1 Compras, Cuentas por Pagar y DesembolsosEstado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Alex A. Pérez Román Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 2 de mayo de 2008 Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA

2 Introducción y objetivosProveer información sobre: Propósito de la auditoría de compras del Gobierno Reglamentación aplicable Personas autorizadas a comprar Procesos relacionados

3 Reglamentación Aplicable al Proceso de ComprasLeyes Código de Ética para Contratistas, Suplidores y Proveedores de Bienes y Servicios (Ley Núm. 84 del 18 de junio de 2002) Registro Único de Licitadores (Ley Núm. 85 del 18 de junio de 2002) Código Penal de Puerto Rico Órdenes Ejecutivas Reglamentos Administración de Servicios Generales Reglamentación Interna

4 Cont. Reglamentación AplicableCartas Circulares Administración de Servicios Generales Departamento de Hacienda Departamento de Justicia Oficina del Contralor de Puerto Rico Memorandos de OCAM

5 Objetivos de la Auditoría de Compras y DesembolsosVerificar: Documento que origina la compra Recibo de los bienes Distribución contable y registro de las transacciones Procesamiento de facturas Registro del desembolso

6 Conocimiento del ProcesoReglamentación aplicable y entrevistas a: Comprador Receptor Encargados del procesamiento de las facturas Encargados de efectuar los desembolsos Supervisores Otros

7 Cont. Conocimiento del ProcesoNombramientos y Volumen de Transacciones Inspección de documentos Nombramientos y vigencia Determinar universos Revisión analítica Muestra

8 Cont. Conocimiento del ProcesoControles Internos El proceso tiene buenos controles internos y son observados. En el proceso no hay controles, no se observan los establecidos o son muy pobres los existentes.

9 Pruebas de CumplimientoRequisición Cumplimentada Contiene detalle de los artículos requisados Firmada por el solicitante y por quien aprueba la adquisición Orden de Compra Enumeradas y usadas en secuencia Aprobadas Detalladas

10 Cont. Pruebas de CumplimientoProcedimiento de Compra Compras en Mercado Abierto Emergencia Único Proveedor Subastas informales Subastas formales

11 Cont. Pruebas de CumplimientoEvaluación de la Selección del Procedimiento de Compra Selección adecuada del procedimiento de compra Que se haya seguido dicho procedimiento Selección adecuada del proveedor de acuerdo al método de compra

12 Cont. Pruebas de CumplimientoRecibo de Bienes Se cumplimente el informe de recibo e inspección para cada orden de compra Que las personas que firman el informe de recibo están autorizadas para ello Copia del informe de recibo para el Departamento de Compras, Contabilidad y Propiedad

13 Cont. Pruebas de CumplimientoProcesamiento de Facturas Comparación de las facturas contra las órdenes de compra Reclamación por bienes dañados Pago por bienes no recibidos

14 Cont. Pruebas de CumplimientoDesembolsos Corrección aritmética Determinar su corrección, propiedad y legalidad Corresponden a actividades de la entidad Evaluar si son extravagantes, excesivos e innecesarios Los pagos fueron aprobados y las facturas canceladas una vez pagadas

15 Cont. Pruebas de CumplimientoCheques Comparación del beneficiario, importe y fecha Firmas en los cheques son las requeridas y las autorizadas Endosos corresponden al beneficiario del cheque y el mismo no parece ser irregular

16 Hallazgos Frecuentes

17 Hallazgos Frecuentes No había Requisición de Compra.Fraccionamiento en las compras para evitar subastas. No se solicitaron cotizaciones a por lo menos 3 licitadores. Cotizaciones con poca información que no permitía corroborar su autenticidad. No se preparó el Récord de Cotizaciones o no se preparó adecuadamente. No se obtuvo certificación de disponibilidad de fondos.

18 Cont. Hallazgos RecientesLos bienes no fueron recibidos por personal autorizado para ello. Facturas sin aprobar por funcionarios autorizados. Facturas y justificantes no fueron cancelados una vez pagados.

19 Cont. Hallazgos RecientesLa Junta de Subastas no evaluó todas las propuestas sometidas. Documentos del proceso de subastas no indicaban fecha, número de subasta, persona que lo preparó, firma, entre otros. No se estampó la fecha y hora de recibo de las propuestas sometidas por los licitadores. El Comité de Apertura tampoco incluyó sus iniciales. Evaluación de propuestas recibidas después de la fecha fijada para la apertura de los pliegos. Ausencia de Actas de la junta de Subastas.

20 Véase folleto de ComprasFolleto Informativo

21 Preguntas

22 Información adicionalDivisión de Auditorías de: Corporaciones Públicas: (787) Agencias y Departamentos “A”: (787) Agencias y Departamentos “B”: (787)

23 Contraloría a sus órdenes...