1 CONTROL DE PROYECTOS UTILIZANDO PROJECT

2 CONCEPTOS ENFOQUE INICIAL

3  Proyecto : conjunto de actividades relacionadas entre sí, que deben ejecutarse para cumplir un objetivo pre-establecido, en un tiempo dado.  Actividad : Acción (elemento) que consume recursos (capacidad y esfuerzo humanos, tiempo, dinero, etc) durante su ejecución. En la descripción se involucra fecha comienzo, terminación y el contenido.

4 Evento : Instancia que representa el comienzo o terminación de una o varias actividades Camino crítico : Secuencia de actividades, relacionadas desde el inicio hasta la finalización de un proyecto, que implica tiempo de duración mas largo. Un retraso en el cumplimiento de cualquiera de sus actividades, causará retardos al proyecto

5 Hito: (Mensaje García).- Es cuando en una duración de una tarea ponemos cero días y que se interpreta como un logro de esa tarea. Holgura: La holgura de una tarea es aquella que puede atrasarse sin afectar el plazo de entrega, es decir aumentar días en las tareas que sean necesarias.

6 FASES DE PROYECTO

7  PLANIFICACIÓN *** ** *  APROBACIÓN **  Consultas ***  Reportes ***  Variaciones **  Aprobación ** *  EJECUCIÓN *  Seguimiento del avance del proyecto (ingreso de información de cuando realmente se inició un tarea, de cuando termino y de % de ejecución. ***  Ajustes ** ***  Variación de la ruta crítica  Variación de condiciones de ejecución del proyecto  Variación de disponibilidad de recursos  REPROGRAMACIÓN *** **  Línea de base *** * Comité del proyecto ** Gerente del proyecto *** Administrador del proyecto

8 FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

9 1.PLANIFICAR : Que se debe realizar ? Grupo o equipo multidisciplinario 2.PROGRAMAR : Cuando debe ser realizado ? Técnicas PERT/CPM 3.PRESUPUESTAR : Cuanto costará ? Costos por período, costos acumulados en función del tiempo. 4.IMPLANTAR : aplicar las tres anteriores. Ejecutar el control del proyecto 5.CONTROLAR : Se esta ejecutando lo que estaba previsto ?, dentro de los plazos previstos ?, con sujeción a los costos previstos ?

10 RESTRICCIONES

11  ASAP as soon as possible (empieza tan pronto como sea posible)  ALAP as late as possible ( empieza tan tarde como sea posible)  FNET finish no earlier than (termina no más temprano de)  SNET start no earlier than (empieza no más temprano de)  FNLT finish no late than (termina no más tarde de)  SNLT start no late than (inicia no más tarde de)  MFO must finish on (debe terminar en)  MSO must start on (debe iniciarse en)

12 PROJECT

13 Sistema automatizado de planeamiento de proyectos, que facilita la calendarización, gerenciamiento, y comunicación de la información de un proyecto. mpp mpp es la identificación de un archivo de Project. mppx mppx es la identificación de un archivo de Project versión 2013 Lo primero que se debe realizar después de haber creado un proyecto nuevo, es ingresar las actividades La secuencia general de procesos será:  Ingresar las tareas y su duración  Organizar su lista de tareas en una estructura esquemática  Enlazar las tareas y ajustar sus relaciones  Ingresar y asignar recursos  Chequear su proyecto y dar formato a la información  Imprimir el proyecto

14 ANTES DE EMPEZAR  Pregúntese:  Que necesita ser ejecutado ? Identifique las tareas del proyecto  Cuanto tiempo tomará completar cada tarea (de detalle) ? Estime la duración de las tareas  Cuales tareas ocurren antes de otras tareas ? Determine las relaciones entre tareas  Quien o que ejecutaran cada tarea o serán responsables por hacerlo ? Identifique los recursos que usará para completar el proyecto

15

16 PROGRAMACIÓN EN PROJECT DEL COMIENZO Y FIN DE UNA TAREA  FACTORES :  DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS  DELIMITACIONES  INTERRUPCIONES  DIAS FESTIVOS  VACACIONES  CONDICIONADA POR EL ESFUERZO:  Formula duración = trabajo/esfuerzo de recurso (diario)

17 ELEMENTOS

18  TAREAS  Duración  Relaciones  Restricciones  CALENDARIOS  RECURSOS  Materiales  Humanos

19  Control de proyectos  Proyectos (componentes )  Tareas....... (Relaciones)  Calendarización (duración)  Recursos  Costos, grupos de trabajo, etc.  Edición  Visualización (impresión)  Control de ejecución

20 INFORMACION BASICA  Cualquier software de control de proyectos, nos ayuda a gerenciar el proyecto en forma automática, para ello debe saber: 1.Si el cálculo del proyecto va a iniciarse a partir de una fecha de: 1.Inicio del proyecto o 2.De fin del proyecto 2.La forma de considerar la asignación de recursos a las tareas: 1.Si las tareas están condicionadas por el esfuerzo 2.Si las tareas no están condicionadas por el esfuerzo

21 CONDICIONADA POR EL ESFUERZO:  Duración : tiempo que transcurre hasta finalizar tarea  Trabajo : esfuerzo total necesario (horas)  Esfuerzo de recurso (realizado en cada día)  3 pintores, durante 2 días, durante 8 horas diarias  Trabajo = 3 p X 2 d X 8 h/d = 48 h T  Esfuerzo Recurso = 3 p X 8 h/d = 24 h/d = er  Duración = T/er = 48 / 24 = 2 días 21

22 BENEFICIOS DE USO DE UTILIZAR LA HERRAMIENTA

23  Facilitan la coordinación y organización de las actividades  Proporcionan un medio de comunicación entre los diferentes integrantes involucrados en el proyecto.  Permiten efectuar control por excepción en la administración. El administrador puede concentrar su atención en las actividades críticas  Posibilitan ejecución del proyecto en el tiempo óptimo (minimiza el costo)  CONTRATISTA : Evita multas, prestigio, nuevos trabajos, mayores ingresos  CONTRATANTE : Inmediata explotación del bien, mínimo lucro cesante

24  Reducen la incertidumbre y facilitan la toma de decisiones  Ayudan a la conclusión de proyectos de interés colectivo, a tiempo, dentro del presupuesto

25 En general, PERMITEN REALIZAR LOS PROYECTOS EN MENOR TIEMPO CON DISMINUCION DE COSTOS

26 SITUACIONES FRECUENTES

27  Finalizada la construcción de una calle o avenida: rupturas en el pavimento y aparición de zanjas  Terminada una casa: necesidad de romper paredes o losas a fin de colocar ductos para instalaciones eléctricas, telefónicas, etc.  Culminada una construcción: acumulación de restos de materiales, basura, etc. Ya que no fue contemplada una actividad de limpieza  Suspensión de trabajos con el riesgo de quedar inconclusos o demorar mucho para terminarse, generalmente por falta de medios económicos suficientes o por el desconocimiento del momento en que deben ser adquiridos y despachados los materiales al lugar de la obra

28  Imposibilidad de acortar la duración de un proyecto o de secciones o partes importantes del mismo, así como determinar cual es la manera más económica de acelerarlo  Desconocimiento por parte de los niveles de dirección de una empresa sobre cuando finalizará y cuanto costará efectivamente un proyecto

29 DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS

30  TAREAS:  PRINCIPALES  DETALLE  DEPENDIENTES  CRÍTICAS  HOLGURA  SIMULTANEAS

31 RELACIONES O DEPENDENCIAS  FS finish to start : tarea puede empezar cuando su predecesora ha terminado  SS start to start : tarea puede empezar solo cuando su predecesora empieza  FF finish to finish : tarea puede finalizar no antes que su predecesora  SF start to finish : tarea puede finalizar cuando su predecesora empieza

32  CALENDARIZACIÓN:  Cómputo desde fecha de inicio o de fin  Decisión de si las tareas van a ser condicionadas por el esfuerzo (duración)  Tiempos planificado y ejecutado (% ejecución)  Manejo de calendarios (días hábiles o inhábiles, horarios, unidades de medida tiempo, etc

33  ASIGNACIÓN DE RECURSOS :  Humanos y materiales  Definición de costos unitarios o globales  Definición de grupos de trabajo  Definición de unidades de medida

34  Visualización: PERT GANT FORMULARIO DE TAREAS VARIADA EN FORMA SIMULTANEA HOJA DE TAREAS, FILTROS INFORMES CALENDARIOS DE TRABAJO PROGRAMADO - EJECUTADO

35 ESTRATEGIAS PARA ACORTAR EL TIEMPO

36  Cambie las relaciones entre las tareas para permitir que mas tareas sean simultaneas  Aumente el tiempo de trabajo disponible mediante la modificación del horario  Reduzca el alcance de la tarea disminuyendo la duración de la tarea o la cantidad de trabajo asignada a la tarea  Aumente los recursos asignados (número unidades)  Incremente la disponibilidad de recursos  Asigne horas extras a los recursos

37 EVALUACION Y AJUSTE DE SU PROYECTO  Acortando su proyecto mediante el decremento de la duración de tareas  Acortando su proyecto mediante la disminución de un recurso de trabajo en una tarea  Acortando su proyecto mediante la asignación de mas recursos  Acortando su proyecto mediante el incremento de asignación de recursos de trabajo  Acortando su proyecto mediante la asignación de horas extras

38 EVALUACION Y AJUSTE DE SU PROYECTO  Estrategias para resolver la sobre asignación de recursos cambiando el hacinamiento de tareas de un recurso sobre asignado  Reasignación de un recurso a tiempo parcial de trabajo en una tarea  Disminución de la cantidad de trabajo asignado a un recurso  Cambio de la calendarización de trabajo de un recurso

39 EVALUACION Y AJUSTE DE SU PROYECTO  Resolución automática de sobre asignación de recursos, por nivelación  Resolución manual de sobre asignación de recursos  Dilación de una tarea con un recurso sobre asignado  Estrategias para reducción del costo de proyectos y gerenciamiento del flujo de caja

40 IMPRESIÓN Y REPORTES  Que puede ser impreso ?  Debo imprimir una vista o un reporte ?  Imprimiendo un reporte  Imprimiendo una vista  Definición de características de la página  Establecimiento de la escala de la vista proporcionalmente para impresión  Adición de una cabecera, un pie de página o una leyenda  Inserción y remoción de salto de página  Imprimiendo columnas en una hoja de vista

41 DEBO IMPRIMIR UNA VISTA O UN REPORTE?  Para comunicar información eficientemente, usted necesita imprimir la información, de forma que satisfaga las necesidades de cada persona o grupo  Las vistas y reportes contienen diferente clase de información y despliegan la información diferentemente:  Con vistas usted puede: 1.Examinar la información en la ventana actual o en la presentación preliminar 2.Puede editar información específica 3.Puede cambiar el formato aplicado a cualquier categoría o texto

42 DEBO IMPRIMIR UNA VISTA O UN REPORTE?  Con reportes usted puede: 1.Solamente examinar la información de la presentación preliminar 2.Solamente cambiar el formato de una categoría o texto  Antes de imprimir, active la presentación preliminar para ver como luce, ver márgenes, posición de cabeceras y pies de página orientación de la página 42

43 PASOS PARA DESARROLLAR UN PROYECTO

44 1.Esquematización del evento (gabinete) 2.Inicie el Project 3.Defina fecha de cálculo del proyecto 4.Defina si en general, la programación va a ser condicionada por el esfuerzo 5.Escoja la unidad de medida de tiempo 6.Guarde el proyecto (nombre y ubicación) 7.Ingrese tareas (principales, secundarias, repetitivas, hitos, etc.) 8.Calendarice tareas y defina duración 9.Enlace las tareas (restricciones y tipos de relaciones) 10.Defina los calendarios especiales de recursos y del proyecto 11.Defina la forma de acumulación de los costos 12.Defina recursos disponibles

45 13. Asigne recursos 14. Evaluación y ajuste del proyecto 15. Control de ejecución del proyecto 1.Ingreso de información de ejecución de tareas 2.Ingrese información sobre demoras o anticipos (si es necesario) 16. Evaluación de avance del proyecto y reajustes 1.Guarde líneas de base del proyecto

46 UTILITARIOS  Microsoft PROJECT  CA SUPERPROJECT  PROJECT SCHEDULER  TIME LINE  MICRO PLANNER  INSTAPLAN EMS  HPM Hardvard Project Manager  SYZYGY  PROJECT OUTLOOK  ON TARGET  PROJECT EXCHANGE  ARTEMIS  OPEN PLAN  PLANTRAC  PRIMAVERA PROJECT PLANNER  VIEWPOINT

47 GRACIAS POR LA ATENCIÓN