1 Control Estratégico (CES)Guía del Componente Metodológico Aplica el Meta Modelo de Metodologías CEIAR: Conceptos, Entregables, Insumos, Actividades, Roles oooooo

2 Finalidad Impulsar la implementación del Plan Estratégico y eventualmente hacer los cambios necesarios al mismo. Especificar los puestos, funciones y procedimientos de la oficina de Control de Gestión Estrategia.

3 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

4 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos En el modo Presentación, haga clic en la flecha para acceder al Centro de introducción a PowerPoint.

5 XPP: Execution Premium ProcessEste modelo de 6 Etapas resume los conceptos desarrollados por Kaplan & Norton y es la principal formalización de los procesos de Gestión Estratégica y Operacional que se conoce.

6 Control Estratégico y Control Operacional: Simple de entender, difícil de implantar

7 Proceso de Gestión Estratégica basado en el Modelo Balanced ScorecardEtapa 3: Control de Gestión (CONGES) Etapa 2: Despliegue Estratégico (DESEST) Materiales para Formación en Control de Gestión Fichas de Indicador Fichas de Iniciativas Tablero de Gestión Manual de Procedimiento para Control de Gestión Etapa 1: Planeamiento Estratégico (PLAEST) Materiales para la Comunicación Estratégica Planes Operativos por área (Aplicando BSC u otros modelos) Modelo de Negocio Análisis FD-OA Orientación Estratégica Mapa Estratégico (Objetivos Organizacionales) Matriz Estratégica Tareas Estratégicas Plan Estratégico Institucionalización del Control Nivel 1 (Menor madurez en Gestión Estratégica) Institucionalización del Control Nivel 2 (Mayor madurez en Gestión Estratégica) Leyenda:

8 Flujos Principales en Gestión EstratégicaRol Planificador PLANEAMIENTO Mejoras al Modelo BSC Pendientes Oficina / Función de Gestión Estratégica Tablero de Gestión Estratégico (BSC) en Excel, Fichas de Indicadores, Fichas de Iniciativas. Control del Contenido CONTROL Oficina / Función de Gestión Estratégica Comité de Control Estratégico (Mensuales) Acta (*) de Reunión Responsables de: a) Indicadores y b) Iniciativas (Componentes del BSC) Avances Mensuales (*) Formato: Agenda y Acta de Sesión (AACT) en Excel Plan Estratégico (Documentación en MS Office, eventualmente) Comité Plenario (de Planeamiento Estratégico) Comité Técnico Rol Control de Gestión Agenda (*) próxima reunión Control del Avance

9 Problema: ¿Por qué no se logra un buen Plan Estratégico mediante un Proceso Anual?Las ideas que cambian la dirección de la empresa: Resultan por maduración de ideas preliminares. No surgen sólo durante el planeamiento. La Gestión Estratégica es un proceso altamente complejo: No existe una teoría unificadora al respecto. El BSC sólo cubre parte del problema.

10 Solución: Planeamiento y Control ContinuoComité de Gestión Estratégica: Base: Comité de Gerencia o equivalente. Participantes: Responsables de Objetivos. Foco: El Plan Estratégico (NO los problemas operativos, por más importantes que sean). Mensual: Control de Avance. Trimestral: Control del Contenido. Técnicas: “Gestión Efectiva de Reuniones”. Técnicas para iniciativas densas: Gestión de Proyectos (PMI, etc)

11 Control de Avance (Mensual)Herramienta: Presentación de Control Estratégico. Dos elementos de Control: Indicadores Iniciativas Pregunta Inductora: ¿Estamos siguiendo el Plan Establecido? ¿Los indicadores están en verde? ¿Las iniciativas están a tiempo?

12 Control del Contenido (Trimestral)Continuación del Planeamiento anual. Unidad de análisis: Iniciativas críticas o complejas. Puede llevar a cambiar Objetivos e Indicadores y crear Tareas Estratégicas. Pregunta Inductora: ¿El Plan Establecido sigue siendo valido? ¿Permite cumplir la Visión / Misión? ¿Genera Valor Económico (Social)?

13 Ciclos PAC: La estructura de una SesiónCada ciclo tiene como finalidad “cerrar” un tema de la Agenda de Sesión (ASES). Ello significa llegar a acuerdos, decisiones o conclusiones sobre Lineamientos o Definiciones (D) a seguir, o Pendientes (P) a cargo de un responsable de ejecutarlos a cierta fecha dada (Ver RDP). Las D, dentro de lo posible, pueden incluirse en el fraseo de las P con lo cual se simplifica el RDP de la Sesión. Presentar Analizar Confirmar

14 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

15 Tablero de gestión - Nivel estratégicoCES - E - BSC-EX - Nivel 1.xls / TG-E

16 CES - E - ASES y RDP - Control de Avance.xls // ASESFormato: CES - E - ASES y RDP - Control de Avance.xls // ASES

17 Registro de Definiciones y Pendientes (RDP) - versión hoja de cálculoHace las veces "ayuda memoria" o acta de reunión. Se dirige al Gerente General cc a todos los mencionados en alguno de los Pendientes (Asistentes o no a la reunión). Se envía luego del Comité y refleja las "Definiciones" acordadas y/o cuando es necesario hacer seguimiento a ciertos acuerdos ("Pendientes"). En una sola hoja electrónica se acumulan los resultados de varias reuniones. CES - E - ASES y RDP - Control de Avance.xls // RDP

18 CES - E - Presentación CES.pptPresentación del Comité de Control de Avance Mensual del Plan Estratégico CES - E - Presentación CES.ppt

19 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

20 Tablero de Gestión - Nivel Estratégico en Excel1 2 3 4 Mapa Estratégico Tablero de Gestión Ficha de Indicador Ficha de Iniciativa CES - E - BSC-EX

21 Ficha de Indicador CrecienteDEI - E - Ficha de Indicador Creciente.xls oooooo

22 Ficha de Indicador DecrecienteDEI - E - Ficha de Indicador Decreciente.xls oooooo

23 Ficha de Iniciativa - versión simplificadaGIE - E - Ficha de Iniciativa - Simplificada.xls

24 Ficha de Iniciativa - versión completaGIE - E - Ficha de Iniciativa - Completa.xls

25 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

26 Presentación de Control Estratégico MensualCES - A - Procedimiento CES.ppt

27 Ciclo de Control Estratégico - Procedimiento GeneralPaso 2: Comité Estratégico Mensual Paso 1: Tablero de Gestión Mensual Enfocar: Agenda del Comité de Gestión Estratégica Desarrollar: Comité de Gestión Estratégica Aprobar: RDP del Comité Estratégico Enfocar: Tablero de Gestión Estratégica Inicial Desarrollar: Tablero de Gestión Estratégica Inicial Aprobar: Tablero de Gestión Estratégica Inicial Más contenido en: CES - A - Procedimiento CES.ppt

28 Ciclo de Control Estratégico - Procedimiento General (Uso de la Agenda y Acta de Sesión)Fichas de Indicador y de Iniciativa actualizadas Oficina / Función de Gestión Estratégica - Preparar el Comité de Control Estratégico - Contenido Agenda y Acta de Sesión (AACT) - Acta Ciclo Anterior Tablero de Gestión Estratégico Ciclo Actual Agenda y Acta de Sesión (AACT) - Borrador (Acta Ciclo Actual) Oficina / Función de Gestión Estratégica - Evaluar los Resultados del Comité de Control Estratégico - Avance Agenda y Acta de Sesión (AACT) - Acta Ciclo Actual Comité de Gestión Estratégica (Gerente General) - Desarrollar el Comité de Control Estratégico - Avance Responsables de: a) Indicadores y b) Iniciativas Avances Datos complementarios 4 Oficina / Función de Gestión Estratégica - Actualizar el Tablero de Gestión Estratégica Avances de los pendientes del AACT 1 2 3 Agenda y Acta de Sesión (AACT) - Agenda Ciclo Actual

29 Detalle de: “2. Preparar el Comité de Control Estratégico”Agenda y Acta de Sesión (AACT) -Acta Mes Anterior 2.1 Realizar Seguimiento a Pendientes acordadas el Mes Anterior (para definir el estado) Agenda y Acta de Sesión (AACT) -Acta Mes Anterior con Avances a la fecha Avances de las Acciones del AACT 2.2 Insertar datos: Objetivos según Calendario de Agenda del Comité de Gestión Estratégico (Preparar Comité de Gestión Estratégico) Agenda y Acta de Sesión (AACT) -Agenda Mes Actual Calendario de Agenda del Comité de Gestión Estratégico Tablero de Gestión Estratégico - Mes Actual En estas actividades de preparación es donde se aprecia de manera especial el aporte de la Oficina / Función de Control Estratégico, la eficaz conducción del Control Estratégico y con ello en la Implementación del Plan Estratégico. Con una correcta preparación el Comité de Control fluirá de manera ágil y se enfocará en los aspectos clave, haciendo un buen uso del tiempo de los Ejecutivos participantes. Responsables de: a) Indicadores y b) Iniciativas

30 Instructivo para conducir un Comité de Control EstratégicoCES - A - Instructivo para Comité Estratégico.xls

31 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

32 Roles: Los específicos para este Componente MetodológicoCES - R - Funciones.xls

33 Roles de la Oficina de Gestión Estratégica (*)oooooo

34 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

35 NO es posible hacer un buen Plan … mediante un Proceso Anual (*)Encuesta entre 156 ejecutivos a nivel mundial. Sólo 11% dijo estar muy satisfecho con el Planeamiento Estratégico y cree que vale el esfuerzo que se le dedica. La gran mayoría se encuentran escépticos sobre el aporte del Plan Estratégico y cree que no llega a influenciar en la dirección que toma la organización. (*) Mankins, Michael C. and Steele, Richard (2006). ‘Stop Making Plans; Start Making Decisions’, Harvard Business Review, January, pp

36 El XPP simplificado y Herramientas Metodológicas de M+S

37 KAPLAN, R. S. y NORTON, D. P. (2005). La Oficina de Gestión de la Estrategia. Harvard Business Review, Octubre 2005, p.64-74 KAPLAN, R. S. y NORTON, D. P. (2008). The Execution Premium – Integrando la estrategia. España. Ediciones Deusto 2008. Medina La Plata Edison (2009). Business Intelligence, una guía práctica. MURALIDHARAN, R (1997). Strategic Control for Fast-moving Markets: Updating the Strategy and Monitoring Performance. Long Range Planning, Vol. 30, N° 1, p MURALIDHARAN, R. (2004). A framework for designing Strategy Content Controls. International Journal of Productivity, Vol. 53, N° 7, p PMI (2005). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). USA, Project Management Institute ra. Edición. Bibliografía