1 COMUNICACIÓN El arte de Entrevistar preparado por Karen Kanzúa A. Ingeniería Civil Industrial Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas UCEN

2 INTRODUCCIÓN Dirección y participación en reuniones El arte de entrevistar Hablar en público La asertividad La negociación El Liderazgo La motivación de los colaboradores La gestión de proyectos HABILIDADES EMPRESARIALES La Gestión El proceso de toma de decisiones Creatividad Introducción al cambio en las organizaciones Herramientas de Comunicación Interpersonal La toma de decisión

3 OBJETIVOS Comprender el lugar destacado que la entrevista ocupa entre las habilidades de todo directivo. Comprender que las habilidades de comunicación interpersonal requieren, junto a una cierta predisposición a la comunicación, un aprendizaje sistemático y profundo del

4 INTRODUCCIÓN Cuando una persona comienza su carrera profesional, todo lo que se le pide y se le exige es que haga bien su trabajo, lo cual implica que sepa, que sepa hacer y que quiera, es decir, que tenga conocimientos, destrezas y actitudes adecuadas. A partir del momento que se le confía la coordinación de un grupo de compañeros de su mismo nivel, tiene que: –REUNIR A LAS PERSONAS –VENDER IDEAS –CONSEGUIR ACUERDOS –SUPERVISAR –ENSEÑAR AL QUE NO SABE –MOTIVAR –ENTREVISTAR

5 CONCEPTO La ENTREVISTA es un encuentro, generalmente entre dos personas, entre las que se establecen dos roles bien definidos, el entrevistador y el entrevistado La ENTREVISTA es una interacción entre dos o más personas, verbales y no verbales

6 CARACTERÍSTICAS Tienen una intención ( se reúnen para obtener algo) Se utilizan procedimientos de recogidas de datos (formularios, guías) Puede perseguir distintos objetivos, predomina uno sobre otro. Utiliza técnicas afines a psicología y a la sociología

7 OBJETIVOS DE UNA ENTREVISTA Obtención de información que posee en entrevistado Informar a los entrevistados de aspectos que pueden ser interesantes Influir sobre el comportamiento futuro de los entrevistados Mejorar el conocimiento y la comprensión entre los protagonistas de la entrevista En una entrevista concreta puede predominar Uno de los cuatro propósitos, pero generalmente están presentes todos ellos

8 CONCEPTO La entrevista es un encuentro generalmente entre dos personas, entre las que se establecen dos roles bien definidos: ENTREVISTADOR ENTREVISTADO

9 TIPOLOGÍA DE LA ENTREVISTA Una entrevista se puede clasificar en función de: Tipo de relación profesional Su forma Objeto Personas que intervienen Grado de tensión Momento en que se realiza Grado de directividad

10 1. PREPARACIÓN FASES DE UNA ENTREVISTA 2. CREACIÓN DEL AMBIENTE APROPIADO 3. CITACIÓN DE LOS CANDIDATOS 4. CONOCIMIENTO DEL PUESTO A CUBRIR 5. CONOCIMIENTO DEL PERFIL IDEAL 6. CONOCIMIENTO DEL PERFIL IDEAL V 7. RECEPCIÓN 8. ESTABLECIMIENTO DEL RAPPORT 9. COMUNICACIÓN DE LAS NORMAS DEL JUEGO 10. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN 11. TOMA DE DATOS 12. PREPARACIÓN DEL CIERRE V 13. DESPEDIDA 14. FINAL 15. EVALUACIÓN V

11 Determinar los objetivos específicos Elegir el mejor método para alcanzar los objetivos Decidir el tipo de entrevista Calcular el tiempo medio de duración Determinar qué áreas deben ser exploradas Decidir si se requieren datos adicionales del sujeto 1. PREPARACIÓN

12 un local ruidoso, un lugar donde entra y sale gente continuamente, un despacho con corrientes de aure o con exceso de calefacción, pueden arruinar una entrevista 2. CREACIÓN DEL AMBIENTE Dimensiones del local Aislamiento Confort Iluminación Sobriedad

13 2. CREACIÓN DEL AMBIENTE (cont.) distintos escenarios

14 Es preferible concertar las citas por teléfono, en lugar de carta, para dar la posibilidad de un cambio. A veces será necesario realizar entrevistas en horas poco convencionales, en el caso que los candidatos estén activos. El acto material puede confiarse a una secretaria. Si se llama al lugar de trabajo actual, no se dirá el objeto de la llamada, ni se dejará mensaje a nadie a excepción del interesado 3. PREPARACIÓN

15 Si no se sabe lo que se está buscando, no es probable que se encuentre. Antes de buscar a la persona adecuada para el puesto, hay que conocer el puesto que se desea cubrir. Conocerlo implica poder contestar a cualquier pregunta que nos sea formulada por los candidatos: dependencia jerárquica y funcional, relaciones, retribución, etc. 4. CONOCIMIENTO DEL PUESTO A CUBRIR

16 Un paso más adelante lo constituye el conocimiento del perfil psicoprofesiográfico del puesto a cubrir, lo que equivale a decir que muchas veces hay que hacerlo por sí mismo. Se pude utilizar algún modelo de los existente en el mercado, o generar uno especial para la ocasión. No se pueden omitir los puntos referentes a formación, experiencia, requisitos de índole físico, personalidad, etc. 5. CONOCIMIENTO DEL PERFIL IDEAL

17 Antes que el candidato traspase la puerta, el entrevistador debe haberse leído y tomado notas del currículo del candidato, las referencias de su jefe u otras personas, los resultados de las pruebas profesionales o psicotécnicas. Esos datos le servirán para iniciar la conversación y seguramente le plantearán interrogantes que deberá esforzarse por encontrar respuesta durante la entrevista. Algunos ejemplos: información incompleta, omisiones, contradicciones, espacios temporales en blanco, etc. 6.PRECONOCIMIENTO DE CADA INDIVIDUO

18 ENTREVISTA 7. RECEPCIÓN Cuando un candidato llega, lo normal es que se encuentre un poco nervioso, luego el objetivo prioritario del entrevistador será conseguir relajarlo y tranquilizarlo. Algunos tips para lograr lo anterior: 1.Levantarse cuando entre 2.Darle la mano 3.Auto presentarse 4.Ofrecerle algo de beber (todo debe ser espontáneo) que

19 8. Establecimiento del Rapport 1. Para conseguir la información es indispensable que se establezca una relación de confianza 2. El entrevistador se esforzará para no hacer preguntas amenazadoras, ni demasiados íntimas, sobre todo en los primeros instantes. 3. El lenguaje corporal es de gran importancia: La sonrisa La postura relajada Apartar los papeles Actitud acogedora

20 9. COMUNICACIÓN DE LAS NORMAS DEL JUEGO En los primeros momentos es normal que el entrevistado hable más que el entrevistado, para que poco a poco se invierta la relación de tiempo. Los primeros instantes pueden dedicarse a comunicar al entrevistado el objetivo de la entrevista, informar el tiempo de duración.

21 10. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN El entrevistado tiene que dominar dos habilidades EL ARTE DE PREGUNTAR EL ARTE DE ESCUCHAR

22 Es este un problema delicado y de difícil solución. Si no tomamos notas, es posible que el entrevistado se sienta molesto, se interrumpa, trate de leer lo que hemos escrito, se inquiete, etc. La grabación no parece válida, ya que si le avisa al sujeto se pondrá al defensiva; y se graba sin comunicarlo no parece un acto muy ético. La solución suele ser el tomar, no unas notas extensas, sino algunas palabras sueltas, que al ponernos a redactar el informe nos recuerde toda una parte de la conversación. 11. TOMA DE DATOS

23 12.PREPARACIÓN DELCIERRE Cuando de la entrevista dedujo la no aptitud del candidato para ocupar el puesto. Obtuvo suficiente información Dejar al entrevistado hablar a su aire, sin dirigirle nuevas preguntas, y Suprimiendo la escucha activa. Hacer una recapitulación general Indicarle, en el supuesto de que el candidato se desplace desde otra cuidad, que presente la nota de sus gastos a la secretaría. Informar al candidato que en un plazo determinado se le comunicará si sigue o no en el proceso de selección.

24 13. DESPEDIDA y 14. FINAL La señal de que la entrevista ha terminado suele consistir en la indicación hecha al candidato de que puede, silo desea hacer una pregunta final. Sea cual sea la respuesta, y tras satisfacerla, se debe dar las gracias por su colaboración, levantarse, acompañarle a la puerta y despedirse de él

25 15. EVALUACIÓN En unos quince minutos se puede realizar: - Ordenar la información recibida - Elaborar una síntesis - Evaluar al entrevistado en relación con el puesto. - Emitir un juicio global

26 TIPOS DE ENTREVISTAS DE SELECCIÓN DE PROMOCIÓN INTERNA DE EVALUCIÓN DE DESEMPEÑO DE PLAN DE CARRERA DE PETICIÓN DE CAMBIO DE COMPORTAMIENTO DE AMONESTACIÓN DE COACHING O MENTORING DE INFORMACIÓN DE CONSULTA DE DESVINCULACIÓN DE RENUNCIA