en cuando, recurrir al sentido del humor hace el ambiente más grato, pero…
38 VI Responda
39 “Escuche a todos …. especialmente si no están de acuerdo con Usted.” (1)
40 Ronda de Preguntas Si no entiende una pregunta de inmediato, trate de interpretarla antes de pedir que se la repitan. Luego, dé su interpretación, y contra-pregunte si es correcta. Si sabe la respuesta, déla. Si la pregunta tiene más de una respuesta correcta, aclara ese hecho antes de responder. Si no sabe la respuesta, dé una referencia de dónde encontrarla. Si no tiene referencias, comprométase a averiguarlo. Si la pregunta abre un punto de vista interesante y que Ud. no había considerado, dígalo y felicite a su autor. Nunca se corra por la tangente ni intente engrupir a su público..
41 FIN