1 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Gestión del Proceso de Contratación y Gestión del Negocio Universidad Católica del Norte Escuela de Negocios Mineros Diplomado en Administración de Contratos Rodrigo Poblete Núñez Ingeniero Civil Industrial MBA UTFSM

2 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados...Todos piensan en modificar al mundo, pero nadie piensa en modificarse a sí mismo”... León Tolstoi...Todos piensan en modificar al mundo, pero nadie piensa en modificarse a sí mismo”... León Tolstoi

3 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Recuerdos Administrador de Contratos Administración del Contrato Contratación de Servicios Cuáles son las partes del problema? Ciclo de Contratación

4 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Ciclo de Contratación Modelo de Operación Cómo estamos abordando los negocios Empresa Colaboradora Trabajador Empresa Contratista Relación laboral Relación civil / comercial Trabajador Interno Relación laboral Empresa Mandante

5 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Ciclo de Contratación Escenario de la Relación: Cadena de Abastecimiento 6 5 4 3 2 Selección Empresas Gestión de relaciones y Control de desempeño Negociaci y Dise de contratos Transición 1 Estrategia 6 5 4 3 2 Proceso de Licitación Post- Evaluación Ejecución del Contrato Cierre 1 Definición del Requerimiento Definición de la Necesidad Análisis de Factibilidad de Requerimiento Ciclo Planificación de Licitación Empresa Mandante Empresa Contratista Definición Valórica Civil / Comercial

6 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Las relaciones comerciales entre las partes deben desarrollarse en un ambiente de mutua colaboración, cooperación y beneficio. Las empresas contratistas deben adherir al más estricto cumplimiento de las leyes laborales, y todas las normas legales y reglamentarias que les sean aplicables. Serán factores evaluados en el desempeño de la empresa y en los procesos de selección para futuras licitaciones: – Los índices de seguridad históricos de las empresas. – La estructuras y recursos adecuados para la eficiente gestión de sus relaciones laborales, incluyendo sus procesos de negociación y manejo de conflictos. – Las mejores condiciones contractuales y de desarrollo de las personas, tales como buenas remuneraciones, beneficios, oportunidades de capacitación, desarrollo de carrera, infraestructura adecuada para el personal, buen clima laboral, etc., – El historial de cumplimiento de sus obligaciones laborales y previsionales son factores que inciden en la evaluación de las empresas contratistas IDEAS PRINCIPALES Aspectos Valóricos

7 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Alta Productividad Mayor Eficiencia Menores Costos Mejor Calidad Más Oportunidad Disminución Conflictos Externos versus Propios Fomento Competitividad - Clúster Modelo de Operación y Resultados Esperados PREFACTIBILIDAD 6 5 4 3 2 Selección Empresas Gestión de relaciones y Control de desempeño Negociaci y Dise de contratos Transición 1 Estrategia 6 5 4 3 2 Proceso de Licitación Post- Evaluación Ejecución del Contrato Cierre 1 Definición del Requerimiento Definición de la Necesidad Análisis de Factibilidad de Requerimiento Modelo de Operación Planificación de Licitación

8 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados APLICACIÓN DE LA DECISIÓN 25431 ÁREA: ……………………… PROCESO: ……………………….. DECISIÓN : EXTERNALIZAR Promesa Productividad : …… Eficiencia : ……. Costos : …… Calidad: …… Oportunidad: ….. Conflictos: ….. Competitividad: …. Tratamiento y/o Mitigación de Riesgos A2. : …………… C. : …………… D. : …………… 1.Requerimientos cumplimiento P.I.E 2.Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA) 3.Acuerdos de Incentivos y Penalizaciones 4.Plan de mitigación de riesgos 5.Métrica de seguimiento y puntos de control 6.Evaluación calidad 7.Plan de Contingencia 8.Plan Comunicacional 9.Definición de Roles y Responsabilidades 10.Cláusulas de salida : flexibles 11.Arbitraje Laboral ?¿ 12. 13. 14. LO QUE SE DEBERÁ CONSIDERAR EN LAS BASES DE LICITACIÓN 74 Habíamos dicho…….

9 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados 25431 ÁREA : ……………………… PROCESO: ……………………….. DECISIÓN : INTERNALIZACIÓN Promesa Productividad : …… Eficiencia : ……. Costos : …… Calidad: …… Oportunidad: ….. Conflictos: ….. Competitividad: …. Tratamiento y/o Mitigación de Riesgos A2. : …………… C. : …………… D. : …………… LO QUE SE DEBERÁ ACORDAR 1.Requerimientos cumplimiento P.I.E 2.Productividad acordada 3.Plan de mitigación de riesgos 4.Métrica de seguimiento y puntos de control 5.Incentivos, Bonos, Penalidades 6. 7. 8. 9. 74 APLICACIÓN DE LA DECISIÓN Habíamos dicho…….

10 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Modelo de Segmentación de Contratos Variables YPond. Dotación ( trabajadores Contratista y Subcontratistas) 23% Facturación Mensual (M US$)23% Interferencia con la Operación 23% Duración del Contrato (Años)20 % Tipo de Contrato Operación-Inversión-Asesoría 11% Variables X Riesgo del Negocio Criticidad para la Operación Criticidad para las Personas Cantidad áreas involucradas Ponderador 35%25% 15% Segmento 1 Alta Criticidad (Administración e Impacto) Segmento 4 Baja Criticidad (Administración e Impacto) Segmento 3 Criticidad por Impacto Segmento 2 Criticidad por Administración 11,252,252,752,521,51,753 IMPACTO EN EL NEGOCIO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 0 DIFICULTAD EN LA ADMINISTRACIÓN Medición Y j Medición X i

11 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Dimensión X: Complejidad en la Administración Variable (X i )Pond. Valor (X i ) Forma de Medición X1X1 Riesgo del Negocio (EWRM) 35% 1 Bajo, no afecta la operación ni objetivos corporativos 2 Medio, afecta parcialmente 3 Alto, afecta directamente X2X2 Criticidad para la Operación 25% 1 Servicio transversal (alimentación, bodega, arriendo...) 2 Apoyo directo a la operación (mantenimiento) 3 Esencia del negocio (carguío, transporte, etc.) X3X3 Criticidad para las Personas 25% 1 No sensible (carguío, transporte, chancado, etc) 3 Sensible (alimentación, Transporte de personal, etc) X4X4 Cantidad de Áreas Involucradas 15% 1 Un área 2 Dos áreas 3 Más de 2

12 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Dimensión Y: Impacto en el Negocio Variables (Y j ) Pond. (Y j ) Valores que adopta (Y j ) Bajo [Y j =0 ] Medio [Y j =0,5 ] Alto [Y j =1 ] Si se cumple: Y1Y1 Dotación [ trabajadores] (Ctta. y Subcontratistas) 23% D < 6060 < D < 275D > 275 Y2Y2 Facturación Mensual [Miles USD$] 23% $ < 7575 < $ < 750$ > 750 Y3Y3 Interferencia con la Operación [%] 23% I < 20%20 < I < 50I > 50% Y4Y4 Duración del Contrato [meses] 20% P < 66 < P < 18P > 18 Y5Y5 Tipo de Contrato [Operación-Inversión-Asesoría] 11% AsesoríaInversiónOperación

13 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Aplicación del Modelo en Contratos Mineros Nota: Información provista por Div. Andina 2008

14 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Criterios de Asignación de Contratos (1) Persona que apoya al Administrador de Contrato en la supervisión e interacción operativa con el contratista TIPO DE CONTRATO SEGMENTO 1SEGMENTO 2SEGMENTO 3SEGMENTO 4 XComplejidad en su AdministraciónAlta Baja YImpacto en el NegocioAltoBajoAltoBajo ADMINISTRADOR DE CONTRATO - Requisitos FamiliaIIIIII o IIIII Dedicación (mínima)40% - 60%30% - 50%15% - 30%10% - 20% Cantidad de contratos simultáneos (máx.)2345 OPERADOR 1 DE CONTRATO - Requisitos Necesidad de OperadorSI NO Dedicación (mínima) 80% - 100%40% - 80%25% - 50%* Cantidad de contratos simultáneos (máximo) 124* Nota: Información provista por Div. Andina 2008

15 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Tipos de Contrato Tipos Generales de Contratos: Obra Consultoría Prestación de servicios Concesión Servicios Profesionales Honorarios

16 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Tipos de Contrato Obra: Su objeto es la construcción, mantenimiento, instalación o cualquier otro trabajo material sobre un inmueble. Consultoría: Su objeto es la realización de estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad de proyectos específicos, asesorías técnicas, interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y ejecución de diseños, planos anteproyectos o proyectos. Prestación de servicios: Su objeto es desarrollar actividades relacionadas con la administración y funcionamiento de una entidad. Solo se pueden celebrar con personas naturales cuando la planta no tenga el personal especializado y no generan relación laboral con la Entidad.

17 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Tipos de Contrato Concesión: Su objeto es otorgar a un concesionario la prestación, operación, explotación u operación total o parcial de un servicio público, o la construcción, explotación y conservación de una obra o bien destinados al servicio o uso público, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tasa, tarifas, valorización o participación en la explotación. Servicios Profesionales y Honorarios: Se enmarcan dentro de la categoría de Prestación de Servicios

18 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Partes de los Contratos El Contratista: Personas naturales o jurídicas (cuya duración no sea inferior al plazo del contrato y un año más) Se pueden presentar individual o conjuntamente, mediante consorcios o uniones temporales o promesas de sociedad (responsabilidad igual a la de los consorcios) Legalmente deben ser capaces de cumplir las disposiciones legales vigentes.

19 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Participación conjunta de Contratistas POSIBILIDADES DE CONTRATAR: 1. CONSORCIO Presentación conjunta de la propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato Responsabilidad solidaria por el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato Sanciones afectan por igual 2. UNION TEMPORAL Presentación conjunta de la propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato Responsabilidad solidaria por el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato Sanciones afectan según participación en la ejecución del contrato. Se debe indicar en que modalidad se participa, en caso de U.T. se señalan los términos y extensión de participación. Se deben designar representantes legales 3. POSIBILIDAD DE PROMESAS DE SOCIEDAD FUTURA, RESPONSABILIDAD IGUAL QUE PARA CONSORCIOS

20 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Responsabilidades de las Partes 1.Mandante Exigir ejecución idónea y oportuna del trabajo contratado (al contratista y a su garante) Realizar el reconocimiento y cobro de sanciones pecuniarias y garantías a que haya lugar Mantener equilibrio económico (ajuste y revisión de precios) Revisar la ejecución del contrato y exigir que se cumplan especificaciones e iniciar acciones de responsabilidad cuando no sea así (por lo menos cada 6 meses) Exigir calidad de bienes y servicios adquiridos Buscar la reparación de los perjuicios causados con ocasión de los contratos Llamar en garantía y repetir por los perjuicios contra los servidores públicos, contratistas o terceros responsables Evitar que por causas imputables a ellas sobrevenga mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones de los contratistas

21 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Responsabilidades de las Partes 2. Contratista: Velar por el cumplimiento del objeto contractual Obrar con lealtad y buena fe en las etapas del contrato evitando dilaciones Recibir el pago de la remuneración pactada oportunamente y sin que su valor intrínseco se modifique durante la ejecución y en consecuencia, solicitar el equilibrio contractual. Obtener la protección de los derechos derivados del contrato Garantizar la calidad de los bienes y servicios contratados No acceder a peticiones o amenazas ilegales e informar dichas situaciones a la entidad contratante Estar afiliados y cotizando al Sistema de Seguridad Social y realizar pagos que exige la Ley

22 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Posibilidades para declarar Desierta una Licitación Declaratoria Desierta del Proceso de Licitación Es procedente solamente por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del contratista: Por falta voluntad de participación (no se presentan ofertas) Cuando ninguna de las ofertas presentadas se ajusta a los pliegos de condiciones en lo relativo a los requisitos esenciales de los oferentes o de la futura contratación (PASA NO PASA) La declaratoria de desierta implica la realización de un acto administrativo motivado y debidamente notificado a los proponentes para que puedan interponer el recurso de reposición al que tienen derecho.

23 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Principios Éticos definidos Transparencia Economía Responsabilidad Selección objetiva Postulados de la función administrativa (igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad) Aplicación de normas de conducta del Mandante Reglas de interpretación de la contratación en derecho privado Principios generales del derecho (ejemplo: buena fe)

24 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Norma General para Licitar Regla general: LICITACIÓN PUBLICA Incluyendo la selección por subasta inversa - Antes este procedimiento era aplicable a las “grandes contrataciones” Excepciones: Contratación directa Selección abreviada - Licitación Privada Concurso público de méritos El Mandante debe justificar de manera previa a la apertura del proceso de selección de que se trate, los fundamentos jurídicos, técnicos y/o económicos que soportan la modalidad de selección que se propone adelantar.

25 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Garantías  Garantía de Seriedad de Propuesta Entre el 1% y 1,5% del presupuesto aprobado  Garantía de Cumplimiento de Contrato 7% del contrato (En la contratación de servicios generales discontinuos no se requiere)  Garantía por Anticipo 100% del 20% otorgado ASPECTOS GENERALES

26 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados ASPECTOS GENERALES Documentos estándar, de utilización obligatoria para la contratación de bienes, obras y servicios generales Documentos estándar, de utilización obligatoria para la contratación de servicios de consultoría y supervisión técnica Modelos de Pliego de Condiciones Modelos de Solicitud de Expresiones de Interés y Solicitud de Propuestas  Condiciones Legales  Condiciones Administrativas  Condiciones Técnicas  Condiciones Económicas  Sistema de Evaluación  Modelo de Contrato  Formularios Contenido de los Modelos

27 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados ASPECTOS GENERALES Información sobre los procesos de contratación: Habilitación de usuarios y actualización de datos del Mandante Políticas de contratación del Mandante Programa Anual de Contrataciones Inicio del Proceso de Contratación Ampliación, suspensión, cancelaciones y anulaciones Reanudación del proceso Resultados de Precalificación, Expresiones de Interés o Primera Etapa en Licitaciones de dos Etapas Finalización del proceso Recursos administrativos interpuestos Contrataciones por excepción Recepción de Bienes, Obras y Servicios Información de Resolución de Contratos Información de Compras Menores por Comparación de Precios

28 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Modalidades y Montos Para bienes, obras y servicios generales 1. Licitación Pública De US$. Zzzz.- en adelante obras De US$ hhh.- adelante Compras Nacionales bienes Hasta US$. aaaa.- C. Pública Nacional bienes De US$. bbbb.- a US$ cccc.- servicios De US$. ddd.- a US$ eee.- obras De US$. kkk.- a US$ mmm.- C. Publica Internacional bienes De US$ fff.- adelante servicios De US$ ggg.- adelante 3. Contratación por Excepción Sin límite de monto 2. C. Menor por Comparación de Precios Hasta US$ xxx.-

29 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA  Recomendable que sea el procedimiento de uso normal y obligatorio  Mediante convocatoria pública.  Participan un número indeterminado de proponentes.  Aplica el precio evaluado más bajo sobre precios reales de las propuestas, o una combinación polinómica Condiciones

30 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA Recomendación de Plazos Razonables Presentación de propuestas (*) No menos de 25 días Calificación de propuestas y emisión de informe No mas de 10 días Resolución de adjudicación 3 días Suscripción de contrato (**) No mas de 20 días (*) Convocatorias Internacionales, no menos de 40 días calendario (**) Ampliación hasta 15 días calendario (enmiendas) (Fuerza mayor o caso fortuito – otro tratamiento)

31 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA Reunión de Aclaración Con la decisión facultada de aprobación del Pliego. Consultas Escritas (Preguntas y respuestas) Enmiendas al Pliego Inspección Previa 15 días calendario antes de la presentación de propuestas 1 día antes de la Reunión de Aclaración 2 días antes de la Reunión de Aclaración, cuando corresponda Actividades para la presentación de Propuestas

32 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA a) Actividades Previas  Elaboración de las Especificaciones Técnicas  Elaboración del Pliego de Condiciones  Certificación presupuestaria  Solicitud escrita de la contratación  Autorización del Inicio del Proceso de Contratación  Publicación de la Convocatoria  Comisión de Calificación b) Pliego de Condiciones  Entrega del Pliego de Condiciones  Plazo de presentación de propuestas  Inspección Previa  Consultas escritas  Reunión de Aclaración  Aprobación del Pliego de Condiciones

33 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA Contenido de la Propuesta Carta de presentación de propuesta Garantía de seriedad de propuesta Propuesta técnica Propuesta económica Poder del representante legal Declaración jurada sobre su condición legal y administrativa Formulario de experiencia y capacidad financiera c) Presentación de Propuestas  Lugar y fecha establecida en la convocatoria  Sobre único (para O. Económica y para O. Técnica)  Registro de presentación de propuestas  Supervisión del Secretario de la Comisión de Calificación Podrán existir otros requisitos, dependiendo de cada Mandante

34 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA d) Recomendaciones para la Apertura de Propuestas  En lugar, fecha y hora señalados en la convocatoria  Inmediatamente después del cierre de presentación de propuestas  En acto único y público continuo sin interrupción  Se anunciará el nombre del proponente y el valor de la propuesta económica (Algún valor, no todos)  Se elaborará un Acta de Apertura (puede ser ante Notario)

35 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA e) Calificación de Propuestas (Tradicional)  Evaluación de la Propuesta Técnica  Evaluación de la Propuesta Económica Es el precio que, ajustado por factores numéricos aplicables (polinomio), sea el de menor valor. Precio Factor de Ajuste Precio evaluado Orden 1° 2° 3° Precio evaluado más bajo +==

36 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA  Informe de la Comisión de Calificación (Técnica y Económica, o conjunta)  Resolución de Adjudicación  Solicitud de Documentos Respaldatorios  Emisión de Carta de Adjudicación  Posible Carta de Pronto Inicio (Cuidado!!)  Suscripción del Contrato  Recepción del bien, obra o servicio  Remisión de la información al Área de Control de Servicios (Si existiera). f) Emisión del Informe de Calificación y Recomendación, Adjudicación y Firma de Contrato

37 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA de BIENES (Materiales de Stock) Total 28 días (1 Mes) Presentación de propuestas 15 días Calificación de propuestas y emisión de informe 2 días Resolución de adjudicación 1 día Suscripción de contrato 10 días Plazos Recomendados

38 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA Rechazo de propuestas  Si el adjudicado no presenta la documentación oportunamente.  Si se determina que el proponente se encuentra impedido para participar.  Si el proponente no presenta garantía de seriedad de la Oferta (propuesta).  Si el proponente no renueva la garantía de seriedad de la Oferta (propuesta). En los dos primeros casos se ejecutará la Garantía de Seriedad de la Oferta (Propuesta)

39 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA  Cuando el proponente hubiese omitido cualquier documentación requerida en el pliego de condiciones  Si se verifica que estuviese en trámite o declarada la disolución o quiebra de la empresa  Cuando la propuesta no cumpla con las condiciones establecidas en el Pliego  Cuando la propuesta económica supere el presupuesto aprobado (Opcional) Descalificación de propuestas

40 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados LICITACIÓN PÚBLICA  La empresa Mandante, a través de su organismo rector declarará una convocatoria desierta mediante Resolución, cuando: No se hubiera recibido ninguna propuesta Ningún proponente hubiese resultado calificado Todas las propuestas excedieran el presupuesto sobre lo establecido  El Mandante podrá proceder a una segunda convocatoria  La documentación recibida será devuelta a los proponentes Convocatoria Desierta

41 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados a) Mediante la obtención de Cotizaciones Actividades Previas Solicitud de Cotización  Elaboración de las Especificaciones Técnicas  Certificación presupuestaria  Solicitud de contratación mediante formulario único  Autorización del Área Responsable del Mandante para la contratación  Entrega de la Solicitud de Cotización a los proponentes  Se solicitará y considerará mínimamente 3 cotizaciones (Podrán existir excepciones)  Si los proponentes no cuentan con formularios de cotización la Entidad utilizará formularios preestablecidos  Las cotizaciones deberán ser presentadas de acuerdo a lo solicitado. CONTRATACIÓN MENOR POR COMPARACIÓN DE PRECIOS

42 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados a) Mediante la obtención de Cotizaciones CONTRATACIÓN MENOR POR COMPARACIÓN DE PRECIOS Recepción y calificación  Elaboración del Cuadro Comparativo  Análisis Cuantitativo y Cualitativo de las Cotizaciones  Elaboración de la Recomendación de Adjudicación Emisión de la Orden de Compra  Adjudicación de la mejor cotización  Emisión de la Orden de Compra  Notificación al proponente adjudicado  Notificación a los proponentes No adjudicados COTIZACIONES OrdenDeCompra

43 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados CONTRATACIÓN MENOR POR COMPARACIÓN DE PRECIOS b) Mediante el requerimiento de propuestas Actividades Previas Solicitud de Propuesta  Elaboración de las Especificaciones Técnicas  Asignación de la certificación presupuestaria  Solicitud del inicio del proceso de contratación mediante formulario único  Autorización del Área Responsable (MAF), para la contratación  Entrega del Requerimiento de Propuestas mediante invitación directa.  Publicación de la Convocatoria en paneles, pizarrones, medios locales de comunicación escrita, radial, medios electrónicos.  Se deberá considerar por lo menos 3 propuestas  Las propuestas deberán ser presentadas de acuerdo a lo solicitado.

44 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados CONTRATACIÓN MENOR POR COMPARACIÓN DE PRECIOS b) Mediante el requerimiento de propuestas Apertura y Calificación De acuerdo a la complejidad de la contratación, el Área Responsable del Mandante (MAF), designará a la Comisión de Calificación de manera previa a la presentación de propuestas  La apertura y calificación se efectuará en sesión reservada  La Comisión de Calificación verificará la presentación de los documentos y la Garantía de Seriedad de la Oferta (si fue solicitada)  Se evaluará la propuesta técnica según el método cumple /no cumple  Se recomendará la adjudicación de la propuesta que tenga el precio mas bajo. Prop uesta CUADRO

45 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados CONTRATACIÓN MENOR POR COMPARACIÓN DE PRECIOS b) Mediante el requerimiento de propuestas COTIZACIONES Adjudicación  Adjudicación a la mejor propuesta  Notificación al proponente adjudicado  Notificación a los proponentes No adjudicados  Elaboración del contrato  Suscripción del contrato por el área responsable, o por quien delegue, y el proponente adjudicado.

46 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados CONTRATACIÓN MENOR POR COMPARACIÓN DE PRECIOS Garantías El contrato establecerá las garantías a favor de la Entidad: a)Cumplimiento de Contrato b)Correcta inversión de anticipo (cuando sea otorgado) Cumplimiento de Contrato En la contratación de obras y servicios generales continuos, se podrá prever una retención del 5% (*) de cada pago en reemplazo de esta garantía Correcta inversión de anticipo Se otorgará sólo en contratación de obras y no podrá ser mayor al 20%(**) del precio total del contrato (*) (**): Cifras Recomendadas

47 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Entidades públicas Asesores técnicos o empresas especializadas Proveedor Único Obras de arte, Suscripción de periódicos y publicaciones Emergencia Nacional Alimentos perecederos LA RAZÓN MAF Incumplimiento de contrato CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN o ASIGNACION DIRECTA Casos o Ejemplos:

48 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN o ASIGNACION DIRECTA  Presentar información documentada de esta contratación a los entes reguladores dentro de la empresa Mandante El Área Contralora o de Finanzas, (MAF), regirá y/o decidirá la contratación, mediante Resolución motivada técnica y legalmente  Elaboración de las Especificaciones Técnicas  Certificación presupuestaria  Invitación escrita o publicación de convocatoria  Programación de plazos  Conformación de comisiones  Adecuación del contrato  Requerimiento de Garantías  Solicitud de Declaración Jurada Condiciones

49 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORIA  Son servicios de carácter intelectual tales como: diseño de proyectos, asesoramiento, capacitación, auditoria, desarrollo de sistemas, estudios e investigaciones supervisión técnica y otros. (la definición puede variar)  Esta definición incluye servicios de profesionales especializados o multidisciplinarios, que requieran la aplicación de conocimientos técnicos, económicos y sociales Definición

50 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORIA  Es la modalidad de contratación competitiva de servicios de consultoría.  Por su naturaleza multidisciplinaria requiere la participación de firmas consultoras seleccionadas en una Lista Corta.  Aplica diferentes métodos de selección.  No existe Convocatoria pública Condiciones

51 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados NEGOCIACIÓN EN LOS PROCESOS DE PROPUESTAS  En algunos casos excepcionales se podrá establecer una negociación con el proponente que tenga la primera opción de adjudicarse la Propuesta  La Autoridad pertinente del Mandante invitará, mediante nota, al proponente adjudicado a Negociar las condiciones del contrato. Dentro del plazo de suscripción del contrato (máximo 20 (*) días calendario).  No podrán llevarse a cabo negociaciones simultáneas con más de un proponente.  Si la negociación no fuera posible, la Autoridad pertinente del Mandante invitará a negociar al proponente que hubiera alcanzado la segunda mejor calificación final ajustada.  La entidad deberá informar al Área Contralora del Mandante, la finalización del proceso de contratación. (*) : Cifras Recomendadas

52 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Condiciones para la negociación: Alcance y metodología (discusión y confirmación) Confirmación del personal clave Contenido final de los términos de referencia (a sugerencia del proponente para mejorar los términos) Insumos que aportará la entidad (información, documentos, etc.) Cronograma de actividades Presentación de Informes En ningún caso se podrán negociar honorarios (Recomendado) NEGOCIACIÓN EN LOS PROCESOS DE PROPUESTAS

53 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA INDIVIDUAL  Permite la participación de un número indeterminado de profesionales independientes  La contratación será por producto y tiempo determinado  El servicio no puede ser de carácter multidisciplinario  La contratación debe estar contemplada en el Presupuesto  Las propuestas serán presentadas en sobre único  La Comisión de Calificación será conformada por personal del Área Solicitante  El Informe de Calificación será remitido al Máximo Ejecutivo del Área Solicitante, para que decida la adjudicación Condiciones:

54 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados FORMAS DE PAGO DE CONTRATOS TIPOS DE CONTRATOS: PRECIOS UNITARIOS el importe de la remuneración o pago total es por unidad de concepto de trabajo terminado. PRECIO ALZADO el importe de la remuneración o pago total es por los trabajos totalmente terminados y ejecutados en el plazo establecido MIXTOS cuando contienen una parte de los trabajos sobre la base de precios unitarios y la otra sobre la base de precio alzado

55 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados CONTENIDO DE LOS CONTRATOS Autorización del presupuesto Procedimiento de adjudicación Precio a pagar Plazos de ejecución, verificación de la terminación y elaboración del finiquito Anticipos Garantías Forma de pago Penas convencionales Reintegro de pagos en exceso Procedimiento de ajuste de costos en moneda Extranjera Causales y procedimiento de rescisión Descripción de los trabajos (términos de Referencia) Procedimiento para resolver discrepancias

56 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados ELEMENTOS ESENCIALES DE LOS CONTRATOS Determinan la existencia del contrato: Las partes El objeto Presupuesto Plazo Forman parte del contrato: Las bases de licitación Anexos técnicos Presupuesto Planos Especificaciones Bitácora (electrónica) No se pueden modificar las condiciones Previstas en las bases de licitación

57 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS: Se llevaran los controles presupuestal y Programático Se promoverá la celebración de convenios Modificatorios Se atenderán las solicitudes de ajustes de costos Se atenderán las incidencias Pago de estimaciones Terminación de los trabajos Entrega recepción de los trabajos Finiquito del contrato TIPOS DE ESTIMACIONES: De trabajos ejecutados y ajustes de costos cuando corresponda Cantidades adicionales o conceptos extraordinarios y ajustes de costos cuando corresponda Gastos no recuperables en casos de Suspensión, Terminación anticipada o rescisión administrativa no imputable al contratista

58 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados RECEPCIÓN y FINIQUITO DE LOS TRABAJOS Recepción: Recepción total o parcial Datos generales Relación de estimaciones pagadas y Pendientes de autorización Entrega de planos “as build” y manuales Entrega de garantía de vicios ocultos Finiquito del contrato: Se da por terminado el contrato Elaboración por las partes o Unilateralmente Pago de saldos a favor de las partes Se levanta acta administrativa para dar por extinguidos los derechos y obligaciones de las partes

59 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados AJUSTE DE COSTOS Sobre trabajos aún no ejecutados según programa vigente Cuando hay aumento o reducción en los precios de los insumos El procedimiento señalado en las Bases de Licitación no se puede cambiar Fecha base, la de la presentación y apertura de proposiciones Se usan los índices nacionales de precios o los que se hayan pactado en el Contrato La resolución se hace constar por escrito

60 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS Solo para contratos sobre la base de precios Unitarios o en la parte correspondiente de los Mixtos Convenios modificatorios cuando no se rebasa el 25% del monto o del plazo Convenios adicionales cuando se rebasa el 25% del monto o del plazo, requieren la Autorización del Administrador del Contrato o el Ente Facultado Responsable de la contratación Volúmenes adicionales se pueden pagar si hay saldo disponible Conceptos adicionales se pueden pagar una vez conciliado su precio y hay saldo disponible Responsabilidad de la dependencia o entidad la celebración oportuna de los convenios Excepcionalmente se puede modificar un contrato a precio alzado o mixto en la parte correspondiente cuando ocurren condiciones económicas no previstas para la elaboración de su presupuesto

61 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados MAYORES OBRAS Cantidades de obra no consideradas dentro del catalogo de conceptos pactado dentro del contrato Se debe notificar a la dependencia o entidad la necesidad de realizarlos Sólo se pueden realizar cuando se cuente con autorización de la dependencia o entidad por escrito La dependencia o entidad debe asegurarse de contar con recursos disponibles Se pueden pagar una vez ejecutados los trabajos Las variaciones importantes en las cantidades o volúmenes de obra se deben pactar mediante un convenio modificatorio o adicional al contrato

62 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados SUSPENSIONES Parcial o total Temporal, no pueden ser indefinidas Por servidor publico facultado Pago de los trabajos ejecutados y gastos no Recuperables Informe al órgano de control interno GASTOS NO RECUPERABLES: Suspensiones totales o parciales de los trabajos Por el costo directo: Personal ocioso Equipo en reserva Por el costo indirecto Indirectos de campo Indirectos de oficina central

63 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados TERMINO ANTICIPADO Por dependencia o entidad – Razones de interés general – Causas justificadas que impidan la continuación – Se puede ocasionar daño o perjuicio grave – No sea posible determinar la temporalidad de la suspensión – Pagar al contratista los trabajos ejecutados Por contratista – Solicitar a la dependencia o entidad – En caso negativo orden de autoridad judicial En ambos casos – Tomar inmediata posesión de los trabajos – Levantar acta circunstanciada – Devolución de la documentación Se debe resolver la terminación anticipada cuando se determine la nulidad total o parcial de actos que dieron origen al contrato, con motivo de la resolución de una inconformidad emitida por Acuerdo, o por resolución de Autoridad judicial establecida en el contrato.

64 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados GASTOS NO RECUPERABLES Terminación anticipada o rescisión del Contrato por causas no imputables al Contratista Gastos no amortizados de las instalaciones en el sitio de los trabajos y de otros conceptos incluidos en el costo indirecto Materiales y equipo de instalación permanente Liquidaciones del personal técnico y administrativo eventual, adscrito a la obra Razonables Debidamente comprobados Relacionados directamente con el objeto que se trate

65 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados CAUSALES DE RESCISIÓN No se inician los trabajos dentro del plazo establecido, siguientes a la fecha pactada Interrumpe injustificadamente la ejecución de los trabajos o no repara o repone los mal ejecutados No atiende lo estipulado en el contrato No acata las instrucciones de la residencia No cumple con los programas Subcontrata sin autorización Cede derechos de cobro sin autorización No da facilidades para inspección, vigilancia y supervisión Cambia de nacionalidad Se podrán establecer otras causales

66 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados RESCISIÓN DE CONTRATOS El procedimiento se inicia cuando se notifica al contratista El contratista expone lo que a su derecho convenga La entidad o dependencia determina Se abstiene de pagar trabajos ejecutados Elaborar finiquito donde se consideran los sobrecostos de los trabajos atrasados no ejecutados Hacer efectivas las garantías Tomar posesión inmediata de los trabajos e instalaciones Levantar acta circunstanciada (ante Notario público) El contratista devuelve la documentación recibida Las dependencias y entidades podrán optar entre aplicar las penas convencionales o el sobrecosto que resulte de la rescisión, debiendo fundamentar y motivar las causas de la aplicación de uno o de otro

67 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados INCONFORMIDADES Queja por cualquier acto del procedimiento de contratación, precisando: La convocatoria de la licitación y la Reunión Aclaratoria Acto de presentación y apertura de proposiciones Cancelación de la licitación Actos que impiden la formalización de los Contratos Por quienes hayan manifestado su interés en participar o quienes hayan recibido la invitación

68 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados CONCILIACIONES Quejas por incumplimiento a los términos y condiciones pactadas en el contrato Audiencia de conciliación dentro de los 15 días, puede celebrarse en varias sesiones en no más de 40 días hábiles Si no hay acuerdo se puede designar a un Tercero perito Si no hay acuerdo, quedan a salvo sus derechos para hacerlos valer ante otras vías. En la conciliación las partes deberán procurar la realización de acciones que promuevan la ejecución total de los trabajos y la completa resolución de las controversias, a través de los convenios que acuerden las mismas, los que podrán considerarse para efectos de la solventación de observaciones de los órganos de control.

69 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados ARBITRAJE Se puede convenir compromiso arbitral en caso de controversias. Cláusula expresa en el contrato No es sujeto de arbitraje el procedimiento de rescisión Costos del arbitraje por las partes

70 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Marco Legal Cuáles son las claves del Marco Legal que debe conocer el Administrador de un Contrato? “El suministro de trabajadores está expresamente regulado en la ley” El suministro de trabajadores está regulado en la ley 20.123, en el párrafo “De las empresas de servicios transitorios, del contrato de puesta a disposición de trabajadores y del contrato de trabajo de servicios transitorios”. Mientras en la subcontratación se externalizan obras o servicios, en el suministro se externaliza la puesta a disposición de trabajadores. Se establecen regulaciones precisas y sólo podrá aplicarse en los casos señalados por la ley.

71 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Marco Legal “Por la prevención responden todos” La Empresa Mandante debe estar bien informada de las normas y medidas preventivas de todas las empresas que participan en una faena. Por la prevención responden todos. Alto nivel de coordinación en materia de prevención de riesgos entre la EP y contratistas. Desde la empresa hacia la faena. ¿Cómo? 1. Sistema integrado de la gestión de la prevención (Sistema de Gestión de la SST). 2. Reglamento especial para empresas contratistas y subcontratistas. 3. Comités Paritarios y Departamentos de Prevención de faenas.

72 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Marco Legal Obligación Esencial De todo empleador: Deber de protección (Código del Trabajo). Tomar todas las medidas para proteger eficazmente la vida y salud de los Trabajadores Mantener las condiciones adecuadas de higiene y seguridad en las faenas. Proporcionar implementos de protección personal para prevenir riesgos profesionales. Proveer los elementos necesarios para que los trabajadores puedan acceder a una oportuna y adecuada atención médica, hospitalaria y farmacéutica, en caso de accidente o emergencia La empresa principal debe adoptar las medidas necesarias para proteger eficazmente la vida y salud de TODOS los trabajadores que laboran en su obra, empresa o faena cualquiera sea su dependencia.

73 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Marco Legal Qué agregó la Ley? - Se agrega a la ley 16.744 (66 bis) Empleadores que contraten o subcontraten con otros, la realización de una obra, faena o servicios propios de su giro. Deben vigilar el cumplimiento por parte de dichos contratistas y subcontratistas de las normas de higiene y seguridad. Deberán implementar un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo para todos los trabajadores involucrados, cuando en su conjunto agrupen a más de 50 trabajadores. La empresa principal debe confeccionar un reglamento especial para empresas contratistas y subcontratistas, estableciendo como mínimo las acciones de coordinación entre los distintos empleadores de las actividades preventivas para garantizar condiciones de higiene y seguridad. Además, debe contener los mecanismos para verificar su cumplimiento por parte de la EP y las sanciones. Deben velar por la constitución y funcionamiento de un Comité Paritario de Higiene y Seguridad y un Departamento de Prevención de Riesgos considerando a todos los trabajadores que presten servicios en un mismo lugar de trabajo, para los efectos de completar el quórum de 25 y 100 trabajadores, según corresponda.

74 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Marco Legal Registros que debe llevar la Empresa mandante 1.Cronograma de los trabajos a ejecutar, individualizando a cada empresa responsable de ello (fechas de inicio y término estimadas). 2.Copia de los contratos. 3.Identificación de las empresas contratistas, subcontratistas y de servicios transitorios (RUT, Organismo Administrador de la Ley 16.744, nombre del encargado de las trabajos, N° de trabajadores, historial de los accidentes y enfermedades profesionales en la faena). Informes de: 4. Evaluación de los riesgos. 5. Visitas y medidas ordenadas por Mutualidades o INP. 6. Inspecciones de entes fiscalizadores.

75 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Marco Legal Reglamento para contratistas y subcontratistas Debe ser entregado al contratista o subcontratista previo al inicio de sus labores. Contenidos: Definición de los encargados de implementar y mantener en funcionamiento el Sistema de Gestión de la SST. Acciones de coordinación de las actividades preventivas entre los distintos empleadores y sus responsables Obligación de las empresas contratistas y subcontratistas de informar a la EP de las condiciones de riesgo y la ocurrencia de cualquier accidente del trabajo o el diagnóstico de cualquier enfermedad profesional. Mecanismos de verificación de cumplimiento de las disposiciones de este reglamento especial y sanciones aplicables por infracciones a ellas.

76 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Marco Legal Subcontratación y Decreto Supremo 594 La Empresa Principal está obligada a mantener en los lugares de trabajo las condiciones sanitarias y ambientales necesarias para proteger la vida y salud de los trabajadores que en ella se desempeñan, sean éstos dependientes directos suyos o lo sean de terceros contratistas que realicen actividades para ella. En resumen La ley de subcontratación establece nuevos tipos de responsabilidad. Se separa la subcontratación de empresas con el suministro de trabajadores. El suministro de trabajadores sólo tiene lugar en los casos señalados en la ley. En materia de prevención de riesgos, la empresa principal debe tener un rol activo y cumplir las nuevas exigencias legales.

77 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Por qué se dan los Claims ????? Generalmente, debido a una serie de deficiencias en la función de administración de contratos en proyectos: Falta de competencia y diligencia de los encargados de la administración del contrato de las partes involucradas. Poca comprensión de los contratos y/o contratos poco claros. Escasa documentación de respaldo. Mucho “derecho” y poco “deber”. Mala actitud de las partes. Actores cada vez más litigantes esperable aumento de conflictos en el futuro se requieren mejores administradores de contratos. Oportunidad de discusión y análisis en forma interactiva para el aprendizaje de todos. Lograr un manejo apropiado de la relación comercial entre clientes y proveedores/contratistas. Mejorar relaciones entre clientes y contratistas por medio del uso de nuevos esquemas.

78 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Principales Razones El escenario para la ocurrencia de reclamos se crea desde que se preparan los documentos contractuales: Información de alcance, incompleta o defectuosa. Un programa de trabajo irreal. Ambigüedad en los textos, documentos extremadamente restrictivos, inadecuada asignación de los riesgos. Diseño incorrecto => no producirá resultado requerido. Mensajes y énfasis que se quieren dar. Otros. Las disputas y reclamos contractuales son inevitables y, por lo tanto, hay que prepararse para ello.

79 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Indice de potencial de disputas contractuales (Diekmann and Girard, 1995) Una herramienta para predecir la probabilidad de disputas contractuales, tomando en cuenta los siguientes aspectos: Personas – organización e individuos de las principales partes contratantes. Proyecto – información y variables del proyecto. Proceso – planificación pre-ejecución y el contrato. Revisión de desempeño: Frecuencia de disputas. Severidad relativa de la disputa más relevante. La cantidad de dinero resultante de disputas que se resolvieron fuera del terreno. La cantidad de disputas que se resolvieron fuera del terreno.

80 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Objetivo del Cliente Evitar la ocurrencia de riesgos que: Produzcan atrasos. Eviten que el resultado satisfaga los requerimientos. Afecten la calidad de la obra. Produzcan impactos ambientales y otros. Entonces, el cliente busca promover un buen desempeño del proveedor y controlar riesgos por medio del contrato. Sin embargo, existe la tendencia a confundir un contrato efectivo, con un contrato duro, unilateral y muy exigente

81 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Riesgos de Contratos Rígidos (Rubin et al., 1999) Los contratos rígidos desincentivan a los proponentes responsables, ya que, si incorporan correctamente el riesgo en sus propuestas, pueden quedar fuera de competencia. El lenguaje ambiguo y las cláusulas que disculpan todas las fallas propias, generalmente resultan en conflictos. Cuando los conflictos llegan a arbitraje o a la corte, generalmente los árbitros y jueces sentencian contra aquella parte que generó el contrato con dichas falencias. Estos contratos atraen contratistas dispuestos a tomar cualquier tipo de riesgo a cambio de lograr resultados por medio de reclamos.

82 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Objetivo del Contratista Ganar dinero y futuros proyectos. Satisfacer al cliente. Controlar todos los factores contractuales que eviten el logro de los objetivos anteriores.

83 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Tendencias Actuales Mayor competencia, menores márgenes y programas de trabajo más apretados. Proveedores y contratistas con una actitud consciente de reclamación => fuente de utilidades. Mas transferencia de riesgos a los contratistas por parte de los dueños. ¿Menor calidad del diseño? Especificaciones detalladas. Especificaciones por desempeño (performance).

84 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Consecuencias Esperables Aumento de conflictos en el corto plazo. Métodos alternativos de resolución de conflictos: Comités de solución de disputas (Dispute Resolution Boards). Comités de conciliación. Expertos neutrales. Mediación. Arbitraje. Partnering.

85 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Algunos elementos para la defensa Manejo de los pagos parciales y finales. Manejo de las retenciones. Promesas de adjudicaciones futuras. Procedimientos de inspección. Procedimientos de ensayos. Requerimientos de certificación independiente. Referencias de proveedores/contratistas. Requerimientos de garantías y/o seguros. Gestión del cumplimiento del contrato. Uso de incentivos. Trabajos extras (aumento o negación). Solicitud de documentación/registros al proveedor. Demandas y disponibilidad de arbitraje. Auditorias de los procedimientos y sistemas ofertados por el proveedor o contratista.

86 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Es importante saber leer un contrato?? Generalmente las partes revisan el contrato en forma general, con énfasis en aquellos elementos que son considerados típicos ¡importante error! Gran parte de los riesgos contractuales se encuentran en las Bases Administrativas Generales de los contratos. Muchos contratos son confeccionados en base a “cortar y pegar”, son revisados en forma inadecuada por los clientes o son documentos muy anticuados para la situación actual. Todas las partes deben pensar cuidadosamente en lo que implica el contrato.

87 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Cómo se puede generar un reclamo Qué es un reclamo?: Una solicitud legítima por un ajuste hecha por un proveedor o contratista en caso de que se haya producido un cambio contractual. Una solicitud de un ajuste equitativo debido a un cambio contractual, de acuerdo a las condiciones establecidas en el contrato. Normalmente resulta de una orden de cambio que no se ha resuelto. En la práctica, los reclamos son considerados como conflictos y se considera que un proveedor o contratista que hace uso de este derecho, es “conflictivo”. Un reclamo puede resultar a partir de serios desacuerdos en: 1. Si el cambio existió. 2. Si existió, cuáles fueron los impactos del cambio. 3. El costo y plazo de los impactos.

88 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Deficiencias de gestión que causan reclamos Habilidad administrativa Capacidad de planificación Competencia de las partes Ambiente cooperativo Habilidad organizacional Comunicación Búsqueda de un ajuste equitativo Mandante Contratista

89 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Factores humanos en los reclamos Orgullo de parte de los diseñadores. Clientes muy avaros. Mala comprensión, fallas de comunicación. Contratistas muy ambiciosos con visión de corto plazo. Búsqueda de recuperación de costos producidos por fallas propias del contratista. Interpretación muy rígida del contrato. Reacciones resentidas frente a reclamos presentados por un contratista que llevan a “hacerle la vida difícil” al contratista, deteriorando la relación => más conflictos.

90 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Orígenes de los principales reclamos Reclamos originados por causa del Diseño 1. Modificaciones al proyecto. 2. Obras extras. 3. Aumento de obras. 4. Diseños incorrectos y correcciones en terreno. 5. Entrega atrasada de planos. 6. Cambio en la secuencia de trabajos programados Reclamos originados por causa del Mandante 7. Cláusulas contractuales incompletas u omisión. 8. Alcance del proyecto. 9. Retraso por entrega inoportuna de documento. 10. Retraso en la entrega de suministros comprometidos por el mandante. 11. Aceleración por atraso de responsabilidad del mandante. 12. Exigencias del mandante que no son contempladas en el contrato Reclamos originados por causa de Terceros y Otros. 13. Cambio en las condiciones físicas del terreno. 14. Condiciones ambientales adversas. 15. Imprevistos. 16. Interferencia con trabajos de terceros. 17. Permisos o requerimientos de terceros. 18. Otros.

91 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Recomendaciones 1. Implementar un programa de manejo de órdenes de cambio. 2. Realizar un buen trabajo para resolver las solicitudes de órdenes de cambio. 3. Comprender al revisor del reclamo y otros intereses. 4. Considerar todos los elementos para resolver una solicitud de cambio o reclamo. 5. Conducir un esfuerzo de preparación eficiente y efectivo. 6. Satisfacer a su cliente.

92 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Cómo defenderse??? Identificar el tema de un reclamo y neutralizarlo. Realizar un análisis completo de los hechos. Examinar el programa base en búsqueda de discrepancias en lógica y tiempo. Examinar la causa o cláusula que se reclama. Examinar las consecuencias reclamadas. Analizar la documentación con ayuda profesional. Determinar si el proveedor ha cumplido con los requerimientos establecidos para la notificación de reclamos. Preparar cuidadosamente la respuesta al reclamo.

93 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Otros aspectos importantes Cuando los reclamos no se resuelven en forma oportuna, tienden a llegar a ser muy caros: personal, costos financieros, tiempo, costos de oportunidad y otros. Prevenir los conflictos contractuales es la primera línea de defensa, incluyendo, evaluación y asignación de riesgos, partnering y cláusulas contractuales que son flexibles.

94 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Manejo de Claims (Reclamos) Cómo definir una relación tipo “Partnering” 1. Definiendo el alcance: comprendiendo el desafío, buscando información, consultando con interesados y con proveedores potenciales, construyendo una visión para el partnering. 2. Identificando: socios potenciales y si es conveniente, asegurando su participación, motivándolos y promoviendo el trabajo conjunto. 3. Construyendo: la relación de trabajo a través de acordar metas, objetivos y principios centrales que respaldarán la asociación. 4. Planificando: programa de actividades y proyectos coherentes. 5. Administrando: explorando la estructura y gestión de la asociación en el mediano y largo plazo. 6. Asignando recursos: identifican y movilizan recursos de todo tipo. 7. Implementando: trabajan para objetivos y resultados específicos. 8. Midiendo: impacto y eficacia de la asociación. 9. Revisando: la asociación y los impactos en cada una de las organizaciones. Quizás se pueden salir algunos socios o ingresar otros. 10. Reorganizando/mejorando: a la luz de la experiencia vivida hasta el momento. 11. Institucionalizando: construyendo estructuras y mecanismos apropiados para la asociación para asegurar compromiso y continuidad a largo plazo. 12. Sustentando o terminando: construyendo sustentabilidad o acordando una conclusión apropiada.

95 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Enfatizando el Problema Administrador del Contrato

96 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Ciclo de Contratación Administrador de Contratos Administración del Contrato Contratación de Servicios Cuáles son las partes del problema? Administrador de Contratos Sobre este tema vamos a enfatizar

97 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Una descripción de cómo el sistema, producto o servicio debe comportarse, restricciones sobre su operación, o especificación de una propiedad o atributo de éste. Definición de los servicios que el sistema debe proveer y las restricciones a la operación de éste. Una capacidad necesitada por un usuario para alcanzar un objetivo. Requerimiento: Los requerimientos establecen la necesidad El diseño establece la solución Necesidad: “transportar los bienes de Santiago a Concepción en un plazo de 8 horas desde recibidos por el transportista en las instalaciones del cliente”. Posibles soluciones: transporte aéreo o terrestre, o combinación de ambos. Definiciones

98 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Requerimiento: Una declaración positiva especificando algo que debe ser verificable en el producto final. Normalmente es elaborado por el cliente, aunque se revisa conjuntamente con el proveedor para solucionar ambigüedades, chequear factibilidad, etc. Restricción: es una forma de requerimiento, pero de carácter restrictivo, es decir, indicando límites. Especificación: documento técnico que define la solución para satisfacer el requerimiento, normalmente elaborada por el proveedor o fabricante. Esto no siempre es así, hay casos en que el cliente especifica técnicamente lo que necesita, dejando poca libertad al proveedor

99 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Cómo partir con un contrato? Gestionar un Contrato … es Gestionar un Proyecto Un Contrato es una herramienta que permite la adecuada transferencia de riesgos entre ambas partes Una mirada desde la perspectiva de Procesos de Dirección.

100 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados GestióndelContrato Evaluación y Seguimiento Permanente en Todas las Etapas Designación Del AdC Adjudicación del Contrato Definición delPost- RequerimientoPlanificación deEfectuar losAdministrar losSeguimientoCierre delEvaluación (Interno /la ContrataciónContratos del ContratoContratode la Externo)Necesidad

101 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Asignación del Riesgo Principios de Abrahamson – el riesgo debiera asumirlo la parte mejor capacitada para su gestión o control Triángulo de Riesgos – contratos PrecioPlazos Calidad Copyrights © 2013 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Agosto 2013

102 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Gestión del Riesgo

103 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Gestión del Riesgo

104 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Gestión del Riesgo

105 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados sbasse adel contratistaademandante,término anticipaounilateral,excesivsgarantías, etc.) Impreofaladeasignande econtrata naturalezadelservicio aposibilddeparticipaciónds proponentesnladeeladnfinicióe eoidaEscas opaarotipod s Inapropiadadistribucielsriesgs(o saaquemejorloscool eadministrar) Inadecuad s pued oenoceasign noodnó responsabilidade ciótcisinó ad yescas Conflictosencláusulascontractuales (contratoncláusulas, unilaterales:responsabiliddilimitada eadhesióncod Respecto de Definición de las Bases

106 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Calidad de los documentos (bases-planos / respuestas con vacíos, inconsistencias y/o ambigüedades) Insuficientes plazos para estudio (mayor información,cambios o aclaraciones encima de la presentación de ofertas) Falta de estándar en diseño de Métodos deEvaluación de ofertas (desconocidos, poco objetivos, sin retroalimentación ante descalificación) Falta de uniformidad en criterios de Adjudicación(cruzando barrera técnica sólo por precio, % de incidencia técnico – económico, definir por tipo y naturaleza del contrato) Mercado restringido (poca oferta) Respecto del Proceso de Contratación

107 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados falta de control sistemático técnico o administrativo, o controles sin registrar nousodelos procedimientos: de reclamos y otros Desconocimiento de la relación laboral o contractual Inadecuadas anotaciones libro de obra débil comunicación… Respecto de la Administración del Contrato

108 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Respecto del Cumplimiento de los Compromisos suministros: equipos materiales infraestructura:caminos, instalaciones, oficinas, etc. condiciones de terreno: acceso a obra, espacio físico, puntos de conexión, etc. aportes:agua,energía,aire, transporte, alimentación, etc. oportunidad de pagos, devolución garantías

109 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Coordinaciones propias del arranque del contrato y movilización del Contratista Inducción y credencialización Toma da conocimiento de documentos que forman parte del contrato Realización de la reunión da arranque y acta da inicio Abrir el Libro de Obras (LOD} y otras coordinaciones Gestión de documentos Verificación y activación de la recepción de documentos Clasificación, almacenamiento, respaldo, copia y distribución da documentos Cálculo de los indicadores de resultados y desempeño Recopilación da datos para efectuar los cálculos da cada indicador desarrollado Ejecutar los cálculos Control del cumplimiento de las obligaciones laborales y provisionales Revisar contratos de trabajo de personal y su validez Revisar asistencia de personal declarado en faena y validez de las jornadas de trabajo Revisar pagos al día de las obligaciones previsionales de los trabajadores del contratista Coordinar acciones correctivas y realizar seguimiento a hallazgos Control del cumplimiento de las obligaciones de seguridad y salud ocupacional Monitoreo y Control de Condiciones de Puestos de Trabajo y EPP Verificación de cumplimiento de planes de trabajo para hallazgos y acciones correctivas comprometidas; reunión de seguridad mensual Apoyar resolución de conflictos en caso de presentarse - Visión Experta Control del cumplimiento de las obligaciones en materia de medio ambiente y territorio, permisos Chequeo de cumplimiento normativas ambientales legales e internas de instalaciones del contratista. Elaboración informe mensual Verificación de cumplimiento de planes de trabajo para hallazgos y acciones conectivas comprometidas reunión mensual Apoyar resolución de conflictos en caso de presentarse - Visión Experta

110 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Monitoreo de la situación financiera del Contratista; vigencia de garantías Control Mensual de Costos (Real v/s Budget y Forecast): Calcular y Reportar Control Mensual de Boletas Garantía (Vigencia o Reembolso) Control Mensual de Indicadores de Salud Financiera: Calcular y Reportar Revisión detallada de los respaldos de los estados de pago; verificación de los procesos de facturación y page Revisión y Pre-Aprobación Estados de Pago - Documentos de Respaldo Procesamiento y Pago de Facturas Resolución de Conflictos Legales Resolución de Conflictos Legales (ámbito pre-judicial y judicial) Coordinaciones propias del término del contrato, finiquito y desmovilización Coordinar la ejecución de recepción definitiva, aprobando o rechazando las mismas Recepción y revisión de manuales de operación y/o mantención de equipos e instalaciones Recepción de terrenos e instalaciones que ocupaba el Contratista Chequea de la situación de termino de las relaciones contractuales del contratista con sus empleados; chequeo temas pendientes de salud ocupacional Revisión de situación de pagos del contrato, pre aprobación EP final Aprobación EP final Cierre de órdenes de cambio pendientes Cierre de reclamos pendientes Completar Acta de Liquidación según libro de obras Gestionar Finiquito del Contrato Liquidación (recepción y/o canje) de garantías y retenciones Compilación de antecedentes y entrega para capitalización del activo fijo Entrega del producto o servicio al cliente interno (incluir Acta de Entrega) Completar la Evaluación de Desempeño Integral del Contratista

111 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Control del avance físico (cantidad y oportunidad) Verificación del Cumplimiento del Programa do Trabajo Contractual Coordinar Reprogramaciones Trabajo Gestionar la Actualización del Programa Administrar Sistema do Control de Avance Coordinación con otras áreas que se relacionan con los servicios externalizados (clientes) Efectuar las coordinaciones requeridas para al contrato con otras áreas usuarias Gestionar requerimientos imprevistos da los usuarios del servicio Inspección Técnica y de CalidadVerificar cumplimiento de especificaciones, estándares de calidad y de desempeño Controlar cumplimiento de protocolos de pruebas Solicitar certificaciones de materiales, ensayos de muestras Recepción de los servicios que se prestan a lo largo de la ejecución del contrato (parciales y provisorias) Efectuar recepciones parciales y provisorias de los trabajos Gestionar que se realicen los cambios detectados y necesarios

112 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Definición e Implementación de la Estrategia de Externalización Revisar Antecedentes Contrato (Evaluación Durante Fase Final del Contrato o Evaluación Ex-Post) Evaluar los requerimientos y estudiar alternativas (incluir definición de externalización) Identificar resultados, factores impulsores del desempeño, KPIs y metas mínimas Redacción de BT Elaboración de BEC Programación y ejecución del proceso de contratación (hasta recomendación adjudicación) Gestión de autorización Evaluación del Cumplimiento de Metas y Mejoramiento Continuo Revisión mensual de KPIs (Resultado/Desempeño)- Interpretación y Divulgación de Resultados Análisis de brechas, en conjunto con el Contratista evaluación de riesgos y acuerdo respecto de medidas correctivas Definición de metas más exigentes, de común acuerdo con el Contratista, cuando el logro de éstas se hubiere consolidado Aplicación de los incentivos acordados y reconocimiento de los logros alcanzados. Aprobación de los estados de pago Resolución de reclamos del Contratista Verificación, Presentación y Coordinación de Iniciativas de Mejoramiento Continuo

113 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Cambios y Medicaciones Contractuales Evaluación de Aumentos de Dotación, Modificaciones de Plazo/Monto y Otras Ordenes de Cambio Elaboración Documentos Correspondientes Gestión de Autorización Evaluación del l Progreso de la Relación Contractual Evaluación integral del desempeño del Contratista, considerando el conjunto de los contratos que está sirviendo en la Compañía Retroalimentación del Contratista evaluación efectuada por este la compañía Evaluación de la colaboración existente entre las partes y oportunidades de mejora Análisis de la pertinencia de los modelos de negocio aplicadas a los contratos Análisis del alineamiento entre los objetivos estratégicos de Codelco y del Contratista Evaluación de oportunidades de desarrollo del Contratista

114 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados MANDANTE CONTRATISTA Gestión Técnica Gestión de Negocio Gestión Administrativa Administración Rol del Administrador Mala administración Nula evaluación Enfoque sin cultura de negocio Uso de contratos para control Bajo Cumplimiento de planes y programación Cero optimización continua Definición del Servicio Mala definición Baja incorporación de innovación y tecnología Modelo de costo total No hay flexibilidad Elementos Culturales Resistencia al cambio Gran resistencia al control Exceso de personal en faena BRECHAS CUMPLIMIENTO Y CALIDAD REGULAR / CONTRATOS SIN OPTIMIZACION CONTINUA / BAJO NIVEL DE TECNIFICACION / BAJA INVERSION E INNOVACION / BAJA TRANSPARENCIA Gestión Técnica Gestión de Negocio Gestión Administrativa

115 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Gestión Administrativa Falta Transparencia – Potencial de Conflictos – Aumento Costos No cumplimiento de obligaciones mínimas y poca transparencia/trazabilidad en los procesos, lo que implica una mayor exposición a fallas fatales y a situaciones irregulares Impacto negativo en costos dada la falta de anticipación, la complejidad potencial de los conflictos y la posición desfavorable respecto del contratista al no cumplir con obligaciones básicas Reunión arranque poco estructurada Medición deficiente de compromisos Nulo control dotación contratista Deficiente control ambiental y riesgo Control financiero no asociado con avance físico Baja transparencia y registro comunicación contratista No se realizan cierres parciales Nulo control dotación contratista de AdC Tareas constituyen alta demanda HH ADC Control financiero poco estricto Baja utilización herramientas comunicación Control financiero poco regulado Impacto

116 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Gestión Técnica Relación Informal Falta de criterios estándares medición Falta de protocolos de medición Baja calificación cumplimiento Fallas/Ineficiencias Operacionales – Aumento de Costos No existe evidencia específica respecto del real cumplimiento de las obligaciones del contratista. Potencial de problemas operacionales y aumento de costos al no cumplirse en calidad y consistencia el servicio contratado Impacto

117 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Gestión Negocio Bajo análisis de desviaciones de KPIs y Resultados Medición insuficiente de KPIs Bajo nivel optimización continua contrato Evaluación contratista no períodica Poca retroalimentación formal al contratista Aumento de Costos – Ineficiencias Operacionales Potencial de existencia de servicios o tareas que no cumplen con el alcance y los niveles de eficiencia y calidad requerido Perdida de competitividad al no generar optimizaciones continuas del contrato Impacto

118 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Gestión Administrativa Coordinaciones propias del arranque del contrato y movilización del Contratista Inducción y credencialización Toma da conocimiento de documentos que forman parte del contrato Realización de la reunión da arranque y acta de inicio Abrir el Libro de Obras y otras coordinaciones Gestión de documentosVerificación y activación de la recepción de documentos Clasificación, almacenamiento, respaldo, copia y distribución da documentos Cálculo de los indicadores de resultados y desempeño Recopilación de datos para efectuar los cálculos de cada indicador desarrollado Ejecutar los cálculos Control del cumplimiento do las obligaciones laborales y provisionales Revisar contratos de trabajo de personal y su validez Revisar asistencia de personal declarado en faena y validez de las jornadas de trabajo Revisar pagos al día de las obligaciones previsionales de los trabajadores del contratista Coordinar acciones correctivas y realizar seguimiento a hallazgos Control del cumplimiento de las obligaciones de seguridad y SO Verificación de cumplimiento de planes de trabajo para hallazgos y acciones correctivas comprometidas; reunión de seguridad mensual Control del cumplimiento de las obligaciones en materia de medio ambiente y territorio, permisos Chequeo de cumplimiento normativas ambientales legales e internas de instalaciones del contratista. Elaboración informe mensual Verificación de cumplimiento de planes de trabajo para hallazgos y acciones conectivas comprometidas reunión mensual Coordinaciones propias del término del contrato, finiquito y desmovilización Coordinar la ejecución de recepción definitiva, aprobando o rechazando las mismas Recepción y revisión de manuales de operación y/o mantención de equipos e instalaciones Recepción de terrenos e instalaciones que ocupaba el Contratista Chequea de la situación de termino de las relaciones contractuales del contratista con sus empleados; chequeo temas pendientes de salud ocupacional Revisión de situación de pagos del contrato, pre aprobación EP final Cierre de órdenes de cambio pendientes Cierre de reclamos pendientes Completar Acta de Liquidación según libro de obras Gestionar Finiquito del Contrato Liquidación (recepción y/o canje) de garantías y retenciones Compilación de antecedentes y entrega para capitalización del activo fijo Entrega del producto o servicio al cliente interno (incluir Acta de Entrega)

119 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Gestión Negocio Gestión Técnica Gestión de contratación del Servicio - Aproximación estratégica Revisar Antecedentes Contrato (Evaluación Durante Fase Final del Contrato o Evaluación Ex-Post) Evaluación del Cumplimiento de Metas y Mejoramiento Continuo Revisión mensual de KPIs (Resultado/Desempeño)- Interpretación y Divulgación de Resultados Cambios y Medicaciones Contractuales Elaboración Documentos Correspondientes Gestión de Autorización Control del avance físico (cantidad y oportunidad) Gestionar la información necesaria para realizar el control de avance físico correctamente. Documentación. Gestionar la Actualización del Programa Administrar Sistema de Control de Avance Inspección Técnica y de CalidadGestonar la información necesaria para realizar Inspección técnica y de calidad correctamente. Documentación. Recepción de los servicios que se prestan a lo largo de la ejecución del contrato (parciales y provisorias) Gestionar la información necesaria para realizar recepción de los servicios correctamente. Documentación. Monitoreo de la situación financiera del Contratista; vigencia de garantías Control Mensual de Costos (Real v/s Budget y Forecast): Calcular y Reportar Control Mensual de Boletas Garantía (Vigencia o Reembolso) Control Mensual de Indicadores de Salud Financiera: Calcular y Reportar Revisión detallada de los respaldos de los estados de pago; verificación de los procesos de facturación y page Revisión y Pre-Aprobación Estados de Pago - Documentos de Respaldo Seguimiento del Procesamiento y Pago de Facturas Gestión Administrativa

120 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Mayor costo de los contratos No se cumplen los plazos de ejecución, atraso en la producción, y efecto en los ingresos del Dueño. Cantidad creciente de controversias y relación confrontacional. Falta de confianza recíproca. Pérdida de competitividad de las empresas del sector (efecto en el patrimonio tecnológico nacional). Costos Plazos Controversias Confianza Competitividad

121 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Planifica, dirige, controla y coordina de acuerdo a: políticas, normas, legislación vigente, y términos del respectivo contrato, todas las actividades orientadas a obtener el producto o servicio materia del contrato, en una perspectiva de negocio y asegurando la oportunidad y calidad requeridas para atender las necesidades de operación o inversión de la Empresa. El ADC debe conocer muy bien…. El contrato propiamente tal y todos los documentos que lo integran, tales como: Las bases técnicasy administrativas, las especificaciones, aclaraciones, ofertas, planos, etc. Estadocumentación, que formaun todo,debe ser obtenidacompleta, mantenida, y principalmente conocida en profundidad por el AdC.

122 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Representar a la Empresa en uno o más contratos, para asegurar que las partes cumplan con sus respectivas obligaciones, y así lograr el producto o servicio encomendado, de acuerdo al alcance y a los términos del contrato, documentando su actuación administrativa, hasta el finiquito del mismo.

123 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Participar desde el inicio del proyecto o generación de la idea, en el proceso de contratación Sugerir el método de evaluación de las ofertas. Participar en la preparación de las bases administrativas especiales, bases técnicas, bases de medición y pago y del presupuesto estimado del servicio u obra. Seleccionar desde el registro de contratistas, y proponer los participantes en la licitación, y coordinar la visita de terreno o la reunión explicativa, según corresponda. Preparar las respuestas a las consultas de los licitantes, participar en el análisis técnico- económico de las propuestas recibidas, y emitir las aclaraciones a las bases de la propuesta durante la etapa de licitación. Debe someter a la revisión el programa de control de riesgos del contratista. Hacer cumplir con todo lo estipulado en relación con el control de riesgos operacionales por los contratistas. Establecer el control permanente de normas y reglamentos de seguridad, y verificar su práctica por parte de los contratistas. Debe velar por el cumplimiento, por parte del contratista del programa de protección del medio ambiente, asumiendo las responsabilidades inherentes a los procedimientos ambientales definidos por la Empresa.

124 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Exigir el cumplimiento de las cláusulas estipuladas en el Contrato En aquellos casos en que haya más de un contratista para una obra o servicio y existan interferencias entre ellos y con la operación del proceso productivo, debe coordinar los programas de actividades, de manera de controlar las interferencias y evitar o minimizar las pérdidas de producción correspondientes. Mantener informados, por escrito, a los contratistas sobre los cambios de planes, especificaciones, condiciones de trabajo y programas. Revisar y aprobar planes y métodos de trabajo del contratista. Ordenar, por escrito, la paralización de la actividad contratada cuando se estime que se están cometiendo errores graves durante el desarrollo del contrato. Preparar y mantener registros para los informes de avance en las obras o servicios, preparar pruebas de puesta en marcha y registrar datos de éstas y comportamiento de los equipos. Controlar, permanentemente, el avance financiero del contrato considerando sus modificaciones o cambios, los estados de pago cursados y los saldos correspondientes. Debe controlar cualquier desviación gastos importantes que pueda condicionar el avance de los trabajos.

125 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Fijar los lugares y fechas de recepción de entrega de los informes, documentos, libro de obra, libro de comunicaciones y la correspondencia oficial. Será el representante del Mandante frente al contratista, teniendo la responsabilidad del manejo del libro de obras o de comunicaciones, según sea el caso Mantener y resguardar el archivo de todos los documentos originales y copias, informes y correspondencia oficial que la obra o servicio genere. Solicitar a los departamentos de contraloría, la aplicación de multas o premios conforme a las reglas del contrato, debidamente documentadas. Autorizar disminuciones de obras o servicios, proponer y negociar aumentos de obras o servicios y los aumentos de plazo correspondientes, previa autorización del nivel que corresponda de acuerdo al manual de alcance de facultades; coordinar y controlar el cumplimiento del trabajo o servicio estipulado en el contrato, recibir, aprobar o rechazar los estados de avance de la obra o servicio contratado y los estados de pago correspondientes. Recibir las obras o servicios contratados, Calificar técnicamente el desempeño del contratista. Resolver los reclamos formulados por el contratista, pedir las asesorías correspondientes en este tema. Le corresponde ajustarse al programa de gastos del contrato, de acuerdo con el presupuesto estimado y la programación de los trabajos entregados.

126 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Delegación Comunicaciones Cambios Solicitar al contratista, o permitir, cambios, adicionales, extraordinarios, reprogramación, sin un acuerdo previo y documentado de su impacto en el precio, plazo y gastos generales del contrato Dar instrucciones u ordenes directas al personal del contratista, excepto ante un inminente peligro de accidente. La coordinación es siempre a través del administrador o jefe del contratista Delegar la administración o parte de ella, sin ejercer control o supervisión sobre lo delegado.

127 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Comprensión de la necesidad. ¿En qué medida la propuesta del contratista responde al enunciado del trabajo relativo al contrato? Costo total o del ciclo de vida. ¿El contratista seleccionado producirá el costo total más bajo (costo de compra más costo de operación)? Capacidad técnica. ¿El contratista cuenta con las habilidades y conocimientos técnicos necesarios o se puede esperar razonablemente a que los adquiera? Riesgo. ¿Qué nivel de riesgo conlleva el enunciado del trabajo, qué proporción de ese riesgo será asignado al contratista seleccionado y de qué modo el contratista mitigará el riesgo? Enfoque de gestión. ¿El vendedor cuenta con los procesos y procedimientos de gestión necesarios para asegurarel éxito del proyecto, o puede esperarse razonablemente que los desarrolle?

128 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Capacidad financiera. ¿El contratista cuenta con los recursos financieros necesarios, o puede esperarse razonablemente que los obtenga? Capacidad de producción e interés. ¿El contratista tiene la capacidad y el interés para cumplir con los posibles requisitos futuros? Tamaño y tipo de negocio. ¿La empresa del contratista se encuadra dentro de una categoría específica de negocio, según la definición del cliente, o de acuerdo con lo establecido por una agencia gubernamental, y determinado como una condición para la adjudicación del contrato? Desempeño pasado de los contratistas. ¿Cuál ha sido en el pasado la experiencia con los contratistas seleccionados? Referencias. ¿El contratista puede proporcionar referencias de clientes anteriores que verifiquen la experiencia laboral y el cumplimiento de los requisitos contractuales por parte del contratista? Derechos de propiedad intelectual. ¿El contratista reivindica los derechos de propiedad intelectual en los procesos de trabajo o servicios que utilizará o en los productos que generará? Derechos de propiedad exclusiva. ¿El contratista reivindica los derechos de propiedad exclusiva en los procesos de trabajo o servicios que utilizará, o en los productos que generará?

129 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Implica poner recursos en acción para lograr un resultado esperado, lograrlo con el trabajo propio y principalmente con el trabajo de otros. Administrar Administrar un contrato es administrar un negocio. Negocio

130 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Propósitos Administrar el contrato y las relaciones entre el comprador y el vendedor Revisar y documentar Revisar y documentar cómo los vendedores están ejecutando las acciones correctivas, y entregar una base para las futuras relaciones con el vendedor Cambios Administrar los cambios del contrato Relaciones Administrar las relaciones contractuales con compradores externos del proyecto El control comienza con una buena planificación Documentos de planificación del proyecto o contrato Cronogramas Presupuestos Plan de gestión de materiales Plan de contratación

131 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados SLA Gobernabilidad Reportabilidad - Mejora Control de Contratos y su estandarización en la etapa de Administración y Cierre - Define responsabilidades y facilita Accountability - Obtiene sinergias y eficiencias - Mejora Control de Contratos y su estandarización en la etapa de Administración y Cierre - Define responsabilidades y facilita Accountability - Obtiene sinergias y eficiencias - Permite verificar grado de cumplimiento SLA y Gobernabilidad -Se definen KPIs de Desempeño - Visualización como cuadro de mando con alertas tempranas - Potencial modelamiento como Datamart (Cubo + BO) - Permite verificar grado de cumplimiento SLA y Gobernabilidad -Se definen KPIs de Desempeño - Visualización como cuadro de mando con alertas tempranas - Potencial modelamiento como Datamart (Cubo + BO) - SLA basado y centrado en el proceso de Selección, Licitación y Adjudicación - Precisa responsabilidades en cada etapa del proceso - Determina los plazos asociados a cada tarea - Identifica Hitos/ Entregables - SLA basado y centrado en el proceso de Selección, Licitación y Adjudicación - Precisa responsabilidades en cada etapa del proceso - Determina los plazos asociados a cada tarea - Identifica Hitos/ Entregables

132 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados PasoAcciones 1. Asignar las responsabilidadesListar todos los trabajos de alto nivel que se necesitan entre las partesAsignar a cada parte responsabilidades para cada actividad principal 2. Conducir evaluación deIdentificar entidades involucradas stakeholdersIdentificar los requerimientos de cada stakeholder 3. Listar los KPIPreparar un listado de todos los KPI que serán usados 4. Establecer los umbrales de KPIEstablecer metas Establecer mínimo desempeño requerido (las expectativas) Establecer los umbrales requeridos 5. Generar métodos de cálculoIdentificar como y de donde, serán obtenidos los datos Asegurar que la fórmula es simple y entendida por los stakeholders Asegurar que las fuentes de mediciones están disponibles fácilmente y son confiables 6. Prototipo de informesDiseñar informes 7. Conducir pruebasObtener métricas reales, para determinar el grado de logro de los KPI Predecir la conducta deseada (esperada) de los KPI Predecir conductas potenciales no deseadas que pueden resultar y poner en riesgo las acciones de mitigación

133 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Término Aviso Plan de Acción Correctiva Aviso de Rectificación

134 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Ejemplos de KPI

135 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Ejemplos de KPI

136 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados KPIEstándar MínimoFrecuenciaFórmulaFuente de Datos Gestión de Interferencias N°eventos en el mes, cumplimiento habilitación diario camino dentro del tiempo acordado: Thcd mensual N°eventos mes 1,5 hr. Registro apertura camino industrial, Gestión de Interferencias Tiempo habilitación promedio mensual camino industrial dentro de un tiempo acordado: Thcm mensualThcm < 1.0 hrRegistro apertura camino industrial, Gestión de Riesgos IF acumulado = 0 Cumplimiento Plan SSOMA > 90% mensualAccidente sin tiempo perdido % cumplimiento plan Registros: Ejemplos de KPI

137 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados KPI de Calidad KPIEstándar Mínimo Frecuenci a FormulaFuente de Datos Q (calidad) Polvo ≤ 0,1%; humedad ≤ al 1%; aceite ≤ 1 mmg/m3 mensual Polvo ≤ 0,1%; humedad ≤ al 1%; aceite ≤ 1 mmg/m3 Medición Instrumental (medidor de caudal - medidores de energía y holómetros D (disponibilidad) d ≥ 95% operación sin interrupción mensual d ≥ 95% operación sin interrupción Medición Instrumental (medidor de caudal - medidores de energía y holómetros C (costo)Potencia efectiva ≤ 6 KW/m3 ; costo efectivo ≤ US$ 0,25/ m3 mensual Potencia efectiva ≤ 6 KW/m3 ; costo efectivo ≤ US$ 0,25/ m3 Medición Instrumental (medidor de caudal - medidores de energía y holómetros Mantención y Operación de Salas de Producción de Aíre Comprimido - KPI Ejemplos de KPI

138 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Reflexiones y Recomendaciones Finales Apertura de registro de proveedores y transparencia en asignación. Promoción de la Asociatividad. – Encuentros con proveedores y contratistas. Entregar y/o Comunicar Proyecciones del Mandante y cartera de proyectos productivos y tecnológicos futuros. Espacio de acercamiento y de intercambio de oportunidades. – Relaciones con organizaciones empresariales: Cámara Chilena de la Construcción. Asociación de Ingenieros Consultores (AIC). Relaciones y coordinación con Asociación de Grandes Proveedores Industriales de la Minería (APRIMIN). Relaciones y coordinación con la Asociación de Industriales Eléctricos y Electrónicos (AIE). Otras – Promoción de estándares de calidad, laborales, seguridad y sustentabilidad.

139 Copyrights © 2014 Rodrigo Poblete N. Todos los Derechos Reservados Gestión del Proceso de Contratación y Gestión del Negocio Universidad Católica del Norte Escuela de Negocios Mineros Diplomado en Administración de Contratos Rodrigo Poblete Núñez Ingeniero Civil Industrial MBA UTFSM