1 COMUNICACIONES OFICIALES TARAPOTO, 22 DE ABRIL AL 2 DE MAYO DE 2017PLAN COBERTURA COMUNICACIONES OFICIALES TARAPOTO, 22 DE ABRIL AL 2 DE MAYO DE 2017
2 PROCESO Este Plan recoge la experiencia colectiva en comunicaciones vivida en más de un año de proceso previo. Se enmarca en los objetivos, estructura de decisiones y criterios metodológicos ya definidos por el FOSPA que son mandatos irrenunciables de las Comunicaciones (VER: “COMUNICACIONES” EN “DOCUMENTOS” DE LA PÁGINA Lo “técnico” comunicacional se complementa y está al servicio de lo político Lo decisivo, lo que importa es el proceso político Comunicadores/as estamos al servicio de los/as participantes - protagonistas del Foro
3 LO PRIMERO: DISTINGUIREs una enorme responsabilidad comunicacional con ese proceso POR ESO, LO PRIMERO ES DISTINGUIR DOS COSAS QUE ESTARÁN SEPARADAS: Las comunicaciones que cada participante, organización o red del Foro hará de este evento, libre y autónomamente (en sus propias páginas, facebooks, radios, etc.), respondiendo a sus propias decisiones y directivas personales o de organización Las comunicaciones OFICIALES del evento, que únicamente las hará la ESTRUCTURA que se conformará para eso y que responderá a las decisiones y directivas colectivamente asumidas por esta misma estructura “COMUNICACIONES OFICIALES” DEL EVENTO Y ESTA “ESTRUCTURA” DE COMUNICACIONES SERÁN CASI SINÓNIMOS
4 LO PRIMERO: DISTINGUIRPara facilitar este compromiso con la estructura oficial, cada comunicador/a puede agregar un guión con su organización o red a la firma de los productos comunicacionales que hace para la estructura, pero estos productos y su trabajo obedece a la estructura, no a una organización, red o criterio individual Como se tratará de un “Mínimo” bien definido de coberturas y productos comunicacionales decididos por la estructura (diariamente durante el evento), cada comunicador/a debe cumplir con ellos y además puede hacer otras coberturas comunicacionales, personales, de organización o red, pero que no perjudican ni se confunden con las que ha hecho para la estructura oficial SOLO QUIEN COMPRENDE Y ASUME ESTO, PUEDE SER PARTE DE LA ESTRUCTURA
5 ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE UNA ESTRUCTURA?Una “ESTRUCTURA”: es un conjunto orgánico y responsable de personas (en este caso comunicadores/as) que garantizan algo (en este caso un mínimo de coberturas y productos oficiales acordados) Cada persona cumple un rol y función, que es lo que importa Las personas pueden variar, son intercambiables, pero los roles y funciones deben cumplirse y la estructura garantiza eso Si hay imprevistos o problemas, la estructura los afronta y soluciona No depende de cuestiones individuales porque nadie está solo, es un conjunto organizado y planificado. Cada uno/a sabe que tiene ese respaldo del conjunto detrás ESO ES LO QUE ESTAMOS CONSTRUYENDO PARA LAS COBERTURAS COMUNICACIONALES OFICIALES DEL EVENTO
6 ¿QUIÉNES FORMAN ESTA ESTRUCTURALos que son seleccionados formalmente para ser parte, de acuerdo a estos requisitos: Comprenden y aceptan las condiciones antes dichas sobre “Comunicacionales oficiales” y la “Estructura”, asumiendo el deber de garantizar los acuerdos y tareas de la estructura, por encima y antes de cualquier otro compromiso en el Evento Llegan a Tarapoto por sus propios medios (No contamos con financiamiento para pasajes) Traen un firme compromiso de buena energía, cooperación, fraternidad y compañerismo para trabajar en equipo y enfrentar problemas, errores y dificultades (que habrá y muchos seguramente). Tanto dentro de la estructura de comunicaciones como hacia as otras comisiones de trabajo del FOSPA)
7 ¿CÓMO SABRÉ MI LUGAR EN LA ESTRUCTURA?Cada uno/a tendrá un lugar, un rol y función, bien definido en la Estructura Sabrá qué hacer, cómo hacerlo, con quienes y con qué contar, plazos, etc., bien definidos cada día y en contacto con todo el colectivo de la estructura Ese lugar dependerá de la experticia, interés, etc., de cada cual. La idea es poner a cada uno/a donde mejor se sienta y más porte Al final dejamos datos para avanzar concretamente y en cada caso con esta definición (que ya está haciéndose)
8 ¿CÓMO SABRÉ MI LUGAR EN LA ESTRUCTURA?Todos tendremos una guía escrita, básica y útil con la estructura y el lugar (rol y función) que cada uno/a ocupa, contactos en tiempo real (teléfono, watsap, etc.), experticias y equipos con que cuenta, etc. La estructura se reunirá en pleno, durante el evento, al menos tres veces al día (previo, almuerzo y post evento), aunque coordinará todo el día La estructura tendrá reuniones desde la primera semana de abril (presenciales y skype) para afinar detalles y empaparse colectivamente de los roles y funciones, tareas y trabajo La estructura recibirá y dará inducción a todos/as los/as voluntarios/as que se le integren entre el 22 y 26 de abril en Tarapoto (repasando y afinando aún más su funcionamiento)
9 ¿QUÉ FORMA TIENE LA ESTRUCTURA?Tiene (3) tres grandes componentes:
10 COMPONENTE 1: COORDINACIÓN GENERALIntegrada por nueve (9) personas, cada una responsable general de un formato comunicacional: 1. Página – listas correos / 2. Facebook / 3. Twitter / 4. Prensa /5. Streaming / 6. Salas de chat / 7. Instagram / 8. Fotografía / 9. Vídeo NO significa que esta persona verá o hará todo lo de ese formato, todas las fotos, todos los tweets, etc. Significa que tiene la visión general y coordina a un equipo con mucha más gente que estará en todos los espacios de actividades del Foro, cada cual cumpliendo tareas en ese formato, coordinadas por este responsable general, al que pueden acudir para que solucione y respalde ante cualquier necesidad, en cualquier espacio Subsidia y respalda donde haga falta. Recoge la experiencia y propuestas de los/as muchos/as en todos los espacios trabajando en ese formato y la aporta a las reuniones plenarias de la Estructura. Coordina en red lo que haga falta con todos los formatos y espacios
11 COMPONENTE 2: COORDINACIÓN POR ESPACIOS DE ACTIVIDADIntegrada por trece (13) personas, cada una responsable general de un espacio de actividad: Una por cada uno de los nueve (9) espacios de diálogo (incluido Jóvenes en Lamas) Una (1) por Cultura. Una (1) por las Ferias. Una (1) para atención de medios. Una (1) para Enlace permanente con Comisión Organizadora (donde se funden los tres Comités Internacional, Nacional y Local) Cumplen iguales roles y funciones que las descritas antes para coordinadores generales, solo que en el especifico espacio de actividad del que se harán cargo para comunicaciones oficiales. ESTOS DOS PRIMEROS COMPONENTES, JUNTOS EN PLENARIA Y ASAMBLEA PERMANENTE, SON EL ÓRGANO DE DIRECCIÓN COLECTIVA DE LA ESTRUCTURA
12 COMPONENTE 3: RED DE VOLUNTARIOS/ASIntegrada por todas las personas que cumplan los requisitos antes señalados para ser miembro de la Estructura (mínimo 50 voluntarios/as) De acuerdo a su experticia, equipos, interés, etc., serán asignados a un espacio de actividad y un coordinador de ese espacio, buscando repartirlos equilibradamente, de acuerdo a las necesidades de coberturas Su rol y función será responder a su coordinador por espacio (tendrá además el apoyo del coordinador general de su formato específico) Varios voluntarios/as en un mismo espacio de actividad formarán el equipo de comunicaciones oficiales en ese espacio, bajo la coordinación de su coordinador Su tarea central será producir - elaborar las coberturas y productos comunicacionales mínimos oficiales que se le encarguen por su coordinador (con el apoyo de éste y del coordinador general de formato en cada caso) El coordinador de espacio de actividad y el general de formato recogerán las experiencias y propuestas de los voluntarios/as y los aportarán en las reuniones plenarias de la Dirección colectiva
13 ORGANIGRAMA DE LA ESTRUCTURA DE COMUNICACIONES OFICIALES FOSPA, TARAPOTO
14 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Coordinación general por formatoESQUEMA DEL FLUJO DE COORDINACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE COMUNICACIONES OFICIALES FOSPA, TARAPOTO 1 Coordinación general por formato Coordinación general por Espacio de actividades Red de voluntarios/as Dirección colectiva 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
15 ¿CÓMO SE CONFORMARÁ LA ESTRUCTURA (asignarán nombres a cada rol y función)?Ya se está conformando, asignando nombres, a través de consultas en marcha La lista de nombres para cada rol y función de la Dirección Colectiva (22) (Coordinaciones General y por Espacios) estará conformada completamente antes del 1 de abril La Red de Voluntarios/as también se está conformando, pero se cerrará completamente en Tarapoto el 22 de abril El 1 de abril, presencial y skype, empezará sus reuniones de trabajo la Dirección Colectiva Entre el 22 y 26 de abril, en Tarapoto, se hará inducción a toda la Red de Voluntarios/as RICARDO TIENE LA TAREA DE CONFECCIONAR FORMALMENTE ESTA LISTA. QUIENES DESEEN ASUMIR ESTE COMPROMISO, COMUNICARSE CON ÉL
16 ¿QUÉ SON LOS MÍNIMOS DE COBERTURAS Y PRODUCTOS COMUNICACIONALES OFICIALESSon las comunicaciones oficiales del FOSPA durante su realización en Tarapoto Los define la Dirección Colectiva, de manera coordinada, para que cada cobertura y producto sean parte de un conjunto coherente, sintético y equilibrado del FOSPA Estarán bien definidas por espacio y por formato y se entregarán a todos/as por escrito para que cada uno/a de los coordinadores y voluntarios/as sepan exactamente qué y cómo hacer Estarán bien definidas por espacio y por formato y se entregarán a todos/as por escrito para que cada uno/a de los coordinadores y voluntarios/as sepan exactamente qué y cómo hacer Serán viables y relativamente fáciles de elaborar Una vez cumplidos estos mínimos encargados, los voluntarios/as pueden hacer y proponer coberturas y productos oficiales extras, como un plus, a consideración de la Dirección colectiva
17 FECHAS Comenzamos oficialmente el sábado 22 de abril EN TARAPOTOCerramos oficialmente el martes 2 de mayo EN TARAPOTO Por supuesto, algunos/as miembros de la estructura llegarán un poco antes o un poco después Por supuesto, estamos trabajando en todo desde antes y seguimos después, pero esos son los hitos para recortar el período de tiempo de trabajo en el terreno El 1 de abril, presencial y por skype, la Dirección colectiva empieza formalmente a trabajar con su primera reunión, para elaborar guías, criterios y planes, etc.
18 ¿DÓNDE? LUGAR
19 Múltiples espacios de actividades repartidosCarpa plenaria Comunicaciones Puerta
20 ¿DÓNDE? LUGAR En ese “Cuartel general” (“Baticueva”), tenderemos una sala con 20 computadoras con cable a internet (se está tratando de contar con wi fi para todos/as, nosotros tendremos además modems portátiles para garantizar) Al lado de esa sala tendremos otra que habilitaremos como Sala de conferencias de prensa (las que decida y coordine con nosotros la Comisión organizadora y otras que decida la Estructura, frente a Alertas, etc., o puede ser a propuesta de espacios, etc.) Desde ahí la Estructura funcionará y producirá las comunicaciones oficiales del Foro Ahí concentraremos equipos (que cada cual lleva y aporta a la Estructura), tendremos las reuniones plenarias de Dirección Colectiva, etc.
21 FACTORES DE ÉXITO La Universidad es un gran espacio y buena parte del éxito del Foro Muchos/as compañeros/as están trabajando con grandes dificultades y limitaciones en la organización y logística, ellos/as son otra buena parte del éxito del Foro El Foro ya despertó grandes entusiasmos colectivos en mucha gente, organizaciones y redes, ahí hay buena parte del éxito del Foro Todo el FOSPA comunica, todos/as los/as foristas son comunicadores/as (nosotros/as facilitamos ese gran proceso comunicacional, administramos iniciativas comunicacionales) Se está garantizando Carpa plenaria, pantallas Led y equipo de filmación / dirección (nosotros/as coordinaremos con ellos). Son también una buena parte del éxito del Foro