1 CONFERENCIA SUB – SISTEMA FACTURACION
2 TEMATICAS: TEMATICAS: 1-Introducción del tema 1-Introducción del tema 1.1-Introducción 1.1-Introducción 1.2-Requerimiento del sistema (facturación) 1.2-Requerimiento del sistema (facturación) 1.3-Protección 1.3-Protección 1.4-Inicial Procesamiento 1.4-Inicial Procesamiento 2-Estructura del sistema 2-Estructura del sistema 2.1-Configuración 2.1-Configuración -Generales -Generales -Inventario -Inventario -Activo -Activo -Servicio -Servicio 2.2-Codificadores 2.2-Codificadores -servicio -servicio -comerciales -comerciales -producciones -producciones -facturación a tercero -facturación a tercero -indicadores -indicadores 2.3-Concepto de Facturación 2.3-Concepto de Facturación -Servicio -Servicio -Inventario -Inventario -Activo -Activo 2.4-Vista de pre-factura 2.4-Vista de pre-factura -objetivos -objetivos -funciones -funciones -como realizar un nuevo pedido -como realizar un nuevo pedido -convertir un pedido a factura -convertir un pedido a factura 2.5-Vista de factura 2.5-Vista de factura - objetivos - objetivos -funciones -funciones -como realizar una nueva factura -como realizar una nueva factura - abrir una fact existente - abrir una fact existente -confirmar un factura -confirmar un factura -cancelar una factura -cancelar una factura 2.6-Consultas o Reportes 2.6-Consultas o Reportes 2.7- Cambio de fecha para inicio del próximo periodo. 2.7- Cambio de fecha para inicio del próximo periodo.
3 Objetivos Generales: Ofrecer los conocimientos mínimos para ser capaces de configurar y operar el subsistema de facturación y comprender su enlace con los demás sub-sistemas para un mejor funcionamiento, rapidez y confiabilidad de la información. Objetivos Generales: Ofrecer los conocimientos mínimos para ser capaces de configurar y operar el subsistema de facturación y comprender su enlace con los demás sub-sistemas para un mejor funcionamiento, rapidez y confiabilidad de la información.
4 DESARROLLO TEMATICAS: 1.Introducción del tema 1.1-Introducción: El VERSAT SARASOLA esta integrado por varios módulos o sub- sistemas y uno de ellos es el sub sistema de Facturación. Este sub- sistema es el encargado de realizar las diferentes facturas ya sea por servicio, insumo, mercancía para la venta, producción terminada, activo fijos y para ello lo hemos dividido en tres tipos: 1-Facturación por Servicio 2-Facturación de Inventario 3-Facturación de Activo fijo Por las características del versat de trabajar en red y enlazar todos los sub- sistemas, este se interrelaciona directamente con los sub. sistemas de finanzas, inventario, activo y con la contabilidad que es donde al final se registran todos los saldos de las cuentas.
5 Facturación Inventario Activo Finanzas Contabilidad
6 1.2-Requerimiento del sistema: Para la instalación de este sub. sistema se requiere de algunos requerimientos como: 1.2-Requerimiento del sistema: Para la instalación de este sub. sistema se requiere de algunos requerimientos como: 1-Tener instalado el micro soft SQL 2000 2- Necesita un Pentium II ó Superior, 32 MB RAM, Mas de 5 MB de espacio libre en disco, Windows 98 o Superior 3- Haber previamente Instalado los módulos del VERSAT- Sarasola Configuración Configuración Contabilidad General Contabilidad General Los sub-sistemas de Finanzas, Inventario y Activos Fijos Los sub-sistemas de Finanzas, Inventario y Activos Fijos
7 1.3-Protección del sistema: 1.3-Protección del sistema: Esta se realiza en dos sentidos: 1- Protección de la aplicación contra copias usuarios 1- Protección de la aplicación contra copias usuarios 2- Acceso al sistema por diferentes usuarios. 2- Acceso al sistema por diferentes usuarios. Este último garantiza la protección de la información almacenada en la base de datos, y para su consistencia e integridad se definieron NIVELES DE ACCESO para cada nivel se definió las opciones que puede operar, con esta clasificación: Nivel de Acceso o Permisos : Especialista Principal: Tiene Accesos a los codificadores y configuración del sub sistema. No confirma documento, ni hace factura. Especialista Principal: Tiene Accesos a los codificadores y configuración del sub sistema. No confirma documento, ni hace factura. Contador: Tiene acceso a los codificadores del sub- sistema, confirmar factura., eliminar y, cancelar. Contador: Tiene acceso a los codificadores del sub- sistema, confirmar factura., eliminar y, cancelar. Comercial: Solo tiene acceso a procesar datos primarios (Facturas y Prefacturas), no puede acceder a la Configuración del sistema, ni a los Codificadores, ni puede confirmar, ni cancelar factura. Comercial: Solo tiene acceso a procesar datos primarios (Facturas y Prefacturas), no puede acceder a la Configuración del sistema, ni a los Codificadores, ni puede confirmar, ni cancelar factura. Consultor: Puede visualizar toda la información sin acceso a modificaciones Consultor: Puede visualizar toda la información sin acceso a modificaciones 1.4-Inicial Procesamiento: Para inicial procesamiento, vamos a la barra menú proceso y ahí damos clic a esta opción que es la que le indica al modulo de contabilidad que ha comenzado el proceso en facturación 1.4-Inicial Procesamiento: Para inicial procesamiento, vamos a la barra menú proceso y ahí damos clic a esta opción que es la que le indica al modulo de contabilidad que ha comenzado el proceso en facturación
8 2-Estructura del sistema 2-Estructura del sistema 2.1-Configuración: En la barra menú sistema se va a esta opción, que aquí es donde se define las características principales de la empresa. En la vista se pueden acceder a las siguientes opciones: En la opción General se configuran los datos generales de su empresa como son: Moneda: Es la moneda de trabajo de la empresa y la misma puede ser (Nacional, Extranjera ó Ambas) inclusive. Aplicar Arancel en las ventas: Si su empresa aplica arancel en la venta, al habilitar esta opción te mostrará para que especifique la moneda a la que se aplica el arancel y el Porciento del mismo. Crear adeudo a precios estabilizados: Se refiere a Empresas que por sus características vende a precios estabilizados, o sea, por debajo de su precio de venta, y si su empresa trabaja con esos precios debe marcar esta opción para configurar las cuentas de adeudos en las monedas específicas
9 En la configuración general de inventario, existes una serie de parámetros a marcar según característica de la empresa a implantar como vemos en la figura siguiente: En la configuración general de inventario, existes una serie de parámetros a marcar según característica de la empresa a implantar como vemos en la figura siguiente: Cuando se realizan ventas de insumo es posible que se vendan por encima de su costo o por debajo del mismo. Para eso se configura los siguientes cuentas: Cuentas para las ventas de insumos por debajo de su costo Si las ventas es por debajo de su costo, las cuentas que se configuran son las de gasto como vemos en la figura anterior. Cuentas para las ventas de insumo por encima de su costo Si las ventas de insumo es por encima de su costo, las cuentas que se configuran son las cuentas de ingreso :
10 La configuración de activo en facturación es muy sencilla como vemos en la figura que se muestra : La configuración de activo en facturación es muy sencilla como vemos en la figura que se muestra : Y la de servicio similar a las demás:
11 2.2-Codificadores: Para ello vamos al menú sistema, opción codificadores. En esta opción se capturan y actualizan los codificadores del sistema: Codificador de Servicios Codificador de Servicios Codificador de Comerciales Codificador de Comerciales Codificador de Producciones Codificador de Producciones Empresas que le facturamos (Facturación a Tercero) Empresas que le facturamos (Facturación a Tercero) Indicadores Indicadores Codificador de servicio Como se muestra en la Figura anterior en el mismo se capturan y actualizan los servicios de su empresa los cuales tienen las siguientes propiedades: Código: identificador del servicio para la facturación. Descripción: Descripción del servicio. UNO: Unidad de medida del servicio. Obligación: Concepto por el cual se va a realizar la obligación de su venta en el subsistema de finanzas. Precios: Precios de Ventas de los servicios.
12 En la configuración de los comerciales o persona autorizada a facturar tenemos esta vista En la configuración de los comerciales o persona autorizada a facturar tenemos esta vista Aquí se introduce los datos que pide, como es: el número de carné de identidad de la persona que va a facturar, el nombre de esa persona y el cargo. Codificador de Producciones: En este codificador se actualizan todas las producciones de la empresa, se realiza con el objetivo de mantener actualizado su precio y el recargo o descuento que nos va a servir a la hora de facturar en inventario estas producciones, como observamos en la figura sigte: Para cada uno de ello se especifica el código, UM, los precios de ventas y el recargo
13 Facturación a Terceros: Facturación a Terceros: En este codificador es para aquellas empresas que utilizan a otras para sus ventas a terceros. Y para ello se captura su código, nombre de la empresa y logotipo de la empresa, como se muestra en la figura sgte: para adicionar una empresa, te sale un dialogo donde capturas el código,la empresa y te pide además la localización del logotipo de esa empresa, para que le des el camino donde lo guardaste y te lo muestre como en la figura anterior. Ejemplo de Washington que produce azúcar refino y por su objeto social no puede venderla directamente y entonces la vende a través de Tecnoazucar
14 2.3-Conceptos de Facturación: 2.3-Conceptos de Facturación: Aquí como muestra la figura siguiente, aparece los tres conceptos a facturar, inventario, activo y servicio. En este caso vamos a ver primero el concepto de facturación específico para servicio: Para agregar un concepto de servicio presione el botón + de la barra de la vista y automáticamente presenta esta figura donde vas a configurar el concepto de obligación asociado al servicio a prestar. En la figura posterior, seleccionamos el concepto de obligación configurado ya desde finanzas y al el le asociamos la cuenta de obligación, para esto Cta. de obligación Cta. contrapartida ingreso
15 En la figura anterior como señalamos permite seleccionar la cuenta de obligación que vas a asociar al concepto de facturación seleccionado y debajo en el concepto de contrapartida, se realizaría la misma operación, pero para asociar la cuenta de ingreso asociada al concepto de finanzas que seleccionaste como contrapartida tanto para la moneda nacional como para la moneda convertible MLC, como se muestra en la figura sgte En la figura anterior como señalamos permite seleccionar la cuenta de obligación que vas a asociar al concepto de facturación seleccionado y debajo en el concepto de contrapartida, se realizaría la misma operación, pero para asociar la cuenta de ingreso asociada al concepto de finanzas que seleccionaste como contrapartida tanto para la moneda nacional como para la moneda convertible MLC, como se muestra en la figura sgte Concepto de facturación inventario: Para crear un concepto de inventario, presionamos el botón + y comenzamos a configurar los conceptos de obligación y contrapartida ya previamente configurados en el sub-sistema fzas.
16 Una vez capturado los conceptos, le asociamos las cuentas de obligación y contrapartida que correspondan Aquí siempre la cuenta de obligación va a ser una cuenta por cobrar del sub. sistema finanzas y como contrapartida una cuenta transitoria siempre que la venta sea de insumo, pues si esta es de mercancía para la venta o producción terminada serian las cuentas de ingreso en la contrapartida. En la parte inferior de la figura es donde se configura el concepto de movimiento contra una cuenta transitoria si fuera una venta de insumo y si la venta fuera de mercancía para la venta o producción terminada fuera una cuenta de costo, este seria el vale o documento primario, por el cual se afectaría el inventario.
17 Concepto de facturación activo: Concepto de facturación activo: Cuando se va a configurar los conceptos de activo damos clic al botón + capturando los conceptos de obligación, contrapartida y móv.. de activo, configurándole sus respectivas cuentas. Cta. de obligación 340 Cta. contrapartida transitoria Cta. de móv. activo transitoria
18 2.4-Vista de PRE-Factura: 2.4-Vista de PRE-Factura: En el sub.- Sistema de Facturación tenemos la vista de: PRE-FACTURA PRE-FACTURA FACTURA FACTURA Para trabajar con la PRE Factura tenemos que tener en cuenta que existen varios pedidos o tipos que son: Servicio Inventario Activo fijo Y antes de hacer estos pedidos debemos saber las funciones que esa vista nos ofrece, para ello podemos ir a menú de opciones PRE-Factura como vemos en la figura que se muestra
19 Si lo que queremos hacer es un nuevo pedido, pues damos clic derecho encima de nuevo y sale un dialogo para capturar el pedido: Entonces seleccionamos el pedido o tipo de PRE- Factura y se presiona el botón aceptar. Si el pedido que elegiste fue para realizar una PRE Factura de inventario se mostrara como en esta figura
20 Aquí como vemos en la figura anterior nos pide en el encabezamiento: Numero del pedido o pre-factura; Este te lo muestra el sistema automáticamente, pero también te permite modificarlo. Numero del pedido o pre-factura; Este te lo muestra el sistema automáticamente, pero también te permite modificarlo. Entidad; La EMP que solicita el pedido, te permite escogerla, tanto por el código como por la descripción. Entidad; La EMP que solicita el pedido, te permite escogerla, tanto por el código como por la descripción. Almacén: aquí se pide el almacén en el que se va a realizar el pedido. Almacén: aquí se pide el almacén en el que se va a realizar el pedido. Cuenta Bancaria de la Entidad que pre factura Cuenta Bancaria de la Entidad que pre factura Comercial que pre factura Comercial que pre factura Observaciones acerca del pedido. Observaciones acerca del pedido. En el cuerpo de la pre factura pide los sigtes datos: Código: Código del producto, que se escoge presionando este botón donde te da la oportunidad de buscar el código del producto que deseas pre-facturar por el que configuraste en el codificador ya sea de servicio, inventario o activo. Código: Código del producto, que se escoge presionando este botón donde te da la oportunidad de buscar el código del producto que deseas pre-facturar por el que configuraste en el codificador ya sea de servicio, inventario o activo. UM: Unidad de medida por la cual se va a realizar el pedido del surtido. UM: Unidad de medida por la cual se va a realizar el pedido del surtido. Cantidad: Cantidad a solicitar del surtido. Cantidad: Cantidad a solicitar del surtido. +R/-D: Recargo o descuento del surtido. El descuento se debe de poner con signo negativo. +R/-D: Recargo o descuento del surtido. El descuento se debe de poner con signo negativo. Precios: Especifica el precio de venta del surtido. A la hora del pedido el subsistema propone un precio de venta aunque el usuario en el momento de realizar el pedido puede especificar cualquier precio de venta. Precios: Especifica el precio de venta del surtido. A la hora del pedido el subsistema propone un precio de venta aunque el usuario en el momento de realizar el pedido puede especificar cualquier precio de venta. Importes: Importes generados por el surtido, se calcula por la siguiente formula: Importes: Importes generados por el surtido, se calcula por la siguiente formula: Importe = Cantidad * Precio*(1 + Recargo/100). Importe = Cantidad * Precio*(1 + Recargo/100). Así sucede con los demás pedidos a pre-facturar
21 La opción Convertir a Factura: Se utiliza cuando se quiere convertir una pre-factura en factura, para esto damos clic derecho encima de la pre- fact, presionamos la opción convertir a factura y el sistema la convierte en factura con la fecha en que se encuentre el sistema en esos momentos, la cual puedes modificar, ósea, eliminando un pedido o agregando otro siempre que no este confirmada, pues una vez confirmada no podrá ser modificado el pedido, pues genera asientos contables, esto lo vamos a ver mas detallado en la vista factura. La opción Convertir a Factura: Se utiliza cuando se quiere convertir una pre-factura en factura, para esto damos clic derecho encima de la pre- fact, presionamos la opción convertir a factura y el sistema la convierte en factura con la fecha en que se encuentre el sistema en esos momentos, la cual puedes modificar, ósea, eliminando un pedido o agregando otro siempre que no este confirmada, pues una vez confirmada no podrá ser modificado el pedido, pues genera asientos contables, esto lo vamos a ver mas detallado en la vista factura. 2.5-Vista de Factura: 2.5-Vista de Factura: Para trabajar con la Factura tenemos que tener en cuenta que existen varios pedidos o tipos de facturas que son: Servicio Servicio Inventario Inventario Activo fijo Activo fijo Y antes de hacer estos pedidos debemos saber las funciones que esa vista nos ofrece, para ello podemos ir a menú de opciones Factura como vemos en la figura que se muestra:
22 Si lo que queremos hacer es un nuevo pedido, pues damos clic derecho encima de nuevo y sale un dialogo para capturar el pedido Entonces seleccionamos el pedido y se presiona el botón aceptar. Si el pedido que elegiste fue para realizar una factura de Servicio se mostrara como en esta figura:
23 Una vez confeccionada la factura se presiona el botón para ser guardado los datos dados al documento y luego si desea imprimirla presionas el botón de la impresora y muestra la factura lista para ser impresa Las Facturas tienen varios Estados como son: Edición: Cuando esta en proceso de confección Confirmada: Cuando esta terminada y con la obligación generada en Finanzas, inventario o Activo. Cancelada: Cuando se invierte la obligación, que también genera un asiento contable y revierten los documentos de inventario o activo. Para confirmar una factura, hacemos clic derecho encima de ella y nos muestra los distintos estados, escogemos el deseado y confirmamos. Para cancelar una factura, hacemos clic derecho encima de ella y nos muestra igual los distintos estados de las facturas, escogemos el deseado y sale una ventana que nos pide motivos de la cancelación y damos el concepto por el cual queremos cancelar la factura.
24 La vista de Factura ofrece en su parte superior a la izquierda varios Listado de Pedidos que lo podemos obtener haciendo clic encima de los sgtes botones Fecha actual Rango de fecha Todos los pedidos Todas las entidades Tipos de facturas
25 2.6-Consultas o Reportes : 2.6-Consultas o Reportes : Este sub-sistema ofrece en el menú consultas, algunos reportes o listados para facilitar la información como se muestra en la figura sgte: En todos los sub-sistemas existe la configuración de los tipos de comprobantes y criterios a asociar a los mismos, en facturación solo hay que definir uno,que es el de diferencia en ventas de insumo, pues los demás comprobantes ya están configurado en sus respectivos sub- sistemas de fzas,inventario y activo.Para esto vamos a la barra de menu,a la opción proceso, donde muestra la función de configurar comprobante, como observamos en la figura siguiente:
26 Tipos de comprobantes y criterios Tipos de comprobantes y criterios Cambio de fecha para iniciar un nuevo periodo: Una vez de terminar período, para comenzar el próximo, se va al menú opción sistema, donde se realiza el cambio de fecha de procesamiento para comenzar la facturación del próximo periodo.