1 CPCC. Abog. Julián Contreras LlallicoCOMUNICACIÓN DE HALLAZGOS CPCC. Abog. Julián Contreras Llallico Lima JCLL
2 TEMARIO ASPECTOS GENERALES NAGU 3.60 HALLAZGOS DE AUDITORIACOMUNICACIÓN DE HALLAZGOS EVALUACIÓN DE COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES RESPONSABILIDADES DERIVADAS PRESENTACIÓN EN EL INFORME DE AUDITORIA JCLL
3 JCLL
4 ACCIÓN DE CONTROL - LEY N° 27785La Acción de Control es la herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal técnico de sus órganos conformantes, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efectúa la verificación y evaluación, objetiva y sistemática, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales. (Artículo 10° - Ley N° 27785) JCLL
5 PARTES Y FASES DE UNA AUDITORÍA GUBERNAMENTALINFORME EXAMEN O EVALUACIÓN ESTUDIO Y PLANIFICACIÓN COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ESTUDIO PRELIMINAR COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA 3. SELECCIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS O DÉBILES 5 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS . EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES DE LOS AUDITADOS 1 4 2 EXAMEN DETALLADO DE ÁREAS CRÍTICAS 3 JCLL
6 PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESDISPONE SANCIONES ADMINISTRATIVAS AL PERSONAL AUDITADO 5 PROCURADOR FISCALÍA OCI REMITE INFORME DE AUDITORÍA AL TITULAR DE LA ENTIDAD, PARA CONOCIMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES INFORME ESPECIAL TITULAR INFORME LARGO 2 4 DESLINDE DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS 1. COMISIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2. COMISIÓN DE PROCESOS INVESTIGATORIOS EXISTE RIESGO DE PRESCRIPCIÓN 1 ELEVA INFORME AL TITULAR DE LA ENTIDAD AUDITADA, PROPONIENDO ACCIONES DE PERSONAL PROCESO INDEBIDO SI TITULAR: REMITE A ASESORÍA JURÍDICA PARA OPINIÓN. SI APLICA SANCIONES DIRECTAS SIN CONCURSO DE COMISIÓN INVESTIGATORIA TRANSGREDE 2do. PÁRRAFO DEL ARTÍCULO N° 11 DE LA LEY 27785 3 JCLL
7 PRINCIPIOS - LEY N° 27785 Universalidad Carácter IntegralAutonomía Funcional y Económica Carácter Permanente Carácter Técnico y Especializado Legalidad Debido Proceso de Control Eficiencia, Eficacia y Economía Oportunidad Objetividad Materialidad Carácter Selectivo Presunción de Licitud Acceso a la información Reserva Continuidad Publicidad Participación Ciudadana Flexibilidad JCLL
8 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DERIVADAS DEL PROCESO DE CONTROLLEY N° 27785 La Acción de Control que efectúen los órganos del Sistema no serán concluidas sin que se otorgue al personal responsable comprendido en ellas, la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos, salvo en los casos justificados señalados en las normas reglamentarias. (Artículo 11° - Ley N° 27785) JCLL
9 EXIGIR A LOS SERVIDORES Y FUNCIONARIOS PÚBLICOS PLENA RESPONSABILIDAD DE SUS ACTOSEn la función que desempeñan, identificando el tipo de responsabilidad incurrida, sea administrativa funcional, civil o penal y recomendando la adopción de las acciones preventivas y correctivas necesarias para su implementación. Para la adecuada identificación de la responsabilidad en que hubieren incurrido funcionarios y servidores públicos, se deberá tener en cuenta cuando menos las pautas de: identificación del deber incumplido, reserva, presunción de licitud, relación causal, las cuales serán desarrolladas por la Contraloría General. JCLL
10 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DERIVADAS DEL PROCESO DE CONTROLLEY N° 27785 Cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean estas de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a ley, adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción, e iniciarán, ante el fuero respectivo aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada. (Artículo 11° - Ley N° 27785) JCLL
11 DERECHOS DEL AUDITADO - MAGU Durante el Planeamiento del Trabajo en CampoComprobar la identidad de los miembros del equipo auditor. Verificar la autenticidad de la carta de presentación. Conceder a la comisión una entrevista para que el auditor encargado y el supervisor expliquen el motivo de su visita. Designar un coordinador que centralice y coordine todos los requerimientos de la comisión de auditoría, así como las devoluciones de documentos y otros. También se deberá hacer conocer a la comisión los procedimientos en vigor para fotocopias, ingreso a zonas restringidas, uso de vehículos y otros equipos, así como los horarios de trabajo y otros. JCLL
12 DERECHOS DEL AUDITADO - MAGU Durante el Planeamiento del Trabajo en CampoA saber que las comisiones de auditoría no están autorizadas a requerir: Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad. Vehículos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario normal de actividades. Durante el planeamiento Servicio telefónico a larga distancia, excepto llamadas oficiales previamente convenidas. Alojamiento o alimentación, excepto cuando las condiciones así lo ameriten, en cuyo caso abonarán a la administración el precio regular de los mismos. JCLL
13 DERECHOS DEL AUDITADO - MAGU Durante la Ejecución del Trabajo en CampoA ser comunicado de los Hallazgos de Auditoría que resulten del trabajo A ser orientados que deben tener en cuenta que éstos sólo pueden ser desvirtuados por: La presentación de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepción de la condición observada. La demostración de la aplicación equívoca del criterio de auditoría. La existencia de normas específicas no consideradas en el momento de la estructuración del criterio de auditoría. La demostración que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otra persona, en cuyo caso la comisión deberá trasladar este hallazgo a tal persona. Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y documentación presentada anteriormente no modificará el hallazgo comunicado. A ser informado que, todo hallazgo de auditoría no respondido será considerado en el informe final. A cautelar que le sea devuelta la documentación examinada y los equipos de oficina concedidos en calidad de préstamo. JCLL
14 ¿QUÉ ENTENDEMOS POR HALLAZGO? Y ¿QUÉ POR HALLAZGO DE AUDITORÍA?JCLL
15 HALLAZGOS 1. DEFINICIÓN SON HECHOS O SITUACIONES QUE DENOTAN IMPORTANCIA POR LA FORMA COMO REPERCUTEN EN LA ADMINISTRACIÓN, PUEDEN SER: 2. HALLAZGOS POSITIVOS SON HECHOS, ASPECTOS BUENOS, ÚTILES, CONVENIENTES O DESTACABLES DE LA ORGANIZACIÓN. 3. HALLAZGOS NEGATIVOS SON ERRORES, DEFICIENCIAS O HECHOS IRREGULARES, INCONVENIENTES, PERJUDICIALES, NOCIVOS EN EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN, CONTRARIOS A LOS PRINCIPIOS DEL ESTADO Y LA GESTIÓN FISCAL. JCLL
16 CARACTERÍSTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍAAPLICACIÓN DE PRUEBAS PARA RECOPILAR ADECUADAS EVIDENCIAS DE AUDITORÍA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO EFICAZ O INEFICAZ DE LAS ACTIVIDADES CLAVES, SISTEMAS Y CONTROLES IDENTIFICADOS DURANTE LA ETAPA DEL EXAMEN PRELIMINAR . LAS CARACTERÍSTICAS MÁS RELEVANTES DE UN HALLAZGOS SON IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO BASADO EN HECHOS Y EVIDENCIAS DOCUMENTADAS Y SUSTENTADAS OBJETIVO Y COMPLETO CONVINCENTE Y FIABLE ASEGURA LA RECOLECCIÓN DEL MAYOR NÚMERO DE EVIDENCIAS JCLL
17 NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL1.10 ENTRENAMIENTO TÉCNICO Y CAPACID. PROFES 1.20 INDEPENDENCIA 1.30 CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL 1.40 CONFIDENCIALIDAD 1.50 PARTICIPACIÓN DE PROFESIONALES Y/O ESPEC 1.60 CONTROL DE CALIDAD 1/ NORMAS GENERALES NORMAS REFERIDAS A LA PLANIFICACIÓN 2.10 PLANIFICACIÓN GENERAL 2.20 PLANIFICACIÓN ESPECIFICA 1/ 2.30 PROGRAMAS DE AUDITORÍA 1/ 2.40 ARCHIVO PERMANENTE NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL 3.10 ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTER 3.20 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE D. L. Y R. 3.30 SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETEN. Y RELEV. 3.50 PAPELES DE TRABAJO 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITO 2/ 3.70 CARTA DE REPRESENTACIÓN NORMAS REFERIDAS A LA EJECUCIÓN 4.10 FORMA ESCRITA 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME 4.30 PRESENTACIÓN DEL INFORME 4.40 CONTENIDO DEL INMFORME 4.50 INFORME ESPECIAL 3/ 4.60 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE INF. NORMAS REFERIDAS AL INFORME R. C. N° CG DE 22.SET R. C. N° CG DE 21.ENE / R. C. N° CG DE 25.NOV.99 1/ R. C. N° CG DE 09.MAY.02 3/ R. C. N° CG DE 07.DIC.00 2/ JCLL
18 CONCEPTO Y EVOLUCIÓN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA POR SER ACREDITADOSAÑO ALCANCE RAC – 1988 A MEDIDA QUE SE DETECTEN PRESUNTAS DEFICIENCIAS O HECHOS PRESUNTAMENTE IRREGULARES, SE PONDRÁ EN CONOCIMIENTO DE LOS FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES COMPRENDIDOS, SOLICITÁNDOLES LAS ACLARACIONES DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS. LOS HALLAZGOS CONTIENEN LOS CUATRO ATRIBUTOS. NAGU 1995 R. C CG DE 25.SET.95 HALLAZGOS DE AUDITORÍA SE REFIEREN A PRESUNTAS DEFICIENCIAS O IRREGULARIDADES IDENTIFICADAS COMO RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. LOS HALLAZGOS A SER COMUNICADOS, DEBERÁN CONTENER LOS ATRIBUTOS DE CONDICIÓN Y CRITERIO. MAGU 1998 R. C. N° CG DE 18.DIC.98 HALLAZGOS DE AUDITORÍA SE REFIEREN A PRESUNTAS DEFICIENCIAS O IRREGULARIDADES IDENTIFICADAS COMO RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. MAGU AUD. FINANCIERA: HALLAZGOS SON ASUNTOS QUE LLAMAN LA ATENCIÓN Y QUE DEBEN DE COMUNICARSE A LA ENTIDAD, YA QUE REPORTAN DEFICIENCIAS IMPORTANTES QUE PODRÍAN AFECTAR EN FORMA NEGATIVA, SU CAPACIDAD PARA REGISTRAR, PROCESAR, RESUMIR Y REPORTAR INFORMACIÓN FINANCIERA DE ACUERDO CON LAS ASEVERACIONES DE LA GERENCIA EN LOS EE. FF. MAGU AUD. GESTIÓN: ES TODA INFORMACIÓN QUE A JUICIO DEL AUDITOR, PERMITE IDENTIFICAR HECHOS O CIRCUNSTANCIAS IMPORTANTES QUE INCIDEN EN FORMA SIGNIFICATIVA EN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD QUE MERECEN SER COMUNICADOS EN EL INFORME. SUS ELEMENTOS SON CONDICIÓN, CRITERIO, CAUSA Y EFECTO MAGU EXA. ESP: LOS HALLAZGOS COMPRENDEN CUALQUIER SITUACIÓN DEFICIENTE QUE SE DETERMINA COMO CONSECUENCIA DE LA APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA, SUS ELEMENTOS SON CONDICIÓN, CRITERIO, CAUSA Y EFECTO. NAGU 1999 R.C. N° CG DE 25.NOV.99 HALLAZGOS DE AUDITORÍA SE REFIEREN A PRESUNTAS DEFICIENCIAS O IRREGULARIDADES IDENTIFICADAS COMO RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. EN LOS HALLAZGOS A SER COMUNICADOS, SE CONSIDERAN LOS ATRIBUTOS DE CONDICIÓN, CRITERIO, CAUSA Y EFECTO, LOS DOS ÚLTIMOS PODRÁN SER EXCLUIDOS DE LA COMUNICACIÓN CUANDO LA NATURALEZA DEL HALLAZGO Y EL TIPO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL LO EXIJA. NAGU 2000 R. C. N° CG DE 07.DIC.00 LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA SE REFIEREN A PRESUNTAS DEFICIENCIAS O IRREGULARIDADES IDENTIFICADAS COMO RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL GUBERNAMENTAL EMPLEADOS. LOS HALLAZGOS A SER COMUNICADOS REVELARÁN NECESARIAMENTE LA CONDICIÓN, EL CRITERIO, EL EFECTO, ASÍ COMO LA CAUSA, CUANDO ESTA ÚLTIMA HAYA SIDO DETERMINADA A LA FECHA DE LA COMUNICACIÓN. JCLL
19 ASEGURAR EL DEBIDO DERECHO DE DEFENSA DEBIDO PROCESOFORMULACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Y EVALUACIÓN DE COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES HALLAZGOS DE AUDITORÍA ASEGURAR EL DEBIDO DERECHO DE DEFENSA EVALUACIÓN OBJETIVA E INDEPENDIENTE DE LOS COMENTARIOS DEBIDO PROCESO JCLL
20 OBSERVACIONES COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA NOTIFICACIÓNFORMULACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Y EVALUACIÓN DE COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES RECEPCIÓN DE COMENTARIOS Y/O APRECIACIONES EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS OPINIÓN DEL AUDITOR SOBRE LA SUBSISTENCIA O NO DE LOS HECHOS OBSERVADOS 4. CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL 5. DIRECTIVA N° CG/AC Y REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y SANCIONES 6. LEY 27785, NAGU Y MAGU. NUMERAL 3 DEL ARTÍCULO N° 139 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÚ – OBSERVANCIA DEL DEBIDO PROCESO NUMERAL 23 DEL ARTÍCULO N° 2 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÚ - DERECHO DE DEFENSA LITERAL g) DEL ARTÍCULO N° 9 Y ARTÍCULO N° 11 DE LA LEY N° 4. NAGU 3.60 APROBADA CON R.C. N° CG DE 07.DIC.00 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA NOTIFICACIÓN OBSERVACIONES JCLL
21 DESCRIPCIÓN DE DEFICIENCIASIDENTIFIQUE LOS PROBLEMAS INICIALES MEDIANTE LA COMPARACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL (CONDICIÓN) CON LA DESEADA (CRITERIO) AGRUPE ESTAS DEFICIENCIAS DESCRIBA LAS DEFICIENCIAS DE MODO TAN PRECISO COMO SEA NECESARIO SOBRE LA BASE DE: 3.1 LA CLASE DE DESVIACIÓN: ¿CUÁL ES EL ASUNTO? Y ¿CUALES SON LAS DEFICIENCIAS? 3.2 LA LOCALIZACIÓN DE LA OCURRENCIA ¿DÓNDE OCURRE LA DEFICIENCIA? 3.3 EL TIEMPO, FECHAS, PERÍODOS DE OCURRENCIA ¿CUÁNDO OCURRE? 3.4 LAS CANTIDADES ¿CUÁNTO ES LA MAGNITUD DE LAS DEFICIENCIAS? LOS FACTORES DE INFORMACIÓN SOBRE LAS DEFICIENCIAS SON: OBSERVACIONES, POBLACIONES, ESTADÍSTICAS, DATOS, MONITOREO, ENTREVISTAS A PERSONAS INTERESADAS, PRUEBAS FÍSICAS, ETC. IDENTIFIQUE LAS DEFICIENCIAS IDENTICAS MEDIANTE LA DESCOMPOSICIÓN DE ASUNTOS SIMILARES Y RELACIONADOS QUE NO SON DEFICIENTES. JCLL
22 QUE VEMOS ¿QUÉ ESTA OCULTO? "ANÁLISIS DEL PROBLEMA"COMPRENDER COMO EL SISTEMA OPERA EN EL QUE EL PROBLEMA Y SUS FACTORES CAUSALES OCURREN. LA PERSPECTIVA UNO PUEDE MIRAR LOS PROBLEMAS A “VISTA DE PÁJARO”: TODAS LAS DIFERENTES DEFICIENCIAS, POR ENCIMA DEL NIVEL MAR, LO QUE SE DENOMINA RESTRICCIONES. EJEMPLO: EN UN ICEBERG, SOLO SE OBSERVA EL 10 %, YA QUE EL 90 % ESTA BAJO DEL AGUA. QUE VEMOS ¿QUÉ ESTA OCULTO? JCLL
23 UN ANÁLISIS DE PROBLEMAS IDENTIFICA DEFICIENCIAS Y SUS CAUSASLAS DEFICIENCIAS SON DESVIACIONES ENTRE UNA SITUACIÓN DESEADA (CRITERIO) Y UNA SITUACIÓN EXISTENTE (CONDICIÓN), TAL QUE LOS SÍNTOMAS RESULTEN CLAROS. LA IDENTIFICACIÓN DE LAS PRINCIPALES CAUSAS DE LA SITUACIÓN DEFICIENTE, SE EFECTÚA CON EL OBJETO DE DISEÑAR RECOMENDACIONES QUE ATAQUEN LA RAIZ Y NO CURAR LOS SÍNTOMAS. JCLL
24 UN PROBLEMA ES LA DESCRIPCIÓN DE UNA CONDICIÓN NEGATIVA ¿ PROBLEMAS ? UN PROBLEMA ES LA DESCRIPCIÓN DE UNA CONDICIÓN NEGATIVA EXISTENTE EN EL NEGOCIO Y NO LA AUSENCIA DE UNA SOLUCIÓN PRECONCEBIDA. EJEMPLO: DEFINICIÓN INCORRECTA CORRECTA NO EXISTE DISPONIBILIDAD DE PESTICIDAS COSECHAS REDUCIDAS POR PLAGAS JCLL
25 REGLAS BÁSICAS PARA OPTIMIZAR PROCESO DE HALLAZGOSSIETE REGLAS BÁSICAS 1. SEGUIR EL PLAN DE AUDITORÍA 2. ESCRIBIR TODOS LOS HALLAZGOS 3. VERIFICAR INFORMACIÓN CON ENTREVISTAS, REGISTROS, MEDICIONES, ETC. 4. NO PEDIR EJEMPLOS, TOMAR MUESTRAS AL AZAR. 5. ANOTAR INDICIOS DE NO CONFORMIDAD. 6. ANTE UNA NO CONFORMIDAD, ANOTAR SI ES SISTEMÁTICA O FORTUITA. 7. TENER ESPECIAL CUIDADO LAS NO CONFORMIDADES DE AUDITORIAS ANTERIORES. JCLL
26 HALLAZGO OBSERVACIÓN CARGA DE LA PRUEBA ELEMENTO JCLL
27 EVIDENCIAS DE AUDITORÍA ATRIBUTOS DE LAS EVIDENCIASRELEVANTE GRADO DE IMPORTANCIA. QUE TENGA RELACIÓN CON ALGUNO DE LOS OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA RELACIÓN QUE EXISTE ENTRE LA EVIDENCIA Y SU USO SUFICIENTE GENERA EN EL AUDITOR LA CONVICCIÓN DE QUE EL ACTO DEFICIENTE O IRREGULAR EXISTE COMPLETO ADECUADO CONVINCENTE QUE BASTA PARA SUSTENTAR LOS HALLAZGOS COMPETENTE IMPORTANCIA Y CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA VÁLIDA REAL CONFIABLE SOSTENIBLE INTEGRA CREIBLE CONCILIACIONES ENTRE FACTURAS EXISTENTES EN LA ENTIDAD Y LAS ENTREGADAS POR EL PROVEEDOR A NIVEL DE EMISOR Y LAS GUÍAS DE REMISIÓN, CON PRECISIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS, CANTIDAD Y PRECIOS DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS Y ENTREGADOS A LA ENTIDAD. (INFORMACIÓN COMPETENTE) CONSTANCIAS DE AUTORIDADES QUE DEN FE DE HECHOS. (INFORMACIÓN RELEVANTE) NOMBRAMIENTOS ACREDITADOS CON CERTIFICADOS QUE SON COPIA FIEL DEL ORIGINAL (INFORMACIÓN SUFICIENTE) JCLL
28 PRÁCTICA DE PRUEBAS EN LA INDAGACIÓNMEDIOS DE PRUEBA: SON ADMISIBLES TODAS LAS PRUEBAS. LA CARGA DE LA PRUEBA LE CORRESPONDE ACREDITAR AL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL CORRESPONDIENTE. PRUEBAS TESTIMONIALES VISITAS ESPECIALES (INSPECCIONES) LA CONFESIÓN PRUEBAS DOCUMENTALES (FUNDAMENTAL) DICTAMEN PERICIAL LOS INDICIOS PRUEBAS FISCALES (ARQUEOS, PRUEBAS SELECTIVAS, CONCILIACIONES BANCARIAS, ACTAS DE ANÁLISIS Y ESTUDIO, INSPECCIONES, INVENTARIOS, ETC.) JCLL
29 EVIDENCIA TIPOS DE EVIDENCIA SUSTENTA LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍAFUNDAMENTA RAZONABLEMENTE LOS JUICIOS Y LAS CONCLUSIONES DEL AUDITOR TIPOS DE EVIDENCIA INSPECCIÓN U OBSERVACIÓN DIRECTA DE LAS ACTIVIDADES, BIENES O SUCESOS. PUEDE PRESENTARSE EN FORMA DE 1. MEMORÁNDUMS 2. FOTOS 3. GRÁFICOS 4. MAPAS 5. MUESTRAS DE MATERIALES FÍSICA INFORMACIÓN ELABORADA, TALES COMO: CARTAS CONTRATOS REGISTROS DE CONTABILIDAD COMPROBANTES DE PAGO 5. INFORMES DE GESTIÓN DOCUMENTAL TESTIMONIAL SE OBTIENE DE OTRAS PERSONAS EN FORMA DE DECLARACIONES O ENTREVISTAS ANALÍTICA COMPRENDE CÁLCULOS, COMPARACIONES, SEPARACIÓN Y RAZONAMIENTOS DE LA INFORMACIÓN EN SUS COMPONENTES JCLL
30 A TRAVÉS DE: TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR COMPARACIÓNOBSERVACIÓN TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ORAL INDAGACIÓN ENTREVISTA ENCUESTAS TECNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA ANÁLISIS CONFIRMACIÓN TABULACIÓN TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL COMPROBACIÓN COMPUTACIÓN RASTREO REVISIÓN SELECTIVA TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICA 1. INSPECCIÓN TÉCNICAS DE AUDITORÍA A TRAVÉS DE: JCLL
31 NORMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL NAGU 3NORMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL NAGU 3.60 Durante la ejecución de la acción de control, la comisión de auditoria debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluación y consideración pertinente en el informe correspondiente. JCLL
32 LAS CARACTERÍSTICAS RELEVANTES DE UN HALLAZGOSIMPORTANTE O SIGNIFICATIVO BASADO EN HECHOS Y EVIDENCIAS DOCUMENTADAS Y SUSTENTADAS OBJETIVO Y COMPLETO CONVINCENTE Y FIABLE DE INTERES PARA LA ADMIN ISTRACIÓN JCLL
33 La Estructura del HallazgoNAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS JCLL
34 La Estructura del HallazgoCONDICIÓN CRITERIO CAUSA (*) EFECTO JCLL
35 La Estructura del HallazgoCONDICIÓN Es la situación o hecho observado Debe responder a las interrogantes de Donde, Cómo, Cuando, Quienes JCLL
36 La Estructura del HallazgoCRITERIO Es la Norma o Parámetro de medición transgredido JCLL
37 La Estructura del HallazgoEFECTO Es el Resultado Adverso o Riesgo Potencial identificado. JCLL
38 La Estructura del HallazgoCAUSA (*) Es la razón que motivó el hecho o incumplimiento establecido. JCLL
39 ELEMENTOS DE LA CONDICIÓNACTIVIDAD / OPERACIÓN PROCESO TRANSACCIÓN PROYECTO PROGRAMA QUÉ SUCEDIÓ TRANSGRESIÓN DE LEYES INOBSERVANDO PROCESOS INTENCIONAL – COLUSIÓN DESECONOMÍA, INEFICACIA, IMPRODUCTIVIDAD COMO SUCEDIÓ CONDICIÓN LOCAL REGIONAL NACIONAL INTERNACIONAL DÓNDE SUCEDIÓ PERÍODO AL QUE PERTENECE FECHAS EN QUE OCURRIÓ EVENTO ESPECIAL EVENTO REGULAR CUÁNDO SUCEDIÓ CUAL ES EL DAÑO MONTOS INVOLUCRADOS CANTIDADES PORCENTAJES JCLL
40 ELEMENTOS DEL CRITERIOPRINCIPIOS POLÍTICAS LEYES NORMAS MANUALES SISTEMAS DÓNDE ESTÁ ACTIVIDADES/OPERACIONES/ TRANSACCIONES UNIDAD /SUB GERENCIA/ GERENCIA/ GERENCIA GENERAL 3. UN PROCESO 4. UN SISTEMA 5. LA ORGANIZACIÓN NIVEL LOCAL/REGIONAL /NACIONAL/INTERNACIONAL CRITERIO QUÉ CUBRE ACTUAL PERMANENTE PASADO VIGENCIA JCLL
41 CAUSA ELEMENTOS DE LA CAUSA DESUBICADO INADECUADO. SIN CAPACITACIÓN.DESMOTIVADO CON MUCHA ROTACIÓN SIN TECNOLOGÍA PERSONAL OBSOLETOS. MAL INTERPRETADOS O INAPLICADOS. 3. DESACTUALIZADOS. 4. INEXISTENTES 5. MAL ELABORADOS POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS LEYES MANUALES ORGANIZACIÓN CAUSA DESAPROVECHADOS OBSOLETOS CENTRALIZADOS FALTA DE CAPACITACIÓN AVANCES TECNOLÓGICOS INSUFICIENTES O INAPROPIADOS. 2. MAL UBICADOS. 3. INSEGUROS. 4. SERVICIOS DEFICIENTES 5. INSTALACIONES MAL DISEÑADAS. INFRA ESTRUCTURA JCLL
42 CUÁNTO QUIENES PERÍODOS EFECTO IMPACTO SIN EFECTO ELEMENTOS DEL EFECTOVALOR MONETARIO CALIDAD DEL PRODUCTO, DEL SERVICIO 3. UNIDADES PRODUCTORAS 4. HORAS PERDIDAS CUÁNTO AUTORIZARON REGISTRARON 3. CUSTODIARON 4. INFORMARON QUIENES AÑOS MESES 3. SEMANAS 4. DÍAS PERÍODOS EFECTO EN LAS OPERACIONES EN LOS RESULTADOS EN LA IMAGEN DE LA ENTIDAD 4. EN LOS BENEFICIARIOS IMPACTO ACCIONES DE PREVENCIÓN (PROYECCIÓN DE ERRORES) SIN EFECTO JCLL
43 PROCESO DE COMUNICACIÓN DE HALLAGOS DE AUDITORÍAEn que consiste el proceso de comunicación de hallazgo. Comunicación al titular del inicio del proceso A que personas deben comunicarse los hallazgos Medios para comunicar los hallazgos Notificación en caso de no encontrarse las personas Publicación en un diario de mayor circulación Plazos para la comunicación Personas que domicilian fuera del país Personas fallecidos Personas privados de su libertad JCLL
44 PROCESO DE COMUNICACIÓN DE HALLAGOS DE AUDITORÍALa comunicación de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopción oportuna de acciones correctivas. Los hallazgos a comunicar revelarán necesariamente la situación o hecho detectado (condición); la norma, disposición o parámetro de medición transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); así como la razón que motivo el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando esta última haya podido ser identificada a la fecha de la comunicación. JCLL
45 INFORMACIÓN AL TITULAR DEL INICIO DE LA COMUNICACIÓN DE HALLAZGO El inicio del proceso de comunicación de hallazgos será puesto oportunamente en conocimiento del titular de la entidad auditada, con el propósito que este disponga que a través de las áreas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentación de sus aclaraciones o comentarios documentados. La comunicación cursada por la comisión de auditoria constituye la acreditación para que el auditado solicite las facilidades del caso a la entidad auditada JCLL
46 A QUIÉNES DEBEN COMUNICARSE LOS HALLAZGO Para efecto de la comunicación de hallazgos se considera su materialidad y/o importancia relativa, su vinculación a la participación y competencia personal del destinatario. Para efecto de comunicar los hallazgos de auditoria, el auditor debe establecer previamente su vinculación y participación funcional o personal con los hechos señalados en la condición; es decir no basta se identifique que visó o suscribió los documentos que se tienen como evidencia de los hechos. JCLL
47 MEDIOS PARA COMUNICAR LOS HALLAZGOSLa comunicación debe ser por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepción correspondiente. Puede hacerse la comunicación por: Correo electrónico Correo postal Teléfono Fax Video – CD Otros medios magnéticos JCLL
48 NOTIFICACIÓN EN CASO DE NO ENCONTRAR A LA PERSONA De no encontrarse la persona, se le debe dejar una notificación para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (02) días hábiles. La notificación a utilizarse debe ser diseñada por el auditor teniendo en cuenta la información que considere necesaria de acuerdo a las circunstancias JCLL
49 PUBLICACIÓN EN EL DIARIO EL PERUANO O UN DIARIO DE MAYOR CIRCULACIÓN En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación, serán citados para recabarlos dentro de igual plazo a la notificación previa, mediante la publicación, por una sola vez, en el diario oficial EL PERUANO u otro de mayor circulación en la localidad donde se halle la entidad auditada. JCLL
50 COMUNICACIÓN A PERSONAS DOMICILIADAS FUERA DEL PAIS Se debe establecer primeramente si se encuentra legalmente fuera del país. La comunicación debe hacerse a través del Ministerio de Relaciones Exteriores o la dependencia diplomática que dicho Ministerio señale. JCLL
51 SITUACIÓN DE LA COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS EN CASO DE PERSONAS FALLECIDAS En caso se tenga que comunicar los hallazgos a personas que hubieran fallecidos, la comisión de auditoria debe acreditar tal situación con la finalidad de revelarlo en el informe de auditoria. JCLL
52 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS EN CASO DE PERSONAS PRIVADAS DE SU LIBERTAD Los hallazgos podrán ser recabados personalmente o a través de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada. Para todos los efectos, incluyendo el caso de los ex funcionarios privados de su libertad, corresponde a la comisión de auditoria cumplir con el procedimiento establecido para notificar a los auditados. En este caso deberá notificarse al auditado en el establecimiento penitenciario donde se encuentre recluido, en caso de no poder hacerlo o se negare a recibir la documentación, se deberá asimilar al supuesto de no apersonamiento, procediéndose a realizar una publicación en el diario oficial EL PERUANO, para que recoja el hallazgo mediante un representante. JCLL
53 PROCESO DE EVALUACIÓN DE DESCARGOS El auditor debe evaluar cada uno de los comentarios y /o descargos que presenten los auditados a quienes se le ha comunicado los hallazgos respectivos. Si vencido el plazo otorgado para la presentación de los comentarios y/o descargos no se recibe información alguna el auditor debe revelar esta situación en el informe correspondiente. En caso se recibiera los descargos después del plazo otorgado a criterio del auditor puede considerarlo en su evaluación, toda vez que no tiene obligación de evaluar e incorporar los comentarios o descargos presentados extemporáneamente al plazo otorgado. JCLL
54 PROCESO DE EVALUACIÓN DE DESCARGOSLa presentación de los descargos en el informe de auditoria se puede realizar de la siguiente manera: Inmediatamente después de señalar los elementos de la observación como parte de la redacción del hecho observado. Este procedimiento es recomendable cuando no son muchos los funcionarios comprendidos en la observación y la evaluación de los descargos es muy precisa y no implica mucha información y comentarios adicionales por parte del auditor. Otra posibilidad es que la evaluación se presente en anexo al informe. Este procedimiento es recomendable para casos en los cuales se encuentran comprometidos muchos funcionarios y los descargos son muy amplios o voluminosos. JCLL
55 LOS SERVIDORES Y/O FUNCIONARIOS COMPRENDIDOS EN LOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA EVALUACION DE LOS COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES LOS SERVIDORES Y/O FUNCIONARIOS COMPRENDIDOS EN LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA, DEBEN TENER EN CUENTA QUE ÉSTOS SÓLO PUEDEN SER DESVIRTUADOS POR: 1. LA PRESENTACIÓN DE NUEVOS ELEMENTOS DE JUICIO QUE MODIFIQUEN LA PERCEPCIÓN DE LA CONDICIÓN OBSERVADA. 2. LA DEMOSTRACIÓN DE LA APLICACIÓN EQUÍVOCA DEL CRITERIO DE AUDITORÍA”. 3. LA EXISTENCIA DE NORMAS ESPECÍFICAS NO CONSIDERADAS EN EL MOMENTO DE LA ESTRUCTURACIÓN DEL CRITERIO DE AUDITORÍA. 4. LA DEMOSTRACIÓN QUE LA RESPONSABILIDAD POR EL HALLAZGO CORRESPONDE A OTRA PERSONA, EN CUYO CASO LA COMISIÓN DEBERÁ TRASLADAR ESTE HALLAZGO A TAL PERSONA. 5. CONSECUENTEMENTE, LA INSISTENCIA EN EMPLEAR LOS MISMOS ARGUMENTOS Y DOCUMENTACIÓN PRESENTADA ANTERIORMENTE NO MODIFICARÁ EL HALLAZGO COMUNICADO. 6. ASIMISMO, TODO HALLAZGO DE AUDITORÍA NO RESPONDIDO SERÁ CONSIDERADO EN EL INFORME FINAL. JCLL
56 OPINIÓN DEL AUDITOR RESPECTO A LOS DESCARGOS EVALUADOS Al termino del proceso de la evaluación de los descargos el auditor debe expresar su opinión respecto a la información recibida como descargo, a efecto de revelar si los nuevos elementos de juicios o argumentos presentados levantan los hechos observados o se mantiene los asuntos materia de la comunicación. En algunos casos es recomendable que el auditor efectúe una breve exposición de los criterios técnicos en la que se sustenta su opinión para mantener los hechos observados. JCLL
57 ¿QUÉ ENTENDEMOS POR INFORME DE AUDITORÍA?Y QUÉ POR ¿INFORME ESPECIAL? JCLL
58 APROXIMACIONES CONCEPTUALES DE INFORMECOMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN Como tal, comprende las acciones de elaboración y redacción del informe o reporte de investigación con fines de difusión o divulgación de resultados y de los productos terminales logrados; consecuentemente, su emisión exige que para su emisión se hayan tenido en cuenta: La constatación. La reinterpretación. La creación. El sentimiento. Para el caso de la Auditoría Gubernamental, su estructura se encuentra expresamente reglada en la NAGU 4.40. JCLL
59 RESOLUCIÓN 259-2000-CG NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORMEDENOMINACIÓN ESTRUCTURA I. INTRODUCCIÓN II. OBSERVACIONES III. CONCLUSIONES IV. RECOMENDACIONES V. ANEXOS FIRMA JCLL
60 ESTRUCTURA DEL INFORME ADMINISTRATIVOI. INTRODUCCION 1. Origen del Examen 2. Naturaleza y Objetivos 3. Alcances del Examen 4. Antecedentes y Base Legal Entidad 5.- Comunicación de Hallazgos 6.- Memorando de Control Interno 7.- Otros aspectos de importancia II. OBSERVACIONES III. CONCLUSIONES IV. RECOMENDACIONES V. ANEXOS VI. FIRMA JCLL
61 OBSERVACIÓN (Atributos)Sumilla *************************************************************** Condición Criterio Efecto Causa Comentarios y/o aclaraciones Evaluación Identificación de Responsabilidades JCLL
62 VALOR PROBATORIO DE LOS INFORMES DE CONTROLDe acuerdo al inciso f) del artículo 15° de la Ley 27785, es atribución del SNC, emitir, como resultado de las acciones de control efectuadas, los Informes respectivos con el debido sustento técnico y legal, constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas en dichos informes. En el caso de que los informes generados de una acción de control cuenten con la participación del Ministerio Público y/o la Policía Nacional, no corresponderá abrir investigación policial o indagatoria previa, así como solicitar u ordenar de oficio la actuación de pericias contables. JCLL
63 LA FUERZA PROBATORIA DE LOS INFORMES DE CONTROLEL PRESUPUESTO DE QUE ES UN TRABAJO TÉCNICO DE ALTA CALIDAD Y NO DEBE CAER EN ERROR. EL PRESUPUESTO DE QUE LOS ÓRGANOS DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL, POR EL PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD, CON EL QUE ACTÚA NO TIENEN NINGUNA INTENCIÓN DE ENGAÑAR Y/O PERJUDICAR. JCLL
64 ASPECTOS REFERIDOS A LA VALIDEZ DE LOS INFORMESFacultad legal para realizar el trabajo de auditoría. Capacidad de ejercicio profesional de los que suscriben el informe. Que sea un acto conciente, libre de coacción violencia , dolo, cohecho Que no exista prohibición y/o impedimento de intervención. Que el trabajo haya sido realizado personalmente por los que suscriben. Que no se hayan utilizado medios ilegítimos o ilícitos en el desempeño del cargo. JCLL
65 REQUISITOS REFERIDOS A LA EFICACIA PROBATORIA DE LOS INFORMESQue sea un medio conducente respecto al hecho a probar. Que los hechos revelados sean pertinentes. Que los auditores tengan profesionalismo y sean competentes para el desempeño de su cargo. Que no exista motivo para dudar de su desinterés, imparcialidad y sinceridad. Que el informe se encuentre debidamente fundamentado. Que las conclusiones sean claras, firmes y consecuencia lógica de sus fundamentos. JCLL
66 REQUISITOS REFERIDOS A LA EFICACIA PROBATORIA DE LOS INFORMESQue las conclusiones sean convincentes y no parezcan improbables, absurdas o imposibles. Que se hayan evaluado todas las pruebas, cuidando de que no existan otras que la desvirtúen o lo hagan dudoso o incierto. Que no haya violentado el derecho de defensa, de los comprendidos. Que no se haya excedido los límites del encargo (alcance). Que el hecho no sean jurídicamente imposible, presunciones, cosa juzgada. Que los hechos revelados no se encuentren judicializados. JCLL
67 Un Pensamiento Positivo Cada DíaEn este nuevo día… y sólo por hoy: Elijo reír… en lugar de llorar. Elijo cantar… en lugar de quejarme. Elijo perdonar… en lugar de ser rencoroso. Elijo amar… en lugar de odiar. Sólo por hoy Voy a aplaudir… en lugar de criticar. Voy a acariciar… en lugar de golpear. Voy a bendecir… en lugar de maldecir. Voy a orar… en lugar de ser grosero. Voy a trabajar… en lugar de inventar disculpas. Hoy voy a mejorar mi calidad de vida, en lugar de resignarme a la mediocridad. JCLL