1 COMPONENTE II REVISIÓN DEL MARCO INSTITUCIONAL DEL PROGRAMA DE ASOCIACIÓN PÚBLICO PRIVADA APP EN IIRSA FASE I D I A G N Ó S T I C O NOVIEMBRE 2008 AFH consultores y asociados, S.C.

2 1.INTRODUCCIÓN 2.OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO 3.MÉTODO DE TRABAJO 4.DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS 4.3 PROCESOS 4.4 MEDIOS FÍSICOS 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 5.- ANÁLISIS DOFA 6.- CONCLUSIONES Í N D I C E AFH consultores y asociados, S.C.

3 1.INTRODUCCIÓN 2.OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO 3.MÉTODO DE TRABAJO 4.DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS 4.3 PROCESOS 4.4 MEDIOS FÍSICOS 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 5.- ANÁLISIS DOFA 6.- CONCLUSIONES AFH consultores y asociados, S.C.

4 1. INTRODUCCIÓN ORGANIZACIÓN PLANEACIÓN OPERACIÓN MEJORA Objetivos Estructura Trabajo en Equipo Control Procesos Funcionales Entorno Áreas Operativas Análisis DOFA Instalaciones DIAGNÓSTICO AFH consultores y asociados, S.C.

5 1.INTRODUCCIÓN 2.OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO 3.MÉTODO DE TRABAJO 4.DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS 4.3 PROCESOS 4.4 MEDIOS FÍSICOS 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 5.- ANÁLISIS DOFA 6.- CONCLUSIONES AFH consultores y asociados, S.C.

6 2. OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO COMPONENTE II FASE I: Diagnóstico COMPONENTE II FASE II: Recomendaciones COMPONENTE I Revisión del Marco Regulatorio del Programa APP COMPONENTE III Identificación y Revisión de Proyectos y Políticas Sectoriales del Programa APP PROBLEMAS / NECESIDADES: Planeación Estratégica y Formulación de Políticas Novedosas Procesos de Licitación, Contratación y Ejecución Capacidad de Gestión Duplicidad de Funciones Funciones de Vigilancia, Supervisión y Control Definición de la Regulación del Sector Renegociación de Concesiones de Transporte Tratamiento de Temas Especiales OBJETIVOS Revisar: MARCO INSTITUCIONAL PRÁCTICAS OPERATIVAS ESTRUCTURA FUNCIONAL AFH consultores y asociados, S.C.

7 2. OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO IDENTIFICAR METAS ORIGINALMENTE PLANTEADAS ESTRATEGIAS Y PROCEDIMIENTOS VIABLES BARRERAS ESTRUCTURACIÓN PLANEACIÓN CONTRATACIÓN EJECUCIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS AFH consultores y asociados, S.C.

8 1.INTRODUCCIÓN 2.OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO 3.MÉTODO DE TRABAJO 4.DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS 4.3 PROCESOS 4.4 MEDIOS FÍSICOS 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 5.- ANÁLISIS DOFA 6.- CONCLUSIONES AFH consultores y asociados, S.C.

9 3. MÉTODO DE TRABAJO Entrevistas Convivencia en el INCO Observación de Áreas de Trabajo Revisión de la Operación por Área Visita de Instalaciones Físicas DURANTE VISITA Solicitud y Revisión de Papelería y Documentos Solicitud y Recepción de Documentos Revisión Información Sitios Internet Discusión y Análisis con Equipo Consultores Componentes I y III Reuniones de Planeación y Estrategia Análisis Informe para Revisión por Cliente Comité de Consultores Conclusiones PREVIO VISITA POSTERIOR VISITA TALLER AFH consultores y asociados, S.C.

10 1.INTRODUCCIÓN 2.OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO 3.MÉTODO DE TRABAJO 4.DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS 4.3 PROCESOS 4.4 MEDIOS FÍSICOS 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 5.- ANÁLISIS DOFA 6.- CONCLUSIONES AFH consultores y asociados, S.C.

11 PLANEACIÓN OBJETIVOS INDICADORES VISIÓN MISIÓN 4. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN DEBER SER: AFH consultores y asociados, S.C.

12 4. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN SITUACIÓN REAL MISIÓN Lograr el Desarrollo Integrado de Infraestructura de Transporte de Colombia a través de la Vinculación del Capital Privado VISIÓN Ser una Entidad de Clase Mundial, con un Equipo Reconocido por su Transparencia, Alta Capacidad Técnica, Productividad y Servicio al Cliente REACCIÓN A LA OPERACIÓN Contribuir al Desarrollo de la Competitividad del País a través de Proyectos de Concesión que Garanticen la Conectividad Intermodal y Optimización de los Costos de Transporte. Alcanzar Altos Niveles de Calidad en la Infraestructura NO hay Indicadores AFH consultores y asociados, S.C.

13 4. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA DESCRIPCIÓN ESTRUCTURA RECURSOS HUMANOS METODOLOGÍA DE PRESENTACIÓN DE PROYECTOS COMUNICACIÓN MEDIOS FISICOS ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES ANÁLISIS DOFA

14 1.INTRODUCCIÓN 2.OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO 3.MÉTODO DE TRABAJO 4.DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS 4.3 PROCESOS 4.4 MEDIOS FÍSICOS 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 5.- ANÁLISIS DOFA 6.- CONCLUSIONES AFH consultores y asociados, S.C.

15 4. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS ORGANIGRAMA ORIGINAL El Diseño Organizacional se conceptualizó alrededor de tres tipos de PROCESOS: ( 1 ) MISIONALES ( 2 ) COMUNES ( 3 ) APOYO ADMINISTRATIVO AFH consultores y asociados, S.C. -- Director Estructuración y Adjudicación Gestión Contractual Evaluación Apoyo Misional Apoyo Administrativo Consejo Directivo Comité Planeación Estudio BoozAllen Hamilton Director Estructuración y Adjudicación Gestión Contractual Evaluación Apoyo Misional Apoyo Administrativo Consejo Directivo Comité Planeación

16 4. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS ORGANIGRAMA ‘FORMAL’ (ACTUAL) AFH consultores y asociados, S.C.

17 4. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS ORGANIGRAMA ‘REAL’ ( ACTUAL ) AFH consultores y asociados, S.C.

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19 4. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS SITUACIÓN RECURSOS HUMANOS RECURSOS HUMANOS Descripción Oficial de Puestos difícil de entender y aplicar Falta de Indicadores de Desempeño Desigualdad Planta / Asesores Enfoque Operativo de los Puestos de Dirección AFH consultores y asociados, S.C.

20 1.INTRODUCCIÓN 2.OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO 3.MÉTODO DE TRABAJO 4.DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS 4.3 PROCESOS 4.4 MEDIOS FÍSICOS 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 5.- ANÁLISIS DOFA 6.- CONCLUSIONES AFH consultores y asociados, S.C.

21 4. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.3 PROCESOS El INCO carece de una Metodología de Elaboración, Estructuración y Jerarquización de Proyectos Estricta Incentiva al Concesionario a buscar Renegociar. El Concesionario tiene muchos Grados de Libertad para obtener Ventajas en dichas Renegociaciones Se complica el trabajo del Supervisor y de las Entidades Gubernamentales involucradas Cada caso requiere la creación de un nuevo Marco de Referencia AFH consultores y asociados, S.C.

22 4. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.3 PROCESOS Insuficiencia en Formatos Preestablecidos para Comunicación Interna Complica el trabajo de Informar ó Reportar (Interna / Externa) Predomina la Comunicación Informal AFH consultores y asociados, S.C.

23 1.INTRODUCCIÓN 2.OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO 3.MÉTODO DE TRABAJO 4.DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS 4.3 PROCESOS 4.4 MEDIOS FÍSICOS 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 5.- ANÁLISIS DOFA 6.- CONCLUSIONES AFH consultores y asociados, S.C.

24 4. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.4 MEDIOS FÍSICOS ÁREAS DE TRABAJO INSUFICIENTES CARENCIA DE PRIVACIDAD DETERIORO FÍSICO I N S T A L A C I O N E S I N A D E C U A D A S INTERFERENCIAS A LA COMUNICACIÓN DIFICULTA MANEJO Y CONFIDENCIALIDAD DE INFORMACIÓN DETERIORO DE IMAGEN ANTE TERCEROS CONCEPTO DE TEMPORALIDAD DESMOTIVACIÓN DEL PERSONAL EQUIPO DE CÓMPUTO INSUFICIENTE ‘LAYOUT’ LINEAL INADECUADO CONTRASTE DE INSTALACIONES VS. M.deT. TIPO OFICINA NO CORRELACIONADA CON NIVEL FALTA ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO LAS OFICINAS SON ACTORES DIRECTOS EN LA MOTIVACIÓN DEL PERSONAL, GENERANDO ACTITUDES POSITIVAS Ó NEGATIVAS AFECTA LA PRODUCTIVIDAD AFH consultores y asociados, S.C. CARENCIA DE ‘STATUS’ CONFORME A JERARQUÍA DE PUESTOS FALTA SOFTWARE ESPECIALIZADO

25 1.INTRODUCCIÓN 2.OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO 3.MÉTODO DE TRABAJO 4.DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS 4.3 PROCESOS 4.4 MEDIOS FÍSICOS 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 5.- ANÁLISIS DOFA 6.- CONCLUSIONES AFH consultores y asociados, S.C.

26 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 4. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE MINISTERIO DE TRANSPORTE MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO INVÍAS C O N C E S I O N A R I O S INCO Dependencia: Permisos Ambientales Autoridad: Aplicación Ley Ambiental Dependencia: Normativas Autoridad: Línea de Poder del Ejecutivo Dependencia: Recursos Autoridad: Autorizaciones vía CONPES Dependencia: Normativa Autoridad: Autorizaciones vía CONPES Dependencia: Técnica Relación asimétrica por concentración de Poder Económico y Político en las Concesiones El Tiempo juega a favor de las Concesiones y el INCO depende de muchas Contrapartes para Negociar El INCO y las Otras Dependencias tienen diferentes Agendas y Prioridades ofreciendo un Frente fragmentado en las Negociaciones con el Concesionario AFH consultores y asociados, S.C.

27 1.INTRODUCCIÓN 2.OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO 3.MÉTODO DE TRABAJO 4.DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS 4.3 PROCESOS 4.4 MEDIOS FÍSICOS 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 5.- ANÁLISIS DOFA 6.- CONCLUSIONES AFH consultores y asociados, S.C.

28 5. ANÁLISIS ‘DOFA’ F O R T A L E Z A S: El cargo institucional Posicionamiento en los sectores carretero, ferroviario y portuario como la figura aceptada para asignar concesiones. El INCO cuenta con la legitimidad de la asignación por ley de sus funciones. D E B I L I D A D E S: Debilidad de negociación frente a concesionarios Poca antigüedad del personal dentro del INCO. Cambios frecuentes de Gerente General AFH consultores y asociados, S.C.

29 OPORTUNIDADES: Re-posicionamiento como factor de desarrollo Si se genera una operación eficiente, el INCO puede convertirse en un auténtico factor de desarrollo social y económico. AMENAZAS: Pérdida de credibilidad Desalienta la inversión privada en Concesiones Desbordamiento de presiones sociales que amenacen el desarrollo de los Proyectos 5. ANÁLISIS ‘DOFA’ AFH consultores y asociados, S.C.

30 1.INTRODUCCIÓN 2.OBJETIVOS DE LA COMPONENTE II : FASE I – DIAGNÓSTICO 3.MÉTODO DE TRABAJO 4.DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 4.1 ENTENDIMIENTO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 4.2 ESTRUCTURA Y RECURSOS HUMANOS 4.3 PROCESOS 4.4 MEDIOS FÍSICOS 4.5 ENTORNO E INTERRELACIÓN CON OTROS ACTORES 5.- ANÁLISIS DOFA 6.- CONCLUSIONES AFH consultores y asociados, S.C.

31 6. C O N C L U S I O N E S Necesidad de definición de jerarquías e influencias operativas en el organigrama real. Carencia de un procedimiento de presentación de proyectos. La complicación en la operación por las “renegociaciones”. Carencia de un Manual Operativo práctico. AFH consultores y asociados, S.C.

32 COMPONENTE II REVISIÓN DEL MARCO INSTITUCIONAL DEL PROGRAMA DE ASOCIACIÓN PÚBLICO PRIVADA APP EN IIRSA FASE II PROPUESTAS NOVIEMBRE 2008 AFH consultores y asociados, S.C.

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34 Resumen del Diagnóstico Problemas Estructurales Problemas de Recursos Humanos Problemas de Relaciones Externas Problemas de Alineamiento Misional

35 Propuestas Mejoras Internas Refuerzo a Recursos Humanos Ajustes a la Estructura Mejoras Operativas Mejoras al aprovechamiento de las Interventorías Mejoras Externas Relaciones con otros Actores Mejoras al Marco Jurídico

36 Propuestas Capacitación Focalizada Modificación al Estatuto Contractual Temporal Creación de Grupos de Análisis Refuerzo a Recursos Humanos

37 Propuestas Creación de una instancia operativa-integradora Ajuste a la capacidad de negociación en la Organización Ajustes a la Estructura

38 Propuestas Canales de comunicación Manuales Operativos Prácticos Apoyo Material Mejoras Operativas

39 Propuestas Homologación de los Servicios Perfil de las Interventorías Relación contractual con el INCO Transferencia de Conocimientos Aprovecha- miento de Interventorías

40 Propuestas Estrategia para el cambio de visión en las relaciones con los actores externos Relaciones con Actores Externos

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42 Propuestas Requisitos para ser Gerente del INCO Facultad de proponer proyectos a realizar como APP Evaluar la viabilidad de proyectos encomendados y formular propuestas Modificaciones a las funciones de algunas áreas del INCO (Decreto 1800) Derogar la facultad del INVIAS de aprobar proyectos APP Mejoras al Marco Jurídico

43 BOGOTÁ COLOMBIA NOVIEMBRE 2008